Про затвердження Інструкції з діловодства у Вищому господарському суді України

Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису і дати погодження, наприклад:

Якщо документ погоджується колегіальним органом або листом, актом тощо, то гриф погодження оформляється таким чином:

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа торкається інтересів декількох організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження із зацікавленими організаціями.

6.15. Документи підписуються відповідальними особами згідно з їх компетенцією. На копії документа, як правило на зворотному боці, вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.

До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціал(и) та прізвище).

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

У документах, які готуються комісією, зазначається статус осіб у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписується декількома особами, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписується декількома посадовими особами, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись особою, яка виконує її обов'язки, або її заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ, Наприклад: "Виконуючий обов'язки" (В.о.), "Заступник". Не дозволяється в документі ставити прийменник "За" або вертикальну риску перед найменуванням посади.

Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути погоджені особою, яка підписала цей документ.

6.16. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа (без абзацу).

Якщо документ має додатки, повну назву яких названо в тексті, то відмітка про них оформляється таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного, наприклад:

Додаток: 1. Штатний розпис на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

За наявності кількох додатків вони нумеруються арабськими цифрами. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера, наприклад:

6.17. Способом введення документа в дію є його затвердження.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) чи відповідним актом суду, чи іншими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі, що затверджується.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати і номера затверджуваного документа у називному відмінку, наприклад:

6.18. Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, підпису керівника, дати.

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, у резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.

7.1. Проекти ініціативних документів щодо вдосконалення законодавчих та інших правових актів, проекти документів, розроблені за дорученням керівництва суду, надсилаються адресатам із супровідним листом, у якому обґрунтовується необхідність розроблення такого документа.

7.2. На зворотному боці супровідного листа, як правило, вказується найменування структурного підрозділу, прізвище, телефон виконавця, який підготував проект документа.

7.3. Ініціативні документи друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали у трьох примірниках. Перший примірник документа надсилається адресатові, другий залишається у відповідному наряді служби діловодства, третій у структурному підрозділі, яким ініціювалось його розроблення.

7.4. Проекти законів, указів, постанов та інших документів для розгляду та вирішення питання про їх прийняття органами державної влади України подає голова суду або особа, яка виконує його обов'язки.

Проекти зазначених документів готують структурні підрозділи суду, до компетенції яких віднесено питання, для вирішення яких створюється документ. Другий примірник проекту документа візують керівники структурних підрозділів, якими опрацьовувався проект, керівник апарату, заступники голови суду. Перший примірник проекту документа візує (підписує) голова суду або особа, яка виконує його обов'язки.

Проект документа подається до органу державної влади або органу місцевого самоврядування із супровідним листом, у якому обґрунтовується необхідність прийняття рішення та його зміст.

На зворотному боці останнього аркуша супровідного листа зазначається, як правило, найменування структурного підрозділу, прізвище і номер телефону керівника підрозділу та виконавця, які підготували проект документа.

Проекти зазначених документів друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в трьох примірниках. Перший примірник надсилається адресатові, другий залишається в службі діловодства, третій у структурному підрозділі, яким ініціювалось його розроблення.

7.5. Проекти наказів (додаток 9) розробляються структурними підрозділами за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи та візуються в обов'язковому порядку керівником апарату суду.

Накази видаються головою та керівником апарату суду, або особами, які виконують їх обов'язки.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета і завдання приписаних дій, причини його видання. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, інший нормативний чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються конкретні заходи і дії, посадові особи, які відповідають за його реалізацію, та термін виконання завдань. Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проект наказу подається для візування всім виконавцям, які зазначені у ньому.

7.6. Проекти розпоряджень (додаток 10) розробляються структурними підрозділами за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи. Розпорядження видаються головою суду, його заступниками, керівником апарату, секретарями судових палат, або особами, які виконують їх обов'язки.

Розпорядження видаються для вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності суду.

Розпорядження оформляється в такому ж порядку, як і наказ, тільки розпорядча частина може починатися словами "Пропоную", "Зобов'язую", "Забезпечити".

Реєстрація наказів і розпоряджень з основної діяльності суду та з адміністративно-господарських питань ведеться в реєстраційних журналах окремо по кожному виду документів і здійснюється службою діловодства (додаток 2).

