Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу

11.1. Електронний документообіг з усіма територіальними органами здійснюється як міжвідомчий електронний документообіг, що має окремі особливості.

11.2. У загальному випадку міжвідомчий електронний документообіг здійснюється через вихідні листи установ.

Також через міжвідомчий документообіг доводяться до виконання територіальним органам:

протоколи Головдержслужби;

окремі доручення Начальника та заступників Начальника Головдержслужби;

резолюції Начальника Головдержслужби та Заступників.

11.3. Передача документів до територіальних органів.

Передача вихідних документів Головдержслужби до територіальних органів здійснюється через реєстратора Головдержслужби, який реєструє відповідні вихідні документи у спеціалізованому журналі реєстрації, що забезпечує автоматичну передачу документів до територіальних органів Головдержслужби через міжвідомчий обмін.

Доведення до виконання територіальним органам протоколів, окремих доручень та резолюцій здійснюється контролером, якого визначено відповідальним за контроль виконання відповідного документа. Для цього контролер у електронному документі створює спеціальний список міжвідомчого пересилання, до якого додає усі територіальні органи, визначені виконавцями (співвиконавцями або виконавцями "до відома") у відповідних протоколах, окремих дорученнях або резолюціях.

11.4. Отримання документів від територіальних органів здійснюється реєстраторами Головдержслужби у автоматизованому режимі.

Документи від територіальних органів надходять у спеціалізовану підсистему обміну.

Уповноважений реєстратор Головдержслужби щогодини переглядає зазначену підсистему на предмет надходження нових документів.

Якщо реєстратором Головдержслужби установлено, що документ надійшов помилково до підсистеми обміну, такий документ повертається реєстратором його кореспонденту.

У інших випадках реєстратор дає дозвіл на автоматичну реєстрацію відповідного документа.

Після реєстрації документа, реєстратор передає його за належністю відповідно до вимог пункту 2.6 цього Загального порядку.

11.5. Передача вихідних документів територіального органу до центрального апарату, підвідомчих установ або інших територіальних органів Головдержслужби здійснюється через реєстратора відповідної установи, який реєструє відповідні вихідні документи у спеціалізованому журналі реєстрації, що забезпечує автоматичну передачу документів до зазначених органів через міжвідомчий обмін.

11.6. Отримання документів територіальним органом через міжвідомчий обмін від центрального апарату, підвідомчих установ або інших територіальних органів Головдержслужби здійснюється реєстратором відповідної установи у відповідності до вимог пункту 11.4 цього Загального порядку.

12.1. Заборонено вводити до СЕД Головдержслужби будь-яку інформацію, яка має гриф "для службового користування".

12.2. Начальник Головдержслужби має право своїм рішенням, оформленим у вигляді відповідного наказу, вводити та виводити окремі типи документів із низхідного або висхідного безпаперового проходження.

12.3. Заборонено здійснювати накладання резолюцій, передачу документа та накладання особистого ЕЦП від чужого імені.

12.4. Заборонено здійснювати прив'язку Е-проектів до номерів низхідних документів того ж виду, що і створюваний Е-проект.

1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Організація безпаперового електронного документообігу (далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі загальної схеми його організації, визначеної Загальним порядком організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України.

1.3. Робота у режимі Е-документообігу для керівництва Головдержслужби організується відповідно до положень цієї інструкції.

1.4. Вхід до системи Е-документообігу здійснюється з ярлика "Вхід в систему" у вигляді ключів, розташованого на робочому столі, після подвійного кліку лівою кнопкою миші, якою відкривається форма "Вхід до системи".

1.5. У формі "Вхід до системи" необхідно заповнити персональними даними поля "Ім'я користувача" та "Пароль", за вмовчанням інші поля форми заповнюються наступним чином:

- поле "Домен" - guds;

- поле "Назва консолі" - Діловодство та КВД;

- поле "Сервер" - sunrise;

- опція "Зберегти пароль" - включена;

- опція "Увійти як інтерактивний користувач" - відключена;

- опція "Очистити Кеш при старті" - включена.

1.6. Для входу у систему Е-документообігу натиснути кнопку "ОК", для відміни входу - кнопку "Скасувати", а для того, щоб сховати усі поля форми "Вхід до системи", окрім полів "Ім'я користувача" та "Пароль" - кнопку "Параметри".

