Про затвердження Регламенту Центральної виборчої комісії

1. Постанова Комісії повинна містити:

- найменування Комісії;

- найменування рішення Комісії;

- дату та місце ухвалення рішення Комісії, порядковий номер постанови;

- встановлені факти та підстави для ухвалення рішення Комісії, а також акти законодавства України, за наявності - рішення судових органів, якими керувалася Комісія під час прийняття рішення;

- висновок Комісії.

2. У випадках, передбачених законами України, Комісія може приймати спільні акти (порядки, положення, інструкції тощо) разом з іншими державними органами, органами державного управління тощо.

У разі якщо інший орган приймає власні акти у формі постанов, Комісія може прийняти спільну з таким органом постанову у формі єдиного спільного документа.

3. Постанови Центральної виборчої комісії невідкладно оприлюднюються на її офіційному вебсайті із забезпеченням можливості перегляду, копіювання та роздрукування інформації, а також у вигляді набору даних, організованого у форматі, що дозволяє його автоматизоване оброблення електронними засобами (машинозчитування) з метою повторного використання.

1. На засіданні Комісії ведуться протокол та стенограма.

Стенограма відображає хід ведення засідання Комісії.

2. Вимоги до оформлення протоколу та стенограми засідання Комісії, а також витягів з них встановлюються порядком роботи з документами в Центральній виборчій комісії.

3. До протоколу засідання Комісії додаються ухвалені Комісією постанови разом із додатками, окремі думки членів Комісії, викладені в письмовій формі, документи, на підставі яких було ухвалено постанови Комісії, проєкти постанов, стенограма засідання та списки осіб, які були присутніми на засіданні Комісії, якщо перелік цих осіб не зазначено в протоколі засідання.

4. Протокол засідання Комісії підписується головуючим на засіданні Комісії та секретарем Комісії (секретарем засідання Комісії). У разі зміни головуючих протягом одного засідання Комісії протокол підписується всіма головуючими на цьому засіданні та секретарем Комісії.

1. Оригінали постанов Комісії у паперовій формі засвідчуються великою гербовою печаткою Комісії із зображенням Державного Герба України, а копії постанов Комісії, що надсилаються згідно з розрахунком розсилки, складеним доповідачем та затвердженим секретарем Комісії, засвідчуються печаткою структурного підрозділу Секретаріату Комісії, до предмета відання якого належить забезпечення діловодства в Комісії.

1. У разі необхідності засідання Комісії можуть проводитися з використанням технічних засобів у режимі відеоконференції з можливою одночасною трансляцією засідання на офіційному вебсайті Комісії.

У разі неможливості забезпечити одночасну трансляцію на офіційному вебсайті Комісії такого засідання за можливості здійснюється його відеозапис, який після закінчення обставин, що перешкоджали проведенню засідання Комісії у звичайному порядку, розміщується на офіційному вебсайті Комісії.

2. Засідання Комісії в режимі відеоконференції проводиться відповідно до Регламенту з особливостями, встановленими цією статтею.

На засіданні Комісії, яке проводиться в режимі відеоконференції, розглядаються питання порядку денного, крім питань, що потребують таємного голосування або містять інформацію з обмеженим доступом.

3. Секретар Комісії забезпечує повідомлення усіх членів Комісії про дату і час проведення засідання Комісії в режимі відеоконференції, порядок приєднання до участі в такому засіданні, питання, внесені до проєкту порядку денного, а також забезпечує надання їм проєктів постанов і необхідних матеріалів з питань, включених до проєкту порядку денного, за допомогою технічних засобів зв’язку.

4. Обов’язки щодо здійснення необхідних заходів, пов’язаних із технічним забезпеченням проведення засідання в режимі відеоконференції, покладаються на структурний підрозділ Секретаріату Комісії, до повноважень якого належать питання інформатизації, та визначеного в такому підрозділі відповідального працівника (далі по тексту статті - відповідальний працівник).

5. Перед початком засідання в режимі відеоконференції відповідальний працівник засобами технічного зв’язку надсилає членам Комісії індивідуальний згенерований код авторизації та інформацію про альтернативні засоби зв’язку для повідомлення про виникнення технічних перешкод, а також відповідне посилання для того, аби виконати підключення до засідання Комісії в режимі відеоконференції.