Ознайомлення керівництва суду з наказами та розпорядженнями з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань здійснюється службою діловодства. Ознайомлення суддів та працівників управлінь забезпечення роботи судових палат здійснюється відповідальними за діловодство особами відповідних управлінь.

Реєстрація наказів з кадрових питань ведеться в окремих реєстраційних журналах у залежності від змісту наказу й здійснюється управлінням організаційної роботи (додаток 2).

Реєстрація розпоряджень, які пов'язані з діяльністю судових палат, здійснюється управліннями забезпечення роботи відповідних судових палат.

7.7. Протокол - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на нарадах, конференціях чи засіданнях колегіальних органів.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу містить прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний.

В основній частині протоколу фіксують перебіг засідання колегіального органу. Вона складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Розділи нумерують арабськими цифрами і в кожному з них є такі підрозділи: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", які друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. Нижче слова "СЛУХАЛИ" з абзацу зазначають прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується повністю.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається в протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.

Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, що брали участь у роботі засідання.

Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

7.8. Телеграма - це службовий документ, що становить повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку, складається згідно з вимогами (додаток 12) і передається до служби діловодства для відправлення.

Копія телеграми з позначкою про час приймання повертається до відповідного структурного підрозділу.

7.9. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по можливості без прийменників, сполучників і займенників, розділових знаків.

Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

7.10. Текст телеграми друкується прописними буквами з одного боку аркуша через два інтервали, без переносів, абзаців, виправлень, у чотирьох примірниках: перший надсилається адресатові, другий повертається виконавцеві після передачі для відправлення, третій залишається у відповідному наряді в службі діловодства, четвертий надається до інформаційного центру для внесення інформації до автоматизованої системи документообігу.

7.11. У телеграмі під рискою друкується найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

7.12. Виправлення, внесені під час підписання телеграми, повинні бути обумовлені написом під рискою "Виправленому вірити" і завірені виконавцем.

7.13. Телеграми підписуються головою суду, його заступниками, керівником апарату, або особами, які виконують їх обов'язки. Голова суду може визначити категорію простих телеграм, які мають право підписувати судді та керівники структурних підрозділів.

7.14. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".

7.15. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.

7.16. Підготовка внутрішніх кадрових документів:

7.16.1. Заява - це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Це й вид звернення громадян до державних органів чи громадських організацій для реалізації наданих їм прав.

Найчастіше працівники апарату подають письмові заяви щодо переведення на посаду, надання щорічної, додаткової та навчальної відпусток, звільнення тощо.

Заяви в апараті суду подаються на ім'я керівника апарату або його заступника.

За необхідності в структурному підрозділі заяви подаються на ім'я його керівника.

У заяві, незалежно від змісту, реквізити рекомендується розташовувати у послідовності, наведеній нижче.

1. Адресат (праворуч вказується посада, а з нового рядка - прізвище та ініціали особи, на чиє ім'я подається заява).

2. Відомості про заявника (зазначається повна назва посади, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подає заяву).

Під час написання заяви обов'язковою вимогою є повна назва посади того, на чиє ім'я звертається заявник, та посади заявника, його прізвища, імені та по батькові.

3. Назва виду документа (Заява) розміщується нижче відомостей про адресата та заявника посередині рядка і пишеться з великої літери. Після слова "Заява" крапка не ставиться.

4. Текст заяви розміщується з абзацу під словом "Заява" з великої літери, з відступом у три рядки, де чітко формулюється текст заяви з лаконічним обґрунтуванням.

До окремих заяв додаються довідки. Зокрема, до заяви про навчальну відпустку обов'язково додається виклик навчального закладу, а до заяви про відпустку може додаватися довідка з лікувальної установи.

Після тексту заяви вказується перелік додатків (копій документів). У кінці проставляється дата складення заяви (ліворуч), і заява засвідчується підписом (праворуч).

Усі заяви, що подаються працівниками апарату, обов'язково візуються керівником самостійного структурного підрозділу, а в разі його відсутності - особою, що виконує його обов'язки. Після підпису в дужках вказуються ініціали та прізвище особи, яка візує документ, і проставляється дата. Якщо в заяві йдеться про надання матеріальної допомоги, встановлення надбавки, тоді ставиться віза начальника відділу обліку та бухгалтерської звітності.

Заяви суддів візуються секретарем судової палати або, у разі його відсутності, заступником секретаря судової палати.