1.7. Система Е-документообігу складається з меню системи (вгорі над усіма іншими елементами), панелі ярликів (ліва частина робочої області), робочої області (права частина системи) та інформаційної панелі (внизу під усіма іншими елементами).

1.8. У панелі ярликів відображено функціональні папки, за допомогою яких реалізуються основні функції керівництва Головдержслужби України, а саме:

- "Рух документа" - отримання документа, його розгляд, накладання особистого електронного підпису (далі - ЕЦП), накладання резолюцій, передача документа;

- "Контроль керівником підрозділу" - контроль виконання завдань, визначених власними резолюціями;

- "Пошук документів" - пошук документів за їх реквізитами;

- "Звіти" - моніторинг стану виконання структурними підрозділами покладених на них завдань.

1.9. У робочій області відображено вміст обраної папки панелі ярликів.

1.10. У інформаційній панелі наведено дані щодо користувача системи (прізвище, ім'я, по батькові) та працездатності серверу даних (світлофор: зелений - робота без перебоїв, жовтий - дані із серверу надходять із затримкою, червоний - дані з серверу не надходять).

2.1. Повідомлення щодо передачі Е-документа будь-кому з керівництва Головдержслужби України надходять на його особисту адресу електронної пошти із зазначенням номеру та дати реєстрації відповідного документа.

2.2. Для того, щоб знайти переданий Е-документ, необхідно відкрити перелік "підтверджених передач Е-документів: панель ярликів, робоча папка "Рух документа -> Отримання у підрозділі -> Документи -> Непідтверджені". У робочій області відкривається у вигляді таблиці перелік документів, що були передані керівнику, але не були ним прийняті до розгляду.

2.3. Для того, щоб у переліку непідтверджених документів знайти необхідний документ потрібно:

- на панелі інструментів робочої області відключити автофільтр (лупа на фоні документа);

- правою кнопкою миші натиснути на назві колонки "Реєстраційний номер", після чого поряд із назвою з'явиться трикутник, вказуючи напрямок сортування (трикутник догори - сортування згори вниз, перегорнутий трикутник - зворотній порядок);

- розпочати вводити з клавіатури відповідний номер, при цьому система автоматично буде переходити по номерах, шукаючи найбільш відповідний.

2.4. Після знаходження необхідного документа, подвійним клік лівої кнопки миші відкриває його електронну реєстраційну контрольну картку (далі - ЕРКК).

2.5. Переходимо на закладку "Вміст", після чого упевнюємося у наявності електронного образу документа з ярликом у вигляді сканера (розділ 5 цієї Інструкції).

2.6. Якщо електронний образ відсутній, то такий Е-документ не підлягає підтвердженню.

2.7. Закриваємо ЕРКК документа - хрестик у правому верхньому куті ЕРКК.

2.8. Для підтвердження Е-документа на панелі меню робочої області натискаємо кнопку "Підтвердити", у випадку, якщо необхідно одночасно підтвердити усі документи - кнопку "Підтвердити всі", після чого документ переміщається у папку "Архів підтверджених" - Е-документ отримано.

2.9. У папці "Архів підтверджених", за допомогою папок сортування ми можемо переглянути документи, що надійшли:

- сьогодні - папка "Сьогодні";

- впродовж поточного тижня - папка "Поточний тиждень";

- впродовж поточного місяця - папка "Поточний місяць";

- впродовж поточного року - папка "Поточний рік";

- впродовж інших років.

2.10. У будь-якій з папок сортування папки "Архів підтверджених" подвійний клік лівої кнопки миші відкриває ЕРКК Е-документа для роботи.

2.11. Якщо ви бажаєте відмінити підтвердження документа, тоді виділяєте строку відповідного документа у папці "Архів підтверджених" -> меню -> кнопка "Відмінити підтвердження", після мого документ повертається у папку "Непідтверджені".

2.12. Відомості щодо часу підтвердження передачі заносяться до закладки "Рух документа" -> вікно "Внутрішня передача" -> колонки "Надіслано" та "Отримано".

3.1. Посадові особи з числа керівництва Головдержслужби України, в межах своєї компетенції, здійснюють накладання двох типів електронних резолюцій (далі - Е-резолюції): простих та складних.

3.2. Накладання усіх Е-резолюцій здійснюється на закладці "Резолюції" ЕРРК відповідного Е-документа.

3.3. Накладання Е-резолюцій у вікні резолюцій закладки "Резолюції".