Відповідальний працівник надає секретарю Комісії перелік членів Комісії та надіслані їм індивідуальні згенеровані коди авторизації.

6. На початку засідання в режимі відеоконференції проводиться візуальна ідентифікація членів Комісії. За неможливості візуально ідентифікувати члена Комісії, який бере участь у засіданні Комісії в режимі відеоконференції, та/або за іншої потреби проводиться ідентифікація члена Комісії з використанням індивідуального згенерованого коду авторизації. У такому разі член Комісії для належної ідентифікації його на пропозицію головуючого повинен озвучити свої прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові (за наявності) та надісланий йому індивідуальний згенерований код авторизації.

Секретар Комісії контролює відповідність коду авторизації, названого членом Комісії, індивідуальному коду авторизації, що був згенерований відповідальним працівником.

Після проведення ідентифікації членів Комісії головуючий на засіданні Комісії оголошує кількість членів Комісії, присутніх на засіданні в режимі відеоконференції, та в разі, якщо таке засідання є повноважним (в разі присутності на засіданні не менше одинадцяти членів Комісії), оголошує його відкритим.

7. У разі озвучення членом Комісії неправильного коду секретар Комісії невідкладно повідомляє про це головуючого на засіданні Комісії. У цьому випадку такий член Комісії не бере участі в засіданні Комісії (вважається відсутнім на засіданні).

8. Усім присутнім на засіданні Комісії членам Комісії повинна бути забезпечена можливість аудіовізуального сприйняття ходу засідання Комісії в режимі відеоконференції, доповідати питання порядку денного, ставити запитання доповідачу й отримувати відповіді, реалізовувати інші надані їм права та виконувати обов’язки, передбачені Законом України "Про Центральну виборчу комісію" та Регламентом.

На засіданні Комісії в режимі відеоконференції голосування членів Комісії здійснюється особисто шляхом висловлення своєї позиції "за", "проти" чи "утримався" з кожного питання, що ставиться на голосування.

9. Член Комісії у разі втрати ним зв’язку з Комісією під час засідання в режимі відеоконференції зобов’язаний невідкладно повідомити про це секретаря Комісії альтернативними засобами зв’язку, про що секретар Комісії невідкладно повідомляє головуючого на засіданні.

У разі якщо через технічні перешкоди кількість членів Комісії, присутніх на засіданні Комісії в режимі відеоконференції, перед початком голосування щодо питання порядку денного стає меншою за оголошену на початку засідання, головуючий на засіданні Комісії повідомляє усім присутнім про зміну кількості членів Комісії, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції.

Якщо через технічні причини член Комісії підключився до засідання Комісії в режимі відеоконференції під час проведення голосування щодо питання порядку денного, головуючий на засіданні повідомляє такому члену Комісії, що триває процес голосування, озвучує питання, щодо якого відбувається голосування, а також з’ясовує готовність такого члена Комісії долучитися до процесу голосування.

У разі виникнення технічних перешкод під час засідання Комісії, що унеможливлюють участь члена Комісії в засіданні, головуючий на засіданні може оголосити перерву до усунення виявлених перешкод. Якщо в разі таких перешкод кількість членів Комісії, які беруть участь у її засіданні в режимі відеоконференції, стає меншою одинадцяти, а також у разі виявлення ознак втручання сторонніх осіб у систему забезпечення участі членів Комісії в засіданні Комісії в режимі відеоконференції головуючий зобов’язаний невідкладно оголосити перерву в засіданні.

10. У разі виникнення технічних перешкод під час засідання Комісії, що унеможливлюють участь у ньому головуючого на засіданні, один із заступників Голови Комісії оголошує перерву до усунення виявлених перешкод.

Після усунення таких перешкод засідання Комісії продовжується з того моменту, з якого була оголошена перерва.

11. Рішення Комісії, прийняті на засіданні в режимі відеоконференції, додатки до них, протокол цього засідання можуть підписуватися особистими кваліфікованими електронними підписами головуючого на засіданні та секретаря Комісії з подальшим оформленням їх у паперовому вигляді.

Окрема думка члена Комісії, який брав участь у засіданні Комісії в режимі відеоконференції та не погоджується з прийнятим Комісією рішенням, засвідчена його особистим кваліфікованим електронним підписом, може надсилатися на адресу Комісії за допомогою технічних засобів зв’язку та додається до протоколу засідання.

