Про затвердження Інструкції з діловодства у Вищому господарському суді України

З метою приведення порядку та організації роботи з діловодства у Вищому господарському суді України у відповідність з чинним законодавством,

1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з діловодства у Вищому господарському суді України (далі - Інструкція) (додається).

2. Начальнику управління документального забезпечення (Янюк І.А.) ознайомити з наказом та Інструкцією заступників Голови, секретарів судових палат, начальників управлінь і самостійних відділів Вищого господарського суду України.

3. Начальникам управлінь і самостійних відділів Вищого господарського суду України організувати ознайомлення суддів, помічників суддів, спеціалістів, секретарів судових засідань та інших працівників з Інструкцією, та забезпечити контроль за неухильним дотриманням її вимог.

4. Начальнику управління організаційної роботи (Нарольському М.М.) направити електронну копію Інструкції до Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних господарських судів України (до відома).

5. Начальнику управління документального забезпечення (Янюк І.А.) надати текст Інструкції редакції журналу "Вісник господарського судочинства" для її опублікування.

6. Начальнику управління комп'ютерного та програмного забезпечення (Кукушкіну І.В.) розмістити Інструкцію на WEB-сайті Вищого господарського суду України <...>.

7. Начальникам управлінь і самостійних відділів Вищого господарського суду України визначити відповідальних за діловодство в управліннях, самостійних відділах та надати інформацію начальнику управління документального забезпечення (Янюк І.А.).

8. Інструкцію з діловодства в господарських судах України, затверджену наказом Вищого господарського суду України від 10.12.2002 N 75 із змінами і доповненнями, в частині, що стосується Вищого господарського суду України, вважати такою, що втратила чинність.

9. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція з діловодства у Вищому господарському суді України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування діяльності Вищого господарського суду України (далі - суд) і регламентує порядок роботи з процесуальними та іншими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів суду.

Суд здійснює діловодство та веде листування державною мовою.

1.2. Документи суду є власністю держави. Робота з ними регламентується законодавством України, нормативно-методичними документами Державного комітету архівів України, а також цією Інструкцією.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку ведення діловодства у суді розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації діловодства, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року N 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, із змінами, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, Положення про Апарат Вищого господарського суду України, затвердженого рішенням зборів суддів Вищого господарського суду України від 05.11.2010 року N 9, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року N 30 (з подальшими змінами та доповненнями, далі - Положення про автоматизовану систему).

1.4. Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Положенню про автоматизовану систему. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями.

1.5. Положення Інструкції передбачає як традиційне ведення діловодства так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів за допомогою автоматизованої системи "Документообіг господарських судів" (далі - автоматизована система).

1.6. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах суду покладається на управління документального забезпечення (далі - служба діловодства).

1.7. Загальне керівництво службою діловодства здійснюється Головою суду та Керівником апарату суду.

1.8. Заступники Голови суду, секретарі судових палат, начальники управлінь забезпечення роботи судових палат відповідають за стан ведення діловодства в судових палатах, координують діловодство у відповідних підрозділах суду згідно з розподілом обов'язків.

1.9. За організацію діловодства з питань, не пов'язаних із процесуальною діяльністю суду, персональну відповідальність несуть керівник апарату суду, начальники структурних підрозділів апарату згідно з вимогами цієї Інструкції. Керівник апарату суду здійснює організаційне забезпечення роботи суду та з питань, що належать до його компетенції, видає усні й письмові доручення, обов'язкові для виконання всіма працівниками апарату суду.

1.10. Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах суду покладаються на керівників цих підрозділів.

1.11. Керівник структурного підрозділу визначає відповідальну за ведення діловодства особу, яка забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, звітує перед керівником структурного підрозділу про роботу з документами та їх виконання, знайомить працівників структурного підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.12. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які перебувають у них на виконанні. Про втрату документа терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один із яких передається керівнику апарату, другий - керівникові служби діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

1.13. Керівники структурних підрозділів суду зобов'язані:

аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку, вживати заходів до скорочення обсягу службового листування;

забезпечувати контроль за станом ведення діловодства;

здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції та складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів;

ознайомлювати всіх прийнятих на роботу до відповідного структурного підрозділу осіб з вимогами Інструкції.