3.3.1. Усі резолюції накладаються з активної строки вікна резолюцій шляхом встановлення на неї курсору.

3.3.2. Незалежно від типу Е-резолюції, перша резолюція у вікні резолюцій, а також усі резолюції Начальника Головдержслужби України завжди накладаються з першої активної строки вікна резолюцій "Резолюції".

3.3.3. Е-резолюції заступників Начальника Головдержслужби України накладаються з активної строки резолюції Начальника Головдержслужби України, якою визначено одним з її виконавців відповідного заступника.

3.4. Порядок накладання простих Е-резолюцій.

3.4.1. Перейти на активне поле вікна резолюцій, обраного відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.4.2. Натиснути кнопку "Додати -> Резолюцію ...", після чого відкривається форма "Резолюція".

3.4.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції, яке заповнюється автоматично для посадових осіб з числа керівництва Головдержслужби України або визначається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури.

3.4.4. У полі "Посада", після введення прізвища автора резолюції обирається його посада (для посадових осіб з числа керівництва Головдержслужби України поле заповнюється автоматично).

3.4.5. У полі "Зміст" вводиться текст самої резолюції, який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що відкривається натисканням кнопки "З шаблону...", після чого відкривається перелік стандартних резолюцій, з якого подвійний клік лівої кнопки миші додає необхідну резолюцію.

3.4.6. У полі "Термін виконання" встановлюється термін виконання цієї резолюції, окрім випадків інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін виконання документа.

3.4.7. Для введення переліку виконавців у підрозділі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до розділу 4 цієї Інструкції.

3.4.8. Після того, як виконавців було додано до підрозділу "Виконавці" форми "Резолюції", натискаємо кнопку "OK" - просту Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки "Резолюції.

3.5. Порядок накладання складних Е-резолюцій.

3.5.1. Перейти на активне поле вікна резолюцій, обраного відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.5.2. Натиснути кнопку "Додати -> Складну резолюцію...", після чого відкривається форма "Складна резолюція" для простої резолюції.

3.5.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції, яке визначається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури.

3.5.4. У полі "Посада" після введення прізвища автора резолюції обирається його посада.

3.5.5. Поле "Зміст" форми "Складна резолюція", як правило, не заповнюється.

3.5.6. Для додавання до резолюції пункту виконання натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Пункт складної резолюції"'.

3.5.7. У полі "N" вводиться номер розділу, підрозділу, пункту чи підпункту документа, до якого вводиться відповідний пункт резолюції.

3.5.8. У полі "Зміст" вводиться текст по пункту резолюції, який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що відкривається натисканням кнопки" З шаблону...".

3.5.9. У полі "Термін виконання" встановлюється термін виконання відповідного пункту резолюції, окрім випадків інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін виконання документа.

3.5.10. Для введення переліку виконавців по пункту резолюції, у полі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до Розділу 4 цієї Інструкції.

3.5.11. Після того, як виконавців було додано до поля "Виконавці" форми "Пункт складної резолюції" натискаємо кнопку "OK" - повертаємося до форми "Складна резолюція".

3.5.12. Повторюємо дії, викладені у підпунктах 3.5.6-3.5.11 цього Загального порядку, створюючи необхідну кількість резолюцій за пунктами документа.

3.5.13. Після завершення створення резолюцій за пунктами, у формі "Складна резолюція" натискаємо кнопку "OK" - складну Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки "Резолюції.

3.6. Е-резолюції повинні бути підтверджені особистими електронними цифровими підписами авторів резолюції, що накладаються у закладці "Підписи" форм "Резолюція" та "Складна резолюція". Порядок накладання ЕЦП здійснюється згідно з порядком, визначеним розділом 6 цієї Інструкції.

4.1. Додавання виконавців до резолюції здійснюється за допомогою форми "Виконавець" та з метою додавання виконавців до створених резолюцій.

4.2. Порядок заповнення форми "Виконавець":

4.2.1. У полі "Роль" обрати статус виконавця, що додається до переліку виконавців, причому, при додаванні першого виконавця відповідне поле заповнюється значенням "Головний виконавець", при додаванні ж наступних виконавців роль обирається зі списку значень: співвиконавець. до відома, контролер та куратор.

4.2.2. У полі "Виконавець" вводиться прізвище виконавця резолюції, яке видається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури, або після натиснення кнопки "..." з довідника, після подвійного кліку лівою кнопкою миші.