У зв'язку з тим, що при прийнятті на роботу передбачено заповнення форми N П-2ДС, де вказується домашня адреса, у заяві її можна не зазначати. В інших випадках, коли звертається не працівник апарату суду, то адреса зазначається і вказується номер телефону.

Заяви пишуться від руки. Заяви на відпустку подаються не пізніше як за два тижні до її початку.

7.16.2. Подання - це різновид службових документів на ім'я голови суду, керівника апарату суду або осіб, які виконують їх обов'язки щодо:

просування по службі державних службовців шляхом зайняття більш високої посади після успішного завершення стажування на вакантних посадах;

присвоєння рангу державного службовця - чергового або поза межами відповідної категорії посад;

нагородження працівників структурних підрозділів державними нагородами України та відзнаками тощо.

7.16.3. Доповідна записка - це службовий документ, адресований голові суду, його заступниками, керівнику апарату суду, або особам, які виконують їх обов'язки, керівником структурного підрозділу, у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події, факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Текст доповідної записки чітко поділяють на дві частини: у першій (описовій) наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання.

8.1. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, яким надається гриф "Для службового користування" (далі - "ДСК"), регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Вищому господарському суді України, затвердженою наказом Голови Вищого господарського суду України від 31.03.2010 N 31.

8.2. Відомості, яким надається гриф "ДСК" у суді, регламентуються Переліком конфіденційної інформації, затвердженим наказом Голови Вищого господарського суду України від 29.03.2010 N 35.

8.3. Працівники суду, яким дозволяється присвоювати документам гриф "ДСК" і працювати з документами, що мають такий гриф, визначаються наказом голови суду.

8.4. Ознайомлення представників інших організацій із документами з грифом "ДСК" регламентується зазначеною у п. 8.1 Інструкцією.

9.1. Довідково-інформаційна робота у суді здійснюється інформаційним центром суду.

9.2. Інформація про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) може бути надана сторонам або їх представникам за усними (телефонними), письмовими запитами та за допомогою підсистеми електронного довідника, який встановлюється в суді.

9.3. У письмовому вигляді інформація, довідки та відповіді на запити надаються службою діловодства за резолюцією керівництва суду та виключно на письмові запити за наявності в них повних даних про вихідний номер та дату документа, номер справи, а також про сторони у справі.

9.4. Представникам сторін може бути надано інформацію щодо дати надходження господарської справи до суду, єдиного унікального номера господарської справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення господарської справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду господарської справи, прізвища судді в провадженні якого знаходиться справа, а також інформації про надходження касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень господарських судів Верховним Судом України та їх розгляду.

10.1. Обов'язковому обліку підлягають всі види печаток та штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.

Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.

10.2. Відповідальність за зберігання та використання печаток, штампів та бланків у структурних підрозділах суду несуть керівники та особи, відповідальні за діловодство.

10.3. Виготовлення печаток, штампів та забезпечення структурних підрозділів суду усіма видами бланків здійснюється господарською службою.

10.4. Облік всіх печаток та штампів, що є в суді (крім печаток та штампів першого відділу), а також бланків ведеться у відповідних журналах обліку (додатки 13, 14).

10.5. Видача печаток, штампів та бланків здійснюється під розписку у відповідних журналах обліку (додатки 13, 14).

10.6. Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та опечатуються.

10.7. Гербова печатка суду зберігається у посадової особи, що визначається головою суду.

10.8. Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, посвідчень про відрядження, бухгалтерської статистичної звітності, фінансових планів, номенклатури справ, наказів про примусове виконання рішень судів, ухвал та довідок про повернення держмита тощо.

10.9. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом, з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

10.10. Перевірка наявності печаток, штампів та бланків, а також порядку їх зберігання і використання здійснюється спеціально створеною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства.

Про здійснення вказаної перевірки робляться відмітки в журналах обліку.

11.1. Контролю та перевірці виконання в суді підлягають накази, розпорядження та доручення голови суду, керівника апарату та осіб що виконують їх обов'язки, а також доручення заступників голови суду та секретарів судових палат.

11.2. Порядок організації контролю та перевірки виконання зазначених у пункті 11.1 Інструкції документів визначається головою суду.

Забезпечення контролю, в залежності від штатної чисельності працівників суду, може бути покладено наказом голови суду на службу діловодства або окрему посадову особу.

