Про затвердження форм документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України та Порядку використання та заповнення форм документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України

Відповідно до доручення Кабінету Міністрів України від 16.05.1997 року N 9827/38 та з метою упорядкування документів суворої звітності і спрощення первинного обліку при наданні готельних послуг громадянам України, іноземцям та особам без громадянства, які проживають у готелях України незалежно від форм власності

1. Затвердити і запровадити форми бланків документів суворої звітності (обліку) (форми NN 4-Г, 9-Г, 10-Г, 13-Г), первинного обліку (форми NN 1-Г, 2-Г, 3-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 11-Г, 12-Г) та Інструкцію про порядок виготовлення, заповнення і застосування форм документів суворої звітності (обліку) та первинного обліку у готелях України, що додаються.

Дозволити використання бланків форм NN 1-Г, 2-Г, 3-Г, 4-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 9-Г, 10-Г, 11-Г, 12-Г, 13-Г і Порядку використання та заповнення форм бланків документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України, які затверджені наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України і Державного комітету України по туризму від 30.12.97 N 63/53, до 31 травня 1999 р.

2. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Мінжитлокомунгоспу УРСР N 98 від 07.07.89 р. "Про затвердження форм первинного обліку для комунальних готелів і квартирно-посередницьких бюро Української РСР і короткі вказівки щодо їх застосування та заповнення".

3. Вважати таким, що не застосовується на території України наказ Держкомітету СРСР з іноземного туризму від 15.01.82 р. N 10 "О введении Инструкции по ведению эксплуатационной документации, учету движения номерного фонда и расчетов за проживание в предприятиях Главинтуриста".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України Г.І.Онищука та заступника Голови Держкомтуризму України Г.П.Науменка.

1.1. Форми документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України розроблено з метою упорядкування та спрощення розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі - громадян), які проживають у готелях і користуються готельними послугами, а також ведення первинного обліку у готелях незалежно від форм власності.

1.2. Порядок визначає використання і заповнення форм документів при проведенні розрахунків з громадянами, які проживають у готелях і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелях.

1.3. Форми документів суворої звітності та первинного обліку є обов'язковими для застосування у готелях незалежно від їхньої відомчої підпорядкованості та форм власності і повинні відповідати технічним умовам їх виготовлення (додаток).

У тих готелях України, в яких первинний облік здійснюється за допомогою автоматизованої комп'ютерної системи, дозволяється зміна структури форм документів первинного обліку зі збереженням вхідних даних обліку.

2.1. Анкета для громадянина України, який прибув до готелю (форма N 1-Г)

Заповнюється громадянином, який прибув у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації.

Після реєстрації документ повертається власнику. Для збереження анкет і роботи з ними в службі прийому та обслуговування готелю повинні бути дві картотеки: в першій зберігаються анкети на громадян, які проживають у готелі, у другій - зберігаються протягом місяця з дня вибуття громадян з готелю, після цього анкети передаються до архіву і зберігаються протягом року, а потім знищуються за актом. Анкети у картотеках розставляються в алфавітному порядку.

2.2. Реєстраційна картка (форма N 2-Г)

Заповнюється іноземцем або особою без громадянства, яка прибула у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців та осіб без громадянства (форма N 6-Г) знищуються за актом.

2.3. Візитна картка гостя на право проживання у готелі (форма N 3-Г)

Візитна картка надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, що знаходяться у готелі.

На числовій сітці візитної картки гостя відмічається період оплати, продовження терміну проживання.

Візитна картка заповнюється портьє (адміністратором) на підставі анкети (форма N 1-Г) чи реєстраційної картки (форма N 2-Г).

2.4. Рахунок (форма N 4-Г)

Рахунок виписується у трьох примірниках (у разі автоматизованої обробки даних - у двох примірниках): перший примірник видається громадянину, який проживає у готелі, другий примірник - разом з "Касовим звітом" (форма N 9-Г) протягом доби здається до бухгалтерії, третій примірник - залишається у касира (касира-оператора) і зберігається до виїзду особи із готелю.

Рахунок заповнюється при оформленні сплати за бронювання, проживання, а також додаткові послуги, що вказані у рахунку. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Рахунок є бланком суворої звітності.

2.5. Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма N 5-Г)

Застосовується для обліку усіх осіб, що проживають у номерах готелю. Журнал заповнюється із зворотом без титульного заголовку.

Журнал ведеться в одному примірнику портьє (адміністратором) на підставі анкет (Форма N 1-Г).

2.6. Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма N 6-Г)

Заповнюється портьє (адміністратором) на підставі реєстраційних карток (форма N 2-Г), паспортів та віз.

Журнал ведеться в одному примірнику портьє (адміністратором).

2.7. Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) (форма N 7-Г)

Заповнюється портьє (адміністратором) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли у готель на бронювання номерів (місць).

Юридичними особами заявка на бронювання номерів (місць) у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється гербовою печаткою.

2.8. Розрахунок оплати за бронювання номерів (місць) та проживання за безготівковим розрахунком (форма N 8-Г)

Титульний лист форми N 8-Г спочатку заповнюється портьє (адміністратором) і передається до бухгалтерії для попереднього розрахунку оплати.

Після того, як кошти надійшли від юридичної особи, яка подала заяву на бронь, бухгалтерія передає форму N 8-Г портьє (адміністратору).

Кінцевий підсумок підбивається після від'їзду проживаючих і є підставою до оплати рахунку після фактичного виконання.

2.9. Касовий звіт (форма N 9-Г)

Складається у двох примірниках касиром (оператором), який виконує розрахунки з громадянами, які проживають у готелі. Перший примірник разом з рахунком (форма N 4-Г) або контрольною касовою стрічкою (при механізованому розрахунку) щоденно здається до бухгалтерії, другий - зберігається у підзвітної особи. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Працівник бухгалтерії звіряє форму N 9-Г з формою N 4-Г.

Касовий звіт є бланком суворої звітності.

2.10. Квитанція за користування автостоянкою готелю (форма N 10-Г)

Виписується на автостоянках готельного комплексу на підставі технічного паспорта та документа, що засвідчує особу, при прийманні та видачі автотранспортного засобу у двох примірниках: перший примірник квитанції видається платнику, другий - здається до бухгалтерії. У квитанції суми оплати і тариф вписуються: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Квитанція є бланком суворої звітності.

2.11. Відомість обліку руху номерів та місць у готелі станом на 9.00 (форма N 11-Г)

Для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах, форма N 11-Г заповнюється черговим портьє (адміністратором) щоденно станом на 9.00.

2.12. Журнал оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі (форма N 12-Г)

Заповнюється черговим по поверху.

2.13. Корінець квитанції на приймання речей до камери схову (форма N 13-Г)

Заповнюється комірником камери схову в готелі у двох примірниках: один залишається у комірника, другий видається громадянину, який здав речі до схову, і пред'являється комірнику тоді, коли потрібно їх забрати.

Примітки: 1. Журнал обліку іноземних громадян повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою і підписом керівника готелю та зареєстрований в канцелярії.

2. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного паспорта для готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу.

3. Всі записи в журналі повинні проводитись акуратно, виправлення мають прочитуватись.