12. На засіданні Комісії в режимі відеоконференції повинні бути присутніми працівники Секретаріату Комісії, участь яких є необхідною відповідно до Регламенту.

13. На засіданні Комісії в режимі відеоконференції мають право бути присутніми особи, яким таке право надано відповідними законами України, та особи, запрошені до участі в засіданні Комісії.

Зазначеним особам надається можливість взяти участь у такому засіданні за допомогою власних технічних засобів у порядку, встановленому цією статтею, за умови повідомлення Комісії не пізніш як за дві години до засідання про бажання взяти в ньому участь.

Перелік таких осіб, які підключилися до засідання Комісії в режимі відеоконференції, надається головуючому на засіданні та секретарю Комісії до початку засідання Комісії.

14. Підготовка та проведення засідання в режимі відеоконференції здійснюється з дотриманням вимог, передбачених Законом України "Про Центральну виборчу комісію" та Регламентом.

1. У разі неможливості фізичної присутності з об’єктивних причин на засіданні Комісії, що проводиться в залі засідань за місцезнаходженням Комісії, член Комісії за погодженням із Головою Комісії та за наявності технічної можливості може брати участь у засіданнях Комісії за допомогою технічних засобів.

На засіданні Комісії, яке проводиться із забезпеченням присутності на ньому члена Комісії за допомогою технічних засобів, розглядаються питання порядку денного, крім питань, що потребують таємного голосування або містять інформацію з обмеженим доступом.

2. Технічне забезпечення участі в засіданні члена Комісії за допомогою технічних засобів, його ідентифікація на початку засідання, голосування під час засідання, висловлення окремої думки здійснюються в такому самому порядку, як і в разі проведення засідання Комісії в режимі відеоконференції.

3. Усім присутнім на засіданні Комісії членам Комісії повинна бути забезпечена можливість аудіовізуального сприйняття члена Комісії, який бере участь у засіданні за допомогою технічних засобів, а останньому - можливість аудіовізуального сприйняття ходу засідання Комісії, а також реалізовувати інші надані йому права та виконувати обов’язки, передбачені Законом України "Про Центральну виборчу комісію" та Регламентом.

1. У разі необхідності за рішенням Голови Комісії може бути проведено виїзне засідання Комісії. У вказаному рішенні зазначається перелік працівників Секретаріату Комісії, які братимуть участь у цьому засіданні, а також місце його проведення.

Повідомлення про дату, час і місце проведення виїзного засідання оприлюднюється, як правило, на офіційному вебсайті Комісії.

2. Підготовка та проведення виїзного засідання Комісії здійснюється з дотриманням вимог, передбачених Законом України "Про Центральну виборчу комісію" та Регламентом.

1. Реєстрація та проходження в Комісії звернень, запитів та інших документів, що надходять до Комісії, здійснюються відповідно до Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Регламенту, а також порядку роботи з документами в Центральній виборчій комісії.

У разі надходження до Комісії звернень засобами електронної пошти в позаробочий час вони реєструються не пізніше наступного робочого дня після їх надходження, якщо інше не передбачено законодавством.

2. Одержані Комісією звернення, запити та інші документи в день реєстрації подаються Голові Комісії, який дає відповідні доручення членам Комісії, керівнику та працівникам Секретаріату Комісії відповідно до розподілу функціональних обов’язків щодо їх попереднього розгляду та опрацювання.

1. Розгляд звернень, запитів та інших документів, що надходять до Комісії, здійснюється в порядку, встановленому Законом України "Про Центральну виборчу комісію" та іншими законами України, з урахуванням положень Регламенту.

2. Член Комісії вивчає порушені у зверненні, запиті чи іншому документі питання та визначається щодо форми його розгляду.

3. За підсумками попереднього розгляду звернення, запиту чи іншого документа член Комісії доповідає Голові Комісії щодо доцільності внесення питання на розгляд Комісії. У разі визнання такої доцільності цей член Комісії готує відповідний проєкт постанови, до якого долучає всі необхідні документи та матеріали, а також перелік осіб, які повинні бути викликані (запрошені) на засідання Комісії.

