Про затвердження положень про структурні підрозділи у складі департаментів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України

2. Затвердити положення, що додаються, про такі структурні підрозділи в складі департаменту співробітництва з СОТ та з питань торговельного захисту:

управління співробітництва з СОТ;

3. Затвердити положення, що додаються, про такі структурні підрозділи в складі департаменту документального забезпечення:

відділ організації документообігу;

відділ вхідної кореспонденції;

відділ внутрішньої та вихідної кореспонденції;

відділ організаційно-методичного забезпечення діловодства та архіву;

сектор опрацювання документів з грифом "Для службового користування".

1.1. Управління співробітництва з СОТ у складі департаменту співробітництва з СОТ та з питань торговельного захисту (далі - управління) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент співробітництва з СОТ та з питань торговельного захисту, а також цим Положенням.

1.3. Структура та чисельність управління визначаються відповідно до структури та штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. До складу управління входять такі структурні підрозділи:

відділ торговельної політики у рамках СОТ;

відділ моніторингу виконання угод СОТ;

відділ співробітництва та переговорів з міжнародними організаціями і угрупованнями;

відділ доступу до ринків у рамках СОТ;

відділ обробки запитів і нотифікацій та інформаційного забезпечення.

1.5. Основні завдання, функції та права структурних підрозділів, що входять до складу управління, визначаються у положеннях про них.

1.6. Співробітники управління здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням, положеннями про відділи, утворені у складі управління, та посадовими інструкціями.

Завданнями управління є:

участь у розробленні пропозицій щодо здійснення заходів з активізації зовнішньоекономічної діяльності в рамках співробітництва з СОТ та іншими міжнародними економічними організаціями й угрупованнями;

підготовка пропозицій та забезпечення взаємодії центральних органів виконавчої влади з питань виконання зобов'язань України, взятих у рамках вступу до СОТ, приведення законодавства України у відповідність із нормами угод СОТ, проведення експертизи проектів нормативно-правових актів на відповідність нормам угод СОТ та зобов'язанням України як члена СОТ, здійснення моніторингу виконання іншими членами СОТ положень угод цієї міжнародної організації та захист прав й інтересів України в торговельно-економічній сфері з використанням механізмів СОТ;

підготовка пропозицій та забезпечення взаємодії центральних органів виконавчої влади щодо участі в багатосторонніх торговельних переговорах у рамках СОТ з питань удосконалення правил і процедур торгівлі, двосторонніх та багатосторонніх переговорах у рамках робочих груп з розгляду заявок держав, що приєднуються до СОТ, засіданнях комітетів СОТ, а також інших заходах, що організовуються Секретаріатом СОТ, формування позиційних матеріалів на переговори в рамках СОТ;

підготовка пропозицій та забезпечення взаємодії центральних органів виконавчої влади щодо дотримання положень угод СОТ із прозорості, зокрема обробки запитів СОТ і держав - членів СОТ та їх інформування;

підготовка пропозицій та забезпечення взаємодії центральних органів виконавчої влади щодо співробітництва з Конференцією ООН з питань торгівлі та розвитку (ЮНКТАД), Комісією ООН з права міжнародної торгівлі (ЮНСІТРАЛ), іншими міжнародними економічними організаціями та членства України в цих організаціях;

підготовка в межах компетенції пропозицій щодо розроблення та реалізації напрямів співробітництва України з Європейською асоціацією вільної торгівлі (ЄАВТ), Чорноморським банком торгівлі та розвитку (ЧБТР), Організацією Чорноморського економічного співробітництва (ОЧЕС), іншими міжнародними економічними організаціями та угрупованнями;

координація проведення переговорів із перспективними торговельно-економічними партнерами України (крім ЄС та СНД) щодо укладення міжнародних угод, у тому числі про вільну торгівлю, та підготовка укладених угод до ратифікації;

здійснення моніторингу торговельної політики країн - членів СОТ, забезпечення участі у регулярних оглядах торговельної політики країн СОТ, які є найважливішими торговельними партнерами України, з метою покращення умов доступу на зовнішні ринки;

підготовка пропозицій щодо підвищення ефективності взаємодії з представниками всеукраїнських об'єднань організацій роботодавців та всеукраїнських об'єднань профспілок, асоціацій вітчизняних товаровиробників, підприємств, установ, організацій та іншими заінтересованими суб'єктами з питань реалізації зовнішньоекономічної політики України у сфері співробітництва з СОТ, захисту торговельно-економічних інтересів України на внутрішньому та зовнішніх ринках з використанням правових механізмів СОТ, укладення угод про вільну торгівлю.