4.2.3. Для того, щоб здійснити автоматичне повідомлення особі щодо її включення до переліку співвиконавців резолюції, необхідно увімкнуте опцію "Надіслати виконавцю екземпляр документа", при цьому:

- стають доступними поля "Звідки" та "Екземпляр";

- у полі "Звідки" повинно бути відображено прізвище відправника Е-документа (Начальник Головдержслужби України або його заступник);

- у полі "Екземпляр" необхідно зазначити, який саме Е-документ передається: оригінал (отримане), у випадку головного виконавця усього документа, або нова копія, у випадку співвиконавця документа або інформування до відома.

4.2.4. Якщо автор резолюції бажає додати окремі настанови для окремого виконавця, відповідні настанови вносяться до поля "Уточнення".

4.2.5. При натисканні кнопки "OK" виконавець додається до відповідного переліку, а до закладки "Рух документа" вноситься передача, здійснена на підставі накладання Е-резолюції.

4.3. Виконавець резолюції не має можливості редагувати зазначені поля форми "Виконавець", але має доступ до поля "Звіт виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить інформацію щодо виконання настанов, визначених у полі "Уточнення".

5.1. Електронний образ документа розміщується у закладці "Вміст" ЕРКК Е-документа та буває двох типів: такий, що не редагується, та такий, що редагується.

5.2. Як правило, електронний образ документа, що не редагується, відображено значком із зображенням сканеру, а електронний образ документа, що редагується - значком із зображенням логотипу MS Word.

5.3. Відкриття будь-якого електронного образу документа здійснюється шляхом подвійного кліку лівою кнопкою миші на значку відповідного документа.

5.4. Відкриття електронного образу документа, що не редагується передбачає можливість лише його перегляду, маштабування (значки меню лупа зі знаками "+" та "-") та перегортання (значки меню із перегорнутими пірамідками) на екрані, а також його друк (значок меню із принтером).

5.5. Відкриття електронного образу документа, що редагується, передбачає можливість його повного редагування, форматування та друку. Збереження змін, що було внесено до такого електронного образу, відбувається автоматично при закритті документа.

6.1. Особистий ЕЦП накладається у двох випадках: при створенні резолюції до Е-документа (закладка "Підписи" у формі "Резолюція" або "Складна резолюція") та при візуванні зворотного Е-документа (закладка "Підписи" у ЕРКК Е-документа).

6.2. Порядок накладання особистого ЕЦП.

6.2.1. Перейти на відповідну закладку "Підпис".

6.2.2. Приєднати до ПК електронний носій сертифікату особистого ЕЦП (зазвичай Flash-пристрій).

6.2.3. Після розпізнавання носія сертифікату операційною системою натиснути кнопку "Підписати".

6.2.4. До інформаційного вікна закладки "Підпис" одразу буде додано інформацію щодо накладання особистого ЕЦП відповідним користувачем.

6.2.5. Зупинити та від'єднати Flash-пристрій.

6.3. Якщо користувач бажає перевірити дійсність свого особистого ЕЦП. тоді він має здійснити перевірку підпису, порядок здійснення якої є аналогічним порядку накладання особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки "Перевірити".

6.4. Якщо користувач бажає відкликати свій особистий ЕЦП, тоді він мас виділити запис про підписання ним резолюції/документа після чого здійснити процедуру аналогічну порядку накладання особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки "Відкликати".

7.1. Передача Е-документа від Начальника Головдержслужби України до його заступників, та від заступника Начальника Головдержслужби України до керівника підлеглого структурного підрозділу центрального апарата Головдержслужби України здійснюються в межах процедури накладання резолюцій відповідно до підпунктів 4.2.3 та 4.2.5 цієї Інструкції.

7.2. Усі передачі документа між підрозділами центрального апарату Головдержслужби України відображаються у вигляді дерева передач у полі "Внутрішня передача" закладки "Рух документа" ЕРКК Е-документа.

7.3. Загальний порядок передачі Е-документа між структурними підрозділами.

7.3.1. Перший заступник, заступники Начальника Головдержслужби України - як куратори структурних підрозділів, після отримання зворотного Е-документа, від керівника структурного підрозділу опрацьовують електронний образ документа та здійснює один з наступних кроків:

- повертає Е-документ із зауваженнями:

- накладає особистий ЕЦП.

