12.3. У протоколі засідання виборчої комісії повинні бути відображені зміст та номер постанови, протоколу чи акта, які були відповідно прийняті або складені на засіданні виборчої комісії.
12.4. Протокол засідання виборчої комісії оформляє секретар комісії (секретар засідання).
12.5. До протоколу засідання виборчої комісії долучаються оригінали постанов, прийнятих на цьому засіданні, додатки до них, якщо такі були, інші документи щодо розглянутих на засіданні питань, а також, за наявності, викладені в письмовій формі окремі думки членів виборчої комісії щодо ухвалених комісією рішень.
Окремі думки членів комісії є невід’ємною частиною протоколу засідання виборчої комісії.
12.6. Протокол засідання виборчої комісії підписує головуючий на засіданні та секретар комісії (секретар засідання). У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документ.
12.7. Протокол засідання виборчої комісії надається для ознайомлення членам комісії на їх вимогу не пізніше наступного засідання комісії, при цьому член комісії має право його підписати.
12.8. Протокол засідання виборчої комісії надається для ознайомлення суб’єкту виборчого процесу на його вимогу не пізніше наступного засідання комісії.
13. Реєстрація і розгляд документів та звернень, що надходять до виборчої комісії
13.1. Під час реєстрації та розгляду документів і звернень, що надходять до виборчої комісії, комісія керується Кодексом, іншими актами законодавства України, постановами Центральної виборчої комісії та цим Порядком.
13.2. Документи та звернення, що надходять до виборчої комісії, мають право приймати голова комісії, заступник голови комісії, секретар комісії або інші члени комісії, уповноважені на це її рішенням.
13.3. Документи та звернення до виборчої комісії надсилаються поштою чи подаються до комісії особисто або через уповноважену особу, якщо її повноваження підтверджені відповідно до законодавства України.
Документи, передбачені Кодексом, можуть подаватися до виборчої комісії у формі електронного документа з урахуванням особливостей, передбачених Кодексом. У такому разі документи повинні відповідати вимогам Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги". Відповідальність за достовірність копій документів, що подаються до виборчих комісій у електронній формі, несе особа, яка засвідчує документ своїм кваліфікованим електронним підписом.
У міжвиборчий період голова територіальної виборчої комісії або інший член цієї виборчої комісії, визначений її рішенням, щотижня перевіряє надходження документів та звернень до виборчої комісії.
13.4. Документи, звернення реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).
13.5. Заяви виборців про бажання голосувати за місцем перебування реєструються дільничною виборчою комісією в окремому журналі, форму якого встановлено постановою Центральної виборчої комісії від 8 липня 2020 року № 134.
13.6. Особа, яка подає документи, звернення до виборчої комісії, пише опис, в якому вказує своє прізвище, ім’я, по батькові, короткий опис поданих документів із зазначенням кількості аркушів, дати та часу їх подання. Опис зберігається разом із поданими документами.
13.7. Документи, що надходять до виборчої комісії факсимільним зв’язком або електронною поштою, також реєструються.
13.8. Не реєструються у виборчій комісії анонімні, вітальні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.
13.9. Реєстраційний (вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів, заяв і скарг, та дата надходження зазначаються у правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (крім місця, визначеного для підшивки).
13.10. У разі повторного надходження документа, звернення після присвоєння чергового реєстраційного номера у правій верхній частині їх першого аркуша робиться напис "повторно".
13.11. Якщо під час розпечатування конверта з документом, зверненням виявлено відсутність чи пошкодження документа, звернення або їх окремих частин, невідповідність номера документа, звернення номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймає документ, звернення складає акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий долучається до документа, звернення, що залишаються у виборчій комісії.
Конверти, в яких надійшли документи, додаються до звернення.
13.12. Зареєстровані документи, звернення в день їх реєстрації подаються голові комісії (в разі відсутності голови комісії - заступнику голови), який дає відповідні доручення членам комісії та залученим спеціалістам, експертам щодо їх попереднього розгляду та підготовки відповіді.
13.13. За підсумками попереднього розгляду документа, звернення член комісії у разі необхідності розгляду питання на засіданні комісії готує проєкт постанови відповідно до пункту 4.7 цього Порядку, про що інформує голову комісії (у разі його відсутності - заступника голови комісії).
Якщо звернення не потребує прийняття рішення виборчою комісією, суб’єкту звернення може бути надана відповідь за підписом голови комісії (заступника голови).
