Про затвердження Порядку функціонування Порталу "Е-кабінет"

Відповідно до Закону України "Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність", Статуту Аудиторської палати України, затвердженого рішенням чергового з'їзду аудиторів України від 18.05.2019, Положення про Раду Аудиторської палати України, затвердженого рішенням установчого з'їзду аудиторів України від 14.07.2018 (зі змінами та доповненнями), Рада Аудиторської палати України

1. Затвердити Порядок функціонування Порталу "Е-кабінет", держателем та технічним адміністратором якого є Аудиторська палата України (додається).

2. Доручити Секретаріату Аудиторської палати України оприлюднити це рішення на офіційному вебсайті Аудиторської палати України.

3. Це рішення набирає чинності з дати його оприлюднення.

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Закону України "Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність", Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" та Закону України "Про захист персональних даних".

1.2. Порядок визначає механізм функціонування, завдання та основні функціональні можливості Порталу "Е-кабінет" (далі - Портал), а також порядок електронного документообігу за допомогою Порталу під час здійснення взаємодії аудиторів та суб'єктів аудиторської діяльності з Аудиторською палатою України.

1.3. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

адреса користувача - адреса аудитора / суб'єкта аудиторської діяльності, що складається з ідентифікатора, позначки "@" та доменного імені, яке використовується ним для листування з Аудиторською палатою України та повідомляється шляхом внесення адреси електронної пошти до облікових даних Порталу;

адміністратори - уповноважені працівники Аудиторської палати України, наділені правом доступу до інформації (документів), що надходить через Портал з персональних електронних кабінетів аудиторів / суб'єктів аудиторської діяльності;

електронні документи - документи, подані в електронній формі аудитором / суб'єктом аудиторської діяльності до Аудиторської палати України через персональний електронний кабінет з накладенням на них кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та/або електронної печатки, а так само документи, що направляються в електронній формі Аудиторською палатою України аудиторам / суб'єктам аудиторської діяльності. Без електронного підпису електронний документ не вважається створеним;

Е-кабінет (персональний електронний кабінет) аудитора / суб'єкта аудиторської діяльності - індивідуальна персоніфікована вебсторінка аудитора / суб'єкта аудиторської діяльності, за допомогою якої здійснюється електронний документообіг під час здійснення його взаємодії з Аудиторською палатою України;

користувачі Порталу - адміністратори та аудитори / суб'єкти аудиторської діяльності, які пройшли процедуру електронної ідентифікації та авторизації в Е-кабінеті;

право доступу - дії, які користувачі мають право виконувати з використанням технічних можливостей Порталу.

Інші терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність".

1.4. Держателем та технічним адміністратором Порталу є Аудиторська палата України, яка:

- здійснює заходи адміністрування Порталу, його технічне забезпечення, технічну підтримку (впровадження, якісну та безперебійну роботу, оновлення, модифікацію, усунення помилок, забезпечення цілісності та автентичності вихідного програмного коду), а також збереження та захист інформації, відомостей (даних);

- забезпечує функціонування Порталу (отримання, створення, перегляд, обробку, розгляд, опрацювання, відправлення, передання, використання, внесення інформації, документів, відомостей (даних)).

1.5. Доступ до Порталу та Е-кабінетів здійснюється через вебсайт, який має офіційну адресу в мережі Інтернет - https://www.apu.com.ua/.

1.6. Портал ведеться українською мовою та функціонує цілодобово сім днів на тиждень (крім часу, необхідного для його технічного обслуговування).

1.7. Реєстрація електронних документів, що надходять через Портал, здійснюється автоматично у день їх надходження (або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час). Якщо електронний документ надійшов у неробочий день або час, то датою подання електронного документа вважається наступний після нього робочий день.

Електронні документи розглядаються у межах строків, визначених чинним законодавством та актами Аудиторської палати України.

1.8. Аудитор / суб'єкт аудиторської діяльності під час першого входу (створення облікового запису в Е-кабінеті):

- надає згоду на те, що електронні документи (повідомлення, листи, рішення, витяги з рішень, тощо), надіслані Аудиторською палатою України такому користувачу в Е-кабінет засобами Порталу, вважаються направленими належним чином, а інформація, зазначена в Е-кабінеті щодо їх направлення та/або отримання, є достатньою для підтвердження направлення та/або отримання цих електронних документів перед третіми особами;

- бере на себе зобов'язання переглядати свій Е-кабінет і ознайомлюватися з електронними документами, інформацією, відомостями (даними) у ньому не рідше ніж два рази на тиждень. У випадку недотримання вказаного зобов'язання на члена Аудиторської палати України покладається ризик настання негативних наслідків, пов'язаних з таким недотриманням зобов'язання, зокрема, такий член Аудиторської палати України не має права посилатися на свою необізнаність або неповідомлення його Аудиторською палатою України з відповідного питання.

1.9. Інформація, відомості (дані), які містяться в Порталі та Е-кабінетах, зберігаються постійно, електронні документи зберігаються відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства.

