Про затвердження форм документів первинного обліку та Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП "Укркомунобслуговування"

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 05.11.99 р. N 21705/4, керуючись Положенням про Державний комітет будівництва, архітектури та житлової політики, з метою упорядкування і спрощення документообігу при наданні готельних послуг у Державному підприємстві "Укркомунобслуговування" (готельний комплекс "Предслава")

1. Затвердити форми документів первинного обліку (форми NN 1-г, 2-г, 3-г, 4-г, 5-г, 6-г, 7-г, 8-г, 9-г, 10-г) та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП "Укркомунобслуговування", що додаються.

2. Затверджені форми документів первинного обігу та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП "Укркомунобслуговування" рекомендувати для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкування та форми власності.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника голови Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України М.Руля.

1. Журнал обліку іноземних громадян повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою і підписом керівника готелю та зареєстрований в канцелярії.

2. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного паспорта для готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу.

3. Усі записи в журналі повинні проводитись акуратно, виправлення мають прочитуватись.

1.1. Форми документів первинного обліку в ДП "Укркомунобслуговування" (готельний комплекс "Предслава", далі - готель) розроблено з метою упорядкування та спрощення розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі - громадян), які проживають у готелі і користуються готельними послугами.

1.2. Інструкція визначає порядок використання і заповнення форм документів при проведенні розрахунків з громадянами, які проживають у готелі і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелі.

1.3. При застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення для ведення документообігу готель може використовувати форми документів у електронному вигляді за умови збереження вхідних даних обліку.

1.4. При використанні готелем сертифікованих і зареєстрованих комп'ютерних систем для розрахунків з громадянами за надані готельні послуги відповідно до вимог законодавства про застосування електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) при розрахунках із споживачами в сфері послуг, порядок використання форм звітності визначається готелем самостійно.

1.5. Інші додаткові відомості, необхідні для маркетингової роботи готелю, можуть бути внесені у загальні рекомендовані форми за рішенням адміністрації готелю.

2.1. Форма N 1-г "Анкета проживаючого" заповнюється громадянином України у 1 примірнику на підставі паспорта або іншого документа, який засвідчує особу. Потім передається адміністратору для реєстрації, після чого документ повертається власнику, а анкету заносять до картотеки.

Анкети зберігаються в службі прийому та розміщення готелю в період проживання громадянина у готелі та на протязі місяця з моменту його вибуття з готелю. Після цього анкети передаються до архіву і зберігаються протягом року, а потім знищуються за актом. Анкети систематизовані в алфавітному порядку.

2.2. Форма N 2-г "Реєстраційна картка" заповнюється іноземцем або особою без громадянства, яка прибула у готель, на підставі паспорта або документа, що засвідчує особу, та передається адміністратору разом з цим документом для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців (форма N 6-г) знищуються за актом.

2.3. Форма N 3-г "Візитна картка" надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та обслуговування службами готелю.

На картці відмічаються обов'язкові відомості, прізвище проживаючого, номер кімнати і термін проживання. Інші необхідні відомості можуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю.

Візитна картка заповнюється адміністратором на підставі анкети (форма N 1-г) чи реєстраційної картки (форма N 2-г). Візитна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською.

2.4. Форма N 4-г "Рахунок" застосовується при оформленні розрахунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі. Форма використовується при будь-якій формі обробки документа (електронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безготівковому).

Рахунок виписується у двох примірниках. Перший примірник видається проживаючому, другий здається до бухгалтерії.

Графа форми "Послуга" містить перелік основних та додаткових послуг, готелю, наданих проживаючому за звітний період, та податків на ці послуги. Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору, та всього до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях.

2.5. Форма N 5-г "Журнал обліку громадян, які проживають у готелі" застосовується для обліку усіх осіб, що проживають у готелі. Журнал ведеться в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (форма N 1-г) та реєстраційних карток (форма N 2-г).

2.6. Форма N 6-г "Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі" заповнюється адміністратором на підставі реєстраційних карток (форма N 2-г) паспортів та віз. Журнал ведеться в одному примірнику за формою, затвердженою МВС України. По закінченні журнал передається на зберігання да архіву готелю.

2.7. Форма N 7-г "Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів" заповнюється адміністратором на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли у готель, на бронювання номерів.

Юридичними особами заявка на бронювання номерів у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою.

2.8. Форма N 8-г "Касовий звіт" складається касиром (портьє, виконуючим розрахунки) за даними використаних за звітний період рахунків (форма N 4-г) в одному примірнику. Графа форми "Вид платежу" містить перелік послуг готелю, наданих проживаючим за звітний період. Форма щоденно здається да бухгалтерії разом з другими примірниками рахунків (форма N 4-г), контрольною касовою стрічкою ЕККА та контрольною стрічкою терміналу кредитних карток (в разі використання механізованого розрахунку).

2.9. Форма N 9-г "Відомість обліку руху номерів у готелі" заповнюється черговим адміністратором щоденно станом на 9.00 годин і використовується для оперативного обліку звільнення і заселення номерів та проведення ремонтних робіт у номерах.

2.10. Форма N 10-г "Журнал обліку проживаючих на поверсі" щоденно заповнюється черговим по поверху. Форма містить відомості, необхідні покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт.

При проведенні розрахункової операції "Повернення коштів" застосовується наведена схема:

1) адміністратор отримує від проживаючого попередні розрахункові документи;

2) проживаючий готелю подає "Заяву про повернення невикористаних коштів" на ім'я керівництва готелю у довільній формі. Заява є офіційною підставою для повернення коштів;

3) касир (портьє, виконуючий розрахунки) повертає при пред'явленні паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, проживаючому кошти в сумі невикористаного авансу. Розрахунок оформляється розрахунково-касовим ордером;

4) проживаючий готелю отримує розрахункові документи за фактично отримані послуги з відміткою про повернення невикористаного авансу.

4.1. Дизайн форм документів первинного обліку готель вирішує індивідуально на власний розсуд. При цьому дизайн повинен враховувати прикмети особистого фірмового стилю готелю, елементи відомостей про проживаючого та можливість як електронного, так і ручного заповнення документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електронний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному стилі.

4.2. Мета використання конкретної форми обумовлює процедуру виготовлення бланку цієї форми:

- форми документів, що використовують для оформлення реєстрації та розрахунків з проживаючим, повинні бути виготовлені спеціалізованим підприємством з урахуванням вимог щодо якості та дизайну;

- форми документів, що використовуються тільки для внутрішнього обліку, можуть бути роздруковані безпосередньо на підприємстві.

Особливу увагу хотілося б звернути на п.2 наказу, в якому міститься положення про те, що наведені вище форми рекомендуються для застосування готельними господарствами незалежно від підпорядкованості та форми власності. Особливо важливим воно виглядає в умовах відсутності хоча б якихось форм первинного обліку для готелів. Нагадаємо, що наказ Державного комітету будівництва, архітектури і житлової політики України, Державного комітету України по туризму від 30.12.97 р. N 63/53 "Про затвердження форм документів суворої звітності та первинного обліку в готелях України і Порядку використання і заповнення форм документів суворої звітності та первинного обліку в готелях України" втратив чинність згідно з наказом Державного комітету будівництва, архітектури і житлової політики України, Державного комітету молодіжної політики, спорту і туризму України від 24.07.2000 р. N 160/1261 (див."Податки та бухгалтерський облік", 2000, N 49). Тим більше, що ці форми, на наш погляд, виглядають більше ніж прийнятними.