Про затвердження Порядку направлення осіб рядового і начальницького складу, державних службовців та працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" та наказу Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 31.03.98 за N 218/2658, з метою вдосконалення порядку направлення осіб рядового і начальницького складу, державних службовців та працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

1. Затвердити Порядок направлення осіб рядового і начальницького складу, державних службовців та працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Адміністрації Держспецзв’язку від 10.06.2008 N 92 "Про затвердження Порядку направлення осіб рядового і начальницького складу, державних службовців та інших працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон".

3. Начальнику Управління документального забезпечення та архіву Адміністрації Держспецзв’язку спільно з керівниками Департаменту кадрового забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку та Департаменту забезпечення Держспецзв’язку організувати роботу щодо виготовлення гербової печатки N 2 та печатки "Для посвідчень про відрядження".

4. Начальнику Управління документального забезпечення та архіву Адміністрації Держспецзв’язку протягом одного місяця після виготовлення гербової печатки N 2 та печатки "Для посвідчень про відрядження" внести відповідні зміни до нормативно-правових актів Адміністрації Держспецзв’язку.

5. Начальникам регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Держспецзв’язку організувати роботу щодо виготовлення в кожному органі, підрозділі, закладі та установі печатки "Для посвідчень про відрядження".

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Направлення осіб рядового і начальницького складу, державних службовців та працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі – співробітники) у службові відрядження в межах України здійснюється Головою Держспецзв’язку або його заступниками згідно з розподілом функціональних обов’язків, начальниками регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Держспецзв’язку (далі – органи Держспецзв’язку) відповідно до затвердженого Плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) у службові відрядження на рік (далі – план відряджень). Направлення співробітників у службове відрядження в Адміністрації Держспецзв’язку здійснюється на підставі наказів Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження, які підписуються Головою Держспецзв’язку або його заступниками згідно з розподілом функціональних обов’язків, в органах Держспецзв’язку – на підставі наказів начальників органів Держспецзв’язку.

З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу органу Держспецзв’язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень направляється у службове відрядження в межах України, не пізніше як за два тижні до початку відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку або його заступника згідно з розподілом функціональних обов’язків (начальника органу Держспецзв’язку) мотивований рапорт.

У разі необхідності направлення співробітника у відрядження, яке не передбачене планом відряджень, керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу органу Держспецзв’язку) подає на ім’я Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) мотивований рапорт із зазначенням необхідності внесення змін або доповнень до плану відряджень, попередньо погоджений із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків здійснює координацію діяльності підрозділу (для співробітників Адміністрації Держспецзв’язку), та ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку).

Після отримання дозволу оригінал рапорту в Адміністрації Держспецзв’язку надсилається до ДКЗ, а у разі позапланового відрядження його копія – до ДЗД Голови Служби для відповідного коригування Плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (далі – план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку).

В органі Держспецзв’язку оригінал рапорту надсилається до підрозділу кадрового забезпечення, а у разі його відсутності – до іншої посадової особи органу Держспецзв’язку, на яку наказом начальника органу Держспецзв’язку покладено виконання зазначених обов’язків (далі – підрозділ кадрового забезпечення (відповідальна особа) органу Держспецзв’язку).

На підставі оригіналу рапорту та після внесення змін до плану відряджень, якщо відрядження ним не передбачалося, ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення (відповідальна особа) органу Держспецзв’язку) готує проект наказу про відрядження, який разом із заповненим бланком посвідчення про відрядження (додаток 1) подається на підпис заздалегідь, але не пізніше п’яти робочих днів до дня вибуття співробітника у відрядження. Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення забороняється.

У наказі про відрядження зазначається:

номер пункту плану відряджень, згідно з яким відряджається співробітник;

мета направлення співробітника у службове відрядження;

пункт призначення (Адміністрація, орган Держспецзв’язку, інша установа, організація чи підприємство), куди відряджається співробітник;

строк відрядження;

умови перебування співробітника у відрядженні.

За необхідності термінового направлення співробітника у службове відрядження у неробочі, вихідні або святкові дні здійснюється підготовка відповідного рапорту і проекту наказу про відрядження, погодження яких з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) може здійснюватися шляхом опитування з наступним документальним оформленням у перший робочий день.

