ПОЛОЖЕННЯ
про відділ оптимізації внутрішніх процесів діяльності Міністерства департаменту внутрішнього аудиту
1. Загальні положення
1.1. Відділ оптимізації внутрішніх процесів діяльності Міністерства (далі - відділ) у складі департаменту внутрішнього аудиту (далі - департамент) є структурним підрозділом апарату Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (далі - Мінекономіки).
1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, а також Бюджетним кодексом України, Порядком здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 (далі - Порядок № 1001), Стандартами внутрішнього аудиту, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 № 1247, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.10.2011 за № 1219/19957 (далі - Стандарти внутрішнього аудиту), Кодексом етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту , затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2011 № 1217, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.10.2011 за № 1195/19933, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономіки, Положенням про департамент внутрішнього аудиту, цим Положенням та дорученнями керівництва Мінекономіки.
1.3. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Мінекономіки.
1.4. Співробітники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.
2. Завдання та функції відділу
2.1. Завданнями відділу є надання Міністру об'єктивних і незалежних висновків та рекомендацій щодо:
- функціонування системи внутрішнього контролю та її вдосконалення;
- удосконалення системи управління;
2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
організовує та здійснює заходи з аналізу робочих процесів і процедур у діяльності Мінекономіки, складає за його результатами об'єктивні та незалежні висновки та рекомендації щодо удосконалення системи управління, функціонування та удосконалення системи внутрішнього контролю, а також складає паспорти та плани оптимізації робочих процесів та процедур;
готує об'єктивні та незалежні висновки та рекомендації щодо функціонування та удосконалення системи внутрішнього контролю та удосконалення системи управління;
взаємодіє з іншими структурними підрозділами Міністерства, з питань здійснення заходів з аналізу робочих процесів і процедур, складання паспортів та планів оптимізації робочих процесів та процедур.
подає паспорти та плани оптимізації процесів та процедур на погодження Секретаріатом Кабінету Міністрів України;
розробляє та опрацьовує проекти нормативно-правових актів з питань, що належать до компетенції відділу;
надає пропозиції директору департаменту щодо визначення заходів для впровадження плану з оптимізації робочих процесів та процедур;
виконує інші функції відповідно до компетенції відділу.
3. Права відділу
Відділ для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:
на повний та безперешкодний доступ до документів, інформації та баз даних, які стосуються обраного робочого процесу;
проводити анкетування, опитування та інтерв'ювання працівників Мінекономіки (учасників процесу), що стосуються виявлення всіх можливих варіантів здійснення процесу на практиці (за згодою);
ініціювати перед директором департаменту залучення експертів, працівників інших державних органів, які можуть запропонувати успішний досвід вдосконалення відповідних робочих процесів та процедур;
надавати пропозиції директору департаменту щодо визначення робочого процесу, що потребує удосконалення (оптимізації);
ініціювати скликання нарад, утворення робочих груп з питань, що належать до його компетенції;
за дорученням керівництва департаменту брати участь у засіданнях колегії Мінекономіки, інших дорадчих і колегіальних органів Мінекономіки, нарадах, конференціях та семінарах у разі розгляду на них питань, що належать до компетенції відділу.
4. Керівництво відділу
4.1. Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар Мінекономіки.
4.2. Начальник відділу повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.
4.3. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту внутрішнього аудиту.
4.4. Начальник відділу:
забезпечує:
- складення та виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту; проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту;
- здійснення заходів щодо врахування рекомендацій, наданих Мінфіном за результатами оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту;
здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;
організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономіки та директора департаменту, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;
забезпечує в межах компетенції виконання вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю" , уживає заходів щодо збереження службової інформації у відділі;
забезпечує додержання співробітниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку;
за дорученням керівництва Мінекономіки та директора департаменту внутрішнього аудиту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;
у своєму безпосередньому підпорядкуванні має заступника начальника відділу, який у разі відсутності начальника відділу виконує його обов'язки;
визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки державних службовців відділу, підписує посадові інструкції працівників відділу;
забезпечує разом з департаментом кадрового забезпечення роботу у відділі з добору, розстановки кадрів та їх професійного розвитку;
погоджує заяви про переведення, стажування, звільнення державних службовців відділу, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;
погоджує подання, підготовлене департаментом кадрового забезпечення, про присвоєння чергового рангу державним службовцям які знаходяться у його безпосередньому підпорядкуванні;
здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців відділу.
4.5. Начальник відділу і його заступник мають право підпису документів з питань, що належать до компетенції відділу, які надсилаються від імені відділу на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономіки, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства розвитку
економіки, торгівлі та сільського
господарства України
13.02.2020 № 225
ПОЛОЖЕННЯ
про сектор планування, моніторингу та звітності департаменту внутрішнього аудиту
1. Загальні положення
1.1. Сектор планування, моніторингу та звітності (далі - сектор) у складі департаменту внутрішнього аудиту (далі - департамент) є структурним підрозділом апарату Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (далі - Мінекономіки).
1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, а також Бюджетним кодексом України, Порядком здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 (далі - Порядок № 1001), Стандартами внутрішнього аудиту, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 № 1247, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.10.2011 за № 1219/19957 (далі - Стандарти внутрішнього аудиту), Кодексом етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту , затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2011 № 1217, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.10.2011 за № 1195/19933, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономіки, Положенням про департамент внутрішнього аудиту, цим Положенням та дорученнями керівництва Мінекономіки.
1.2. Чисельність сектору визначається відповідно до штатного розпису Мінекономіки.
1.3. Співробітники сектору здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.
2. Завдання та функції сектору
2.1. Завданнями сектору є:
організація та здійснення планування діяльності з внутрішнього аудиту;
забезпечення організації здійснення моніторингу результатів упровадження рекомендацій;
забезпечення підготовки та своєчасного подання звіту про результати діяльності департаменту.