7.3.2. Після накладання особистого ЕЦП здійснюється передача Е-документа у порядку, визначеному пунктом 7.4 цієї Інструкції:

- у разі підписання вихідного документа відповідним заступником Начальника Головдержслужби України - автору документа із повідомленням "До підпису";

- у разі візування документа - керівнику структурного підрозділу, яким здійснюється візування, із повідомленням щодо візування або зауваженнями;

- у разі завершення процедури візування - керівнику Служби керівника із повідомленням "До підпису".

7.3.3. Керівник Служби керівника здійснює підтвердження Е-документа, його візування та накладає особистий ЕЦП Начальника Головдержслужби України, після підписання останнім паперового документа.

7.4. Порядок здійснення передачі Е-документа.

7.4.1. Передача Е-документа здійснюються у вікні "Внутрішня передача" закладки "Рух документа";

7.4.2. Перед початком створення передачі, автору відповідної передачі, необхідно перейти на поле, у якому його визначено адресатом попередньої передачі Е-документа, тобто передачі, згідно з якою йому було передано даний Е-документ на розгляд та опрацювання.

7.4.3. Для створення передачі Е-документа на виконання його головному виконавцю необхідно натиснути кнопку "Передати -> Отримане..." "у іншому ж випадку натискаємо кнопку "Передати -> Нову копію...", після чого відкривається форма "Передача документа";

7.4.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично та не редагуються;

7.4.5. У полі "Куди" вводиться код підрозділу, до якого здійснюється передача Е-документа.

7.4.6. У полі "Додаткова інформація" автором створення завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення відповідної передачі документа.

7.4.7. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який саме документ передається: оригінал, у випадку головного виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця.

7.4.8. Для завершення створення завдання руху натиснути кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до дерева передач.

7.4.9. У випадку зворотної передачі Е-документа від підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".

7.5. Умовні позначення, використані для організації дерева передач Е-документа:

- лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до його відповідального виконавця;

- лист із жовтою печаткою - передача документа до його співвиконавців;

- білий лист без печаток - передача документа до відома виконавця.

8.1. У системі Е-документообігу керівництвом Головдержслужби України проводиться "контроль керівництва", який здійснюється щодо резолюцій, накладених відповідним керівником на Е-документи, що надійшли до нього на розгляд. Відповідні функції реалізуються у робочій папці "Контроль керівником підрозділу -> Пункти власних резолюцій".

8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю, організованих за функціональним призначенням.

- Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких припадає на день перегляду цієї групи документів;

- Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання яких настане на не довше ніж через три доби;

- Термін виконання не надійшов - документи/резолюції, термін виконання яких настане на довше ніж через три доби;

- Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких пройшов;

- Виконані - документи/резолюції, які було виконано;

- До відома - документи/резолюції, що не мають терміну виконання.

8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у наступному порядку:

- відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції;

- замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма "Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.

8.4. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються у певній групі контролю необхідно:

- відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на фоні документа);

- виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки "Відповідальний підрозділ";

- не відпускаючи кнопку миші перетягнути виділену назву колонки на поле "Перетягніть заголовок колонки для групування по одній колонці";

- звичайна таблиця переформатується по групам, що відповідають структурним підрозділам Головдержслужби України;

- для відміни режиму впорядкування необхідно натиснути і не відпускати лівий клік миші на назві колонці у полі "Перетягніть заголовок колонки для групування по одній колонці", та перетягнути назву колонки назад до рядка назв колонок таблиці.

9.1. Для пошуку Е-документів у системі Е-документообігу передбачено папку "Пошук документів -> Пошук документів", за викликом якої відкривається форма "Пошук документів".

9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".

9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку:

9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити" додається поле із переліком реквізитів

9.3.2. Після обрання необхідного реквізиту з переліку до поля переліку додаються ще два поля: "Оператор" та "Значення":

9.3.3. У полі "Оператор" обираємо один з десяти можливих операторів відповідно до завдання пошуку:

- оператор "=" - для завдання точного критерію пошук без жодної помилки:

- оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен відповідати значенню реквізиту;

- оператор "починається з" - для завдання літер або чисел, з яких починається реквізит;

- оператор "містить" - для завдання набору літер або чисел, що можуть входити до значення реквізиту;

- оператор "порожнє" - для вибору документів із відповідним порожнім полем (наприклад, порожній термін виконання - невиконані документи);

- оператор "між" - для введення значень, між якими знаходиться значення реквізиту;

- оператор "не починається з" - для завдання літер або чисел, з яких не починається реквізит:

- оператор "не містить" - для завдання набору літер або чисел, що не входять до значення реквізиту;

- оператор "не порожнє" - для вибору документів із відповідним заповненим полем (наприклад, заповнений термін виконання - виконані документа);

- оператор "не між" - для введення значень, між якими не може знаходиться значення реквізиту.