1.14. Працівники суду зобов'язані дотримуватися вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

1.15. При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника структурного підрозділу - іншому працівнику з відміткою про передачу (із зазначенням дати) в автоматизованій системі.

2.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

2.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в суді, так і ті, що надходять від інших підприємств, установ, організацій та фізичних осіб.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК, що мають обов'язкові реквізити: найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації, її адреси, посади особи, яка підписала документ і дати, підпис або відбиток печатки, що його замінює.

2.3. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в суді лише один раз: вхідні - у день надходження документа, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється, а передається згідно з резолюцією керівництва суду службою діловодства з відміткою у відповідному журналі (реєстрі) та автоматизованій системі.

2.4. Уся кореспонденція, що надходить до суду, приймається та реєструється службою діловодства. Порядок реєстрації та розподілу вхідної кореспонденції визначається Положенням про автоматизовану систему.

2.5. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конверта або пакета, правильність зазначення адресата.

Документи, що були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються на реєстрацію до служби діловодства.

Документи, які подано судді у судовому засіданні, передаються на реєстрацію до служби діловодства.

Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику службою діловодства в термін не більш як два дні.

2.6. Службою діловодства розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто" та "Таємно". Пакети з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання. Конверти з грифом "Для службового користування" відкриваються відповідальними працівниками служби діловодства, які мають допуск відповідно до наказу голови суду.

2.7. Після відкриття конверта (пакета) перевіряється фактична наявність документів та додатків до нього, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конверті, перевіряється цілісність прошитих і опечатаних документів. Конверт додається до документів.

У разі відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт у трьох примірниках, який підписується працівниками служби діловодства (додаток 1). Один примірник акта залишається в наряді служби діловодства, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику.

2.8. Приймання документів безпосередньо від учасників судового процесу та їх представників, представників підприємств, установ, організацій здійснюється щоденно в робочий час канцелярією суду.

2.9. На документі, отриманому безпосередньо від учасників судового процесу та їх представників, представників підприємств, установ, організацій, в обов'язковому порядку проставляється позначка про прийняття документа, і в той же день він передається на реєстрацію до служби діловодства.

2.10. Документи, отримані безпосередньо від учасників судового процесу та їх представників, представників підприємств, установ, організацій, оформляються та розглядаються в порядку, визначеному резолюцією керівництва суду, згідно з вимогами цієї Інструкції.

2.11. Документи, які надійшли до суду, розподіляються службою діловодства на касаційні скарги, заяви про перегляд судових рішень господарських судів, справи, додаткові матеріали, урядові документи, листи, скарги, заяви, пропозиції, звернення громадян та інше.

2.12. Реєстрація документів здійснюється в автоматизованій системі.

2.13. На першому аркуші всіх документів у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначається:

- дата надходження документа до суду;

- реєстраційний номер, який містить: номер за порядком, що формується автоматизованою системою автоматично та через дріб - рік реєстрації;

- підпис особи, яка зареєструвала документ.

2.14. Додаткові матеріали, що надійшли до касаційних скарг, які перебувають у провадженні судді, реєструються службою діловодства за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження, за вхідним реєстраційним номером первісних матеріалів з додаванням індексу "Д" з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2 і т.д.) та передаються з відміткою в журналі (додаток 2) або за реєстром відповідальній за діловодство особі до відповідного управління забезпечення роботи судової палати.

Заяви про відвід судді (колегії суддів), суддів реєструються службою діловодства за аналогією з додатковими матеріалами та передаються судді, в провадженні якого знаходиться справа.

2.15. Реєстраційні реквізити документів, що не стосуються судових справ, повинні містити прізвище та ініціали особи, яка підписала документ, і назву організації, яку вона представляє. Оформлення вхідного документу здійснюється у такому порядку: дата реєстрації; індекс відповідно до номенклатури справ; порядковий номер та через дріб рік реєстрації; вихідний номер і дата документа; викладається його короткий зміст.

2.16. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву суду. Після накладення резолюції керівництвом суду документи передаються службою діловодства під підпис у журналі (реєстрі) (додаток 2) до структурних підрозділів виконавцям, які вивчають подані матеріали та в десятиденний строк (якщо в резолюції не вказано іншого терміну) подають керівництву суду підготовлені пропозиції.