2.2. Сектор відповідно покладених на нього завдань:
здійснює розробку з урахуванням вимог Стандартів з внутрішнього аудиту та відповідного законодавства проектів внутрішніх документів Мінекономіки з питань внутрішнього аудиту та їх актуалізацію;
визначає простір аудиту, його формалізує та документує шляхом ведення бази даних, а також забезпечує систематичне оновлення інформації у базі даних щодо простору внутрішнього аудиту;
формує стратегічний та операційні плани діяльності з внутрішнього аудиту, вносить зміни до них, забезпечує своєчасне їх затвердження та направлення до Мінфіну;
узагальнює та аналізує інформацію щодо виконання (урахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішнього аудиту;
здійснює в департаменті внутрішній контроль та управління ризиками;
взаємодіє з іншими структурними підрозділами Міністерства, суб'єктами господарювання, іншими державними органами, підприємствами, їх об'єднаннями, установами та організаціями з питань планування діяльності з внутрішнього аудиту, моніторингу виконання (урахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішнього аудиту та звітування про результати діяльності департаменту;
формує та забезпечує своєчасне звітування про результати діяльності департаменту відповідно до вимог Порядку № 1001та Стандартів внутрішнього аудиту;
розробляє та опрацьовує проекти нормативно-правових актів з питань, що належать до компетенції сектору;
виконує інші функції відповідно до компетенції сектору;
3. Права сектору
Сектор для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:
на повний та безперешкодний доступ до документів, інформації та баз даних, які стосуються виконання сектором завдань, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку;
готувати запити та одержувати від структурних підрозділів Мінекономіки, державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, інших юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання завдань сектору;
за дорученням керівництва департаменту внутрішнього аудиту організовувати проведення нарад з питань, що належать до компетенції сектору;
за дорученням керівництва департаменту внутрішнього аудиту брати участь у засіданнях колегії Мінекономіки, інших дорадчих і колегіальних органів Міністерства, нарадах, конференціях та семінарах у разі розгляду на них питань, що належать до компетенції сектору.
4. Керівництво сектору
4.1. Сектор очолює завідувач, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар Мінекономіки.
4.2. Завідувач сектору повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.
4.3. Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований директору департаменту внутрішнього аудиту.
4.4. Завідувач сектору:
забезпечує:
- надання пропозицій директору департаменту щодо планування діяльності з внутрішнього аудиту, моніторингу виконання (урахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішнього аудиту та звітування про результати діяльності департаменту;
- розробку з урахуванням вимог Стандартів з внутрішнього аудиту та відповідного законодавства проектів внутрішніх документів Мінекономіки з питань внутрішнього аудиту та їх актуалізацію;
- визначення простору аудиту, ведення бази даних та систематичне оновлення інформації у базі даних щодо простору внутрішнього аудиту;
- формування стратегічного та операційних планів діяльності з внутрішнього аудиту, внесення змін до них, своєчасне їх затвердження та направлення до Мінфіну;
- узагальнення та аналіз інформації щодо виконання (урахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішнього аудиту;
- здійснення в департаменті внутрішнього контролю та управління ризиками;
- ужиття заходів щодо зменшення ризиків впливу на незалежність та/або об'єктивність співробітників сектору;
- підготовку та своєчасне подання звіту про результати діяльності департаменту відповідно до вимог Порядку № 1001 та Стандартів внутрішнього аудиту;
- складення та виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту; проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту;
- здійснення заходів щодо врахування рекомендацій, наданих Мінфіном за результатами оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту;
- ужиття заходів щодо запобігання неправомірному втручанню третіх осіб у будь-які питання, пов'язані зі здійсненням діяльності з внутрішнього аудиту, у тому числі щодо планування діяльності з внутрішнього аудиту та підготовки звіту про його результати;
- підготовку та подання директору департаменту інформації про розміщення на офіційному веб-сайті Мінекономіки інформації з питань, що належать до компетенції департаменту;
здійснює керівництво роботою сектору і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;
організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономіки та директора департаменту, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у секторі;
з метою забезпечення обміну інформацією, що необхідна для здійснення планування діяльності з внутрішнього аудиту, моніторингу виконання (урахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішнього аудиту та звітування про результати діяльності департаменту взаємодіє з іншими самостійними структурними підрозділами Мінекономіки та в межах своїх повноважень - з іншими державними органами, підприємствами, установами, організаціями відповідно до законодавства;
забезпечує в межах компетенції виконання вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю" , уживає заходів щодо збереження службової інформації у секторі;
відповідає за стан пожежної безпеки в приміщенні сектору та здійснює контроль за виконанням правил пожежної безпеки;
забезпечує додержання співробітниками сектору правил внутрішнього службового розпорядку;
за дорученням керівництва Мінекономіки та директора департаменту внутрішнього аудиту здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях з питань, що належать до компетенції сектору;
визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки співробітників сектору, підписує посадові інструкції працівників сектору;
забезпечує разом з департаментом кадрового забезпечення роботу у секторі з добору, розстановки кадрів та їх професійного розвитку;
погоджує заяви про переведення, стажування, звільнення державних службовців сектору, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;
погоджує подання, підготовлене департаментом кадрового забезпечення, про присвоєння чергового рангу державним службовцям, які знаходяться у його безпосередньому підпорядкуванні;
здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців сектору;
повинен запобігати виникненню конфлікту інтересів у діяльності співробітників сектору, а в разі його виникнення - протягом двох робочих днів сприяти його оперативному розв'язанню.
4.6. Завідувач сектору має право підпису документів з питань, що належать до компетенції сектору, які надсилаються від імені сектору на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономіки, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.
( Текст взято з сайту Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України http://www.me.gov.ua )
