Про затвердження Положення про порядок проведення перевірок юридичних осіб, які отримали ліцензію Національного банку України на надання банкам послуг з інкасації

Відповідно до статей 7, 15, 33 та 56 Закону України "Про Національний банк України", з метою встановлення єдиних вимог до організації та проведення Національним банком України виїзних перевірок юридичних осіб, які отримали ліцензію Національного банку України на надання банкам послуг з інкасації, з питань організації та здійснення операцій з інкасації коштів і перевезення валютних цінностей Правління Національного банку України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Положення про порядок проведення перевірок юридичних осіб, які отримали ліцензію Національного банку України наздійснення операцій з готівкою та здійснюють діяльність з інкасації коштів, перевезення валютних та інших цінностей, що додається.

2. Управлінню інформації та громадських комунікацій (Бондаренко Н.М.) розмістити цю постанову на сторінці Офіційного інтернет-представництва Національного банку України.

3. Департаменту грошового обігу (Зайвенко В.П.) довести зміст цієї постанови після її офіційного опублікування до відома юридичних осіб, які отримали ліцензію Національного банку України на надання банкам послуг з інкасації.

4. Постанова набирає чинності з дня, наступного за днем її офіційного опублікування.

1. Це Положення розроблено відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про запобігання корупції", Положення про порядок видачі юридичним особам ліцензії на здійснення операцій з готівкою та умови (вимоги) провадження ними діяльності зі здійснення операцій з готівкою, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 24 грудня 2015 року № 926 (у редакції постанови Правління Національного банку України від 18 січня 2024 року № 10) (далі - Положення № 926), Інструкції з організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 31 березня 2017 року № 29 (зі змінами) (далі - Інструкція № 29), інших нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку України (далі - Національний банк), з метою врегулювання процесу організації та проведення Національним банком виїзних перевірок (далі - перевірки) юридичних осіб, які отримали ліцензію Національного банку на здійснення операцій з готівкою та здійснюють діяльність з інкасації коштів, перевезення валютних та інших цінностей (далі - юридичні особи), з питань дотримання ліцензійних вимог, визначених Положенням № 926, правил і порядку надання банкам послуг з інкасації відповідно до вимог Інструкції № 29, достовірності та встановленого порядку подання до Національного банку звітної інформації про надання банкам послуг з інкасації.

2. У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:

1) довідка про перевірку - документ, що складається керівником інспекційної групи на підставі робочих матеріалів за результатами перевірки юридичної особи, в якому зазначаються виявлені порушення вимог нормативно-правових актів Національного банку;

2) інспекційна група - група працівників Національного банку, уповноважених на здійснення перевірки юридичної особи;

3) період перевірки - період, за який розглядаються, перевіряються та аналізуються документи, відомості про діяльність юридичної особи під час перевірки;

4) програма перевірки - перелік питань, що підлягають перевірці.

Інші терміни, що використовуються в цьому Положенні, вживаються у значеннях, установлених законами України та нормативно-правовими актами Національного банку.

3. Національний банк здійснює нагляд за дотриманням юридичними особами ліцензійних вимог, визначених Положенням № 926, правил і порядку надання банкам послуг з інкасації, визначених Інструкцією № 29, шляхом проведення планових та позапланових перевірок.

Планові перевірки проводяться на підставі розпорядчого акта Національного банку про проведення перевірки юридичної особи (далі - розпорядчий акт Національного банку) відповідно до календарного плану перевірок юридичних осіб, складеного з урахуванням результатів попередніх перевірок, аналізу звітної інформації, наданої юридичними особами до Національного банку, інших відомостей, отриманих Національним банком у встановленому законодавством України порядку.

Позапланові перевірки проводяться за наявності обґрунтованих підстав на підставі рішення Правління Національного банку, а також за дорученням Голови Національного банку, його першого заступника або заступника, який за розподілом функціональних обов’язків здійснює загальне керівництво процесами грошового обігу (далі - керівництво Національного банку). Зазначене доручення оформляється розпорядчим актом Національного банку.