2.17. Усі документи, що надійшли до суду від Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, органів судової влади, прокуратури, центральних органів виконавчої влади (далі - урядові документи), приймаються та реєструються відповідальною за урядове листування особою служби діловодства.

Працівник служби діловодства, відповідальний за урядове листування, приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, вказаному на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі служби фельдзв'язку і засвідчує підпис печаткою та проставляє час і дату отримання.

2.18. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документи, що належать до урядових, на кожному з них на першому аркуші у правому нижньому куті ставиться реєстраційний штамп, в якому зазначаються вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

2.19. Урядовий документ реєструється у відповідному журналі (додаток 2) та в автоматизованій системі із занесенням відомостей щодо найменування органу державної влади, міністерства, іншого органу, які надіслали документ; виду документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідного номера і дати його реєстрації; вихідного номера і дати; заголовка та короткого змісту документа.

2.20. Зареєстровані урядові документи (у тому числі законодавчі та нормативні акти) передаються службою діловодства на розгляд керівництву суду.

2.21. Урядовий документ, розглянутий керівництвом суду, повертається до служби діловодства відповідальній за урядове листування особі, яка вносить резолюцію до відповідного журналу (реєстру) та автоматизованої системи, передає документ виконавцю під підпис у журналі або за реєстром для подальшого опрацювання (кодифікації).

2.22. На документі, взятому керівництвом на контроль, ставиться відмітка червоним кольором "Контроль" або літера "К".

2.23. Якщо в резолюції не зазначено конкретного терміну виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана не пізніше одного місяця від дня його надходження до суду.

Після виконання документа працівник, визначений у резолюції першим, особисто звітує про це керівництву суду, а працівник служби діловодства знімає документ з контролю.

2.24. Документи, що надійшли до суду, реєструються і передаються керівництву для розгляду в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години з моменту отримання.

2.25. Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, документ повертається до служби діловодства для зняття резолюції. До автоматизованої системи вносяться прізвище та ініціали виконавця, відомості про зміст і дату накладення резолюції, термін виконання. За призначенням документ передається за реєстром під підпис.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, то перший із них є відповідальним за виконання документа і йому в установленому порядку передається документ. У разі необхідності співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.26. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі резолюції керівника, яким здійснювався розгляд документа.

Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через службу діловодства із внесенням відповідних змін до журналу (реєстру) та автоматизованої системи.

2.27. Після вирішення порушених у документі питань відповідальна за його виконання особа доповідає про це керівнику, яким накладено резолюцію, після чого в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або долучає супровідну записку, у якій зазначає, як вирішені питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату виконання, номер справи чи наряду, до яких необхідно долучити документ, засвідчує його своїм підписом і передає до служби діловодства.

2.28. Перший примірник відповіді на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконує його обов'язки.

2.29. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити внутрішнє погодження. Документ подається на підпис разом із додатками до документа та матеріалами, на підставі яких він виконувався.

2.30. Відповідь на виконаний документ у необхідній кількості примірників разом із вхідним документом передається до служби діловодства для присвоєння вихідного реєстраційного номера, внесення відповідних даних до автоматизованої системи та відправлення адресатам.

Виконаний документ разом із копією відповіді (завізований усіма співвиконавцями та відповідальним виконавцем) підшивається до відповідного наряду та залишається в службі діловодства.

2.31. Контроль щодо візування виконаного документа всіма виконавцями здійснюється службою діловодства.

2.32. Усі документи, підписані керівництвом суду, відправляються в день їх підписання, за необхідності - нарочно.

2.33. Документи, що надійшли до суду (заяви, скарги, справи, листи тощо), виносити за межі приміщення суду категорично забороняється.

2.34. Облік та зберігання виконаних документів здійснюється структурними підрозділами суду та службою діловодства відповідно до номера номенклатурної справи.

3.1. Вихідними документами суду є документи, що створюються у суді та адресуються юридичним і фізичним особам.

3.2. Вихідні документи оформляються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

3.3. Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється службою діловодства та працівниками управлінь забезпечення роботи судових палат відповідно до Положення про автоматизовану систему.

3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівниками служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка служби діловодства суду (додатки 3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4). У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв'язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівництвом суду, і підпис скріплюється печаткою служби діловодства (додаток 3.1).

3.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

3.6. Вихідні документи відправляються централізовано службою діловодства поштою або передаються нарочно під підпис у розносній книзі (додаток 2).