Відповідальність за організацію контролю та стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах покладається на керівників цих підрозділів.

11.3. Контроль за виконанням документів та доручень включає доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення, що контролюється, перевірку ходу виконання, інформування про це керівництва, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

11.4. Термін виконання внутрішніх документів суду обчислюється в календарних днях починаючи з дати їх підписання (затвердження), а документів, що надійшли від інших організацій, - з дати їх надходження до суду.

Якщо термін виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

11.5. Доручення з резолюцією "Терміново", що проставляється червоним кольором, виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлено в резолюції керівництвом суду.

11.6. Якщо виконання документа або доручення керівництва суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати всі необхідні матеріали у встановлений термін.

11.7. Відповідальний за здійснення контролю підрозділ (або відповідальна особа) не пізніше, ніж за два дні до закінчення терміну виконання документа (доручення) попереджає про це виконавця.

Якщо необхідно продовжити термін виконання доручення, виконавець не пізніше, ніж за два дні до закінчення строку подає керівнику, який дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обґрунтуванням нового терміну виконання.

Відомості про зміну терміну виконання документа (доручення) або виконавця (співвиконавців) передаються службі діловодства для внесення відповідної інформації до реєстраційних документів та передачі виконавцю (співвиконавцям).

11.8. Якщо доручення або запит на виконання вказаного доручення надсилається судом до інших організацій, підприємств, установ, то на копії доручення чи запиту ставлять позначку "Контроль".

Копія доручення (запиту) зберігається в окремому наряді.

11.9. Документи і доручення знімають з контролю тільки після їх остаточного виконання.

Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.

11.10. Рішення про остаточне виконання документа чи доручення приймається особою, яка вчиняла відповідну резолюцію (давала доручення), і засвідчується її відміткою про зняття з контролю та підписом.

11.11. Виконання завдань та доручень реєструється службою діловодства шляхом внесення відповідної інформації до реєстраційних документів та автоматизованої системи документообігу суду, після чого здійснюється відправлення відповідних документів та передача інформації до відповідального за здійснення контролю підрозділу (або відповідальній особі) для зняття документа (доручення) з контролю.

12.1. Служба діловодства суду періодично (не рідше ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах суду.

До перевірки стану діловодства керівником служби діловодства і відповідальними працівниками за діловодство в структурних підрозділах можуть залучатися також інші працівники суду (відповідно до плану роботи суду).

12.2. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в структурних підрозділах суду вміщуються в довідці, яку подають на розгляд керівництву суду.

12.3. Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах суду працівники періодично перевіряють умови зберігання документів у виконавців, ведуть контроль за їх правильним оформленням і про результати таких перевірок інформують керівників структурних підрозділів.

12.4. Служба діловодства і відповідальні за діловодство в структурних підрозділах працівники ведуть облік документообігу (як правило, за рік), і за необхідності готують пропозиції керівництву суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.

13.1. Інформація, одержана каналами факсимільного зв'язку, не належить до офіційних документів.

Передача процесуальних документів каналами факсимільного зв'язку не допускається.

13.2. Приймання та передача інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюється, як правило, службою діловодства суду.

13.3. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", "Не для друку", а також рукописні матеріали.

13.4. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, покладається на виконавця, який підготував матеріал до передачі, а також на керівника відповідного структурного підрозділу.

13.5. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Матеріали, оформлені в інший спосіб, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві.

13.6. Документи, призначені для передачі службової інформації, підлягають обов'язковому обліку за замовленнями (додаток 15), які підписуються керівниками структурних підрозділів або суддями та передаються до служби діловодства.

13.7. Після передачі інформації співробітник служби діловодства повертає оригінали документів виконавцеві.

13.8. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають обов'язковому обліку службою діловодства суду в журналі встановленої форми (додаток 16).

13.9. Прийняті факсограми без зволікання передаються під підпис службою діловодства адресатам, до служби забезпечення роботи голови суду або до структурних підрозділів відповідальним за діловодство працівникам.

Факсограми іноземною мовою передаються під підпис до служби забезпечення роботи голови суду.

14.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві суду, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим документом (інформаційним довідником), який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

Суд має індивідуальну номенклатуру справ, яка складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

14.2. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 17) розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з особою відповідальною за архів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

14.3. Після виконання документи групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

14.4. Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації суду (накази, розпорядження, доручення, рішення тощо), планово-звітна документація й листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

14.5. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера в межах підрозділу, наприклад 03.14-01. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

14.6. У номенклатурі справ структурного підрозділу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

14.7. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 18).

