Про затвердження Інструкції про порядок проведення контрольних заходів Контрольно-ревізійним управлінням Мінпраці

З метою приведення нормативно-правових актів, що регламентують організацію та здійснення внутрішнього фінансового контролю у Мінпраці, відповідно до статей 22, 26 Бюджетного кодексу України та постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 з урахуванням вимог Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 N 168 і від 13.07.2004 N 185,

1. Затвердити Інструкцію про порядок проведення контрольних заходів Контрольно-ревізійним управлінням Мінпраці, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінпраці від 02.08.2006 N 288 "Про затвердження Інструкції про порядок організації та виконання підрозділами внутрішнього фінансового контролю Міністерства праці та соціальної політики України контрольних заходів".

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Бюджетного кодексу України, Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю", указів Президента України від 23.07.98 N 817 "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності", від 27.08.2000 N 1031 "Про заходи щодо підвищення ефективності контрольно-ревізійної роботи", Концепції розвитку державного фінансового контролю, схваленої розпорядженням Уряду від 24.05.2005 N 158-р, Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами ГоловКРУ від 09.08.2002 N 168 та від 13.07.2004 N 185, зареєстрованих в Мін'юсті 17.09.2002 за N 756/7044 та 28.07.2004 за N 940/9539, наказу ГоловКРУ від 18.11.2003 N 274 "Про затвердження Порядку взаємодії органів державної контрольно-ревізійної служби з контрольно-ревізійними підрозділами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів при здійсненні планових та позапланових контрольних заходів", зареєстрованого в Мін'юсті 03.12.2003 за N 1112/8433, визначає порядок проведення Контрольно-ревізійним управлінням (далі - КРУ) Міністерства праці та соціальної політики України контрольних заходів.

1.2. Терміни, що їх ужито в цій Інструкції, мають таке значення:

- об'єкт контролю - підконтрольна установа, підприємство, організація, включаючи їх структурні та відокремлені підрозділи, які не є юридичними особами, щодо якого КРУ має підстави для проведення контрольного заходу відповідно до законодавства;

- контрольний захід - це сукупність способів і методичних прийомів фінансового контролю (ревізія, перевірка, оцінка та вивчення), що застосовуються КРУ в межах повноважень, визначених актами законодавства, що регулюють його діяльність, і спрямовані на повний комплекс (систему) або окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності об'єктів контролю, пов'язаної з використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна;

- планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів КРУ Мінпраці;

- позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів КРУ Мінпраці і здійснюється в межах його компетенції та повноважень за дорученнями керівництва Мінпраці, зверненнями правоохоронних органів, органів виконавчої влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, громадян;

- правоохоронні органи - органи прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, підрозділи податкової міліції;

- збитки - незаконні грошові або матеріальні витрати, проведені підконтрольним об'єктом контрольного заходу, втрата або пошкодження його майна, а також неодержані ним доходи, що б він одержав, якби зобов'язання були виконані боржником у межах терміну позовної давності;

- одержувачі бюджетних коштів - підприємства, установи, громадські та інші організації, що не мають статусу бюджетної установи, які одержують безпосередньо через розпорядників кошти з бюджету, як фінансову підтримку, або уповноважені органами державної влади на виконання державних цільових програм та надання послуг;

- розпорядник коштів бюджету нижчого рівня - розпорядник, який у своїй діяльності підпорядкований відповідному головному розпоряднику та (або) діяльність якого координується через нього;

- акт (довідка) контрольного заходу - службовий двосторонній документ, який стверджує факт проведення комплексного планового чи позапланового контрольного заходу, що відображає його результати стосовно наслідків окремих фінансово-господарських операцій чи діяльності об'єкта контролю в цілому і є носієм доказової інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки в господарюванні та порушення законів України й інших нормативно-правових актів.

- Інші терміни вживаються у значеннях, визначених стандартами державного фінансового контролю, затвердженими наказами ГоловКРУ України.

1.3. За рішеннями Кабінету Міністрів України перевірки робочими групами центральних органів виконавчої влади суб'єктів господарювання державного сектору економіки проводяться відповідно до Порядку проведення перевірки робочими групами центральних органів виконавчої влади суб'єктів господарювання державного сектору економіки, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 червня 2006 року N 886.

2.1. При проведенні контрольних заходів стосовно одержувачів та розпорядників коштів державного бюджету нижчого рівня, які виконують бюджетні програми у системі Мінпраці, як головного розпорядника бюджетних коштів, основними завданнями є:

- перевірка законності використання коштів Державного бюджету України, виділених для виконання бюджетних програм, відповідності здійснюваних фінансових операцій бюджетному законодавству та правильності їх відображення у бухгалтерському обліку;

- аналіз ефективності використання бюджетних коштів, виділених на виконання програм, співвідношення досягнутих результатів і витрат їх відповідності визначеній меті.