3.7. Відправленню службою діловодства підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю суду. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.

3.8. Судові документи та інша кореспонденція для відправлення передаються службі діловодства до 16 години кожного дня, а в п'ятницю та передсвяткові дні - до 13 години. Кореспонденція, що надійшла на відправлення після 16 години, відправляється наступного дня, а кореспонденція, що передана в п'ятницю після 13 години, відправляється в наступний робочий день.

3.9. Відправлення чи передача адресатові судових документів без їх реєстрації у службі діловодства забороняється.

Не допускається залишення у справі судового документа без відмітки про його відправлення.

3.10. При надсиланні кореспонденції, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, область, місто, поштовий індекс).

3.11. Якщо документ підлягає надісланню декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

4.1. Касаційні скарги (справи), що надійшли до суду, реєструються службою діловодства в автоматизованій системі в день надходження.

4.1.1. Крім касаційної скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист апеляційного господарського суду та справа з проставлянням реєстраційного штампа в правому нижньому куті першого аркуша касаційної скарги, супровідного листа та лицьового боку обкладинки справи.

4.2. Визначення судді-доповідача для розгляду конкретної касаційної скарги (справи) здійснюється службою діловодства в автоматизованій системі протягом робочого дня після реєстрації.

Порядок та умови визначення судді-доповідача для розгляду конкретної касаційної скарги (справи) визначається Положенням про автоматизовану систему.

4.3. Після завершення автоматичного розподілу справ службою діловодства формуються та роздруковуються загальні реєстри касаційних скарг/справ та реєстри на кожного суддю-доповідача. Загальні реєстри передаються разом зі справами відповідальним працівникам управлінь забезпечення роботи судових палат під підпис для подальшої передачі справ судді-доповідачу під підпис.

4.4. Службою діловодства суду в обов'язковому порядку перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі апеляційного господарського суду, здійснюється огляд стану справи (повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису, а також справи).

У необхідних випадках службою діловодства складається акт про стан справи, що надійшла до суду. Акт складається у двох примірниках, підписується трьома працівниками служби діловодства, підписи засвідчуються печаткою.

Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах, і перший примірник акта додається до супровідного листа апеляційного господарського суду. Другий примірник акта залишається в службі діловодства.

Недоліки у формуванні справи, які відображені в акті про стан справи, підлягають обов'язковому усуненню місцевим або апеляційним господарським судом.

4.4.1. У разі надходження з апеляційного господарського суду касаційної скарги (справи) службою діловодства суду перевіряється факт можливого попереднього надходження касаційних скарг у цій справі. Відповідна інформація враховується для подальшої реєстрації касаційних скарг (справ) відповідно до Положення про автоматизовану систему.

4.5. Процесуальні документи суду повинні містити виключно єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях.

4.6. Процесуальні документи суду надсилаються поштою всім учасникам судового процесу.

Оригінал процесуального документа (ухвали, постанови) залишається в матеріалах справи.

Учасникам судового процесу надсилаються копії процесуальних документів, засвідчених відміткою, складеною зі слів "Згідно з оригіналом". Зазначається назва посади, особистий підпис відповідальної особи, яка засвідчує примірник, її ініціали, прізвище. Копія процесуального документу скріплюється відповідною (не гербовою) печаткою суду так, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер назви посади та початок підпису відповідальної особи, що засвідчує документ. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

На звороті у лівому нижньому куті оригіналу процесуального документа, який залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправку документа, що містить: вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправки, підпис працівника, яким вона здійснена.

Завірені копії процесуальних документів згідно номенклатури справ формуються у відповідні наряди в управліннях забезпечення роботи судових палат.

4.7. Копії процесуальних документів видаються нарочно з дозволу керівництва суду та суддів. Суд має право засвідчувати копії лише тих документів, що ним виготовляються.

4.8. З прийняттям касаційної скарги до провадження починається формування справи у суді.

4.8.1. Ухвала про прийняття касаційної скарги до провадження надсилається поштою не пізніше трьох днів з дня її прийняття всім учасникам процесу. Оригінал зазначеної ухвали долучається до матеріалів справи.

Не одержана адресатом копія ухвали разом із конвертом та засвідченим поштовим повідомленням встановленого зразка, передається службою діловодства до управлінь забезпечення роботи відповідної судової палати для передачі судді-доповідачу.