13.14. Строки та порядок розгляду документів, звернень, що надійшли до виборчої комісії під час виборчого процесу, встановлено Кодексом, іншими законами України та відповідними актами Центральної виборчої комісії.
Документи, звернення, які надійшли до територіальної виборчої комісії поза межами виборчого процесу, розглядаються у строки, встановлені законодавством України для розгляду відповідних документів, звернень. Якщо законодавством відповідні строки не встановлені, документи, звернення мають бути розглянутими не більше ніж упродовж 30 днів з дня надходження.
13.15. Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.
13.16. Особистий прийом громадян проводиться головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії та іншими членами комісії згідно з графіком прийому громадян, установленим виборчою комісією.
13.17. Реєстрація осіб, які звернулися до виборчої комісії для особистого прийому, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії (додаток 4).
13.18. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому для розгляду письмових звернень.
13.19. Контроль за виконанням документів, звернень, який передбачає безпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що перебувають на контролі, дотримання встановлених строків виконання здійснює секретар комісії.
13.20. Про виконання документів, звернень робиться відмітка у відповідній графі журналу обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії (додаток 4) та журналу реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).
Про виконання документа секретар комісії інформує голову комісії.
14. Підготовка, оформлення і відправлення вихідних документів
14.1. Текст вихідного документа викладається державною мовою, зрозуміло, стисло, аргументовано, що забезпечує чітке та однозначне сприйняття інформації, що в них міститься.
Відповідь на документ (лист), звернення повинна містити посилання на номер (за наявності) і дату документа (листа), звернення, на які дається відповідь.
На лицьовому боці останнього аркуша документа (листа), звернення у його лівому нижньому куті вказуються прізвище та ініціали імені та по батькові виконавця, номер його телефону.
14.2. Кожний вихідний документ підписує голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії із зазначенням його прізвища та ініціала імені.
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади в комісії.
14.3. Дата складення, підписання, прийняття чи затвердження документа зазначається цифрами, як правило, під час оформлення листів, довідок, звернень тощо (07.08.2020) або цифрами та словами під час оформлення постанов, протоколів виборчої комісії та фінансових документів (7 серпня 2020 року).
14.4. Назва установи, організації, партії, місцевої організації партії у вихідних документах виборчої комісії зазначається у називному відмінку, наприклад:
| Київська міська рада |
У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, найменування установи зазначається в родовому відмінку, а посада, прізвище - у давальному відмінку, далі - ініціали імені та по батькові, наприклад:
| Начальнику Управління Міністерства внутрішніх справ України у Вінницькій області ІВАНЕНКУ С.М. |
Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого - четвертого адресатів не пишеться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Адреса зазначається у правій верхній частині документа.
14.5. Реквізит "Адресат" разовому кореспонденту має містити повну адресу, написання якої повинно відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270, наприклад:
| Редакція газети "Український шлях" вул. Левицького, 67, м. Львів, 79066 |
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище та ініціали імені та по батькові одержувача, а потім його поштова адреса, наприклад:
| СЕРГІЄНКУ В.П. майдан Незалежності, 1, кв. 3, м. Хмельницький, 80077 |
14.6. Внесення до підписаного документа будь-яких виправлень або доповнень без застережень не допускається. У разі внесення виправлення чи доповнення до тексту документа повинні робитися відповідні застереження особою, яка підписала цей документ.
14.7. Вихідні документи відправляє секретар комісії у день їх підписання або не пізніше наступного календарного дня, якщо інше не встановлено законодавством України.
Кореспонденція особистого характеру, не пов’язана з виконанням службових обов’язків у виборчій комісії, відправленню не підлягає.
14.8. Вихідні документи виготовляються в кількості примірників відповідно до числа адресатів. Копія вихідного документа обов’язково залишається у виборчій комісії та зберігається для включення її до відповідної справи, оформленої згідно із затвердженою номенклатурою справ.
14.9. Документ надсилається або передається адресату після його реєстрації в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).
У лівій верхній частині першого аркуша документа зазначаються реєстраційний (вихідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації, та дата відправлення.
14.10. Під час відправлення вихідних документів перевіряються:
правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність у документі посилання на додатки;
наявність усіх додатків до документа, зазначених у тексті;
відповідність кількості примірників вихідного документа кількості адресатів.
