Про розяснення окремих аспектів діяльності з внутрішнього аудиту

Держфінінспекція України надає роз'яснення щодо окремих аспектів організації та проведення внутрішнього аудиту згідно з переліком питань, викладених у цих зверненнях.

1. Чи належить до компетенції підрозділу внутрішнього аудиту направлення матеріалів за результатами проведених внутрішніх аудитів до правоохоронних органів?

Відповідно до п. 4.2 гл. 4 розд. IV Стандартів внутрішнього аудиту , затверджених наказом Мінфіну від 04.10.2011 р. № 1247 та зареєстрованих у Мін'юсті 20.09.2011 р. за № 1219/19957 (далі - Стандарти), у разі виявлення підрозділом внутрішнього аудиту під час проведення внутрішнього аудиту фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, керівник підрозділу внутрішнього аудиту письмово інформує керівника установи про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.

За рішенням керівника установи керівник підрозділу внутрішнього аудиту або іншого структурного підрозділу установи, якщо це визначено розпорядчим документом установи, забезпечує інформування та/або передачу матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства (п. 4.3 гл. 4 розд. IV Стандартів ).

З огляду на викладене, розподіл повноважень між структурними підрозділами установи у процесі передачі матеріалів внутрішніх аудитів до правоохоронних органів, зокрема, як і порядок їх передачі - в цілому, відповідно до вимог п. 1.1 гл. 1 розд. II Стандартів має бути врегульований у внутрішніх документах кожного окремого центрального органу виконавчої влади (далі - ЦОВВ), виходячи зі специфіки його діяльності, особливостей організаційної структури та вимог керівника ЦОВВ.

2. Чи може підрозділ внутрішнього аудиту проводити внутрішні аудити з окремих питань фінансово-господарської діяльності підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління Мінагрополітики?

Відповідно до п. 1.1 гл. 1 розд. III Стандартів підрозділи внутрішнього аудиту можуть проводити аудити за такими напрямами:

- аудит ефективності;

- фінансовий аудит;

- аудит відповідності.

Такого напряму аудиту, як внутрішній аудит окремих питань фінансово-господарської діяльності, Стандартами не визначено.

Водночас п. 2 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади , затвердженого постановою Уряду від 28.09.2011 р. № 1001 (далі - Порядок № 1001), прямо визначено, що об'єктом внутрішнього аудиту є діяльність центрального органу виконавчої влади, його територіальних органів та бюджетних установ у повному обсязі або з окремих питань (на окремих етапах).

Отже, в межах трьох визначених Стандартами напрямів внутрішнього аудиту діяльність підконтрольного суб'єкта може бути охоплена в повному обсязі або з окремих її питань.

3. Яким офіційним документом аудиторська група може вимагати інформацію та документи, необхідні для проведення внутрішніх аудитів?

Основні завдання та функції підрозділу внутрішнього аудиту, права, повноваження і обов'язки керівника та працівників підрозділу внутрішнього аудиту за вимогами Стандартів (п. 1.1 гл. 1 розд. II) визначаються у внутрішніх документах міністерства, іншого ЦОВВ.

Отже, форма офіційного документа на отримання інформації та документів для проведення внутрішнього аудиту, а також порядок її надання аудиторській групі мають бути визначені та затверджені у внутрішніх розпорядчих документах міністерства, іншого ЦОВВ з урахуванням специфіки його діяльності та прийнятої на рівні кожного окремого міністерства, ЦОВВ системи документообігу.

4. Які заходи необхідно вжити аудиторській групі у разі, якщо підприємство, установа та організація, де проводиться внутрішній аудит, відмовляється надавати інформацію та документи для проведення внутрішнього аудиту?

Підпунктом 1 п. 12 Порядку № 1001 визначено, що працівники підрозділу внутрішнього аудиту мають право на повний та безперешкодний доступ до документів, інформації та баз даних, які стосуються аудиторських завдань, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку. Зі свого боку, надання таких прав підрозділу внутрішнього аудиту повинен забезпечити керівник міністерства, іншого ЦОВВ (пп. 1 п. 15 Порядку № 1001).

Виходячи з викладеного, у разі ненадання аудиторській групі інформації та документів, необхідних для проведення внутрішнього аудиту, потрібно, в першу чергу, поінформувати про це керівника міністерства, іншого ЦОВВ для вжиття ним відповідних заходів.