2.2. При проведенні контрольних заходів на підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління Мінпраці, КРУ контролює:

- обґрунтованість бюджетних запитів, дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни, збереження і цільове використання бюджетних коштів та коштів державних цільових фондів;

- збереження і використання державного майна;

- ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів, своєчасність документального оформлення господарських операцій, повноту виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів, причини непродуктивних витрат і втрат;

- економічний стан підприємств, установ та організацій, результати виконання виробничих та фінансових планів;

- правильність ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, своєчасність і повноту відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законність їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами;

- додержання порядку формування, встановлення та застосування цін і тарифів;

- стан виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попереднім контрольним заходом;

- додержання норм законодавства щодо закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти.

2.3. КРУ перевіряє дотримання Фондом загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття та Фондом соціального страхування з тимчасової втрати працездатності законів України, інших нормативно - правових актів, що регулюють фінансову діяльність фондів, а саме:

- цільове використання коштів фондів, майна та його збереження, правильність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності;

- відповідність чинному законодавству укладених (або здійснених) від імені фондів угод, договорів з майновими (фінансовими) зобов'язаннями;

- розміщення тимчасово вільних коштів, у тому числі резерву коштів фондів, на депозитних рахунках у банках (дотримання встановлених законодавством обмежень).

2.4. При здійсненні контрольних заходів на інших об'єктах контролю завдання визначаються у наказах та програмах на здійснення контрольних заходів відповідно до їх специфіки в межах компетенції КРУ.

3.1. Контрольні заходи проводяться планово та позапланово.

3.2. Планові контрольні заходи проводяться на підставі піврічних планів.

3.3. План контрольних заходів Мінпраці складається на півріччя за визначеною в додатку 1 до цієї Інструкції формою.

3.4. При відборі об'єктів контролю для включення їх до планів проведення контрольних заходів враховуються, як правило, такі критерії: обсяги бюджетного фінансування об'єктів контролю, державного майна, яким володіють державні підприємства, дата проведення останнього контрольного заходу тощо.

3.5. Кількість запланованих контрольних заходів на півріччя визначається виходячи з фактичного виконання планових контрольних заходів та середньої кількості позапланових перевірок за попередні періоди з урахуванням приблизно визначеного робочого часу, необхідного для проведення визначеної кількості контрольних заходів.

3.6. До планів контрольних заходів Мінпраці не включаються суб'єкти господарювання, щодо яких:

- термін проведення попередніх контрольних заходів, проведених КРУ, з тих самих питань менше одного року (365 календарних днів);

- вже здійснено контрольні заходи іншими суб'єктами державного фінансового контролю або контрольними органами з тих самих питань та за період, який підлягає контролю.

3.7. КРУ формує план контрольних заходів Мінпраці, затверджує у керівництва Мінпраці та подає на погодження до ГоловКРУ України.

3.8. Внесення змін до Плану контрольних заходів проводиться в порядку його затвердження та погодження.

3.9. Позапланові контрольні заходи проводяться, як правило, за окремими дорученнями керівництва Мінпраці. Про рішення щодо проведення позапланового контрольного заходу інформується ГоловКРУ за 10 днів до початку такого заходу.

4.1. Проведенню контрольного заходу повинна передувати підготовка в частині вивчення нормативно-правової бази, що регламентує діяльність об'єкта контролю, збору інформації про обсяг і напрями бюджетного фінансування тощо. На основі вивчення цих матеріалів розробляється програма, де визначаються основні питання, на яких слід зосередити увагу.

4.2. Програма контрольного заходу затверджується начальником КРУ. У період проведення контрольного заходу за потреби до програми можуть вноситися зміни та доповнення.

4.3. Проведення контрольного заходу здійснюється відповідно до наказу, який має містити:

- підставу для проведення контрольного заходу;

- тему контрольного заходу;

- посаду, прізвище, ім'я та по батькові службової особи КРУ, уповноваженої на проведення контрольного заходу;

- зазначення об'єкта контролю;

- термін початку і закінчення контрольного заходу;

- період діяльності об'єкта контролю, який охоплюється контрольним заходом.

4.4. До участі у контрольних заходах, що проводяться працівниками КРУ, можуть залучатись спеціалісти підприємств, установ, організацій сфери управління Мінпраці та інших органів державної влади за згодою.