9.3.4. У полі "Значення" залаємо конкретні значення реквізиту для пошуку.

9.3.5. Якщо треба задати складний реквізит пошуку, не видаляючи існуючий реквізит, натискаємо кнопку "Додати" та вводимо наступний реквізит аналогічно пунктам 9.3.2-9.3.4 цієї Інструкції.

9.3.6. Для того, щоб усі додані реквізити були одночасно застосовані до пошуку, у перемикачі "Оператор" необхідно встановити значення "ТА". У випадку ж якщо ми хочемо провести одночасний пошук окремо по усіх реквізитах, тоді перемикач "Оператор" встановлюється на значення "АБО".

9.3.7. Опція "Враховувати регістр літер" повинна бути вимкненою.

9.3.8. Для вилучення певного реквізиту, необхідно встановити на ньому курсор миші та натиснути кнопку "Вилучити", для вилучення усіх реквізитів - кнопку "Очистити все".

10.1. Для перегляду звіту щодо моніторингу стану виконання структурними підрозділами покладених завдань необхідно у панелі ярликів відкрити папку "Звіти" -> "Моніторинг про стан виконання", за викликом якої відкривається форма "Фільтр".

10.2. У формі фільтр обираємо параметри щодо формування відповідного звіту:

- "Період:" - задаємо період формування звіту;

- "Тип періоду:" - зазвичай задаємо значення "довільний", але тут можливо обрати квартальну або річну звітність;

- "Тип документа" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо тип документів, відносно яких здійснюватиметься моніторинг;

- "Підрозділ" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо підрозділи, відносно яких здійснюватиметься моніторинг;

- "До документа" - у даному полі необхідно здійснювати моніторинг за всіма параметрами;

- "Рівень контролю" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо відносно документів якого контролю здійснюватиметься моніторинг.

- "Стан виконання" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік, з якого обираємо стан документів, відносно яких здійснюватиметься моніторинг (виконані, невиконані, термінові або прострочені).

10.3. Після натискання кнопки "OK" формується і відкривається звіт.

10.4. Для повторного запуску звіту із новими параметрами його викликають з меню робочої області за допомогою ярлика у вигляді воронки або клавішею "F4".

10.5. Виведення звіту на друк здійснюється клавішею "F6".

1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Організація безпаперового електронного документообігу (далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі загальної схеми його організації, визначеної Загальним порядком організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України.

1.3. Робота у режимі Е-документообігу для керівництва Головдержслужби організується відповідно до положень цієї інструкції.

1.4. Вхід до системи Б документообігу здійснюється з ярлика "Вхід в систему" у вигляді ключів, розташованого на робочому столі, після подвійного кліку лівою кнопкою миші, якою відкривається форма "Вхід до системи".

1.5. У формі "Вхід до системи" необхідно заповнити персональними даними поля "Ім'я користувача" та "Пароль", за вмовчанням інші поля форми заповнюються наступним чином:

- поле "Домен" - guds;

- поле "Назва консолі" - Діловодство та КВД;

- поле "Сервер" - sunrise;

- опція "Зберегти пароль" - включена;

- опція "Увійти як інтерактивний користувач" - відключена;

- опція "Очистити Кеш при старті" - включена.

1.6. Для входу у систему Е-документообігу натиснути кнопку "OK", для відміни входу - кнопку "Скасувати", а для того, щоб сховати усі поля форми "Вхід до системи", окрім полів "Ім'я користувача" та "Пароль" - кнопку "Параметри".

1.7. Система Е-документообігу складається з меню системи (вгорі над усіма іншими елементами), панелі ярликів (ліва частина робочої області), робочої області (права частина системи) та інформаційної панелі (внизу під усіма іншими елементами).

1.8. У панелі ярликів відображено функціональні папки, за допомогою яких реалізуються основні функції керівництва Головдержслужби України, а саме:

- "Рух документа" - отримання документа, його розгляд, накладання особистого електронного підпису (далі - ЕЦП), накладання резолюцій, передача документа;

- "Контроль керівником підрозділу" - контроль виконання завдань визначених власними резолюціями;

- "Пошук документів" - пошук документів за їх реквізитами;

- "Звіти" - моніторинг стану виконання структурними підрозділами покладених на них завдань.

