ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ
Н А К А З
| N 140-Ц від 13.03.2001 |
( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Державної адміністрації залізничного транспорту N 72-Ц від 12.04.2005 )
Про заходи щодо покращання договірної роботи на залізницях України
Станом на 21.02.2001 р. була проведена інвентаризація всіх діючих у 2001 р. договорів на залізницях, Укрзалізниці, ЦХП.
Проведена робота показала: на залізницях порушується порядок укладання договорів, проведення цінового, фінансового, правового контролю по договірній роботі, порядок реєстрацій договорів.
На залізницях немає єдиного порядку реєстрації договорів і зберігання оригіналів документів.
Не всі договори на капітальне будівництво, на придбання рухомого складу, машин, механізмів та обладнання, на модернізацію та капітальний ремонт підрядним способом, згідно з діючим порядком, незалежно від суми договору, проходять через постійно діючу комісію Укрзалізниці. Залізницями не представлено на розгляд комісії Укрзалізниці 43 договори на загальну суму 14 млн. грн.
Мають місце випадки, коли договори укладаються з порушенням ліміту фінансування, що призводить до перевищення сум укладених договорів до плану фінансування.
По залізницях має місце закупка однотипних матеріалів з розбіжністю ціни, як по регіонах, так і по одному постачальнику.
З метою усунення виявлених недоліків, впорядкування договірної, цінової та правової роботи на підприємствах залізничного транспорту
НАКАЗУЮ:
1. Начальникам залізниць щоквартально, до 20 числа місяця, наступного за звітним, проводити інвентаризацію діючих договорів (по виробничій та невиробничій сферах).
2. Головному управлінню матеріально-технічного забезпечення, Головному фінансово-економічному управлінню щомісячно проводити аналіз закупівельних цін по основній групі товарів.
3. Заборонити укладати нові договори з контрагентами до погашення заборгованості за попередніми договорами.
Направляти рухомий склад в ремонт лише при наявності фінансування, виконання попередніх обсягів ремонту та погашення заборгованості залізниці за ремонт.
4. Начальникам залізниць покласти на служби, відокремлені підрозділи відповідальність за якість маркетингової роботи, контроль за ходом укладання та дотримання порядку цінового, фінансового контролю та обліку, виконання договорів, з визначенням відповідальної особи за кожним договором окремо.
5. Начальникам Головних управлінь, управлінь Укрзалізниці запровадити наступну схему фінансового контролю:
- контроль Укрзалізниці за використанням коштів, які залишаються в розпорядженні залізниць, до визначеного права залізниць на укладання договорів згідно з планом фінансування по напрямках, в т. ч. по номенклатурі ТМЦ - головні управління Укрзалізниці по своїх господарствах;
- капітальні вкладення - ЦКВ;
- послуги водо-, тепло-, газопостачання - ЦТех (на побут), ЦТ (на виробничі потреби);
- електропостачання - ЦЕ;
- централізоване постачання, постачання ТМЦ - ЦХ;
5.1. Загальний фінансовий контроль - ЦФ, ЦЗЕ.
6. Заборонити начальникам залізниць видавати довіреності начальникам відокремлених підрозділів на підписання господарських договорів.
Начальникам залізниць відкликати всі раніше видані начальникам відокремлених підрозділів довіреності на укладання договорів.
7. Начальникам залізниць запровадити наступну схему проходження договорів при їх укладанні:
7.1. Укладення господарських договорів (контрактів) здійснюється відповідно до чинного законодавства України та Статуту залізниці;
7.2. Господарські договори (контракти) мають право підписувати начальник залізниці - на підставі Статуту залізниці, головний інженер, заступники начальника залізниці від імені залізниці в межах наданих повноважень - на підставі довіреності начальника залізниці.
Зовнішньоекономічні договори (контракти) підписують відповідно до ст. 6 Закону України "Про зовнішньоекономічну діяльність" (зі змінами та доповненнями) начальник залізниці або його представник.
Повноваження представника на укладання зовнішньоекономічного договору (контракту) засвідчуються довіреністю.
7.3. Служба, яка виступає з ініціативою про необхідність укладення договору (контракту) та відповідальна за його виконання:
7.3.1. Проводить попередню перевірку умов проектів договорів (контрактів), їх економічної ефективності та доцільності, копії статутних документів контрагентів та готує такі документи:
Проект договору разом з техніко-економічним обгрунтуванням, в якому обов'язково відображаються питання щодо потреби укладання договору (контракту), обгрунтування його вартості;
Свідоцтво про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності юридичної особи;
Свідоцтво про реєстрацію платника податку на додану вартість;
Витяг із Статуту підприємства щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;
Довідку від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок контрагента, з зазначенням всіх банківських реквізитів (розрахунковий рахунок; МФО; код ЄДРПОУ);
Для іноземного суб'єкта господарської діяльності - свідоцтво про відкриття представництва на території України, видане Мінекономіки України.
7.3.2. Готує техніко-економічне обгрунтування, в якому обов'язково відображаються питання, щодо потреби в продукції, обгрунтування договірної вартості (ціни) продукції.
7.3.3. Забезпечує технічне супроводження договірних (контрактних) зобов'язань, своєчасно приймає відповідне рішення при порушенні умов договорів (контрактів); інформує договірний відділ та юридичну службу про хід виконання договорів (контрактів).
7.3.4. Готує матеріали для пред'явлення претензій до контрагентів, що порушують умови договорів (контрактів).