Строк службового відрядження в межах України визначається Головою Держспецзв’язку (начальником органу Держспецзв’язку), але не може перевищувати 30 календарних днів з урахуванням часу перебування у дорозі. Строк відрядження співробітників, які направляються для проведення виїзних інспекційних (ревізія, перевірка, розслідування) та камеральних неінспекційних (оцінка, вивчення) контрольних заходів з питань перевірки фінансово-господарської діяльності, не повинен перевищувати 30 робочих днів з урахуванням часу перебування у дорозі.

2. Направлення співробітників у службове відрядження за кордон в Адміністрації Держспецзв’язку здійснюється за наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження, який підписується Головою Держспецзв’язку, а в органі Держспецзв’язку – за наказом начальника органу Держспецзв’язку про відрядження, відповідно до затверджених планів відряджень.

У наказі про відрядження за кордон зазначається:

номер пункту плану відряджень, згідно з яким відряджається співробітник;

мета направлення співробітника у службове відрядження;

пункт призначення, куди відряджається співробітник;

строк відрядження;

умови перебування співробітника у відрядженні;

кошторис витрат на відрядження.

З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень направляється у службове відрядження за кордон, не пізніше як за три тижні до початку відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку мотивований рапорт та технічне завдання для участі у заходах міжнародного характеру (далі – технічне завдання).

За необхідності направлення співробітника у відрядження за кордон, яке не передбачене планом відряджень керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) подає на ім’я Голови Держспецзв’язку мотивований рапорт із зазначенням необхідності внесення змін або доповнень до плану відряджень, попередньо погоджений із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків здійснює координацію діяльності підрозділу, та ФЕД.

Після отримання дозволу на відрядження, затвердження та скріплення гербовою печаткою Адміністрації Держспецзв’язку технічного завдання оригінал рапорту надсилається до ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення (відповідальної особи) органу Держспецзв’язку), а копія рапорту та технічне завдання (оригінал) надсилаються до ДЗД Голови Служби, який організовує погодження технічного завдання з Міністерством закордонних справ України (далі – МЗС), а також внесення відповідних змін або доповнень до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку, якщо у ньому не передбачалося відрядження співробітника Адміністрації Держспецзв’язку за кордон.

Оформлення технічного завдання здійснюється за встановленою формою (додаток 2). Також до технічного завдання додається (за наявності) офіційне запрошення для участі у заходах міжнародного характеру та його переклад.

Якщо відрядження здійснюється з метою обслуговування вузлів спеціального зв’язку закордонних дипломатичних установ України, забезпечення урядовим зв’язком вищих посадових осіб держави, забезпечення контролю стану захисту інформації в закордонних дипломатичних установах України, у військових частинах (формуваннях), дислокованих за межами України, структурах миротворчого персоналу, які направляються Україною для участі в міжнародних миротворчих операціях, технічне завдання не готується.

Після погодження МЗС технічного завдання, на підставі оригіналу рапорту та після внесення змін до плану відряджень, якщо відрядження не передбачалося планом відряджень, ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення (відповідальна особа) органу Держспецзв’язку) готує проект наказу про відрядження, який разом із заповненим бланком посвідчення про відрядження (додаток 1) (у разі відрядження співробітника до країн, з якими не встановлено або спрощено візовий контроль) подається на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) заздалегідь, але не пізніше п’яти робочих днів до дня вибуття співробітника у відрядження. Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення забороняється.

Термін відрядження за кордон не може перевищувати 60 календарних днів, крім довготермінового відрядження співробітника до закордонної дипломатичної установи України.

Порядок направлення співробітника у довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається окремим нормативно-правовим актом.

3. План відряджень Адміністрації Держспецзв’язку розробляється ДЗД Голови Служби (додаток 3).

Структурні підрозділи Адміністрації Держспецзв’язку щорічно (до 10 квітня) надсилають до ДЗД Голови Служби пропозиції (у паперовому та електронному вигляді) до проекту плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку на наступний рік із розрахунку повної та граничної потреби підрозділу (додаток 4).

Розроблений проект плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку погоджується із заступниками Голови Держспецзв’язку та не пізніше 15 травня надсилається до ФЕД для врахування під час складання бюджетного запиту Держспецзв’язку на наступний рік.

Після доведення ФЕД граничних обсягів видатків Держспецзв’язку на наступний рік ДЗД Голови Служби організовує коригування підготовленого проекту плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку та його розгляд керівництвом Держспецзв’язку.

За результатами опрацювання та узгодження план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку підписується директором ДЗД Голови Служби, погоджується з ФЕД та заступниками Голови Держспецзв’язку і надається на затвердження Голові Держспецзв’язку.