4.8.2. Формування справи в касаційній інстанції здійснюється в такому порядку:

- перевіряється наявність документів, зазначених у додатку до касаційної скарги, та визначається порядок їх підшивання у справу шляхом нумерації аркушів;

- нумерація здійснюється в правому верхньому куті аркуша чорним графітним олівцем або механічним нумератором, не зачіпаючи тексту.

Під час формування справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів із справи.

4.8.3. Матеріали касаційного провадження до справи підшиваються в такому порядку:

- ухвала про прийняття касаційної скарги до провадження;

- касаційна скарга з додатками.

Якщо в касаційній скарзі додаток зазначений тільки кількістю аркушів, до опису включається кожний документ окремо. Конверт, у якому надійшла касаційна скарга або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому долученню до матеріалів справи після документів, які в ньому надійшли.

Усі документи, що підшиваються до справи, повинні бути лише в одному примірнику. У разі подання учасником судового процесу суду касаційної інстанції примірника документа, у тому числі письмового доказу із справи, один примірник якого вже підшито до матеріалів справи, наступний поданий примірник передається до відповідного наряду управління забезпечення роботи судової палати.

4.8.4. Опис справи, як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі, здійснюється на внутрішньому боці першої сторінки обкладинки справи і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів у справі (додаток 4).

Документи, зазначені в додатку до касаційної скарги, в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність згідно з переліком у додатку або їх відсутність. У разі відсутності додатка зазначається причина, викладена в акті, складеному під час розкриття конверта, який долучається до матеріалів справи.

В описі обов'язково зазначається, в оригіналі чи копії підшитий до матеріалів справи документ.

Опис підписується та засвідчується особою, яка формує справу.

Формування справи у суді здійснюється працівниками управління забезпечення роботи судової палати; помічник судді перевіряє правильність формування матеріалів справи, підписує опис справи та подає її судді-доповідачу для подальшого підписання опису справи.

4.8.5. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватися в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду.

4.8.6. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більш як 250.

Кожен том справи формується окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, номер тому, а також загальна кількість томів у справі, наприклад: Том 2/Усього-2.

4.9. Після завершення касаційного провадження всі документи, що надійшли у даній справі до суду, а також примірники всіх процесуальних документів касаційного провадження за резолюцією судді-доповідача у справі долучаються до матеріалів справи. До опису справи вносяться відповідні доповнення і справа разом з супровідним листом, підписаним начальником управління забезпечення роботи судової палати повертається до місцевого господарського суду, якщо в резолютивній частині процесуального документа суду не зазначено інше.

У випадку повернення судом справи до місцевого господарського суду, примірник постанови суду надсилається до відома апеляційному господарському суду, який розглядав справу в апеляційному порядку.

У випадку повернення касаційної скарги з підстав, передбачених пунктами 1 і 6 частини першої статті 111-3 Господарського процесуального кодексу України, до матеріалів справи долучається оригінал відповідної ухвали суду та ксерокопія касаційної скарги, що повертається, і справа разом з супровідним листом суду повертається до місцевого господарського суду, якщо в резолютивній частині ухвали не зазначено інше. Зазначені документи підшиваються до матеріалів справи в такому порядку: оригінал ухвали суду касаційної інстанції, копія касаційної скарги, супровідний лист. Виготовлення ксерокопії касаційної скарги здійснюється секретарями судового засідання відділу спеціалістів управління забезпечення роботи судової палати.

У разі повернення касаційної скарги на підставі пункту 2 статті 111-3 Господарського процесуального кодексу України оригінал ухвали разом із супровідним листом надсилається до місцевого господарського суду для приєднання до матеріалів справи.

4.10. Документи суду (ухвали, постанови, листи тощо) оформляються на бланках (додатки 5, 6, 7, 8, 9, 10).

4.11. Справа для ознайомлення особам, які беруть участь у справі, видається за їх письмовою заявою на підставі резолюції судді-доповідача, у провадженні якого перебуває справа, а у разі його відсутності - за резолюцією секретаря судової палати або керівника апарату суду.

Справа видається для ознайомлення після перевірки посвідчення і повноважень осіб, які беруть участь у справі. Не допускається видача справи для ознайомлення особі, яка не є учасником судового процесу в справі, та представникові учасника судового процесу, який не має належних підтверджених повноважень.