4. Національний банк не рідше одного разу на три роки здійснює планову перевірку щодо дотримання юридичною особою ліцензійних умов, визначених Положенням № 926, правил і порядку надання банкам послуг з інкасації відповідно до вимог Інструкції № 29.

Початок планової перевірки має бути не раніше ніж через рік після отримання юридичною особою ліцензії на здійснення операцій з готівкою та початку діяльності з інкасації коштів, перевезення валютних та інших цінностей або після закінчення попередньої перевірки.

5. Планові та позапланові перевірки юридичних осіб проводяться інспекційними групами у складі працівників Національного банку.

Національний банк визначає чисельність інспекційної групи залежно від періоду перевірки та обсягу документів і матеріалів, що підлягають перевірці. Мінімальна чисельність інспекційної групи - дві особи.

6. Персональний склад інспекційної групи, яка має здійснювати перевірку, та її керівник визначаються розпорядчим актом Національного банку.

Члени інспекційної групи на час проведення перевірки підпорядковуються її керівникові в межах наданих йому цим Положенням повноважень.

7. Працівник Національного банку, якого призначають проводити перевірку юридичної особи, перед наданням йому повноважень для здійснення перевірки повинен подати безпосередньому керівникові повідомлення про відсутність у нього конфлікту інтересів, пов’язаного з цією юридичною особою. Копія цього повідомлення подається також керівникові інспекційної групи перед початком перевірки.

8. У розпорядчому акті Національного банку мають бути зазначені:

1) повне найменування та місцезнаходження юридичної особи;

2) прізвища, імена, по батькові керівника та членів інспекційної групи;

3) підстава для проведення перевірки;

4) вид перевірки (планова чи позапланова);

5) період і термін проведення перевірки (дати її початку та закінчення);

6) строк підготовки довідки про перевірку;

7) програма перевірки (додається до розпорядчого акта Національного банку).

9. Період діяльності юридичної особи, який був охоплений попередньою перевіркою Національного банку, не включається до періоду наступної перевірки.

10. Перевірка проводиться у строки, що достатні для виконання запланованого обсягу перевірки.

11. Для підготовки до перевірки членам інспекційної групи надається до трьох робочих днів.

Протягом цього часу керівник інспекційної групи інформує її членів про завдання перевірки, надає рекомендації та вказівки щодо порядку її проведення, ознайомлення з документами попередніх перевірок юридичної особи, а також проводить інструктаж щодо порядку взаємовідносин з працівниками юридичної особи під час проведення перевірки, у тому числі стосовно суворого дотримання етичних норм спілкування.

12. До початку перевірки члени інспекційної групи зобов'язані:

1) вивчити матеріали попередніх перевірок (якщо вони були) з метою здійснення подальшого контролю за тими напрямами роботи юридичної особи, за якими раніше були виявлені порушення та/або виявлені під час попередніх перевірок ризики допущення порушень унаслідок недосконалості процедур внутрішнього контролю;

2) деталізувати питання, що підлягають перевірці, на підставі результатів аналізу вищезазначеної інформації, а також відповідно до програми перевірки та вказівок керівника інспекційної групи.

13. Національний банк зобов'язаний повідомити в письмовій формі керівника юридичної особи про проведення планової перевірки не пізніше ніж за п’ять робочих днів до її початку.

Повідомлення про планову перевірку може містити вимоги щодо проведення юридичною особою відповідних підготовчих заходів, а саме:

1) подання до Національного банку в установлений строк відомостей, необхідних для процесу підготовки інспекційної групи до перевірки;

2) підготовки потрібних для перевірки документів та інших матеріалів (згідно з переліком документів та матеріалів, що має додаватися до повідомлення);

3) виділення (за можливості) окремого службового приміщення для роботи інспекційної групи.

14. Керівник інспекційної групи, яка уповноважена провести позапланову перевірку, має право самостійно приймати рішення щодо потреби, форми та терміну здійснення попереднього повідомлення керівника юридичної особи про початок її проведення.

15. Члени інспекційної групи розпочинають проведення перевірки з пред'явлення керівникові юридичної особи (або посадовій особі, яка виконує його обов'язки) службових посвідчень працівників Національного банку та копії розпорядчого акта Національного банку.