Управління відповідно до покладених на нього завдань:

бере участь у формуванні та реалізації державної політики у сфері співробітництва з СОТ та іншими міжнародними економічними організаціями й угрупованнями;

здійснює координацію діяльності з розроблення нормативно-правових актів, спрямованих на приведення законодавства України у відповідність із зобов'язаннями України як члена СОТ та нормами угод СОТ;

проводить експертизу проектів нормативних актів на відповідність нормам і принципам системи угод СОТ;

здійснює аналіз, моніторинг та підготовку пропозицій до проектів нормативно-правових актів у зовнішньоторговельній сфері з питань, що належать до компетенції управління;

проводить аналіз законодавства інших членів СОТ на відповідність нормам цієї міжнародної організації;

здійснює координацію діяльності з підготовки документів та інших матеріалів, необхідних для забезпечення захисту прав та інтересів України в торговельно-економічній сфері з використанням правових механізмів СОТ;

координує роботу з підготовки, узгодження та виконання домовленостей і зобов'язань, досягнутих у результаті проведення двосторонніх переговорів з доступу до ринків товарів та послуг;

забезпечує підготовку матеріалів та організацію заходів щодо участі делегації України в багатосторонніх та двосторонніх торговельних переговорах з країнами - членами СОТ, засіданнях комітетів СОТ, а також інших заходах, що організовуються Секретаріатом СОТ;

готує відповідні директиви з формування позиції України щодо проведення багатосторонніх та двосторонніх переговорів у рамках СОТ, у тому числі з питань лібералізації з доступу на ринки товарів та послуг, обміну інформацією в рамках СОТ, а також проведення переговорів з укладення угод про вільну торгівлю з перспективними торговельно-економічними партнерами (крім ЄС та СНД);

забезпечує в установленому порядку інформування центральних органів виконавчої влади та об'єднань національних виробників та експортерів з питань багатостороннього переговорного процесу в рамках СОТ, міжнародних зобов'язань України, взятих у процесі вступу до СОТ, розвитку відносин з СОТ у частині доступу до ринків товарів та послуг, ефективного використання інформаційної переваги членства в СОТ, співробітництва з відповідними міжнародними організаціями і угрупованнями;

проводить моніторинг торговельної політики країн СОТ, які є найважливішими торговельними партнерами України;

здійснює координацію підготовки інформаційно-аналітичних матеріалів для звіту щодо огляду торговельної політики України та пропозицій щодо гармонізації законодавства відповідно до норм та принципів СОТ, попередження та усунення нетарифних бар'єрів у торгівлі;

проводить моніторинг торговельних суперечок у СОТ з метою виявлення таких, які можуть представляти інтерес для України як учасника або третьої сторони у спорі, здійснює підготовку пропозицій щодо такої участі в разі доцільності;

здійснює підготовку пропозицій щодо ініціювання та проведення консультацій у рамках механізму врегулювання суперечок, забезпечення участі в консультаціях як сторона-ініціатор консультацій та сторона-позивач у спорі;

забезпечує участь у формуванні економічно обґрунтованої позиції української сторони в переговорному процесі щодо укладення угод про вільну торгівлю з урахуванням позицій заінтересованих органів виконавчої влади та товаровиробників, а також результатів наукових досліджень;

здійснює координацію діяльності центральних органів влади щодо підготовки нотифікацій, запитів, відповідей на запити, коментарів з питань, що належать до сфери дії угод СОТ, для своєчасного інформування відповідної країни - члена СОТ або органу СОТ;

проводить моніторинг змін українського законодавства та нормативно-правових актів з питань, що належать до сфери дії угод СОТ, з метою підготовки нотифікацій відповідно до вимог угод СОТ;

здійснює аналіз нотифікацій від країн - членів СОТ та інформації від органів СОТ про прийняті або запропоновані заходи щодо змін у торговельних режимах (зокрема у сфері санітарних та фітосанітарних заходів, технічних бар'єрів у торгівлі) країн - членів СОТ, які є важливими торговельними партнерами України, з метою визначення їх можливого впливу на експортний потенціал України для інформування відповідних центральних органів виконавчої влади, асоціацій виробників та експортерів;