Ознайомлення, здійснення виписок і виготовлення копій з матеріалів справ відбувається в присутності працівника суду, який безпосередньо отримує відповідні документи і несе відповідальність за їх збереження. Факт ознайомлення, здійснення виписок і виготовлення копій з матеріалів справи фіксується вчиненням на третій стороні обкладинки справи та у відповідному журналі запису із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові особи і дати вчинення зазначених дій.

4.12. Заяви про перегляд судових рішень господарських судів, адресовані Верховному Суду України, реєструються службою діловодства в автоматизованій системі в день надходження.

4.12.1. Визначення судді-доповідача для перевірки відповідності заяви про перегляд судового рішення господарського суду вимогам статей 111-18 та 111-19 Господарського процесуального кодексу України здійснюється службою діловодства в автоматизованій системі протягом робочого дня після реєстрації в автоматизованій системі.

Порядок та умови визначення судді-доповідача для перевірки заяви визначається Положенням про автоматизовану систему.

4.12.2. Після завершення автоматизованого визначення судді-доповідача, службою діловодства формуються та роздруковуються загальні реєстри заяв та реєстри на кожного суддю-доповідача. Загальні реєстри передаються разом із заявами про перегляд судових рішень господарських судів відповідальним працівникам відділу забезпечення єдності правових позицій господарських судів правового управління (далі - відділ) під підпис для передачі, не пізніше наступного дня після її реєстрації судді-доповідачу під підпис.

4.12.3. Оригінал ухвали про недоліки заяви про перегляд судових рішень господарських судів і про строк, протягом якого ці недоліки повинні бути усунені, та оригінал заяви залишається у судді-доповідача до сплину строку, який надано для виправлення недоліків.

4.12.4. Оригінал ухвали про повернення заяви про перегляд судових рішень господарських судів та копія відповідної заяви надсилаються до місцевого господарського суду у додатку до супровідного листа суду для приєднання до матеріалів справи.

4.12.5. Оригінал ухвали про допуск справи до провадження разом із заявою про перегляд судового рішення та доданими до неї документами надсилаються до Верховного Суду України протягом п'яти днів з дня її постановлення у додатку до супровідного листа суду.

Копії ухвал про допуск справи надсилаються разом з копією заяви особам, які беруть участь у справі.

Копія ухвали про відмову у допуску справи надсилається особі, яка подала заяву, а оригінал ухвали та оригінал заяви надсилається до місцевого господарського суду у додатку до супровідного листа суду для приєднання до матеріалів справи.

Усі процесуальні документи надсилаються поштою.

Супровідний лист суду з питань, пов'язаних з розглядом заяв про перегляд судових рішень господарських судів, підписується начальником Відділу.

4.13. У разі направлення Верховним Судом України справи на новий розгляд до суду службою діловодства здійснюється окрема реєстрація в автоматизованій системі справи, супровідного листа та процесуальних документів Верховного Суду України.

Після реєстрації в автоматизованій системі справа передається за реєстром для визначення судді-доповідача відповідно до Положення про автоматизовану систему.

Копії постанов та супровідного листа Верховного Суду України передаються до відділу і вміщуються у нарядах, що зберігаються у зазначеному відділі.

Відповідальними працівниками відділу копії постанов Верховного Суду України надсилаються в електронному вигляді до відома господарським судам та розміщуються на диску "Р" в папці "Постанови ВСУ".

5.1. Робота з письмовими пропозиціями, заявами та скаргами громадян (далі - звернення) ведеться у суді відповідно до Закону України "Про звернення громадян", а також у порядку, передбаченому постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

5.2. Уся кореспонденція щодо звернень громадян приймається та реєструється службою діловодства суду в порядку, передбаченому Положенням про автоматизовану систему.

Звернення громадян приймаються до розгляду з усіх питань, що відносяться до компетенції суду.

До розгляду не приймаються звернення громадян без підпису (анонімні); в яких містяться нецензурні вирази, а також непридатні для читання.

5.3. Звернення громадян приймаються, реєструються, розподіляються та виконуються в порядку, передбаченому даною Інструкцією.

Колективні звернення громадян реєструються з позначкою "Колективне" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.

5.4. По зверненнях громадян, які не вимагають додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати 15 днів.