4. Керівник Секретаріату Комісії за дорученням Голови Комісії здійснює розгляд звернень, запитів чи інших документів, якщо вони не стосуються реалізації повноважень Комісії.

1. Скарги, що стосуються виборів чи референдуму, розглядаються Комісією у порядку та строки, встановлені законами про вибори чи про референдуми.

2. Скарги, що не стосуються виборів чи референдуму, розглядаються Комісією на загальних підставах, встановлених Законом України "Про звернення громадян" та іншими законами України.

1. Комісія здійснює планування своєї діяльності.

2. Планування діяльності Комісії здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій членів Комісії, структурних підрозділів Секретаріату Комісії та спрямування їх на своєчасне, ефективне, якісне та результативне виконання завдань із забезпечення реалізації функцій Комісії, розвитку Комісії як органу адміністрування виборів.

3. Діяльність Комісії щодо організації підготовки та проведення виборів чи референдуму планується з огляду на встановлені виборчим законодавством чи законодавством про референдуми календарні строки призначення виборів та референдумів, здійснення окремих виборчих чи референдумних процедур та організаційних заходів.

1. Комісія здійснює довгострокове планування своєї діяльності шляхом затвердження Стратегічного плану Комісії. У Стратегічному плані Комісії визначаються стратегічні напрями, цілі, дії та інші питання, що стосуються розвитку Комісії як органу адміністрування виборів у перспективі.

2. На підставі Стратегічного плану Комісії розробляються річні операційні плани.

3. Пропозиції до проєкту операційного плану подаються членами Комісії та керівниками структурних підрозділів Секретаріату Комісії секретарю Комісії та керівнику Секретаріату Комісії для їх опрацювання та узагальнення в строки, встановлені Головою Комісії.

4. Відповідальність за виконання заходу (завдання), що здійснюється кількома структурними підрозділами Секретаріату Комісії, покладається на першого виконавця, зазначеного в операційному плані. Йому надається право скликання співвиконавців, вжиття інших організаційних заходів щодо забезпечення реалізації запланованого заходу.

5. Контроль за реалізацією передбачених Стратегічним та операційними планами заходів у структурних підрозділах Секретаріату Комісії здійснюється їх керівниками та керівником Секретаріату Комісії, його заступниками відповідно до розподілу обов’язків між ними, а в Комісії - секретарем Комісії.

6. Під час розгляду проєкту Стратегічного плану на наступний період секретар Комісії інформує Комісію на її засіданні про виконання Стратегічного плану за попередній період.

7. Хід виконання планових заходів один раз на пів року аналізується секретарем Комісії, керівниками структурних підрозділів Секретаріату Комісії та керівником Секретаріату Комісії і доповідається Голові Комісії.

8. Заходи, не передбачені Стратегічним та операційними планами, визначаються і оформлюються дорученнями Голови Комісії. Зняття з контролю виконання заходів здійснюється Головою Комісії або посадовою особою, яка дала доручення.

1. Документообіг у Комісії здійснюється в електронній та паперовій формах.

2. Організація документообігу в Комісії здійснюється відповідно до порядку роботи з документами в Центральній виборчій комісії, який затверджується постановою Комісії.

3. Для забезпечення ведення електронного документообігу в Комісії використовується система електронного документообігу Центральної виборчої комісії (далі - СЕД ЦВК).

4. У СЕД ЦВК зберігається та обробляється відкрита інформація та інформація з обмеженим доступом (зокрема персональні дані), крім службової і таємної інформації.

5. Документи, підготовка яких здійснюється в Комісії, як правило, створюються та обробляються в електронній формі, крім випадків, установлених законодавством України, порядком роботи з документами в Центральній виборчій комісії, а також у разі неможливості використання СЕД ЦВК.

1. Комісія та її Секретаріат працюють у режимі п’ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями з додержанням правил внутрішнього трудового чи службового розпорядку.