забезпечує організацію взаємодії з представниками всеукраїнських об'єднань організацій роботодавців та всеукраїнських об'єднань профспілок, асоціацій вітчизняних товаровиробників, підприємств, установ, організацій, наукових установ з питань реалізації зовнішньоекономічної політики України у сфері співробітництва з СОТ, просування національних інтересів на ринках країн - членів СОТ і країн - кандидатів на вступ до СОТ, співробітництва з міжнародними економічними організаціями й угрупованнями, обміну інформацією в рамках СОТ;

здійснює координацію підготовки інформаційно-аналітичних матеріалів до засідань і нарад у комітетах Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Секретаріаті Кабінету Міністрів України, Раді національної безпеки і оборони України, Мінекономрозвитку;

у межах компетенції бере участь у підготовці пропозицій до проектів Державного бюджету України, Державної програми економічного і соціального розвитку України, Програми діяльності Кабінету Міністрів України та заходів щодо їх реалізації;

сприяє проведенню міжнародних конференцій, семінарів, симпозіумів, круглих столів на території України і за кордоном та участі в них співробітників управління;

співпрацює з іншими структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції управління.

Управління для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати інформацію, документи і матеріали від структурних підрозділів Мінекономрозвитку, необхідні для виконання визначених завдань;

ініціювати скликання нарад, утворення робочих груп з питань, віднесених до його компетенції;

ініціювати підготовку пропозицій щодо залучення технічної допомоги для розв'язання завдань, що належать до компетенції управління;

за дорученням керівництва департаменту:

- одержувати інформацію, документи та матеріали від відділів з економічних питань у складі закордонних дипломатичних установ України;

- співпрацювати з науковими установами, зокрема з питань удосконалення методики проведення економічного аналізу доцільності укладення міжнародних угод, у тому числі про вільну торгівлю;

- брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції управління.

4.1. Управління очолює заступник директора департаменту - начальник управління співробітництва з СОТ (далі - заступник директора департаменту - начальник управління), якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економічного розвитку і торгівлі України.

4.2. Заступник директора департаменту - начальник управління безпосередньо підпорядкований директору департаменту співробітництва з СОТ та з питань торговельного захисту.

4.3. Заступник директора департаменту - начальник управління:

здійснює керівництво роботою управління і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту співробітництва з СОТ та з питань торговельного захисту, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни в управлінні;

забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів із збереження службової інформації в управлінні;

бере участь у межах компетенції в розробленні та використовує в роботі матеріали про зміст директив, планів, тактику проведення переговорів, вказівок делегаціям (посадовим особам), які представляють Україну на міжнародних переговорах із зовнішньоекономічних питань;

забезпечує відповідно до вимог законодавства нерозголошення відомостей, які дають змогу визначити обізнаність української сторони про плани та наміри контрагента та про зміст або результати конкретних переговорів, якщо за взаємною домовленістю вони не підлягають розголошенню;

контролює додержання співробітниками управління правил внутрішнього трудового розпорядку;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку і директора департаменту співробітництва з СОТ та з питань торговельного захисту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції управління;

у своєму безпосередньому підпорядкуванні має заступника начальника управління, заступника начальника управління - начальника відділу обробки запитів і нотифікацій та інформаційного забезпечення, начальника відділу торговельної політики у рамках СОТ, начальника відділу моніторингу виконання угод СОТ, начальника відділу співробітництва та переговорів з міжнародними організаціями і угрупованнями, начальника відділу доступу до ринків у рамках СОТ;

погоджує положення про відділи, утворені у складі управління;

координує разом з керівниками структурних підрозділів, утворених у складі управління, і департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу в управлінні з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації; координує роботу з формування кадрового резерву управління;

погоджує заяви про призначення, переведення, стажування, звільнення державних службовців і працівників управління, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

погоджує підготовлені керівниками структурних підрозділів, утворених у складі управління, подання про заохочення державних службовців і працівників відповідних структурних підрозділів та накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу;

готує та подає на підпис директору департаменту співробітництва з СОТ та з питань торговельного захисту подання про заохочення заступника начальника управління та керівників структурних підрозділів управління співробітництва з СОТ, утворених у складі управління, накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу.

