Про особливості застосування наказів Головдержслужби, що регулюють питання проходження електронного безпаперового документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, та посилення відповідальності за їх виконання

З метою упорядкування процесів паперового та електронного безпаперового документообігів, уникнення можливих суперечностей у застосуванні окремих наказів Головдержслужби України з цих питань, а також посилення відповідальності працівників за їх виконання

1. Встановити, що до внесення відповідних змін до Інструкції з діловодства Головного управління державної служби України, затвердженої наказом Головдержслужби України від 20.07.2006 року N 262, інших наказів Головдержслужби України, що регулюють питання проходження паперового документообігу, у разі виникнення суперечностей між їх вимогами та вимогами, визначеними наказом Головдержслужби України від 02.03.2009 року N 60, іншими наказами, що регулюють питання проходження електронного безпаперового документообігу, застосовуються останні.

2. Попередити працівників центрального апарату та територіальних органів Головдержслужби України про персональну відповідальність за недопущення наступних дій:

виконання функцій, передбачених посадовими рольовими інструкціями для інших посад;

створення керівником власних електронних резолюцій без накладання на них особистого електронного цифрового підпису;

відправлення не підписаних електронним цифровим підписом електронних документів іншим працівником, а також розгляд таких документів у разі їх надходження;

доведення до виконавців в електронній формі документів, що повинні доводитись лише у паперовій формі;

доведення до виконавців у паперовій формі документів, що повинні доводитись лише у електронній формі;

затримання розгляду працівником електронного документа, що надійшов до нього, понад 8 годин робочого часу без поважних причин;

неподання у визначений термін до Адміністратора системи електронного документообігу Головдержслужби України директором департаменту, начальниками управлінь інформації про відсутність підпорядкованих їм начальників відділів і завідувачів секторів та покладання виконання їх обов'язків на інших осіб;

порушення вимог наказу Головдержслужби від 05.01.2010 року N 1;

дії чи бездіяльність, що призвела до порушення термінів виконання або унеможливлення виконання заходів, передбачених Планом-графіком інтеграції територіальних органів Головдержслужби до системи електронного документообігу Головдержслужби, наказу Головдержслужби від 05.01.2010 року N 1.

3. Установити, що підготовка документа у паперовому вигляді без використання відомчої системи електронного документообігу допускається лише з дозволу Начальника Головдержслужби або особи, яка виконує його обов'язки.

4. Адміністративно-фінансовому департаменту ознайомити з цим наказом під розпис першого заступника Начальника Головдержслужби, заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів Головдержслужби України, інших працівників центрального апарату Головдержслужби України.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.