При цьому у таких випадках керівник підрозділу внутрішнього аудиту може ініціювати перед керівником ЦОВВ притягнення осіб, винних у ненаданні аудиторській групі необхідних документів та інформації, до дисциплінарної відповідальності, у т.ч. звільнення таких осіб із займаних посад, а у випадку, якщо це керівник підприємства, - розірвання із ним контракту. Крім того, за подібних обставин у визначених законодавством випадках можна ініціювати звернення до правоохоронних органів і до суду, а також звернення до органів Державної фінансової інспекції України (п. 14 Порядку № 1001 ).

Разом з тим слід зазначити, що порядок ініціювання та застосування вищезазначених заходів відповідно до вимог п. 1.1 та п. 1.2 гл. 1 розд. II Стандартів має бути визначений у внутрішніх розпорядчих документах з питань проведення внутрішнього аудиту в системі кожного окремого ЦОВВ, що мають бути розроблені керівником підрозділу внутрішнього аудиту та затверджені керівником ЦОВВ.

5. Чи може підрозділ внутрішнього аудиту надавати оригінал або копію аудиторського звіту на вимогу іншим структурним підрозділам міністерства?

Стандарти не містять прямої заборони щодо надання оригіналу (або копії) аудиторського звіту на вимогу (запит) іншим структурним підрозділам ЦОВВ.

Отже, за рішенням керівника ЦОВВ оригінал (копія) аудиторського звіту або інформація про результати внутрішнього аудиту можуть бути передані до інших структурних підрозділів міністерства, ЦОВВ із дотриманням усіх вимог законодавства.

Водночас слід зазначити, що це питання також за вимогами Стандартів має бути врегульовано внутрішніми документами міністерства, ЦОВВ.

При цьому слід врахувати, що у будь-якому випадку згідно з п. 2.4 гл. 2 розд. IV Стандартів за збереження оригіналів справ внутрішніх аудитів відповідальність несе керівник підрозділу внутрішнього аудиту.

6. Чи має аудиторський звіт статус конфіденційного документа?

Відповідно до п. 1 ст. 7 Закону України від 13.01.2011 p. № 2939-VI "Про доступ до публічної інформації" (далі - Закон № 2939) аудиторському звіту не можна надати гриф обмеженого доступу "Конфіденційно", оскільки конфіденційною інформацією вважається інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, окрім суб'єктів владних повноважень, до яких належать усі органи державної влади (у т.ч. центральні органи виконавчої влади), органи місцевого самоврядування, інші суб'єкти, що здійснюють владні управлінські функції, у т.ч. на виконання делегованих повноважень (пп. 1 п. 1 ст. 13 Закону № 2939 та абз. 5 п. 1 ст. 1 Закону України від 02.10.92 р. № 2657-XII "Про інформацію").

7. Чи належить до повноважень підрозділу внутрішнього аудиту проведення аудиту ефективності використання бюджетних коштів суб'єктами господарювання, які не належать до сфери управління міністерства?

Відповідно до п. 9 ч. 5 ст. 22 Бюджетного кодексу України головний розпорядник бюджетних коштів здійснює внутрішній контроль за повнотою надходжень, взяттям бюджетних зобов'язань розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачами бюджетних коштів і витрачанням ними бюджетних коштів. При цьому за вимогами Бюджетного кодексу України (абз. 2 ч. 3 ст. 26) під внутрішнім контролем розуміється комплекс заходів, що застосовується керівником для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності бюджетної установи та її підвідомчих установ.

За вимогами Стандартів та Порядку № 1001 об'єктом внутрішнього аудиту ефективності можуть, зокрема, бути: ефективність функціонування системи внутрішнього контролю, якість надання адміністративних послуг і виконання контрольно-наглядових та інших функцій, завдань, визначених для міністерства, ЦОВВ актами законодавства, а також ефективність планування та виконання бюджетних програм, які реалізує міністерство як головний розпорядник. Проте не окремий учасник процесу виконання такої бюджетної програми, який до того ж не належить до сфери управління відповідного ЦОВВ.

Разом з тим у рамках проведення аудиту ефективності виконання бюджетної програми підрозділ внутрішнього аудиту міністерства має право збирати аудиторські докази (у т.ч. і досліджувати ефективність використання бюджетних коштів) в усіх учасників процесу виконання бюджетної програми (у міністерстві, у розпорядників нижчого рівня, одержувачів бюджетних коштів, що не належать до сфери управління міністерства, тощо).

Водночас такий збір доказів не може бути аудитом ефективності використання бюджетних коштів суб'єктом господарювання.

Він не дає аудиторам повноважень досліджувати фінансово-господарську діяльність такого суб'єкта. Під час збору доказів досліджується виключно використання бюджетних коштів, отриманих суб'єктом у межах реалізації тієї чи іншої бюджетної програми, що є об'єктом внутрішнього аудиту ефективності.