Про затвердження Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Міністерства економіки України, які працюють в торговельно-економічних місіях у складі закордонних дипломатичних установ України, покладених на них обовязків і завдань

Відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 N 1922, із змінами, унесеними постановою Кабінету Міністрів України від 25.12.2002 N 1979, та Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 N 122 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19.11.2003 N 1063/8384,

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Міністерства економіки України, які працюють в торговельно-економічних місіях у складі закордонних дипломатичних установ України, покладених на них обов'язків і завдань (далі - Порядок проведення щорічної оцінки), що додається.

2. Керівникам торговельно-економічних місій у складі закордонних дипломатичних установ України (далі - ТЕМ), заступникам керівників ТЕМ у країнах, в яких штатним розписом не передбачено посади керівника або ця посада на час проведення щорічної оцінки є вакантною:

ознайомити всіх державних службовців ТЕМ з Порядком проведення щорічної оцінки та забезпечити проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями ТЕМ покладених на них обов'язків і завдань згідно із затвердженим Порядком проведення щорічної оцінки;

забезпечити передачу заповнених форм бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (далі - форма бланка щорічної оцінки) у встановлені Порядком проведення щорічної оцінки терміни до Міністерства економіки України для зберігання в особових справах працівників.

3. Відділу роботи з торговельно-економічними місіями департаменту розвитку експорту забезпечити передачу ТЕМ засобами електронного зв'язку форм бланка щорічної оцінки та передачу відділу аналітичної роботи та кадрового забезпечення торговельно-економічних місій департаменту персоналу заповнених державними службовцями і затверджених заступником Міністра форм бланка щорічної оцінки, отриманих від ТЕМ дипломатичною поштою.

4. Додаток до наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 20.02.2003 N 39 "Про проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції, які працюють в торговельно-економічних місіях у складі дипломатичних представництв України за кордоном, покладених на них завдань і обов'язків" вважати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Цей Порядок визначає правові й організаційні засади проведення оцінки виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань під час щорічного підбиття підсумків, що здійснюється відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 N 1922, із змінами, унесеними постановою Кабінету Міністрів України від 25.12.2002 N 1979, та Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 N 122 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19.11.2003 N 1063/8384.

1.1. Метою щорічної оцінки виконання державними службовцями Міністерства економіки України (далі - Міністерство), які працюють в торговельно-економічних місіях у складі закордонних дипломатичних установ України (далі - ТЕМ), покладених на них обов'язків і завдань (далі - щорічна оцінка) під час підбиття підсумків виконання ними своїх обов'язків є здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями працівників ТЕМ шляхом перевірки якості їхньої діяльності відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи.

1.2. Щорічна оцінка проводиться з метою поліпшення добору й розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності працівників ТЕМ, визначення їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявленні організаційних проблем та оперативного реагування на них, аналізу виконання посадових інструкцій.

1.3. Щорічна оцінка проводиться безпосередніми керівниками ТЕМ у січні - лютому за підсумками минулого року.

1.4. Щорічна оцінка в разі відсутності безпосереднього керівника ТЕМ, якщо посада керівника ТЕМ відсутня в штатному розпису, вакантна або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік, проводиться заступником керівника ТЕМ, а в разі відсутності такої посади - заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків.

1.5. Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді.

1.6. Щорічна оцінка виконання керівником ТЕМ або заступником керівника ТЕМ, якщо посада керівника ТЕМ відсутня в штатному розпису або вакантна, покладених на нього обов'язків і завдань здійснюється заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків. Відділ роботи з торговельно-економічними місіями департаменту розвитку експорту доводить результати щорічної оцінки до відповідних керівників.

1.7. При проведенні щорічної оцінки виконання працівниками ТЕМ обов'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань необхідно використовувати особисті плани роботи, які формуються працівниками ТЕМ за дорученням безпосереднього керівника на початку року відповідно до планів роботи ТЕМ та доповнюються протягом року за дорученнями керівника в разі покладання на ТЕМ нових завдань, а також надходження доручень органів вищого рівня.

1.8. Протягом року до особистого плану роботи в разі потреби можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими ТЕМ виконує позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази або інші розпорядчі документи Міністерства, рішення колегії тощо).

1.9. Щорічна оцінка проводиться відповідно до загальних критеріїв та показників якості роботи працівників ТЕМ. Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Перелік загальних критеріїв та показників якості роботи державного службовця визначено в додатку 1.

1.10. Процедура щорічної оцінки, критерії та показники якості роботи повинні вдосконалюватися, а тому підлягають систематичному перегляду.

1.11. Щорічна оцінка має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

2.1. Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на відділ аналітичної роботи та кадрового забезпечення торговельно-економічних місій департаменту персоналу Міністерства.