План вибуття співробітників органу Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (далі – план відряджень органу Держспецзв’язку) оформлюється за встановленою формою (додаток 5), погоджується з фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку та затверджується керівником органу Держспецзв’язку. Включення до плану відряджень органу Держспецзв’язку відряджень співробітників зазначених підрозділів за кордон здійснюється тільки на підставі рішення Голови Держспецзв’язку, що попередньо погоджується із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків здійснює координацію діяльності цього підрозділу, та ФЕД.

З метою організації контролю за ефективністю витрачання коштів один з примірників плану відряджень органу Держспецзв’язку, а також зміни або доповнення до нього надсилаються до ФЕД у десятиденний термін після затвердження.

Після затвердження кошторису Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) ДЗД Голови Служби (начальник органу Держспецзв’язку) здійснює опрацювання плану відряджень та, за необхідності, протягом десяти днів вносить відповідні зміни або доповнення до нього.

4. При відрядженні співробітника за кордон ДЗД Голови Служби на підставі рапорту (службової записки) здійснюються заходи щодо забезпечення видачі дипломатичного або службового паспорта України.

Для співробітника, що відряджається за кордон, у разі потреби за рішенням керівництва Держспецзв’язку, ДЗД Голови Служби організовує забезпечення візової підтримки. Порядок організації візової підтримки та оформлення дипломатичних і службових паспортів України визначається окремим нормативно-правовим актом Адміністрації Держспецзв’язку.

Співробітник, що відряджається за кордон, має пройти інструктаж в РСУ (режимно-секретному підрозділі органу Держспецзв’язку), про що робиться відповідний запис у журналі обліку виїздів за кордон працівників, яким надано допуск до державної таємниці. Після повернення із службового відрядження за кордон з метою з’ясування наявності чи відсутності обставин, що могли створити передумови розголошення державної таємниці під час перебування за кордоном, фактів необґрунтованої заінтересованості з боку іноземців секретною інформацією співробітник прибуває до начальника РСУ (режимно-секретного підрозділу органу Держспецзв’язку) для проведення співбесіди.

Організація службових відряджень у межах України і за кордон керівництва Держспецзв’язку та підготовка звітних матеріалів покладається на ДЗД Голови Служби.

5. Посадова особа ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення (відповідальна особа) органу Держспецзв’язку) здійснює реєстрацію співробітників, які у зв’язку із службовим відрядженням вибувають чи прибувають з/до Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), у журналі встановленої форми (додаток 6).

У журналі реєструються співробітники, які проходять службу (працюють) в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку), а також співробітники, які були направлені до них у службове відрядження. Після реєстрації співробітника у журналі посадова особа, яка здійснювала реєстрацію, ставить відповідні відмітки у посвідченні про відрядження, які завіряються печаткою "Для посвідчень про відрядження".

У такому ж порядку в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку) здійснюється реєстрація прибуття та вибуття осіб, які прибули у відрядження з/до інших підприємств, установ та організацій.

У неробочі, вихідні та святкові дні реєстрацію співробітників, які у зв’язку із службовим відрядженням прибувають чи вибувають до/з Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), здійснює заступник начальника зміни Управління охорони Держспецзв’язку (черговий органу Держспецзв’язку) (далі – черговий).

В останній робочий день (передвихідний або передсвятковий) посадова особа ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення (відповідальна особа) органу Держспецзв’язку), яка здійснює реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження чи прибувають з нього, передає черговому журнал реєстрації посвідчень про відрядження, а також печатку "Для посвідчень про відрядження", які повертаються відповідній посадовій особі у перший робочий день.

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження та печатка "Для посвідчень про відрядження" передаються між посадовими особами встановленим порядком.

6. ФЕД (підрозділ фінансового забезпечення органу Держспецзв’язку) забезпечує авансом співробітника, який направляється у відрядження:

у межах України – на підставі оформленого належним чином посвідчення про відрядження;

за кордон – на підставі відповідного наказу про відрядження.

7. Після повернення зі службового відрядження у межах України співробітник до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця служби або роботи, подає авансовий звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Разом зі звітом подаються належно оформлене посвідчення про відрядження і документи в оригіналі, що підтверджують вартість витрат на відрядження.

Після повернення зі службового відрядження за кордон співробітник у п’ятиденний строк подає керівництву Держспецзв’язку звіт про результати відрядження, копія якого надсилається до ДЗД Голови Служби, а також до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця служби або роботи, подає авансовий звіт про використання коштів за встановленою формою (додаток 7).