2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:
підготовку та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи, проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;
розроблення та впровадження в роботу Міністерства інструкції з діловодства, державних стандартів, уніфікованих систем документації, схеми документообігу;
організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Міністерства;
навчання з питань діловодства в центральному апараті Міністерства;
погодження номенклатур справ структурних підрозділів центрального апарату Міністерства та складання зведеної номенклатури справ Міністерства;
проведення перевірок стану діловодства в структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління;
контроль за правильністю формування структурними підрозділами Мінекономрозвитку документів у справи, оформленням описів справ, додержанням структурними підрозділами вимог щодо зберігання справ постійного, тимчасового зберігання;
додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Міністерства для передавання на державне зберігання;
ведення документації експертної комісії Мінекономрозвитку з проведення експертизи цінності документів;
приймання архівом Міністерства від структурних підрозділів Мінекономрозвитку завершених у діловодстві справ, їх зберігання і користування ними;
створення довідкового апарату архіву Міністерства;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні в архіві, складання проектів описів справ постійного зберігання та актів про вилучення документів для знищення, подання їх на розгляд експертної комісії Міністерства;
передавання на державне зберігання справ до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;
ведення обліку, видачу структурним підрозділам пронумерованих бланків листів та контроль за їх використанням;
здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.
3. Права відділу
Відділ для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:
отримувати від структурних підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на відділ завдань і функцій;
повертати на доопрацювання структурним підрозділам неправильно сформовані справи;
під час проведення перевірки стану діловодства отримувати документи для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурних підрозділів Мінекономрозвитку, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, про необхідність усунення недоліків, виявлених перевіркою;
взаємодіяти зі структурними підрозділами Міністерства з питань, що належать до компетенції відділу;
за дорученням керівництва департаменту документального забезпечення брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;
ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу.
4. Керівництво відділу
4.1. Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади заступник Міністра економічною розвитку і торгівлі України - керівник апарату.
4.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.
4.3. Начальник відділу:
здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;
організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Міністерства та директора департаменту документального забезпечення, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;
забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації у відділі;
контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, інструкцій з охорони праці;
за дорученням керівництва Міністерства та директора департаменту документального забезпечення здійснює представництво Міністерства в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;
визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу, затверджує посадові інструкції працівників відділу;
організовує разом з департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, організовує роботу з формування кадрового резерву;
погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників відділу, а також про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;
готує та подає на підпис директору департаменту документального забезпечення подання про заохочення працівників відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, накладення дисциплінарних стягнень;
засвідчує в установленому порядку копії документів та власноручні підписи працівників Міністерства.
4.4. Начальник відділу має право підпису документів, що надсилаються від імені відділу, з питань, що належать до його компетенції, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.
| Начальник відділу організаційно-методичного забезпечення діловодства та архіву | К.М. Бідна |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
економічного розвитку
і торгівлі України
15.03.2012 № 334
ПОЛОЖЕННЯ
про сектор опрацювання документів з грифом "Для службового користування" у складі департаменту документального забезпечення
1. Загальні положення
1.1. Сектор опрацювання документів з грифом "Для службового користування" у складі департаменту документального забезпечення (далі - сектор) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).
1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент документального забезпечення, а також цим Положенням.
1.3. Чисельність сектору визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.
1.4. Працівники сектору здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.
1.5. Сектор у своїй роботі використовує прямокутні штампи, відповідальність за зберігання і використання яких покладається на конкретну посадову особу сектору та які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розписку:
"Міністерство економічного розвитку і торгівлі України (дата) Вх. № ___";
"Для службового користування Прим. № _____";
"літер "М";
"Контроль";
"Підлягає поверненню для подальшого ознайомлення".
2. Завдання та функції сектору
2.1. Завданнями сектору є:
забезпечення ведення діловодства та додержання вимог законодавства до роботи з документами з грифом "Для службового користування" (далі - "ДСК") у Мінекономрозвитку;
здійснення контролю за проходженням документів з грифом "ДСК".
2.2. Сектор відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:
приймання вхідних документів з грифом "ДСК";
перевірку комплектності документів, у разі виявлення відсутності додатків чи неповної їх кількості - складання актів про інформування відправника щодо некомплектності документа;
реєстрацію та відправлення вихідних документів з грифом "ДСК";
надання документів на розгляд керівництва та подальше їх надходження до виконавців;
чітке ведення картотеки вхідної та вихідної кореспонденції з грифом "ДСК";
надання довідок щодо проходження документів з грифом "ДСК" у Мінекономрозвитку;
підготовка інформації про кількість вхідної і вихідної кореспонденції з грифом "ДСК";
здійснення контролю за веденням журналів обліку кореспонденції з грифом "ДСК" у структурних підрозділах;
здійснення перевірок актів експертних комісій структурних підрозділів Мінекономрозвитку про відбір документів з грифом "ДСК" для знищення;
участь у підготовці та опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та роботи з документами "ДСК";
надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції сектору;
унесення пропозицій щодо вдосконалення роботи з документами обмеженого доступу в Мінекономрозвитку;
здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на сектор завдань.
3. Права сектору
Сектор для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:
отримувати від структурних підрозділів Мінекономрозвитку інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на сектор завдань і функцій, зокрема щодо працівників, відповідальних за ведення обліку документів з грифом "ДСК";
повертати відправнику під розписку або пересилати рекомендованим поштовим відправленням документи з грифом "ДСК", які надійшли помилково, та у разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складати акт у двох примірниках, один з яких надсилати відправнику рекомендованим поштовим відправленням;
брати участь у перевірках стану діловодства, зокрема ведення діловодства документів з грифом "ДСК", у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління, отримувати документи для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурного підрозділу про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки;
взаємодіяти зі структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції сектору;
за дорученням керівництва департаменту брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції сектору;
ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції сектору.
4. Керівництво відділу
4.1. Сектор очолює завідувач, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади заступник Міністра економічного розвитку і торгівлі України - керівник апарату.
4.2. Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.
4.3. Завідувач сектору:
здійснює керівництво роботою сектору і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;
організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у секторі;
забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації у секторі;
контролює додержання працівниками сектору правил внутрішнього трудового розпорядку;
за дорученням керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції сектору;
визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників сектору, затверджує посадові інструкції працівників сектору;
організовує разом з департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу у секторі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, організовує роботу з формування кадрового резерву сектору;
погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників сектору, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;
готує та подає на підпис директору департаменту документального забезпечення подання про заохочення працівників сектору та накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу.
4.4. Завідувач сектору має право підпису документів, що надсилаються від імені сектору, з питань, що належать до його компетенції, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.
| Завідувач сектору опрацювання документів з грифом "Для службового користування" | Н.К. Українська |