Заступник начальника управління:

виконує обов'язки заступника директора департаменту - начальника управління в разі його тимчасової відсутності;

організовує роботу та здійснює контроль за виконанням доручень, визначених заступником директора департаменту - начальником управління;

здійснює координацію підготовки аналітичних матеріалів стосовно:

- інформаційного висвітлення роботи управління (плани, звіти тощо);

- звіту щодо огляду торговельної політики України;

- участі представників України в засіданнях органів СОТ;

бере участь у межах компетенції в розробленні та використовує в роботі матеріали про зміст директив, планів, тактику проведення переговорів, вказівок делегаціям (посадовим особам), які представляють Україну на міжнародних переговорах із зовнішньоекономічних питань;

забезпечує відповідно до вимог законодавства нерозголошення відомостей, які дають змогу визначити обізнаність української сторони про плани та наміри контрагента та про зміст або результати конкретних переговорів, якщо за взаємною домовленістю вони не підлягають розголошенню;

контролює ведення діловодства в управлінні.

Заступник начальника управління - начальник відділу обробки запитів і нотифікацій та інформаційного забезпечення:

виконує обов'язки заступника директора департаменту - начальника управління в разі тимчасової відсутності заступника директора департаменту - начальника управління та заступника начальника управління;

організовує роботу та здійснює контроль за виконанням доручень, визначених начальником управління;

здійснює координацію підготовки матеріалів стосовно участі представників України в засіданнях комітетів та інших робочих органів СОТ.

4.4. Заступник директора департаменту - начальник управління і його заступник мають право підпису документів, що надсилаються віл імені управління, з питань, що належать до компетенції управління, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.

1.1. Відділ організації документообігу у складі департаменту документального забезпечення (далі - відділ) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент документального забезпечення, а також цим Положенням.

1.3. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2.1. Завданнями відділу є:

забезпечення оперативного проходження та опрацювання документів у Мінекономрозвитку;

попередній розгляд, опрацювання та розподіл вхідної кореспонденції, передавання її на розгляд керівництву Мінекономрозвитку та до структурних підрозділів.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у Мінекономрозвитку;

здійснення попереднього розгляду документів та підготовку проектів резолюцій керівництва Мінекономрозвитку;

доведення вхідної кореспонденції в установленому порядку до структурних підрозділів згідно з резолюціями керівництва Мінекономрозвитку;

розроблення графіка доставки кореспонденції структурним підрозділам Мінекономрозвитку, розміщеним в інших адміністративних будинках;

участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;

участь у підготовці та опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;

надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

унесення пропозицій щодо вдосконалення документообігу в Мінекономрозвитку;

здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

Відділ для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати від структурних підрозділів Мінекономрозвитку інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на відділ завдань і функцій;

брати участь у перевірках стану діловодства у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, отримувати документи для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурного підрозділу про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки;

взаємодіяти зі структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

за дорученням керівництва департаменту брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;

ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу.

4.1. Відділ очолює заступник директора департаменту документального забезпечення - начальник відділу організації документообігу (далі - заступник директора департаменту - начальник відділу), якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економічного розвитку і торгівлі України.

4.2. Заступник директора департаменту - начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення, у своєму безпосередньому підпорядкуванні має заступника начальника відділу.

4.3. Заступник директора департаменту - начальник відділу:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації у відділі;

контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу, затверджує посадові інструкції працівників відділу;

організовує разом з департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, організовує роботу з формування кадрового резерву відділу;

погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників відділу, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

готує та подає на підпис директору департаменту документального забезпечення подання про заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу.

4.4. У разі тимчасової відсутності заступника директора департаменту - начальника відділу його обов'язки виконує заступник начальника відділу.

4.5. Заступник директора департаменту - начальник відділу має право підпису документів, що надсилаються від імені відділу, з питань, що належать до його компетенції, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.

1.1. Відділ вхідної кореспонденції у складі департаменту документального забезпечення (далі - відділ) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент документального забезпечення, а також цим Положенням.

