Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу

7.3.3. Для створення передачі зворотного Е-документа натискаємо кнопку "Передати -> Нову копію...", після чого відкривається форма "Передача документа";

7.3.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично та не редагуються;

7.3.5. У полі "Куди" вводиться код керівника підрозділу, до якого здійснюється передача Е-документа.

7.3.6. У полі "Кому", у разі необхідності, вводиться прізвище головного спеціаліста, до якого здійснюється передача Е-документа.

7.3.7. У полі "Додаткова інформація" автором створення завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення відповідної передачі документа.

7.3.8. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який саме документ передається: оригінал, у випадку головного виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця.

7.3.9. Для завершення створення завдання руху натиснути кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до дерева передач.

7.3.10. У випадку зворотної передачі Е-документа від підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".

7.4. Умовні позначення, використані для організації дерева передач Е-документа:

- лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до його відповідального виконавця;

- лист із жовтою печаткою - передача документа до його співвиконавців;

- білий лист без печаток - передача документа до відома виконавця.

8.1. У системі Е-документообігу головними спеціалістами, що є реєстраторами структурних підрозділів проводиться "особистий контроль", який здійснюється щодо Е-документів, що надійшли на опрацювання до відповідного підрозділу. Відповідні функції реалізуються у робочих папках "Контроль відділом моніторингу -> Пункти резолюцій та документів на виконання" та "Контроль відділом моніторингу -> Документи".

8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю, організованих за функціональним призначенням.

- Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких припадає на день перегляду цієї групи документів;

- Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання яких настане на не довше ніж через три лоби;

- Термін виконання не надійшов - документи/резолюції, термін виконання яких настане на довше ніж через три доби;

- Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких пройшов;

- Виконані - документи/резолюції, які було виконано;

- До відома - документи/резолюції, що не мають терміну виконання.

8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у наступному порядку:

- відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції;

- замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма "Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.

8.4. Моніторинг стану виконання документів здійснюється у наступному порядку:

- відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції;

- при відкриття Е-документа дає доступ до всіх закладок його ЕРКК.

8.5. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються у певній групі контролю необхідно:

- відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на фоні документа);

- виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки "Відповідальний підрозділ";

- не відпускаючи кнопку миші перетягнути виділену назву колонки на поле "Перетягніть заголовок колонки для групування по одній колонці";

- звичайна таблиця переформатується по групам, що відповідають структурним підрозділам Головдержслужби України;

- для відміни режиму впорядкування необхідно натиснути і не відпускати лівий клік миші на назві колонці у полі "Перетягніть заголовок колонки для групування по одній колонці", та перетягнути назву колонки назад до рядка назв колонок таблиці.

9.1. Для пошуку Е-документів у системі Е-документообігу передбачено папку "Пошук документів -> Пошук документів", за викликом якої відкривається форма "Пошук документів".

9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".

9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку:

9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити" додається поле із переліком реквізитів;

9.3.2. Після обрання необхідного реквізиту з переліку до поля переліку додаються ще два поля: "Оператор" та "Значення";

9.3.3. У полі "Оператор" обираємо один з десяти можливих операторів відповідно до завдання пошуку:

- оператор "=" - для завдання точного критерію пошук без жодної помилки;

- оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен відповідати значенню реквізиту;

- оператор "починається з" - для завдання літер або чисел, з яких починається реквізит;

- оператор "містить" - для завдання набору літер або чисел, що можуть входити до значення реквізиту;

- оператор "порожнє" - для вибору документів із відповідним порожнім полем (наприклад, порожній термін виконання - невиконані документи);

- оператор "між" - для введення значень, між якими знаходиться значення реквізиту;

- оператор "не починається з" - для завдання літер або чисел, з яких не починається реквізит;

- оператор "не містить" - для завдання набору літер або чисел, що не входять до значення реквізиту;

- оператор "не порожнє" - для вибору документів із відповідним заповненим полем (наприклад, заповнений термін виконання - виконані документи);

- оператор "не між" - для введення значень, між якими не може знаходиться значення реквізиту.

9.3.4. У полі "Значення" задаємо конкретні значення реквізиту для пошуку.

9.3.5. Якщо треба задати складний реквізит пошуку, не видаляючи існуючий реквізит, натискаємо кнопку "Додати" та вводимо наступний реквізит аналогічно пунктам 6.3.2-6.3.4 цієї Інструкції.