Для виконання невідкладних або непередбачуваних завдань, пов’язаних із підготовкою та проведенням виборів, а також з метою забезпечення безперервності виборчого процесу та процесу референдуму, здійснення виборчих процедур та процедур щодо організації підготовки і проведення референдуму члени Комісії, працівники Секретаріату Комісії, регіональних та територіальних представництв Комісії можуть залучатися до роботи понад установлену тривалість робочого часу, а також у вихідні, святкові та неробочі дні, у нічний час, з дотриманням передбачених трудовим законодавством гарантій певним категоріям працівників. Залучення зазначених осіб до такої роботи не потребує повідомлення (дозволу) виборного органу первинної профспілкової організації (за наявності). Тривалість такої роботи понад установлену тривалість робочого часу, а також у вихідні, святкові та неробочі дні, у нічний час не обмежується та підлягає оплаті чи іншій компенсації відповідно до чинного законодавства.

2. Облік робочого часу членів Комісії та працівників Секретаріату Комісії здійснюється шляхом щомісячного ведення (заповнення) табеля обліку використання робочого часу в порядку та за формою, встановленими розпорядженням Голови Комісії.

1. Членам Комісії надаються будь-які відомості з баз даних інформаційних (автоматизованих), інформаційно-комунікаційних систем Комісії, у тому числі відомості, що містять конфіденційну інформацію.

Працівникам Секретаріату Комісії надаються відомості з баз даних інформаційних (автоматизованих), інформаційно-комунікаційних систем Комісії, у тому числі відомості, що містять конфіденційну інформацію, в межах, необхідних для виконання ними своїх посадових обов’язків.

2. Відомості з баз даних інформаційних (автоматизованих), інформаційно-комунікаційних систем Центральної виборчої комісії, що містять конфіденційну інформацію, надаються з дотриманням вимог законів України, зокрема, з питань доступу до інформації, захисту персональних даних, кібербезпеки.

3. Захист інформації та баз даних інформаційних, інформаційно-комунікаційних систем Комісії здійснюється відповідно до вимог законодавства України у сфері захисту інформації та кібербезпеки, міжнародних договорів у сфері захисту інформації та кібербезпеки, згоду на обов’язковість яких надано Верховною Радою України.

1. Майно, що перебуває в робочих приміщеннях Комісії, закріплюється за відповідною кімнатою та відповідальною особою у відповідному службовому приміщенні (складається опис майна, який засвідчується підписами відповідальної особи зі структурного підрозділу, до предмета відання якого належить господарське та матеріально-технічне забезпечення Секретаріату Комісії, та користувача).

1. Відрядження членів Комісії, керівника Секретаріату Комісії та його заступників здійснюються за розпорядженням Голови Комісії. Відрядження працівників Секретаріату Комісії здійснюються згідно з дорученням Голови Комісії за наказом керівника Секретаріату Комісії.

2. Організація підготовки, направлення у службове відрядження та звітування про перебування у ньому членів Комісії, працівників Секретаріату Комісії здійснюються відповідно до законодавства та у порядку, встановленому Головою Комісії.

1. Комісія має велику, малі та номерні гербові печатки із зображенням Державного Герба України, печатку Секретаріату Комісії та печатки структурних підрозділів Секретаріату Комісії без зображення Державного Герба України, а також штампи для роботи з документами.

Комісія має кваліфіковану електронну печатку для використання відповідно до вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

2. Велика гербова печатка із зображенням Державного Герба України виготовляється за зразками і описами, що затверджуються Комісією. Інші печатки та штампи виготовляються за зразками і описами, що затверджуються розпорядженням Голови Комісії.

3. Порядок виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Комісії визначається розпорядженням Голови Комісії.

1. Бланки "Центральна виборча комісія", "Голова Центральної виборчої комісії", "Заступник Голови Центральної виборчої комісії", "Секретар Центральної виборчої комісії", "Член Центральної виборчої комісії", "Секретаріат Центральної виборчої комісії" використовуються відповідно до порядку роботи з документами в Центральній виборчій комісії.

1. Регламент і зміни до нього затверджуються на засіданні Комісії більшістю її складу.

2. Пропозиції щодо змін до Регламенту мають право вносити Голова Комісії, заступники Голови Комісії, секретар та члени Комісії.

1. Введення в дослідну, промислову експлуатацію СЕД ЦВК здійснюється за розпорядженням Голови Комісії.

2. До затвердження Комісією порядку роботи з документами в Центральній виборчій комісії застосовується Інструкція з діловодства Центральної виборчої комісії, затверджена постановою Комісії від 13 лютого 1998 року № 70 (зі змінами), з урахуванням положень Регламенту.