Керівник юридичної особи зобов'язаний допустити членів інспекційної групи до проведення перевірки за наявності в них вищезазначених документів.

16. Перевірки організовуються таким чином, щоб не порушувати режим роботи юридичної особи, що перевіряється.

Керівник юридичної особи зобов’язаний виділити інспекційній групі на час проведення перевірки відокремлене (за можливості) службове приміщення, що обладнане офісними меблями, шафою для тимчасового зберігання документів та комп’ютерною технікою.

Вхід у це приміщення особам, які не є членами інспекційної групи, без дозволу керівника інспекційної групи забороняється.

17. Керівник інспекційної групи може надати згоду на виділення інспекційній групі окремого робочого місця у службовому приміщенні, де розміщені робочі місця працівників юридичної особи, у тому випадку, якщо виділити відокремлене службове приміщення інспекційній групі неможливо.

Зазначене робоче місце має бути обладнано згідно з вимогами абзацу другого пункту 16 глави III цього Положення і розташоване таким чином, щоб забезпечити належні умови для роботи інспекційної групи.

Виділене інспекційній групі для проведення перевірки службове приміщення (або шафа для тимчасового зберігання документів) після закінчення робочого дня може опечатуватися одним з її членів.

18. Перевірки можуть проводитися шляхом вивчення документів, процедур внутрішнього контролю за проведенням операцій з інкасації та перевезення валютних цінностей, інформації, що міститься в базах даних юридичної особи, співбесід з працівниками юридичної особи, проведення огляду оперативного автотранспорту, інших матеріальних засобів.

19. Керівник інспекційної групи визначає перелік документів та їх вигляд (оригінали, їх копії на паперових носіях або в електронному вигляді), що запитуються для проведення перевірки, з урахуванням обсягу операцій з інкасації та перевезення валютних цінностей, які проводила юридична особа протягом періоду, що перевіряється, та завдань перевірки.

20. Керівник юридичної особи зобов'язаний подати документи (надати доступ до електронних документів та/або надати копії документів на паперових носіях) та інші матеріали, які вимагають члени інспекційної групи, на робоче місце інспекційної групи в терміни, установлені керівником інспекційної групи.

У разі неможливості подання інспекційній групі окремих документів і матеріалів керівник юридичної особи зобов'язаний надати керівникові інспекційної групи письмове пояснення з цього приводу.

Керівник юридичної особи несе персональну відповідальність за повноту та достовірність поданих для перевірки документів.

21. Члени інспекційної групи після закінчення робочого дня зобов'язані забезпечити зберігання документів на паперових носіях та інших матеріалів, що подані для перевірки, у шафі, що замикається на замок та опечатується, в службовому приміщенні, що виділене для розміщення інспекційної групи.

За потреби всі або частину цих документів і матеріалів члени інспекційної групи можуть щодня повертати працівникам юридичної особи на місця їх постійного зберігання.

22. Отримання та повернення документів під час проведення перевірки можуть здійснюватися за відповідними актами приймання-передавання документів, які складаються в двох примірниках (по одному примірнику для кожної зі сторін).

23. Керівник інспекційної групи під час проведення перевірки зобов'язаний:

1) визначити конкретні строки, види, обсяги робіт, що потрібні для проведення перевірки, та порядок її проведення;

2) здійснити розподіл питань, за якими проводиться перевірка, між членами інспекційної групи;

3) установити порядок і режим роботи інспекційної групи з урахуванням виробничої потреби;

4) контролювати термін і повноту виконання доручених ним завдань.

24. Керівник інспекційної групи під час проведення перевірки має право:

1) установлювати для членів інспекційної групи додаткові завдання та здійснювати перерозподіл їх обов'язків;

2) особисто здійснювати перевірку будь-якої ділянки діяльності юридичної особи;

3) призупиняти перевірку в разі протидії юридичної особи чи третіх осіб;

4) запитувати та отримувати від банків-клієнтів юридичної особи (за їх згодою) інформацію або копії документів (електронні документи, їх копії), що потрібні для встановлення фактичних обставин, у тому числі для підтвердження інформації, зазначеної в документах (їх копіях, електронних документах), які подані юридичною особою;

5) давати членам інспекційної групи вказівки щодо порядку проведення перевірки та оформлення матеріалів перевірки.