4.5. Термін проведення контрольних заходів, як правило, не може перевищувати 20 робочих днів. Строки проведення контрольних заходів та склад груп визначаються з урахуванням обсягу роботи. В окремих випадках за рішенням керівництва Мінпраці за поданням начальника КРУ термін проведення контрольного заходу може змінюватися. Службова особа КРУ зобов'язана поінформувати про зміну терміну проведення контрольного заходу керівництво об'єкта контролю та пред'явити розпорядчий документ, що засвідчує цю зміну.

4.6. Контрольні заходи повинні проводитися з відома керівництва об'єкта контролю із пред'явленням керівництву об'єкта контролю розпорядчих документів на проведення контрольних заходів. У разі неможливості в день, визначений початком проведення контрольних заходів, ознайомити керівництво об'єкта контролю з офіційними розпорядчими документами на проведення контрольних заходів, службові особи невідкладно інформують про це начальника КРУ, який приймає відповідне рішення.

4.7. Службовими особами КРУ перевірки проводяться у встановлені офіційними розпорядчими документами терміни та в сукупності способів і методичних прийомів фінансового контролю, що повністю забезпечують розкриття теми контрольного заходу.

5.1. Документування контрольних заходів та їх результатів за змістом і формою складається з офіційних, додаткових та супровідних документів.

5.2. Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контролю і становить обов'язкові для складання документи.

Результати контрольних заходів оформляються довідкою, але у всіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих та нормативних актів, зловживань, приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, завданні державі збитків тощо - актом.

5.3. Офіційна документація умовно поділяється на такі частини:

5.3.1. Вступну, де зазначається:

- дата складання акта (довідки) перевірки;

- номер акта (довідки) перевірки;

- назва місця проведення контрольного заходу;

- тема контрольного заходу;

- підстава для проведення контрольного заходу;

- повна і скорочена назва об'єкта контролю відповідно до установчих документів (положення, статуту);

- склад робочої групи;

- період, за який перевірялася фінансово-господарська діяльність об'єкта контролю;

- дата початку і закінчення контрольного заходу;

- прізвища та ініціали посадових осіб, які відповідали за фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю впродовж періоду контрольного заходу;

- юридична адреса об'єкта контролю із зазначенням його основних реквізитів, дійсних на момент контрольного заходу;

- короткі дані про дату, виконавців, тему і результати попереднього контрольного заходу.

5.3.2. Констатуючу, що повинна містити повний, систематизований виклад виявлених фактів порушень і пов'язаних з ними суттєвих обставин, необхідних для прийняття обґрунтованих рішень за результатами контрольного заходу та відповідати таким вимогам:

- об'єктивність і обґрунтованість інформації;

- повнота, комплексність і системність викладу в акті (довідці) всіх суттєвих обставин, що стосуються справи;

- чіткість, лаконічність і доступність викладу.

5.3.3. Підсумкова частина акта (довідки) містить такі відомості:

- кількість складених примірників акта (довідки);

- посада, прізвище, ініціали та підпис керівника робочої групи (перевіряючого) або всіх її членів;

- прізвище, ініціали та підписи керівника і головного (старшого) бухгалтера або особи, на яку покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку;

- дані (дата, прізвище, посада) про надання примірника акта (довідки) керівництву об'єкта контролю або в його канцелярію, що підтверджується підписами або відповідними штампами.

5.3.4. Додаткова документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід'ємною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою оформлену як додатки (реєстри, розрахунки, пояснення тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації.

5.3.5. Супровідна документація, складена за результатами контрольних заходів, може мати характер: офіційної (листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, що стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу); неофіційної (внутрішні документи органів державного фінансового контролю стосовно розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).

5.4. Матеріалами контрольного заходу є повна або часткова сукупність офіційної, додаткової та супровідної, яка має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольного заходу.

6.1. Службова особа, яка очолює контрольний захід, повинна детально ознайомитися з матеріалами контрольних заходів, що підготовлені кожним учасником контрольного заходу, та розглянути їх на предмет змісту і форми документування результатів контрольних заходів та дотримання основних принципів викладення інформації. За результатами розгляду керівник контрольного заходу оцінює повноту та якість розкриття теми контрольного заходу та приймає відповідне рішення щодо достатності або необхідності опрацювання матеріалів контрольних заходів.

6.2. У разі проведення спільних контрольних заходів службовими особами суб'єктів державного фінансового контролю з окремих питань матеріали передаються керівнику контрольного заходу, який відповідає за узагальнення матеріалів контрольних заходів.

6.3. До закінчення встановленого терміну проведення контрольних заходів, як правило, службові особи КРУ повинні подати керівнику та посадовим особам, відповідальним за фінансову діяльність об'єкта контролю, на ознайомлення і підпис акт (довідку) перевірки.