14.11. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресату, вкладаються разом із засвідченим печаткою виборчої комісії окремим описом вкладеного в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням реєстраційних вихідних номерів усіх вкладених документів. Копія окремого опису вкладеного залишається в комісії.
14.12. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то виготовляється і відправляється відповідна кількість його копій.
14.13. У журналі реєстрації документів, заяв і скарг виборчої комісії (додаток 5) зазначаються номер вихідного документа, дата відправлення, назва або короткий зміст документа.
14.14. Залежно від характеру і терміновості відправлення документи надсилаються адресату поштою, спецзв’язком.
Для забезпечення термінового інформування документи можуть надсилатися адресату факсимільним зв’язком та електронною поштою з подальшим надсиланням їх оригіналів.
Терміновість відправлення документів визначає голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії або секретар комісії.
У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату з дозволу голови комісії (в разі його відсутності - заступника голови комісії або секретаря комісії) допускається видача документів відповідним уповноваженим особам адресата під розписку.
15. Печатка та штампи виборчої комісії
15.1. Окружні, територіальні та дільничні виборчі комісії мають власні печатки, зразки яких затверджено Центральною виборчою комісією.
Порядок виготовлення, передачі, зберігання та використання печаток окружних, територіальних і дільничних виборчих комісій затверджується Центральною виборчою комісією.
15.2. У передбачених Кодексом випадках для внесення змін до виборчого бюлетеня дільничними виборчими комісіями використовується штамп "Вибув".
15.3. Виборчі комісії можуть мати інші штампи (для реєстрації кореспонденції, засвідчення правильності копії документа тощо), які використовують у своїй роботі.
16. Фінансове і матеріально-технічне забезпечення діяльності виборчої комісії
16.1. Фінансове забезпечення діяльності окружних та дільничних виборчих комісій з виборів Президента України та з виборів народних депутатів України здійснюється відповідно до Кодексу за рахунок коштів Державного бюджету України, виділених на підготовку і проведення виборів Президента України та народних депутатів України.
Фінансування виборчих комісій з виборів Президента України та з виборів народних депутатів України здійснюється в порядку, встановленому Центральною виборчою комісією спільно з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики.
16.2. Фінансове забезпечення діяльності територіальних та дільничних виборчих комісій під час підготовки і проведення чергових та перших місцевих виборів, позачергових, додаткових виборів депутатів, сільських, селищних, міських голів здійснюється за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету, отриманих як цільова субвенція з Державного бюджету України, а під час усіх інших видів місцевих виборів - за рахунок коштів відповідних місцевих бюджетів.
У період поза виборчим процесом забезпечення діяльності територіальної виборчої комісії щодо виконання нею повноважень здійснюється за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету.
Фінансування виборчих комісій з місцевих виборів здійснюється в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
16.3. Місцеві органи виконавчої влади, органи влади Автономної Республіки Крим та органи місцевого самоврядування або інші органи (посадові особи), які відповідно до закону здійснюють їх повноваження, їх посадові та службові особи зобов’язані сприяти виборчим комісіям у реалізації їх повноважень, зокрема:
надавати необхідні приміщення для організації роботи виборчих комісій та проведення голосування відповідно до вимог Кодексу та актів Центральної виборчої комісії;
забезпечувати охорону приміщень виборчих комісій, виборчих бюлетенів та іншої виборчої документації;
надавати згідно з установленими Центральною виборчою комісією нормами та переліком транспортні засоби, засоби зв’язку, обладнання, інвентар, оргтехніку, що підлягають поверненню після припинення повноважень виборчих комісій.
16.4. Органи Національної поліції України зобов’язані не пізніш як за вісім днів до дня виборів забезпечити цілодобову охорону приміщень виборчих комісій (територіальних виборчих комісій - за їх зверненнями), а також у разі необхідності, за зверненням Центральної виборчої комісії, - органів ведення Державного реєстру виборців.
16.5. На будівлі, в якій розміщується виборча комісія, встановлюється вивіска, виготовлена за зразком, затвердженим Центральною виборчою комісією.
17. Заключні положення
Інші питання організації роботи виборчих комісій регулюються Кодексом, іншими актами законодавства та актами Центральної виборчої комісії.
| Секретар Центральної виборчої комісії | О.ГАТАУЛЛІНА |
( Додатки №№ 1-5 до Порядку )( Див. текст )