14.8. Номенклатура справ структурного підрозділу суду складається в двох примірниках:

перший примірник - зберігається в структурному підрозділі;

другий примірник - передається до управління документального забезпечення для зведеної номенклатури справ суду;

Номенклатури справ структурних підрозділів суду після їх розгляду й аналізу зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ суду.

14.9. Під час складання зведеної номенклатури справ суду використовується структурний принцип її побудови. Першим розділом номенклатури справ зазначається управління документального забезпечення.

14.10. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ суду включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи суду.

14.11. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення або ведення.

14.12. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

14.13. Зведена номенклатура справ схвалюється експертною комісією суду та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади управління України (далі - ЕПК ЦДАВО України), після чого затверджується головою суду.

У графі "Примітка" зведеної номенклатури справ суду протягом діловодного року робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

14.14. У зведеній номенклатурі справ суду може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК".

У кінці діловодного року зведена номенклатура справ суду закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

14.15. Зведена номенклатура справ суду складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України.

Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду. Другий використовується службою діловодства як робочий. Третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Четвертий надсилається до ЦДАВО України, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Структурні підрозділи суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

14.16. Зведена номенклатура справ суду, як і номенклатури справ структурних підрозділів щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін вони передруковуються та затверджуються головою суду та вводяться в дію з 1 січня нового року.

14.17. Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з ЦДАВО України один раз на п'ять років або щорічно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду.

15.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до погодженої та затвердженої номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншій установі);

групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в суді;

групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву суду документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового строку зберігання);

до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщуються ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання; документи, створені за допомогою ПК, групуються в справи на загальних підставах.

15.2. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

15.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

15.4. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

15.5. Документи засідань колегії групуються в дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним засідання.

15.6. Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їхнім виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності суду. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

15.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.

15.8. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом - запитом.

15.9. В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться в Порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року N 731, зі змінами.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

15.10. Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

15.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснюється службою діловодства.

16.1. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

16.2. Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.

16.3. Експертизу цінності документів суду проводять згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими органами державної архівної служби.

16.4. Для організації і проведення експертизи цінності документів у суді утворюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним Положенням, яке затверджується головою суду або керівником апарату.

До складу ЕК суду включаються керівники служби діловодства та архіву, керівники структурних підрозділів, а також окремі судді. Головою ЕК призначається заступник голови суду, або заступник керівника апарату суду.

16.5. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується головою суду або керівником апарату, і звітує перед ними про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

16.6. Рішення ЕК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії головою суду або керівником апарату суду, за рішенням якого була утворена комісія. У разі відмови затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК Держкомархіву, рішення якої є остаточним.

Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання комісії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурних підрозділів і окремих посадових осіб суду рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду.

16.7. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ суду шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

16.8. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки по завершенні експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

16.9. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 19), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву суду.

16.10. За результатами експертизи цінності в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу (додатки 20, 21, 22), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 23). При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо.

16.11. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України.

Схвалені ЕПК ЦДАВО України описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються головою суду або керівником апарату суду, після чого суд має право знищувати документи.

16.12. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2010 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2014 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2016 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи суду в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

16.13. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

16.14. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією.

17.1. Справи (наряди) суду після закінчення поточного року підлягають оформленню.

17.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають судові справи, справи постійного і тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу.

Повне оформлення справи передбачає: підшивання справи; нумерацію аркушів справи; складання внутрішнього опису документів справи (додаток 4); складання засвідчувального запису на аркуші засвідчення справи (додаток 24); внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити повторну систематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, усі аркуші, крім аркушів із засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

17.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання, оформляється за встановленою формою ( додаток 25) .

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

18.1. Опис справ структурного підрозділу складається відповідальним працівником підрозділу за встановленою формою (додаток 26).

18.2. Опис справ структурного підрозділу складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в структурному підрозділі, при методичній допомозі служби діловодства суду з дотриманням таких правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Приклад. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу N 13.14, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2011 році, будуть мати номери: 13.14 П-2011, 13.14 Т-2011, 13.14 О/С-2011;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

У графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);