1.10. Портал забезпечує захист даних (у тому числі персональних даних) від несанкціонованого доступу із застосуванням комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю, яка є сукупністю організаційних та інженерно-технічних заходів, спрямованих на унеможливлення витоку, перехоплення, втрати, знищення, модифікації та блокування інформації.

1.11. У разі надходження від аудитора / суб'єкта аудиторської заяви про відмову від користування Е-кабінетом або виключення його з Реєстру аудиторів та суб'єктів аудиторської діяльності відповідний обліковий запис в Порталі та вхід до Е-кабінету такої особи блокується.

2.1. Завдання Порталу:

- забезпечення оперативного обміну інформацією та документами між аудиторами / суб'єктами аудиторської діяльності та Аудиторською палатою України;

- забезпечення можливості взаємодії Аудиторської палати України та її членів без використання документів у паперовій формі, а так само створення умов для обміну документами відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг;

- забезпечення подання членами Аудиторської палати України відомостей для внесення змін до Реєстру аудиторів та суб'єктів аудиторської діяльності;

- оперативне інформування членів Аудиторської палати України про стан та результат розгляду направлених ними електронних документів;

- отримання Аудиторською палатою України інформації про направлення електронних документів членам Аудиторської палати України, отримання та перегляд ними цих документів;

- скорочення витрат часу на опрацювання електронних документів, що надходять до Аудиторської палати України, та скорочення обсягів документів у паперовому вигляді;

- удосконалення інформаційно-аналітичної роботи Аудиторської палати України.

2.2. Функціональними можливостями Е-кабінету, зокрема, забезпечуються:

- інтеграція з системою електронного документообігу Аудиторської палати України;

- шифрування та розшифрування електронних документів, автоматичний контроль цілісності електронних документів;

- захист інформації, що обробляється в Е-кабінеті, відповідно до вимог чинного законодавства у сфері захисту інформації;

- управління правами доступу до інформації, відомостей (даних);

- розміщення інформації щодо правил та порядку опрацювання електронних документів;

- процедура електронної ідентифікації та автентифікації із використанням інтегрованої системи електронної ідентифікації користувачів Е-кабінету;

- авторизація користувачів Е-кабінету;

- доступ користувачів Е-кабінету до електронних документів та їх заповнення;

- оформлення та подання електронних документів через Портал (в тому числі подання членами Аудиторської палати України відомостей для внесення змін до Реєстру аудиторів та суб'єктів аудиторської діяльності);

- взаємодія із засобами КЕП та/або електронної печатки членів Аудиторської палати України та адміністраторів з метою накладення ними власного КЕП та/або електронної печатки для створення електронного документа;

- відображення інформації про стан опрацювання Аудиторською палатою України електронних документів;

- перегляд інформації про отримання електронного документа членом Аудиторської палати України з можливістю перегляду інформації про час отримання та перегляду електронного документа;

- інші можливості, що реалізовані або будуть реалізовані в Е-кабінеті.

3.1. Створення/направлення електронних документів, контроль/перевірка статусу їх отримання, розгляду, опрацювання, формування/отримання результату здійснюється з використанням технічних можливостей Порталу.

3.2. Вхід до Е-кабінету аудитори здійснюють безпосередньо, а суб'єкти аудиторської діяльності через особу, яка має право вчиняти юридично значущі дії від імені зазначеного суб'єкта аудиторської діяльності, та вказана у Реєстрі аудиторів та суб'єктів аудиторської діяльності як керівник такого суб'єкта аудиторської діяльності.

Доступ до Е-кабінету здійснюється після проходження процедури електронної ідентифікації та авторизації користувача з використанням інтегрованої системи електронної ідентифікації.

За достовірність відомостей, зазначених під час електронної ідентифікації, відповідає аудитор / суб'єкт аудиторської діяльності. Після електронної ідентифікації користувач має право доступу до Е-кабінету.

3.3. Програмними засобами Порталу забезпечується, зокрема, доступ членів Аудиторської палати України до:

- завантаження типових форм електронних документів;

- створення та подання електронних документів під час здійснення взаємодії Аудиторської палати України з аудиторами / суб'єктами аудиторської діяльності;

- відомостей (даних) про стан розгляду електронних документів та результати їх розгляду;

- перегляду журналу всіх дій (подій), що відбуваються у Е-кабінеті, включаючи, зокрема, фіксацію дати і часу відправлення, отримання документів через Портал і Е-кабінет та будь-якої зміни даних, доступних в Е-кабінеті;

- інших можливостей, що реалізовані або будуть реалізовані в Порталі.

3.4. Програмними засобами Порталу забезпечується, зокрема, доступ адміністраторів до:

- отримання, реєстрації та розгляду електронного документа (крім випадків автоматичного опрацювання);

- внесення відомостей (даних) про зміну стану розгляду електронного документа (крім випадків автоматичного опрацювання);

- внесення/формування електронних документів за результатами розгляду електронних документів, поданих членами Аудиторської палати України (крім випадків автоматичного опрацювання);

- інших можливостей, що реалізовані або будуть реалізовані в Порталі.