Про затвердження Порядку формування і ведення справ колективних трудових спорів (конфліктів)

Відповідно до положень статті 15 Закону України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)", пункту 4 Положення про Національну службу посередництва і примирення, затвердженого Указом Президента України від 17 листопада 1998 року N 1258/98, із змінами, внесеними Указом Президента України від 30 грудня 2000 року N 1393/2000,

1. Затвердити Порядок формування і ведення справ колективних трудових спорів (конфліктів) (додається).

2. Начальнику відділу правового забезпечення НСПП, завідувачу сектора НСПП по роботі в місті Києві, керівнику представництва НСПП в місті Севастополі, начальникам відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях забезпечити дотримання затвердженого пунктом 1 цього наказу Порядку при формуванні і веденні справ колективних трудових спорів, оформленні документів справ та переданні справ до архіву, їх обліку та зберіганні.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Цей Порядок визначає перелік документів, що складають справу колективного трудового спору (конфлікту) (далі - справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку.

В справі відображається хід вирішення колективного трудового спору.

Формування та ведення справи здійснюється:

- відділом правового забезпечення НСПП (по колективних трудових спорах (конфліктах) на національному, галузевому рівнях, галузевому на територіальному рівні, на виробничому рівні, якщо підприємство має структурні підрозділи на території більшості адміністративнотериторіальних одиниць України, визначених частиною другою статті 133 Конституції України;

- сектором НСПП по роботі в місті Києві (по колективних трудових спорах (конфліктах) на виробничому та територіальному рівнях в місті Києві);

- представництвом НСПП в місті Севастополі (по колективних трудових спорах (конфліктах) на виробничому та територіальному рівнях в місті Севастополі);

- відділами (секторами) правового забезпечення відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях (по колективних трудових спорах (конфліктах) на виробничому та територіальному рівнях).

1.1. Формування справи розпочинається з дня видання розпорядження Національної служби посередництва і примирення (далі - НСПП) про реєстрацію колективного трудового спору (конфлікту) та висунутих найманими працівниками чи профспілкою вимог.

1.2. В справі повинні міститися такі документи:

1) розпорядження НСПП про реєстрацію колективного трудового спору (конфлікту) та висунутих найманими працівниками чи профспілкою вимог;

2) письмова інформація органу, який представляє інтереси найманих працівників або профспілки, про виникнення колективного трудового спору (конфлікту);

3) копія подання відділу правового забезпечення НСПП, сектора НСПП по роботі в місті Києві, представництва НСПП в місті Севастополі, відділення НСПП про реєстрацію колективного трудового спору (конфлікту).

Після реєстрації колективного трудового спору (конфлікту) та висунутих найманими працівниками чи профспілкою вимог до справи додаються:

1) копія рішення органу, який представляє інтереси найманих працівників або профспілки, про вступ в колективний трудовий спір (конфлікт);

2) копія вимог найманих працівників або профспілки.

1.3. Відповідальний працівник відділу правового забезпечення НСПП, сектора НСПП по роботі в місті Києві, представництва НСПП в місті Севастополі, відділу (сектора) правового забезпечення відділення НСПП в Автономній Республіці Крим та областях, отримуючи матеріали до справи, повинен перевірити дотримання правильності їх оформлення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (протоколу зборів, рішенням представницького органу найманих працівників або профспілки, власника або уповноваженого ним органу (представника) тощо).

1.4. Справа повинна бути сформована і зареєстрована у Книзі обліку руху справ колективних трудових спорів (конфліктів) (додається) не пізніше тижневого терміну з дня реєстрації колективного трудового спору (конфлікту) і висунутих найманими працівниками або профспілкою вимог.

2.1. Справа колективного трудового спору (конфлікту) у міру здійснення примирних процедур по його вирішенню доповнюється відповідними матеріалами та щомісячно, до 5 числа місяця, уточнюється.

2.2. Крім документів, зазначених у розділі 1 цього Порядку, до справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

1) копія рішення сторін про утворення примирної комісії (в разі розгляду колективного трудового спору (конфлікту) примирною комісією);

2) копія рішення примирної комісії по вирішенню колективного трудового спору (конфлікту) (в разі розгляду колективного трудового спору (конфлікту) примирною комісією);

3) копія рішення сторін про утворення трудового арбітражу;

4) копія рішення трудового арбітражу;

5) звернення сторін колективного трудового спору (конфлікту) до НСПП або до її відділення про сприяння у вирішенні цього спору (конфлікту) (у разі звернення);

6) копія рішення НСПП або її відділення по даному колективному трудовому спору (конфлікту);

7) копія рекомендацій НСПП, якщо у вимогах найманих працівників чи профспілки містяться питання, вирішення яких відповідно до законодавства віднесено до компетенції центральних або місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування;

8) копія розпорядження НСПП про проведення в разі необхідності перевірки повноважень представників сторін колективного трудового спору (конфлікту);

9) інші документи, що стосуються цього колективного трудового спору (конфлікту).

3.1. Кожна справа підшивається у спеціально призначену для цього пронумеровану папку. На першій сторінці зверху зазначається повна назва колективного трудового спору (конфлікту). Порядковим номером справи є реєстраційний номер колективного трудового спору (конфлікту). Опис документів справи колективного трудового спору (конфлікту) додається.

3.2. Документи у справі попередньо поаркушно нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті з наступним упорядкуванням нумерації після закінчення колективного трудового спору (конфлікту).

3.3. Бланк опису документів заповнюється під час формування справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щомісячно, до 5 числа місяця, звіряється з описом.

4.1. Після зняття колективних трудових спорів (конфліктів) в установленому порядку з реєстрації їх справи залишаються у відділі правового забезпечення НСПП, секторі НСПП по роботі в місті Києві, представництві НСПП в місті Севастополі, відділах (секторах) правового забезпечення відділень НСПП в Автономній Республці Крим та областях і передаються до архіву в порядку, визначеному Інструкцією з діловодства Національної служби посередництва і примирення.

4.2. При цьому в Книзі обліку руху справ колективних трудових спорів (конфліктів) зазначається дата, причина зняття колективного трудового спору (конфлікту) з реєстрації, дата і номер розпорядження НСПП про зняття колективного трудового спору (конфлікту) з реєстрації.

4.3. Інформація про передачу справи до архіву вноситься до Книги обліку руху справ колективних трудових спорів (конфліктів).

5.1. Справи колективних трудових спорів (конфліктів) є документами для службового користування, зберігаються в шафах або столах, що закриваються. Роботу щодо ведення, зберігання справ забезпечують відділ правового забезпечення НСПП, сектор НСПП по роботі в місті Києві, представництво НСПП в місті Севастополі, відділи (сектори) правового забезпечення відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях.

5.2. Кожна справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.

5.3. Порядок видачі справ встановлюється головою НСПП, начальником відповідного відділення НСПП в Автономній Республіці Крим та областях. Особи, які користуються справами, зберігають їх нарівні з документами для службового користування без права передачі іншим особам, якщо це не викликано службовою необхідністю, не розголошують їх змісту.

5.4. Папки для зберігання архівних справ також нумеруються і зберігаються окремо від діючих справ.

5.5. Працівники, які займаються веденням справ, несуть відповідальність за недотримання встановленого порядку зберігання і видачі справ згідно з чинним законодавством.

Примітка. Розмір Книги обліку руху справ колективних трудових спорів (конфліктів) А3 (420х297 мм).