Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Національного банку України

Відповідно до статей 7, 15, 56 Закону України "Про Національний банк України", статей 1, 26, 34 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та з метою зберігання архівних документів Національного банку України, банків Правління Національного банку України

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Національного банку України, що додається.

2. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Ярослава Матузку.

3. Постанова набирає чинності з дня, наступного за днем її офіційного опублікування.

1. Галузевий державний архів Національного банку України (далі - ГДА Національного банку) створений відповідно до статей 7, 15, 56 Закону України "Про Національний банк України", статей 1, 26, 34 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та постанови Кабінету Міністрів України від 15 серпня 2023 року № 864 "Про утворення Галузевого державного архіву Національного банку України".

2. ГДА Національного банку є підрозділом у складі Департаменту забезпечення діяльності Національного банку України, функції якого покладено на управління діловодства Департаменту забезпечення діяльності Національного банку України.

3. ГДА Національного банку у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів), а також цим Положенням.

4. ГДА Національного банку фінансується за рахунок коштів, передбачених кошторисом адміністративних витрат Національного банку України (далі -Національний банк).

5. ГДА Національного банку в процесі виконання покладених на нього завдань та виконання своїх функцій взаємодіє з:

1) Міністерством юстиції України, іншими міністерствами;

2) Державною архівною службою України (далі - Укрдержархів);

3) Пенсійним фондом України;

4) іншими центральними органами виконавчої влади;

5) національними комісіями;

6) Фондом гарантування вкладів фізичних осіб;

7) іншими юридичними особами, включаючи банки України та філії іноземних банків в Україні;

8) банками, що перебувають у процедурі ліквідації відповідно до Закону України "Про систему гарантування вкладів фізичних осіб", філіями іноземних банків, що ліквідуються, банками, що припиняють банківську діяльність за рішенням єдиного акціонера або загальних зборів акціонерів банку, банками, що припиняють банківську діяльність без припинення юридичної особи, банками, процедуру ліквідації яких ініційовано до набрання чинності Законом України "Про систему гарантування вкладів фізичних осіб" (далі - банки, що припиняють банківську діяльність), з питань, що належать до компетенції ГДА Національного банку.

6. ГДА Національного банку здійснює приймання, державний облік і зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших видів архівних документів, що утворилися в процесі діяльності:

1) Національного банку;

2) банків України, філій іноземних банків в Україні, банків, що припиняють банківську діяльність (далі - банки).

ГДА Національного банку створює умови для користування цими документами та здійснює організаційно-методичне керівництво з питань архівної справи та діловодства в Національному банку і банках.

7. До складу документів ГДА Національного банку входять документи Національного банку і банків із різними носіями інформації:

1) документи НАФ;

2) тривалого (понад 10 років) зберігання;

3) з кадрових питань (особового складу);

4) тимчасового (до 10 років включно) зберігання (документи банків, що припиняють банківську діяльність);

5) документи особового походження;

6) видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

7) довідковий та обліковий апарат до архівних документів;

8) страховий фонд та фонд користування документами.

Документи, що зберігаються в ГДА Національного банку, є власністю держави.

8. Основними завданнями ГДА Національного банку є:

1) забезпечення впровадження державної політики у сфері архівної справи та діловодства в межах своїх повноважень;

2) організація формування НАФ профільними документами з банківської діяльності та іншими документами, що надходять на зберігання, забезпечення комплектування документами з різними носіями інформації;

3) забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ та створення умов для користування ними;

4) здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства у сфері архівної справи, включаючи законодавство про НАФ, станом діловодства в Національному банку і банках.

9. ГДА Національного банку відповідно до покладених на нього завдань виконує такі функції:

1) комплектується документами Національного банку і банків;

2) організовує і забезпечує зберігання, охорону, реставрацію та консервацію документів із різними носіями інформації;

3) створює страхові копії документів та копії фонду користування документами НАФ, що зберігаються в ГДА Національного банку;

4) створює систему облікових документів, веде державний облік документів НАФ та подання відповідних відомостей про них Укрдержархіву;

5) організовує роботу щодо віднесення документів НАФ до унікальних;

6) складає анотовані переліки на виявлені унікальні документи НАФ та подає їх на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву;

7) створює та удосконалює довідковий апарат до документів, що є на зберіганні в ГДА Національного банку, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