9.3.6. Для того, щоб усі додані реквізити були одночасно застосовані до пошуку, у перемикачі "Оператор" необхідно встановити значення "ТА". У випадку ж якщо ми хочемо провести одночасний пошук окремо по усіх реквізитах, тоді перемикач "Оператор" встановлюється на значення "АБО".

9.3.7. Опція "Враховувати регістр літер" повинна бути вимкненою.

9.3.8. Для вилучення певного реквізиту, необхідно встановити на ньому курсор миші та натиснути кнопку "Вилучити", для вилучення усіх реквізитів - кнопку "Очистити все".

10.1. Моніторинг стану виконання є функцією головних спеціалістів, що є реєстраторами структурних підрозділів.

10.2. Для перегляду звіту щодо моніторингу стану виконання структурним підрозділом покладених на нього завдань необхідно у панелі ярликів відкрити папку "Звіти" -> "Моніторинг про стан виконання", за викликом якої відкривається форма "Фільтр".

10.3. У формі фільтр обираємо параметри щодо формування відповідного звіту:

- "Період:" - задаємо період формування звіту;

- "Тип періоду:" - зазвичай задаємо значення "довільний", але тут можливо обрати квартальну або річну звітність;

- "Тип документа" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо тип документів, відносно яких здійснюватиметься моніторинг;

- "Підрозділ" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо відповідний підрозділи, відносно якого здійснюватиметься моніторинг;

- "До документа" - у даному полі необхідно здійснювати моніторинг за всіма параметрами;

- "Рівень контролю" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо відносно документів якого контролю здійснюватиметься моніторинг.

- "Стан виконання" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо стан документів, відносно яких здійснюватиметься моніторинг (виконані, невиконані, термінові або прострочені).

10.4. Після натискання кнопки "OK" формується і відкривається звіт.

10.5. Для повторного запуску звіту із новими параметрами його викликають з меню робочої області за допомогою ярлика у вигляді воронки або клавішею "F4".

10.6. Виведення звіту на друк здійснюється клавішею "F6".

1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Робота реєстраторів Головдержслужби України у режимі безпаперового електронного документообігу (далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі Загального порядку організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, згідно вимог цієї інструкції та з урахуванням положень їх відповідних Посадових рольових інструкцій.

1.3. У панелі ярликів реєстратора відображено три додаткові функціональні папки, за допомогою яких реалізуються їх основні функції, а саме:

- "Налагодження" - налаштування параметру "Принтер штрих-коду";

- "Довідники" - робота із довідниками організацій-адресатів та персон-підписантів вхідних документів і адресатів вихідних документів (лише для реєстраторів Головдержслужби України);

- "Реєстрація" - здійснення реєстрації усіх вхідних, внутрішніх та вихідних документів.

1.4. Реєстраторами Головдержслужби України визначаються усі працівники відділу, що є відповідальним за організацію документообігу.

1.5. Реєстраторами структурних підрозділів визначаються головні спеціалісти відповідних структурних підрозділів, які є авторами внутрішніх документів.

2.1. Реєстраційні документи розподілено на чотири типи: вхідні, вихідні, внутрішні постановці та внутрішні інформаційні документи.

2.2. Реєстрація усіх документів здійснюється у робочій папці "Реєстрація -> Поточні журнали", після чого відповідний реєстратор обирає електронний журнал реєстрації відповідно до типу реєстрації:

2.2.1. Вхідні документи реєструються у електронних журналах реєстрації:

- Доручення;

- Звернення народного депутата;

- Інформаційний документ:

- листи громадян.

2.2.2. Вхідні документи реєструються у електронних журналах реєстрації:

- Вихідний документ;

- Масова розсилка.

2.2.3. Внутрішні постановчі документи реєструються у електронних журналах реєстрації:

- Накази Головдержслужби;

- Окремі доручення керівників Головдержслужби:

- Подання про перенесення терміну;

- Службові записки.

2.2.4. У випадку реєстрації внутрішніх інформаційних документів використовуються електронні журнали реєстрації "Внутрішні документи" із номером, що відповідають коду структурного підрозділу у системі Е-документообігу.