1.3. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.5. Відділ у своїй роботі використовує круглі печатки з найменуванням Мінекономрозвитку "Для пакетів № 3" і "Для пакетів № 4" та прямокутний штамп "Міністерство економічного розвитку і торгівлі України Вх. № _______", відповідальність за зберігання і використання яких покладається на конкретну посадову особу відділу та які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розписку.

2.1. Завданнями відділу є:

забезпечення приймання, попереднього розгляду, реєстрації, сканування вхідної кореспонденції Мінекономрозвитку (крім документів з грифом "Для службового користування");

формування бази даних електронних реєстраційно-контрольних карток і сканованих текстів документів;

надання довідок кореспондентам щодо проходження вхідної кореспонденції в Мінекономрозвитку.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

централізоване приймання, попередній розгляд, реєстрацію та сканування в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" (далі - система) вхідної кореспонденції (крім документів з грифом "Для службового користування");

розкриття конвертів, відбирання конвертів, що не підлягають розкриттю (таких, що містять пропозиції конкурсних торгів або мають позначку "особисто");

перевірку вхідних документів на відповідність вимогам діловодства, у разі виявлення порушень - складання актів про повернення документів та забезпечення їх повернення в установленому порядку;

перевірку комплектності документів, у разі виявлення відсутності додатків чи неповної їх кількості - складання актів про інформування відправника щодо некомплектності документа або повернення документів;

нанесення реєстраційного штрих-коду на всі зареєстровані в системі документи, у разі неможливості нанесення штрих-коду на документ - проставлення прямокутного штампа;

сканування зареєстрованих документів у базу даних системи, за винятком тих, що містять особисті дані;

передавання зареєстрованої вхідної кореспонденції в установленому порядку для підготовки проектів резолюцій керівництва Мінекономрозвитку та визначення головного виконавця і співвиконавців документа;

участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;

участь у підготовці та опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;

надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

унесення пропозицій щодо вдосконалення реєстрації вхідної кореспонденції в Мінекономрозвитку та автоматизованого ведення діловодства;

здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

Відділ для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати від структурних підрозділів Мінекономрозвитку інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на відділ завдань і функцій;

брати участь у перевірках стану діловодства у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління, отримувати документи для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурного підрозділу про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки;

взаємодіяти зі структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

за дорученням керівництва департаменту брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;

ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу.

4.1. Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади заступник Міністра економічного розвитку і торгівлі України - керівник апарату.

4.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення та у своєму безпосередньому підпорядкуванні має заступника начальника відділу.

4.3. Начальник відділу:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення, несе відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації у відділі;

контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу, затверджує посадові інструкції працівників відділу;

організовує разом з департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, організовує роботу з формування кадрового резерву відділу;

погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників відділу, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

готує та подає на підпис директору департаменту документального забезпечення подання про заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу;

у разі тимчасової відсутності начальника відділу його обов'язки виконує заступник начальника відділу.

4.4. Начальник відділу і його заступник мають право підпису документів, що надсилаються від імені відділу, з питань, що належать до його компетенції, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів, а також актів про повернення документів у разі порушення вимог діловодства або інформування відправника щодо некомплектності документа.

1.1. Відділ внутрішньої та вихідної кореспонденції у складі департаменту документального забезпечення (далі - відділ) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент документального забезпечення, а також цим Положенням.

1.3. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.5. Відділ у своїй роботі використовує круглі печатки з найменуванням Мінекономрозвитку "Для пакетів № 1", "Для телеграм", "Для наказів № 1", "Для відряджень № 2", "Для відряджень № 3", відповідальність за зберігання і використання яких покладається на конкретну посадову особу відділу та які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розписку.

2.1. Завданнями відділу є:

приймання, опрацювання, реєстрація та сканування в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" наказів Міністерства з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, а також всієї внутрішньої та вихідної кореспонденції (крім документів з грифом "Для службового користування");

забезпечення відправлення вихідної кореспонденції Міністерства через поштове відділення зв'язку № 8 у м. Києві та фельд'єгерську службу до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України та Секретаріату Кабінету Міністрів України;

підготовка проектів договорів про надання послуг поштового зв'язку та обслуговування маркувальної машини;

здійснення контролю за рухом коштів на авансовому рахунку Міністерства для оплати послуг поштового зв'язку;

здійснення контролю за правильністю оформлення внутрішніх та вихідних документів Міністерства;