25. Члени інспекційної групи зобов'язані:

1) не розголошувати відомості, що становлять інформацію з обмеженим доступом, у тому числі банківську та комерційну таємницю;

2) під час проведення перевірки забезпечувати цілісність і повернення отриманих від юридичної особи документів, матеріалів і технічних засобів;

3) суворо дотримуватися етичних норм спілкування з працівниками юридичної особи.

26. Члени інспекційної групи під час проведення перевірок мають право:

1) вільного доступу в робочий час до всіх службових приміщень юридичної особи разом із працівниками цієї юридичної особи;

2) користуватися необхідними для проведення перевірки технічними засобами, у тому числі комп'ютерами, флеш-картами та іншими електронними носіями інформації, мережею Інтернет, програмними засобами, копіювальними апаратами, сканерами, телефонами (у тому числі стільникового зв'язку), заносити в приміщення та виносити з приміщення юридичної особи технічні та програмні засоби;

3) отримувати від керівників і працівників юридичної особи потрібні для перевірки документи та матеріали (у тому числі отримувати доступ до електронних документів, їх копій та/або отримувати копії документів на паперових носіях);

4) виносити за межі службових приміщень юридичної особи копії документів, у тому числі виготовлені методом сканування або створення фотокопій, електронні документи, їх копії, що можуть свідчити про порушення юридичною особою ліцензійних вимог, визначених Положенням № 926, правил і порядку здійснення операцій з інкасації коштів та перевезення валютних цінностей, визначених Інструкцією № 29;

5) отримувати від керівників і працівників юридичної особи довідки та усні роз'яснення, а в разі виявлення невиконання або неналежного виконання юридичною особою вимог нормативно-правових актів Національного банку з питань, що перевіряються, - письмові пояснення.

27. Довідка про перевірку (далі - довідка) має бути складена не пізніше останнього робочого дня перевірки. У довідці повинні зазначатися такі відомості:

1) дата, місце складання довідки;

2) повне найменування та місце розташування офісу юридичної особи;

3) тема перевірки;

4) підстава для проведення перевірки (дата, номер розпорядчого акта Національного банку);

5) вид перевірки (планова чи позапланова);

6) період перевірки;

7) термін проведення перевірки (дати її початку та закінчення);

8) склад інспекційної групи (прізвища, ініціали, посади керівника та членів інспекційної групи);

9) що саме було встановлено під час перевірки;

10) виявлені під час перевірки порушення (якщо такі були) із зазначенням пунктів нормативно-правових актів Національного банку, вимоги яких були порушені;

11) пропозиції та рекомендації щодо усунення виявлених порушень;

12) запропонований строк надання письмової інформації Національному банку про вжиття юридичною особою заходів щодо усунення виявлених порушень та виконання рекомендацій, наданих інспекційною групою;

13) факти протидії проведенню перевірки (якщо такі були);

14) найменування та реквізити документів, що додаються до довідки (копії документів мають бути засвідчені юридичною особою).

28. Факти порушень і недоліків, що виявлені під час перевірки юридичної особи, викладаються у довідці систематизовано, стисло і таким чином, щоб унеможливити їх неправильне тлумачення, з посиланням на первинні та інші документи, що підтверджують наявність цих порушень, а також норми законодавства України та нормативно-правових актів Національного банку, вимоги яких порушено.

Однорідна інформація про порушення та недоліки має бути згрупована, докладна інформація щодо них може міститись у додатках і в разі потреби бути оформлена у вигляді таблиць. У цьому разі допускається наведення у довідці лише підсумкових даних із посиланням на відповідні додатки.

29. Матеріали, надані юридичною особою, на які є посилання у довідці, та інші документи, отримані Національним банком в установленому законодавством порядку, що стосуються обставин, фактів і висновків, викладених у довідці, є невід'ємною частиною довідки.