2.2.5. Електронний журнал реєстрації "Технічний документ" використовується для автоматичної реєстрації актів невідповідності, що створюються до електронних документів, у реєстрації яких було виявлено помилки, що унеможливлюють їх опрацювання.

3.1. Для здійснення реєстрації документа необхідно завести відповідну електронну реєстраційну контрольну картку документа (далі - ЕРКК), створення якої здійснюється реєстратором при відкритті відповідного електронного журналу реєстрації шляхом натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вхідний" або натисканням клавіші "F2" клавіатури.

3.2. Після заведення ЕРКК реєстратор повинен внести до її закладки "Реєстрація" реквізити Е-документа, відповідно до його типу.

3.2.1. До складу реквізитів реєстрації вхідних документів віднесено:

- Вид документа;

- Вихідний номер та дата реєстрації кореспондента, а також номер документа, на виконання якого було підготовлено відповідний документ;

- Найменування кореспондента;

- Особа, що підписала документ;

- Порядок розгляду та короткий зміст документа.

3.2.2. До складу реквізитів реєстрації вихідних документів віднесено:

- Вид документа;

- Номер та дата реєстрації документа, на виконання якого було підготовлено відповідний документ;

- Статус документа (інформаційний або постановчий);

- Відповідальне управління та відповідальний виконавець;

- Особа, яка підписала документ, та її посада;

- Короткий зміст документа та примітка до нього;

- Адресат документа.

3.2.3. До складу реквізитів реєстрації внутрішніх документів віднесено:

- Вид документа;

- Відповідальне управління та відповідальний виконавець;

- Особа, яка підписала документ, та її посада;

- Короткий зміст документа.

3.3. Після внесення до ЕРКК реквізитів документа, згідно типу документа, реєстратором створюється електронний образ документа.

3.3.1. Створення електронного образу, що не редагується:

- у ЕРКК документа перейти на закладку "Реєстрація";

- закласти у сканер паперовий документ;

- натиснути кнопку "Функції -> Сканування";

- після завершення сканування, електронний образ автоматично буде розмішено у закладці "Вміст" відкритого ЕРКК.

3.3.2. Створення електронного образу, що редагується:

- створити електронний документ, бажано у форматі *.rtf;

- у ЕРКК документа перейти на закладку "Вміст";

- натиснути кнопку "Додати -> з файлу...";

- у стандартному вікні Windows "Відкрити файл" необхідно знайти і виділити файл, що додається та натиснути кнопку "Відкрити", після чого файл буде додано до закладки "Вміст" відкритого ЕРКК.

3.4. У випадку реєстрації документа, що пов'язаний змістом з інтим документом необхідно створити посилання на відповідний документ. Усі посилання створюються у наступному порядку:

- у ЕРКК документа перейти на закладку "Посилання";

- натиснути кнопку "Створити";

- у полях "N документа" та "Дата реєстрації" внести відповідні реквізити документа, на який створюється посилання;

- натиснути кнопку "Створити";

- у формі повідомлення щодо вибору форми посилання обрати "Зв'язаний логічно";

- посилання на документ автоматично додається до ЕРКК документа;

- для перегляду дерева посилань у закладці "Посилання" необхідно обрати позицію перемикача вигляду закладки у позицію" Дерево посилань розгорнуте".

4.1. Для зручності роботи реєстратора, у ЕРКК передбачена реалізація окремих допоміжних функцій щодо часткової автоматизації роботи реєстратора.

4.2. Для проміжного збереження внесеної до ЕРКК інформації без закриття самого ЕРКК використовується кнопка "Застосувати".

4.3. Для друку автоматично сформованої реєстраційно-контрольної картки необхідно натиснути кнопку "Функції -> Друк РКК".

4.4. Друку штрих-коду на паперовий документ використовується кнопка "Функції -> Друк штрих-коду".

4.5. Друк інформаційної довідки документа щодо поточного документа здійснюється кнопкою "Функції -> Інформаційна довідка".

4.6. Для створення акта невідповідності до документа призначено кнопку "Функції -> Акт невідповідності".

4.7. Для паралельної із відкритим ЕРКК роботи з формою "Пошук документів" необхідно натиснути кнопку "Функції -> Пошук...".

4.8. Повне очищення всіх даних ЕРКК здійснюється кнопкою "Нова...".

5.1. Закладка "Налагодження" призначена для вибору принтера, на якому друкується штрих-код на паперовий документ.