7.4. Фінансово-економічна служба залізниці, згідно з поданням служби, яка вказана в п. 7.3 цього наказу, проводить:
7.4.1. Узгодження наявності права на укладання договорів згідно з планом фінансування (договірний відділ).
7.4.2. Узгодження запропонованої ціни (ціновий відділ).
7.4.3. Остаточне узгодження умов постачання, розрахунків, штрафних санкцій, тощо (договірний відділ).
Договірний відділ залізниці веде базу даних договорів залізниці, проводить аналіз стану укладання та фінансування договорів у розрізі служб.
7.4.4. Візування проекту договору (начальник фінансово-економічної служби залізниці).
7.5. Всі укладені господарські договори (контракти) реєструються в юридичній службі.
Встановити єдину реєстрацію договорів Укрзалізниці за ознаками реєстрації в номері договору:
- залізниця (Донецька - Д, Львівська - Л, Одеська - ОД, Придніпровська - ПР, Південна - П, Південно-Західна - ПЗ, ДП "Укрзалізничпостач" - ЦХП);
- служба-замовник (за телеграфним індексом);
- рік укладання;
- номер за порядком;
- НЮ - ознака реєстрації в юридичній службі. Приклад: Д/В01123/НЮ: Донецька залізниця, служба В, 2001 рік укладання договору, номер за порядком - 123.
- д - додаткова угода по договору.
Приклад: Д/В-01123/НЮ-д-1: Донецька залізниця, служба В, 2001 рік укладання договору, номер за порядком - 123, додаткова угода N 1.
7.6. Служба-замовник повідомляє договірний та ціновий відділи про результати роботи по укладанню договору.
7.7. Начальники служб несуть персональну відповідальність щодо проходження договорів при їх укладанні згідно з п.п. 7.1-7.6 даного наказу.
7.8. Оплата та фінансування за договорами здійснюється залізницею тільки при наявності реєстраційного номера, встановленого п. 7.5 даного наказу.
Начальникам залізниць забезпечити зберігання оригіналів договорів та доповнень до них у юридичній службі, яка несе відповідальність за їх збереження.
8. Заборонити, під персональну відповідальність керівників служб та відокремлених підрозділів, придбання товарно-матеріальних цінностей, отримання послуг по рахунках та листах на суму вище 1000 гривень без укладання договорів.
9. Заборонити укладання договорів без погодження з відділами по контролю за цінами, договірними відділами та юридичними службами.
10. Дозволяється, під особисту відповідальність керівника підприємства, здійснювати оплату наступних рахунків без погодження з відділом цін:
- на закупівлю продуктів харчування;
- на оплату підписки періодичних видань, технічної літератури (до рахунків додається перелік з цінами і кількістю);
- на оплату комунальних послуг;
- на оплату медикаментів для поповнення аптечок (до рахунків додається перелік з цінами і кількістю);
- на послуги державних установ, де діють загальнодержавні розцінки;
- на придбання бланків обліку і звітності;
- на оплату за розхідний матеріал для копіювальної та обчислювальної техніки;
- оплату технічного обслуговування копіювальної та обчислювальної техніки (для населених пунктів, де існує тільки одне підприємство, яке має право виконувати ці роботи);
- на оплату послуг МВС по охоронній сигналізації;
- на оплату запасних частин до авто-тракторної техніки;
- на загальну суму до 1000 грн.
11. Щомісячно надавати звіти до відділу цін про оплачені рахунки для проведення аналізу.
12. Дозволяється укладати договори на комунальні послуги, засоби зв'язку, розрахункове обслуговування "Експрес-Банку", послуги водо, тепло-, електро-, газопостачання без узгодження комісій Укрзалізниці та ДП "Укрзалізничпостач".
13. ЦІС, ЦФ, ЦХ ЦКВ, ЦТех, ЦЗЕ для забезпечення дійового контролю за договірною роботою в термін до 20.03.2001 р. розробити та впровадити автоматизовану інформаційну систему повного контролю та обліку за договірною і ціновою роботою.
14. Начальникам Головних управлінь, управлінь Укрзалізниці призначити відповідальних за договірну роботу по своїх господарствах.
15. Для вирішення покладених завдань начальникам залізниць, начальнику ЩС, начальнику ДП "Укрзалізничпостач" забезпечити договірні відділи залізниць, Укрзалізниці, ДП "Укрзалізничпостач" необхідними засобами зв'язку (телефони, факси), обчислювальною технікою, прикладними програмами (Ліга, Інтернет, Lotus) та укомплектувати працівниками в повному обсязі ці відділи згідно з штатним розкладом.
16. ЩС, ЦХ, ЦХП, ЦФ, ЦЗТ у термін до 01.04.2001 р. відкрити офіційний сайт Укрзалізниці та забезпечити розміщення на ньому інформації ДП "Укрзалізничпостач", залізниць, служб, які відповідають за придбання ТМЦ, щодо необхідних обсягів, номенклатури товару та комерційних пропозицій.
З метою забезпечення підприємств залізничного транспорту необхідними матеріально-технічними ресурсами начальнику ДП "Укрзалізничпостач", начальникам залізниць забезпечити аналіз та проведення маркетингу по інформації, наданій на сайті Укрзалізниці.
17. ЦЮ, ЦКВ, ЦХ, ЦФ до 20.03.2001 р. внести зміни та доповнення в накази Укрзалізниці NN 261-Ц, 428-Ц, 246-Ц, 373-Ц, враховуючи вимоги даного наказу.
18. Контроль за виконанням даного наказу покладаю на заступника Генерального директора Укрзалізниці Горілея С. В.
Надруковано: "Транспорт України", N 7, 17 квітня 2001 р.