30. У довідці про перевірку обов'язково має бути відображена інформація про відмову (з будь-яких причин) керівника юридичної особи надавати документи (надавати доступ до електронних документів, їх копій та/або надавати копії електронних документів на паперових носіях) з питань, що перевіряються, із зазначенням реквізитів і назв документів, які не були надані інспекційній групі.

31. Довідка може містити інформацію, що отримана Національним банком в установленому законодавством порядку (зокрема з офіційних джерел, від суб'єктів господарювання, фізичних осіб), яка стосується обставин, фактів і висновків, викладених у довідці.

32. Довідка складається не менше ніж у двох примірниках, які підписуються всіма членами інспекційної групи.

Керівник інспекційної групи не пізніше останнього робочого дня перевірки передає перший та другий примірники довідки для ознайомлення під підпис керівникові юридичної особи.

33. Керівник юридичної особи зобов'язаний у присутності керівника інспекційної групи ознайомитися з довідкою, на обох примірниках довідки зробити відмітку такого змісту: "Із довідкою про перевірку ознайомлений, примірник № 2 отримав", яку засвідчити своїм підписом, а також зазначити дату ознайомлення.

Керівник юридичної особи має право викласти свої зауваження щодо змісту довідки, які додаються до довідки. У цьому випадку на останньому аркуші довідки керівник юридичної особи робить відмітку такого змісту: "Зауваження додаються на ___ сторінках", яку засвідчує своїм підписом та відбитком печатки юридичної особи.

Керівник інспекційної групи після ознайомлення керівника юридичної особи з довідкою перший примірник довідки зобов'язаний повернути до Національного банку в перший робочий день після закінчення перевірки (або після повернення з відрядження).

34. Керівник інспекційної групи у разі відмови керівника юридичної особи прийняти довідку для ознайомлення на останній сторінці першого примірника довідки робить відмітку такого змісту: "Керівник юридичної особи від ознайомлення з довідкою відмовився", яку засвідчує своїм підписом.

У цьому разі в перший робочий день після закінчення перевірки (або після повернення керівника інспекційної групи з відрядження) Національний банк надсилає другий примірник довідки юридичній особі рекомендованим листом з повідомленням про його отримання. Після надходження до Національного банку зазначеного повідомлення довідка є доведеною до відома юридичної особи.

Юридична особа має право оскаржити довідку в установленому законодавством порядку.

35. Керівник інспекційної групи в разі виявлення під час перевірки порушень законодавства України, що можуть свідчити про наявність кримінальних правопорушень, повинен зазначити у довідці відповідну інформацію та забезпечити додання до довідки документів (у разі наявності), що підтверджують факт правопорушення.

У цьому разі Національний банк готує відповідні документи для інформування правоохоронних органів.

36. Перший примірник довідки, оформлений в установленому порядку, залишається для контролю в Національному банку та зберігається протягом строку, визначеного відповідними нормативно-правовими актами Національного банку.

37. Працівники Національного банку, які брали участь у перевірках юридичних осіб, або були ознайомлені з результатами таких перевірок, несуть відповідальність за порушення порядку розкриття та використання відомостей, що становлять банківську та/або комерційну таємницю, іншої інформації з обмеженим доступом згідно із законодавством України.

38. Керівник інспекційної групи в разі виявлення порушень та недоліків, які можуть бути підставами для відкликання або зупинення дії ліцензії на здійснення операцій з готівкою в частині виду діяльності - інкасація коштів, перевезення валютних та інших цінностей, забезпечує підготовку та подання відповідної інформації на розгляд керівництва Національного банку у строки, визначені нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку.

39. Національний банк приймає рішення про застосування заходів впливу або притягнення до відповідальності винних осіб за порушення банківського законодавства України та/або нормативно-правових актів Національного банку в порядку, установленому нормативно-правовими актами Національного банку.

40. Керівник юридичної особи протягом десяти робочих днів після отримання довідки повинен скласти план заходів щодо усунення порушень, виявлених під час перевірки, та надіслати його до Національного банку для контролю.