5.2. Для виклику необхідної функції налаштування необхідно вибрати "Налагодження -> Діловодство -> Журнали -> Принтер штрих-коду -> Налагодження принтера", після чого відкривається форма "Вибір принтера".

5.3. У формі, що відкрилась є лише одне поле із розгортаючимся списком "Виберіть принтер для друку штрих-коду". Із розгорнутого списку, з числа доступних для друку принтерів, необхідно обрати той, на якому здійснюватиметься друк штрих-коду, після чого натиснути кнопку "OK".

6.1. Закладка "Довідники" призначена для роботи із довідниками "Організації" та "Персони".

6.2. Для відкриття одного із довідників необхідно вибрати "Довідники -> Загальні довідники -> Організації або Персони", після чого відкриється відповідний довідник.

6.3. Створення нового запису довідника здійснюється шляхом натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вхідний" або натисканням клавіші "Ins" клавіатури.

6.4. Вилучення запису довідника здійснюється шляхом натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вилучення" або одночасним натисканням клавіш "Ctrl + Del" клавіатури.

6.5. Для відкриття картки "Організації або "Персони" необхідно відкрити відповідний довідник та натиснути кнопку "F2" клавіатури.

6.6. Робота із карткою "Організації".

6.6.1. У закладці "Загальні дані" обов'язково заповнюються наступні параметри реєстрації організації:

- код організації;

- назва та офіційна назва організації;

- дата створення запису;

- категорія організації (державна установа, учбовий заклад тощо);

- адміністративна одиниця розташування організації.

6.6.2. У закладці "Адреса та контакти" вносяться дані щодо поштової та юридичної адреси організації.

6.6.3. У закладці "Додаткові дані", у випадку ліквідації або реорганізації відповідної організації, здійснюється розформування запису організації шляхом внесення дати його розформування у поле "Дата розформування".

6.7. Робота із карткою "Персони".

6.7.1. У закладці "Загальні дані" обов'язково заповнюються наступні параметри реєстрації персони:

- Прізвище, ім'я та по батькові;

- Прізвище з ініціалами;

- стать;

- дата вступу в дію запису.

6.7.2. У закладці "Адреса та контакти" вносяться дані щодо електронної адреси персони.

6.7.3. У закладці "Додаткові дані", у випадку необхідності розформування запису персони, вноситься дата розформування запису у поле "Дата розформування".

1.1. Навчання персоналу Головдержслужби України з питань використання системи електронного документообігу (далі - навчання) організуються відповідальним управлінням з питань впровадження електронного документообігу у Головдержслужбі України (далі - відповідальне управління) та забезпечуються Школою вищого корпусу державної служби.

1.2. Навчання проводяться у наступних випадках:

- навчання нових користувачів системи електронного документообігу (далі - Е-документообіг) - загальні навчання;

- навчання користувачів щодо використання нових функціональних можливостей Е-документообігу - функціональні навчання;

- спеціалізоване навчання щодо поглибленого використання Е-документообігу (для реєстраторів, контролерів та адміністраторів Головдержслужби України) - спеціалізовані навчання.

1.3. Навчання, що проводяться відповідно до частин першої та другої пункту 1.2 цього Положення проводять представники відповідального управління.

Загальні навчання проводяться у обладнаній комп'ютеризованій аудиторії, підготовку якої для проведення відповідних занять забезпечує Школа вищого корпусу державної служби.

1.4. Навчання, що проводяться відповідно до частини третьої пункту 1.2 цього Положення проводять представники ЗАТ "Софтлайн" у спеціальному навчальному центрі відповідно до укладених між Головдержслужбою України та ЗАТ "Софтлайн" договорів.

2.1. Загальні навчання проводяться за необхідністю, але не частіше одного разу на місяць, як правило, впродовж останнього тижня місяця (далі - навчальний тиждень).

2.2. Заявки, щодо необхідності проведення загальних навчань працівників структурних підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь та відомчих установ Головдержслужби подаються до відповідального управління керівниками структурних підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь та відомчих установ Головдержслужби відповідно.

Відповідні заявки подаються не пізніше останньої п'ятниці перед початком навчального тижня.

У разі необхідності проведення навчань працівників територіальних підрозділів, питання щодо їх відрядження на навчання вирішуються в установленому порядку.