1.9. У робочій області відображено вміст обраної папки панелі ярликів.

1.10. У інформаційній панелі наведено дані щодо користувача системи (прізвище, ім'я, по батькові) та працездатності серверу даних (світлофор: зелений - робота без перебоїв, жовтий - дані із серверу надходять із затримкою, червоний - дані з серверу не надходять).

2.1. Повідомлення щодо передачі Е-документа будь-кому з керівників структурних підрозділів центрального апарата Головдержслужби України надходять на його особисту адресу електронної пошти із зазначенням номеру та дати реєстрації відповідного документа.

2.2. Для того, щоб знайти переданий Е-документ, необхідно відкрити перелік непідтверджених передач Е-документів: панель ярликів, робоча папка "Рух документа -> Отримання у підрозділі -> Документи -> Непідтверджені". У робочій області відкривається у вигляді таблиці перелік документів, що були передані керівнику, але не були ним прийняті до розгляду.

2.3. Для того, щоб у переліку непідтверджених документів знайти необхідний документ потрібно:

- на панелі інструментів робочої області відключити автофільтр (лупа на фоні документа);

- правою кнопкою миші натиснути на назві колонки "Реєстраційний номер", після чого поряд із назвою з'явиться трикутник, вказуючи напрямок сортування (трикутник догори - сортування згори вниз, перегорнутий трикутник - зворотній порядок);

- розпочати вводити з клавіатури відповідний номер, при цьому система автоматично буде переходити по номерах, шукаючи найбільш відповідний.

2.4. Після знаходження необхідного документа, подвійний клік лівої кнопки миші відкриває його електронну реєстраційну контрольну картку (далі - ЕРКК).

2.5. Переходимо на закладку "Вміст", після чого упевнюємося у наявності електронного образу документа з ярликом у вигляді сканера (розділ 5 цієї Інструкції).

2.6. Якщо електронний образ відсутній, то такий Е-документ не підлягає підтвердженню.

2.7. Закриваємо ЕРКК документа - хрестик у правому верхньому куті ЕРКК.

2.8. Для підтвердження Е-документа на панелі меню робочої області натискаємо кнопку "Підтвердити", у випадку, якщо необхідно одночасно підтвердити усі документи - кнопку "Підтвердити всі", після чого документ переміщається у папку "Архів підтверджених" - Е-документ отримано.

2.9. У папці "Архів підтверджених", за допомогою папок сортування ми можемо переглянути документи, що надійшли:

- сьогодні - папка "Сьогодні";

- впродовж поточного тижня - папка "Поточний тиждень";

- впродовж поточного місяця - папка "Поточний місяць";

- впродовж поточного року - папка "Поточний рік";

- впродовж інших років.

2.10. У будь-якій з папок сортування папки "Архів підтверджених" подвійний клік лівої кнопки миші відкриває ЕРКК Е-документа для роботи.

2.11. Якщо ви бажаєте відмінити підтвердження документа, тоді виділяєте строку відповідного документа у папці "Архів підтверджених" -> меню -> кнопка "Відмінити підтвердження", після чого документ повертається у папку "Непідтверджені".

2.12. Відомості щодо часу підтвердження передачі заносяться до закладки "Рух документа" -> вікно "Внутрішня передача" -> колонки "Надіслано" та "Отримано".

3.1. Керівники структурних підрозділів центрального апарата Головдержслужби України, в межах своєї компетенції, здійснюють накладання двох типів електронних резолюцій (далі - Е-резолюції): простих та складних.

3.2. Накладання усіх Е-резолюцій здійснюється на закладці "Резолюції" ЕРРК відповідного Е-документа.

3.3. Накладання Е-резолюцій у вікні резолюцій закладки "Резолюції".

3.3.1. Усі резолюції накладаються з активної строки вікна резолюцій шляхом встановлення на неї курсору.

3.3.2. Незалежно від типу Е-резолюції, перша резолюція у вікні резолюцій завжди накладається з першої активної строки вікна резолюцій "Резолюції".

3.3.3. Е-резолюції керівника структурного підрозділу центрального апарата Головдержслужби України накладаються з активної строки резолюції заступника Начальника Головдержслужби України, його куратора, якою визначено одним з її виконавців відповідного керівника структурного підрозділу.