2.2. До початку проведення оцінювання відділ аналітичної роботи та кадрового забезпечення торговельно-економічних місій департаменту персоналу повинен забезпечити керівників ТЕМ Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Міністерства економіки України, які працюють в торговельно-економічних місіях у складі закордонних дипломатичних установ України, покладених на них обов'язків і завдань та критеріями і показниками якості роботи, а також разом з відділом роботи з торговельно-економічними місіями департаменту розвитку експорту забезпечити формою бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (далі - форма бланка щорічної оцінки), яку наведено в додатку 2. Зазначена форма бланка щорічної оцінки може доводитися до працівників ТЕМ у письмовому або електронному варіанті.

2.3. Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів: підготовчий період, оцінювання, співбесіда та підписання результатів обговорення, затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання, заключний етап.

2.4. Підготовчий період включає аналіз безпосереднім керівником та працівником ТЕМ виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про ТЕМ, особистих планах роботи, наданих окремих дорученнях у звітний період, а також установлення безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.

2.5. Оцінювання здійснюється працівником ТЕМ через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до форми бланка щорічної оцінки та переліку загальних критеріїв та показників якості роботи державного службовця.

2.6. Захід має забезпечувати активну, конструктивну участь працівника ТЕМ у процедурі щорічної оцінки. Працівник ТЕМ має висловити свою точку зору, визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретну мету в удосконаленні професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання працівником ТЕМ посадової інструкції, особистого плану роботи, визначеного на початку звітного періоду, окремих доручень, завдань, перевіряє своєчасність, якість, результативність їх виконання, з'ясовує причини продовження термінів виконання завдань, змін до плану тощо.

2.7. Оцінювання безпосереднім керівником має бути обгрунтованим, спиратися на конкретні приклади з відзначенням позитивних показників роботи працівника ТЕМ, рівня його знань, умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх подолання.

За результатами оцінювання і самооцінювання керівником виставляється підсумкова оцінка.

2.8. Підсумкова оцінка може бути:

низька - працівник ТЕМ повинен поліпшити свою роботу, щоб уникнути постійного втручання керівника для корекції результату його роботи;

задовільна - працівник ТЕМ досяг певних результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків, і повинен спрямувати свою діяльність на ті складові, які примушують керівника часом вносити корективи в результати роботи;

добра - працівник ТЕМ досяг результатів володіння навичками й уміннями, унеможливив необхідне втручання керівника в результати роботи, спрямовував зусилля на запровадження інноваційного стилю пошуку рішень;

висока - працівник ТЕМ перевищив очікувані результати, виявив грунтовні знання і навички, застосував інноваційний стиль виконання своїх обов'язків і доручень.

2.9. Заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівник у тижневий термін передає працівнику ТЕМ для ознайомлення.

2.10. Співбесіда та підписання результатів обговорення безпосереднього керівника з державним службовцем проводиться з метою обговорення результатів оцінки його роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації та складання особистих планів роботи на наступний рік з огляду на пріоритети діяльності ТЕМ.

2.11. Обговорення повинно бути структурованим, неформальним і мати рекомендаційний та роз'яснювальний характер з урахуванням самооцінки працівника ТЕМ.

2.12. При проведенні співбесіди необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів з відповідним обгрунтуванням.

2.13. Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і працівником ТЕМ форми бланка щорічної оцінки на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені та складений особистий план роботи державного службовця на наступний рік, зразок якого наведено в додатку 3.

2.14. Затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловлювати свої зауваження та пропозиції, а також проводити в разі потреби відповідні співбесіди.

2.15. Заключний етап включає в себе перевірку відділом аналітичної роботи та кадрового забезпечення торговельно-економічних місій департаменту персоналу Міністерства повноти заповнення форми бланка щорічної оцінки та переліку загальних критеріїв та показників якості роботи державного службовця і долучення їх до особової справи працівника ТЕМ.

2.16. Відділ аналітичної роботи та кадрового забезпечення торговельно-економічних місій департаменту персоналу аналізує та узагальнює результати щорічної оцінки і готує проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Указані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації працівників ТЕМ, плануванні їх кар'єри.

Результати щорічної оцінки повинні враховуватися при розгляді питань просування по службі, присвоєнні чергового рангу, при вирішенні питань щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У разі незгоди з оцінкою керівника працівник ТЕМ у десятиденний термін може звернутися із заявою до заступника Міністра згідно з розподілом обов'язків, висловивши зауваження та обгрунтувавши їх. Рішення заступника Міністра згідно з розподілом обов'язків є ухвальним.