2.3. Право визначення відповідного тижня поточного місяця навчальним, затвердження графіку навчань та призначення відповідальних викладачів для проведення запланованих навчань, віднесено до компетенції керівника відповідального управління.

Керівник відповідального управління зобов'язаний повідомити керівників, якими було направлено заявки щодо навчання їх працівників у навчанні, щодо дати (графіку) проведення навчання.

З метою замовлення комп'ютеризованої навчальної аудиторії для проведення загальних навчань, керівник відповідального управління, не пізніше ніж за два робочих дні до дня початку навчань, подає директору Школи вищого корпусу державної служби відповідну заявку довільної форми.

2.4. Загальні навчання складаються з двох навчальних занять та одного тестування, які проходять у різні дні, як правило - вівторок, середу та п'ятницю навчального тижня.

Загальні навчання зобов'язані проходити усі працівники центрального апарату, територіальних підрозділів, діловодство яких є інтегрованим до системи електронного документообігу Головдержслужби. та відомчих установ Головдержслужби.

Новопризначені працівники повинні проходити відповідні навчання впродовж першого місяця з дня свого призначення.

Жінки, які вийшли на роботу після декретної відпустки, повинні обов'язково пройти повторне тестування.

Усі працівники несуть персональну відповідальність за ухилення або вчасне не проходження загальних навчань, особливо тих, до яких їх було заявлено, окрім випадків хвороби працівника.

2.5. Директор Школи вищого корпусу державної служби зобов'язаний забезпечити, за поданою керівником відповідального управління заявкою, проходження загальних навчань у комп'ютеризованій аудиторії впродовж визначених у заявці термінів.

У випадку коли визначені у поданій заявці терміни відведені для проведення у конференц-залі представницьких заходів високого рівня, керівництво Школи вищого корпусу державної служби перепогоджує із керівником відповідального управління терміни проведення запланованих занять.

2.6. Функціональні навчання проводяться, по мірі необхідності, за ініціативою відповідального управління, про що повідомляються представники інших структурних підрозділів, але не пізніше ніж за один день до проведення відповідних навчань.

2.7. Загальні та функціональні навчання є груповими.

2.8. Порядок, формат та час проведення загальних та функціональних навчань визначається керівником відповідального управління самостійно.

2.9. У загальному випадку, функціональні навчання проводяться для представників структурних підрозділів, визначених відповідальними особами з питань Е-документообігу, але, в окремих випадках, за рішенням керівника відповідального управління, відповідні навчання проводяться у форматі загальних навчань.

2.10. У випадку проведення функціональних навчань для відповідальних осіб структурних підрозділів з питань Е-документообігу, зазначені особи, після проходження ними навчання, є зобов'язаними довести викладене під час навчань до усіх інших працівників їх структурного підрозділу.

2.11. Спеціалізовані навчання проводяться, по мірі необхідності, за рішенням керівництва Головдержслужби України відповідно до поданих заявок структурними підрозділами щодо проведення відповідних навчань.

2.12. Порядок, формат та час проведення спеціалізованих навчань визначаються відповідно до укладених згідно пункту 1.4 цього Положення договорів.

2.13. Усі проведені навчання оформлюються журналом відповідного навчання, у якому зазначається тематика навчання, прізвище відповідального викладача, питання до розгляду, а також перелік осіб, що повинні були відвідати навчання.

2.14. У разі відсутності на навчанні особи, яка була заявлена до його проведення, відповідальним викладачем ставиться відмітка про відсутність відповідної особи.

3.1. Це положення набирає чинності з 1 січня 2009 року.

3.2. Підготовка та супровід проходження договорів щодо організації та проведення спеціалізованих навчань здійснюється відповідальним управлінням.

1.1. Заявка на технічне обслуговування системи електронного документообігу (далі - Заявка) подасться структурним підрозділом центрального апарату Головдержслужби України за ініціативою працівника відповідного підрозділу.

1.2. Заявка подасться у наступних випадках:

- необхідність здійснення клієнтської інсталяції на новому робочому місці, або на робочому місці після переустановлення операційної системи;

- необхідність налаштування сертифікату доступу нового співробітника до системи електронного документообігу далі (СЕД);

- некоректної роботи довідника (відсутності певних осіб, підрозділів та організацій у списку, що випадає або відкривається);

- недоступності певних робочих ярликів та папок;

- недоступності певних рольових функцій;

- інші помилки.