3.4. Порядок накладання простих Е-резолюцій.

3.4.1. Стати на активне поле вікна резолюцій, обраного відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.4.2. Натиснути кнопку "Додати -> Резолюцію...", після чого відкривається форма "Резолюція".

3.4.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції, яке визначається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури.

3.4.4. У полі "Посада", після введення прізвища автора резолюції обирається його посада.

3.4.5. У полі "Зміст" вводиться текст самої резолюції, який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що відкривається натисканням кнопки" З шаблону...", після чого відкривається перелік стандартних резолюцій, з якого подвійний клік лівої кнопки миші додає необхідну резолюцію.

3.4.6. У полі "Термін виконання" встановлюється термін виконання цієї резолюції, окрім випадків інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін виконання документа.

3.4.7. Для введення переліку виконавців у підрозділі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до розділу 4 цієї Інструкції.

3.4.8. Після того, як виконавців було додано до підрозділу "Виконавчі" форми "Резолюції", натискаємо кнопку "OK" - просту Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки "Резолюції".

3.5. Порядок накладання складних Е-резолюцій.

3.5.1. Перейти на активне поле вінка резолюцій, обраного відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.5.2. Натиснути кнопку "Додати -> Складну резолюцію...", після чого відкривається форма "Складна резолюція" для простої резолюції.

3.5.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції, яке визначається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури.

3.5.4. У полі "Посада", після введення прізвища автора резолюції обирається його посада.

3.5.5. Поле "Зміст" форми "Складна резолюція", як правило, не заповнюється.

3.5.6. Для додавання до резолюції пункту виконання натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Пункт складної резолюції".

3.5.7. У полі "N" вводиться номер розділу, підрозділу, пункту чи підпункту документа, до якого вводиться відповідний пункт резолюції.

3.5.8. У полі "Зміст" вводиться текст по пункту резолюції, який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що відкривається натисканням кнопки "З шаблону...".

3.5.9. У полі "Термін виконання" встановлюється термін виконання відповідного пункту резолюції, окрім випадків інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін виконання документа.

3.5.10. Для введення переліку виконавців по пункту резолюції, у полі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до розділу 4 цієї Інструкції.

3.5.11. Після того, як виконавців було додано до поля "Виконавці" форми "Пункт складної резолюції" натискаємо кнопку "OK" - повертаємося до форми "Складна резолюція".

3.5.12. Повторюємо дії, викладені у підпунктах 3.5.6-3.5.11 цього Загального порядку, створюючи необхідну кількість резолюцій за пунктами документа.

3.5.13. Після завершення створення резолюцій за пунктами, у формі "Складна резолюція" натискаємо кнопку "OK" - складну Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки "Резолюції".

3.6. Е-резолюції повинні бути підтверджені особистими електронними цифровими підписами авторів резолюції, що накладаються у закладці "Підписи" форм "Резолюція" та "Складна резолюція". Порядок накладання ЕЦП здійснюється згідно з порядком, визначеним розділом 6 цієї Інструкції.

4.1. Додавання виконавців до резолюції здійснюється за допомогою форми "Виконавець" та з метою додавання виконавців до створених резолюцій.

4.2. Порядок заповнення форми "Виконавець":

4.2.1. У полі "Роль" обрати статус виконавця, що додається до переліку виконавців, причому, при додаванні першого виконавця відповідне поле заповнюється значенням "Головний виконавець", при додаванні ж наступних виконавців роль обирається зі списку значень: співвиконавець, до відома, контролер та куратор.

4.2.2. У полі "Виконавець" вводиться прізвище виконавця резолюції, яке видається системою за введеними першими трьома літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури, або після натиснення кнопки "..." з довідника, після подвійного кліку лівою кнопкою миші.

4.2.3. Для того, щоб здійснити автоматичне повідомлення особі щодо її включення до переліку співвиконавців резолюції необхідно увімкнути опцію "Надіслати виконавцю екземпляр документа", при цьому:

- стають доступними поля "Звідки" та "Екземпляр";

- у полі "Звідки" повинно бути відображено прізвище відправника Е-документа (керівник структурного підрозділу);

- у полі "Екземпляр" необхідно зазначити, який саме Е-документ передасться: оригінал (отримане), у випадку головного виконавця усього документа, або нова копія, у випадку співвиконавця документа або інформування до відома.