8) бере участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів Національного банку та ініціює надання пропозицій до проєктів нормативно-правових актів інших державних органів із питань архівної справи та діловодства;

9) складає списки Національного банку, банків - джерел формування НАФ і банків, у діяльності яких не створюються документи НАФ;

10) приймає документи, зазначені в пункті 6 цього Положення, на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання, установлених законодавством України;

11) запитує в порядку, установленому законодавством України, від Національного банку і банків відомості щодо зберігання документів НАФ;

12) здійснює контроль за збереженням, обліком і використанням документів НАФ та методичне забезпечення діяльності з питань архівної справи та діловодства, планові та позапланові перевірки їх стану в Національному банку і банках;

13) організовує та здійснює приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників документів НАФ, що стосуються діяльності Національного банку, забезпечує їх упорядкування та зберігання;

14) проводить систематичне оцифрування профільних документів НАФ та довідкового апарату до них, створює копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування;

15) організовує в установленому порядку користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

16) забезпечує в межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну та банківську таємницю, іншу інформацію з обмеженим доступом;

17) готує до публікації документи з історії діяльності Національного банку, які зберігаються в ГДА Національного банку;

18) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду з питань діловодства та архівної справи в банках України;

19) упроваджує нові методи роботи з питань архівної справи та діловодства в банках України;

20) надає послуги, включаючи платні послуги юридичним і фізичним особам, пов'язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів відповідно до законодавства України;

21) організовує роботу з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до ГДА Національного банку (за письмовою згодою власника);

22) організовує проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

23) надає організаційно-методичну допомогу з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в архівних підрозділах Національного банку і банків, та підготовки документів до передавання в ГДА Національного банку.

10. ГДА Національного банку має право:

1) одержувати в установленому порядку від Національного банку і банків відомості стосовно зберігання та упорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

2) надавати у межах своєї компетенції роз'яснення норм законодавства України щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в Національному банку і банках, з метою їх неухильного виконання;

3) здійснювати контроль за дотриманням у Національному банку і банках норм законодавства України щодо упорядкування, обліку та зберігання архівних документів;

4) повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені облікові документи, що не відповідають установленим законодавством України вимогам;

5) ініціювати укладання договорів для забезпечення діяльності ГДА Національного банку;

6) розробляти проєкти нормативно-правових актів Національного банку (у випадках, передбачених законодавством України, - за погодженням з Укрдержархівом) з питань архівної справи;

7) представляти Національний банк на нарадах, семінарах, конференціях, міжвідомчих робочих групах у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, установах та організаціях із питань, що належать до компетенції ГДА Національного банку;

8) проводити наради з питань, що належать до компетенції ГДА Національного банку.

11. Правління Національного банку затверджує структуру ГДА Національного банку в складі управління діловодства Департаменту забезпечення діяльності Національного банку.

Чисельність ГДА Національного банку визначається штатним розписом центрального апарату Національного банку в межах чисельності Департаменту забезпечення діяльності Національного банку.

12. ГДА Національного банку очолює начальник управління діловодства Департаменту забезпечення діяльності Національного банку (далі - керівник ГДА Національного банку), який призначається на посаду та звільняється з неї відповідно до законодавства України про працю, нормативно-правових актів Національного банку.

13. Керівник ГДА Національного банку:

1) організовує діяльність ГДА Національного банку, персонально відповідає за виконання покладених на нього завдань;

2) забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог законодавства України під час видачі в тимчасове користування документів ГДА Національного банку;

3) розглядає запити, звернення, що належать до компетенції ГДА Національного банку;

4) представляє ГДА Національного банку з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.

14. ГДА Національного банку працює відповідно до річного плану діяльності, який затверджує заступник Голови Національного банку відповідно до розподілу обов'язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

15. Контроль та методичне забезпечення ГДА Національного банку у сфері архівної справи та діловодства здійснюються Укрдержархівом у межах повноважень та у спосіб, що передбачені законодавством України.

16. Правління Національного банку для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та визначення строків зберігання документів створює експертно-перевірну комісію ГДА Національного банку (далі - комісія).

Положення про комісію затверджується нормативно-правовим актом Національного банку за погодженням із Головою Укрдержархіву.

Голова Національного банку затверджує склад Комісії наказом Національного банку за погодженням із Головою Укрдержархіву.