У випадку, коли опрацювання звернень громадян потребує додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати одного місяця з дня реєстрації звернення у службі діловодства.

5.5. Про звернення громадян, що надійшли до суду з вищих чи інших державних органів, а також про звернення, які стосуються діяльності керівництва, суддів та інших працівників суду, порушень законодавства та надзвичайних ситуацій в обов'язковому порядку доповідається голові суду.

5.6. Звернення громадян вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій формі, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявником.

5.7. Всі виконані документи із звернень громадян оформляються згідно з вимогами даної Інструкції і передаються для зберігання та подальшого використання відповідно до номенклатури справ.

5.8. Під час прийому громадян керівництвом суду ведеться окремий журнал прийому громадян, який містить такі реквізити: N з/п, прізвище, ім'я та по батькові особи, що звернулась, суть порушеного питання, відмітка про подані особою на прийомі документи, відмітка про заходи реагування (додаток 2).

6.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що становлять його документообіг.

6.2. У процесі підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне і якісне виконання та пошук, можливість обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для цього виду документа реквізитів, зокрема: найменування організації-автора, найменування виду документа, заголовка до тексту, дати, номера, тексту, візи, підпису тощо.

У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

6.3. Організаційно-розпорядчі документи (далі - документи) оформляються на бланках, мають встановлений комплекс реквізитів і відповідний порядок їх розташування, установлений Національним стандартом України ( додаток 11) .

Бланки документів, як правило, виготовляються на папері формату А4 (210 х 297 мм) та повинні мати такі береги, мм: лівий - 30, правий - 10, верхній і нижній - 20.

Без бланка оформляються:

- проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, адресованих органам державної влади України для розгляду та вирішення питання про їх прийняття;

- листи та інші документи, підготовлені судом спільно з іншими органами державної влади;

- внутрішні службові документи (листи, окремі види довідок тощо), призначені для використання в апараті суду.

6.4. Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега бланка документа. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

6.5. Під Державним Гербом України зазначається найменування суду - у відповідності із Законом України "Про судоустрій і статус суддів".

6.6. Назва документа повинна відповідати компетенції суду та змісту процесуальної чи управлінської дії (постанова, ухвала, наказ, розпорядження тощо), що документується.

Судові документи видаються і оформляються відповідно до вимог Господарського процесуального кодексу України, цієї Інструкції та інших нормативних актів.

6.7. Датою прийняття документа є дата його підписання; для документа, прийнятого колегіальним органом - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню - дата затвердження.

Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису всіма керівниками організацій.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком у послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 15.01.2011. У текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 15 січня 2011 року.

6.8. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх надходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і надіслання його до справи).

6.9. Дата підписання зазначається в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

6.10. Документи можуть бути адресовані підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення конкретної посадової особи їхні найменування вказуються у називному відмінку, наприклад:

У разі адресування документа посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі адресування документа декільком посадовим особам їхні посади слід указувати узагальнено, наприклад:

У разі адресування документа декільком однорідним організаціям їх найменування слід указувати узагальнено, наприклад:

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, порядок і форма запису якої повинні відповідати Правилам послуг поштового зв'язку, наприклад:

Документ, як правило, не повинен містити більше чотирьох адресатів. Кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

У разі надсилання документа більш ніж чотирьом адресатам складається список для розсилання, а на кожному документі вказують тільки одного адресата.

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (чи ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

Адреса не зазначається на документах, що надсилаються до урядових установ та постійним адресатам. У цьому разі можуть застосовуватись конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

6.11. Посилання на вихідний номер та дату документа, на який надається відповідь, є обов'язковим і складається з постійної частини "На N __________ від ___ ____________ ____", розміщеної після вихідними датою та номером документа, що складається.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на всі номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресатів, то посилання на їх вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, у якій у листі суду зазначені адресати.

6.12. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа під час його реєстрації та подальшого опрацювання.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

6.13. Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Як правило, текст документа складається з трьох частин:

1) вступної, у якій викладаються підстави виготовлення документа;

2) описової, у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, аргументація автора документа;

3) заключної, у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

6.14. У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності діючому законодавству та правовим актам проект цього документа потребує погодження.

Проект документа візується всіма виконавцями, які в ньому зазначені.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Візуються примірники, що залишаються в суді, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.

Проекти наказів, вказівок, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.