6.4. Керівник, головний бухгалтер та інші особи, яким надано право підпису фінансових документів, ознайомлюються і підписують акт (довідку) упродовж не більше трьох днів з дати його вручення (надходження). У разі проведення перевірки за зверненням правоохоронних органів по закінченню контрольних заходів складається акт (довідка), кожна сторінка якого (якої) підписується як представником КРУ, так і посадовими особами об'єкта контролю.

6.5. У разі відмови керівника та посадових осіб об'єкта контролю від ознайомлення і підписання офіційної документації, посадові особи КРУ засвідчують це актом про відмову від підписання за своїми підписами в день передачі офіційної документації на ознайомлення та підписання. Водночас, офіційна документація надсилається рекомендованим листом керівнику об'єкта контролю для ознайомлення за місцезнаходженням об'єкта контролю. При здійсненні належних заходів щодо реалізації матеріалів контрольних заходів обов'язково зазначається у супровідних матеріалах факт відмови від ознайомлення з матеріалами контрольного заходу від їх підписання.

6.6. Акт (довідка) реєструються у КРУ після підписання його посадовими особами об'єкта контролю. Якщо контрольний захід здійснювався за межами населеного пункту, в якому розташовується КРУ, то реєстрація акта (довідки) здійснюється в перший робочий день після повернення керівника робочої групи з відрядження.

6.7. За наявності заперечень або зауважень щодо акта (довідки) перевірки керівник, головний (старший) бухгалтер чи інші особи підписують акт (довідку) із застереженнями (зауваженнями) про це перед своїми підписами і не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дня його вручення (надходження) подають його письмово до КРУ. Якщо впродовж зазначеного п'ятиденного терміну заперечення чи зауваження щодо акта (довідки) не надійдуть, то КРУ має право здійснити належні заходи. У виняткових випадках за письмовим зверненням керівника об'єкта контролю, термін подання заперечень чи зауважень може бути продовжений керівником установи (організації), за дорученням якого проводилась перевірка.

6.8. КРУ повинно розглянути такі зауваження (заперечення) протягом 15 робочих днів та надати письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.

6.9. У разі проведення контрольних заходів за зверненням правоохоронного органу, матеріали контрольних заходів (офіційна і додаткова документація) згідно з описом передаються до правоохоронного органу із супровідним листом протягом 7 робочих днів після підписання офіційної документації або складання акта про відмову від ознайомлення та підписання, а за наявності зауважень (заперечень) суб'єкта господарювання, який підлягав контролю, - не пізніше 20 робочих днів з дня їх отримання КРУ.

У разі відсутності на суб'єкті господарювання осіб, які повинні підписати офіційну документацію або надати письмові пояснення, КРУ письмово інформує про це правоохоронний орган.

7.1. Інформація про результати контрольних заходів подається керівництву Мінпраці у терміни, визначені наказом про проведення контрольного заходу.

7.2. У тих випадках, коли вжитими протягом перевірки заходами не забезпечено повне усунення виявлених перевіркою порушень, працівники КРУ готують і за підписом керівництва Мінпраці надсилають керівництву перевіреного об'єкта вимогу щодо усунення виявлених порушень та вжиття заходів, в установленому чинним законодавством порядку, щодо повного відшкодування збитків та притягнення осіб, винних у допущених порушеннях, до дисциплінарної та (чи) матеріальної відповідальності. КРУ ініціює застосування фінансових санкцій, передбачених вимогами Бюджетного кодексу України, в межах повноважень головного розпорядника бюджетних коштів.

7.3. У разі виявлення істотних порушень фінансової дисципліни, недостачі коштів і матеріальних цінностей, інших зловживань матеріали контрольного заходу передаються до правоохоронних органів.

7.4. Контрольно-ревізійне управління:

- здійснює контроль щодо усунення виявлених на перевірених об'єктах контролю недоліків та порушень, виконання своїх вимог, відшкодування збитків;

- веде облік контрольних заходів та їх результатів, складає та подає до ГоловКРУ України відповідну звітність про свою роботу за встановленими формами у визначені терміни;

- систематично вивчає та узагальнює матеріали контрольних заходів і на підставі цього за необхідності вносить у відповідні органи державної влади пропозиції щодо внесення змін до чинних законів, положень, правил, інструкцій, поліпшення системи контролю за дотриманням фінансової дисципліни, усунення причин та умов, що сприяли фінансовим правопорушенням;

- готує та розповсюджує у своїй системі оглядові або інформаційні листи по обміну досвідом у роботі.

7.5. Службові особи КРУ зобов'язані дотримуватись установлених вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, конфіденційності, службової інформації та іншої інформації, обмеження щодо розголошення якої установлені об'єктом контролю в межах, визначених законодавством, а також установлених термінів її нерозголошення.