1.3. Заявка оформлюється відповідно до затвердженої форми.

1.4. Заявка подається до відповідального управління з питань впровадження безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі України (далі - відповідальне управління) виключно за підписом керівника відповідного структурного підрозділу, або особи, що виконує його обов'язки.

1.5. Заявка підлягає реєстрації у системі електронного документообігу.

2.1. Заявка готується її ініціатором та заповнюється відповідно до затвердженої форми для подання відповідних заявок.

2.2. Номер Заявки присвоюється відповідальним управлінням.

2.3. У полі "Структурний підрозділ" зазначається повне найменування структурного підрозділу, що подає Заявку.

2.4. Ініціатором Заявки є особа, на технічне обслуговування робочого місця якої подасться відповідна Заявка.

2.5. Ініціатор Заявки, у якості реквізитів ініціатора, обов'язково зазначає:

- займану посаду;

- прізвище та ініціали;

- кабінет, у якому знаходиться робоче місце із клієнтською інсталяцією, що потребує технічного обслуговування;

- особистий підпис ініціатора.

2.6. У переліку "Обставини, на підставі яких подано заявку" необхідно позначити ту причину, на підставі якої підготовлено відповідну Заявку.

2.7. Підготовлену Заявку підписує керівник відповідного структурного підрозділу із обов'язковим зазначенням дати та часу її підписання.

2.8. Отриману відповідальним управлінням заявку підписує керівник відповідального управління із обов'язковим зазначенням у полі "Взято до виконання" дати та часу її підписання.

2.9. У полі "Виконано" особою, що виконувала роботи згідно з заявкою, обов'язково зазначаються дата та час виконання.

2.10. У полі "Проведено роботу" особою, що виконувала роботи згідно з заявкою, стисло зазначається суть проведеної роботи.

2.11. Підпис та прізвище особи, що виконувала роботи згідно з заявкою, зазначається у полі "Відповідальний виконавець".

2.12. Ініціатор Заявки приймає роботу, зазначаючи у полі "Прийняв" свої підпис та прізвище.

3.1. Заявка вважається поданою з часу її підписання керівником відповідного структурного підрозділу.

3.2. Заявка вважається прийнятою до виконання з часу її підписання керівником відповідального підрозділу.

3.3. Після прийняття до виконання Заявки, особа, яка є виконавцем робіт за поданою заявкою, присвоює відповідній Заявці її порядковий номер.

3.4. Терміни обслуговування Заявок:

3.4.1. Заявки щодо необхідності здійснення клієнтської інсталяції на новому робочому місці, або на робочому місці після переустановлення операційної системи та щодо налаштування сертифікату доступу нового співробітника до СЕД виконуються впродовж трьох робочих днів, з часу їх прийняття до виконання.

3.4.2. Заявки щодо некоректної роботи довідника (відсутності певних осіб, підрозділів та організацій у списку, що випадає або відкривається) виконуються впродовж двох робочих днів, з часу їх прийняття до виконання.

3.4.3. Заявки щодо недоступності певних робочих ярликів і папок, а також щодо недоступності певних рольових функцій виконуються впродовж одного робочого дня, з часу її прийняття до виконання.

3.4.4. Заявки щодо недоступності рольових функцій пов'язаних із перешкодами реєстрації документів виконуються позачергово та невідкладно.

3.4.5. Заявки, виконання яких пов'язано із необхідністю залучення фахівців компанії розробника програмного забезпечення електронного документообігу, виконуються відповідно з термінами, визначеними відповідними договорами.

3.5. Якщо вчасне виконання Заявок за пунктами 3.4.1-3.4.3 цього Порядку унеможливлюється в результаті появи позачергових та невідкладних Заявок, тоді терміни виконання Заявок за вказаними пунктами збільшуються вдвічі.

3.6. Заявки, що подані за обставинами, які не відносяться до переліку випадків технічного обслуговування клієнтських інсталяцій системи електронного документообігу, а також ті що пов'язані із тимчасовими незручностями використання окремих функцій, які було видозмінено в результаті модернізації чи оновлення програмного забезпечення, при цьому відповідні функції є працездатними, визначаються як некоректні.

3.7. Заявки визнані некоректними не підлягають розгляду, про що відповідальне управління офіційно повідомляє структурний підрозділ, яким подано Заявку.