передавання зареєстрованих наказів на тиражування, забезпечення згідно з розрахунком розсилки наказів розсилання їх засвідчених копій;

щомісячна підготовка інформації про документообіг Міністерства.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

своєчасну обробку, реєстрацію, сканування внутрішньої та вихідної кореспонденції Мінекономрозвитку, крім документів з грифом "Для службового користування";

реєстрацію наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, їх доведення до структурних підрозділів центрального апарату Міністерства згідно з розрахунком розсилки, складеним виконавцем;

сканування наказів і всієї внутрішньої та вихідної кореспонденції Міністерства в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" (крім документів з грифом "Для службового користування" та службових листів з кадрових питань);

доставку кореспонденції до поштового відділення зв'язку № 8 у м. Києві, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Адміністрації Президента України та Верховної Ради України;

схоронність оригіналів наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та адміністративно-господарських питань до моменту передавання їх на зберігання до архіву Міністерства;

оформлення копій наказів Мінекономрозвитку, що подаються структурними підрозділами-виконавцями на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;

участь у підготовці та опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та проектів наказів Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

унесення пропозицій щодо вдосконалення реєстрації внутрішньої та вихідної кореспонденції в Мінекономрозвитку та автоматизованого ведення діловодства;

унесення пропозицій відповідному структурному підрозділу щодо передбачення коштів у державному бюджеті на оплату послуг поштового зв'язку;

надання щомісяця до 5-го числа відповідному структурному підрозділу для оплати актів прийнятих послуг з відправлення кореспонденції;

перевірку правильності оформлення рекомендованих та міжнародних відправлень;

відправлення телеграм;

ведення обліку відправлень та коштів згідно з даними маркувальної машини;

здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

Відділ для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати від структурних підрозділів Мінекономрозвитку інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на відділ завдань і функцій;

здійснювати перевірку правильності оформлення внутрішньої та вихідної кореспонденції та повертати виконавцям документи для усунення виявлених недоліків;

здійснювати вибіркову перевірку вкладень у конверти при відправленні вихідної кореспонденції;

брати участь у перевірках стану діловодства у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління, отримувати документи для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурного підрозділу про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки;

взаємодіяти зі структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

за дорученням керівництва департаменту брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;

ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу.

4.1. Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади заступник Міністра економічною розвитку і торгівлі України - керівник апарату.

4.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення та у своєму підпорядкуванні має заступника начальника відділу.

4.3. Начальник відділу:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації у відділі;

контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу, затверджує посадові інструкції працівників відділу;

організовує разом з департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, організовує роботу з формування кадрового резерву відділу;

погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників відділу, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

готує та подає на підпис директору департаменту документального забезпечення подання про заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу.

4.4. У разі тимчасової відсутності начальника відділу його обов'язки виконує заступник начальника відділу.

4.5. Начальник відділу має право підпису документів, що надсилаються від імені відділу, з питань, що належать до його компетенції, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.

1.1. Відділ організаційно-методичного забезпечення діловодства та архіву у складі департаменту документального забезпечення (далі - відділ) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Міністерства, Положенням про департамент документального забезпечення, а також цим Положенням.

1.3. Відділ у своїй роботі використовує печатки з найменуванням Міністерства "Копія відповідає оригіналу" та "Власноручний підпис _________ засвідчую" для засвідчення копій документів і власноручних підписів працівників Мінекономрозвитку.

1.4. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Міністерства.

1.5. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2.1. Завданнями відділу є:

участь у реалізації державної політики з питань діловодства та архівної справи;

установлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві від їх створення в діловодстві до передавання на зберігання до архіву Міністерства;

збереження архівного документаційного фонду Міністерства та користування ним;

організація експертизи цінності документів, що накопичуються у процесі діяльності Міністерства, та здійснення організаційного забезпечення діяльності експертної комісії Мінекономрозвитку з проведення експертизи цінності документів;

ведення обліку печаток і штампів з найменуванням Міністерства, щорічне їх звіряння;

забезпечення структурних підрозділів Мінекономрозвитку пронумерованими бланками листів, здійснення їх обліку та контролю за використанням;

надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;

засвідчення в установленому порядку копій документів та власноручних підписів працівників Міністерства.