1) для загального тривалого користування;
2) для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.).
15.1.2 Проект наказу, розпорядження розробляється структурними підрозділами Комісії за дорученням керівництва або за власною ініціативою.
15.1.3 Проект розпорядчого документа розробляється у одному примірнику, візується посадовими особами, з якими погоджується текст документа та підписується Головою Комісії, особою, яка його заміщує, або його заступниками відповідно до розподілу повноважень.
15.1.4 Наказ, розпорядження обов'язково реєструється та нумерується за порядком номерів в межах календарного року.
15.1.5 Наказ вступає в дію з моменту його підписання, якщо інше не зазначено у тексті.
15.1.6 Наказ, розпорядження складається на бланку Комісії для розпорядчих документів з обов'язковим оформленням наступних елементів:
- дата;
- номер;
- заголовок до тексту;
- текст;
- візи;
- підпис;
- гриф узгодження (при потребі).
15.1.7 Текст наказу, розпорядження складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин.
15.1.8 В констатуючій частині посилаються на законодавчий чи інший нормативний акт або доручення вищих органів із зазначенням його назви, дати, номеру, заголовку та змісту тієї його частини, яка безпосередньо стосується Комісії, що є підставою для видання наказу, розпорядження та викладаються цілі і завдання, для вирішення яких приймається управлінське рішення.
15.1.9 Розпорядча частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ".
15.1.10 У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії і строки виконання дій, що приписуються, порядок фінансування, контролю, доведення до працівників Комісії тощо.
15.1.11 Якщо наказ доповнює, відміняє або змінює накази, що видані раніше, чи їх окремі пункти, це обумовлюється у тексті наказу.
15.1.12 У випадку, коли немає потреби давати роз'яснення, констатуючої частини може не бути і текст наказу складається тільки з розпорядчої частини.
15.1.13 Наказ, розпорядження в обов'язковому порядку візується керівником структурного підрозділу, що здійснює юридичне забезпечення, а також у разі потреби - керівниками інших структурних підрозділів Комісії.
15.2 Протокол
15.2.1 Протокол - організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, тощо.
15.2.2 Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатися після його розшифрування.
15.2.3 Протокол складається секретарем колегіального органу або особою, відповідальною за ведення діловодства в колегіальному органі.
15.2.4 Протокол складається за формою загального бланку з обов'язковим наведенням таких реквізитів:
- виду документа (протокол);
- дати та місця засідання;
- номера, грифу затвердження (у тому випадку, коли протокол підлягає затвердженню);
- заголовку, тексту;
- підпису.
15.2.5 На протоколі ставиться дата засідання, а не кінцевого оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску - закінчення. Наприклад: 12-14.10.2006 року. Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року.
15.2.6 Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу Комісії у родовому відмінку.
15.2.7 Після оформлення заголовної частини складається текст.
15.2.8 Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної.
15.2.9 Вступ складається із зазначення голови, секретаря, присутніх і порядку денного.
Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.
Наприклад: присутні: 43 особи (перелік додається).
15.2.10 Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ. Основний зміст виступів та доповідей розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому разі, коли до протоколу додаються тексти доповідей або виступів), а рішення друкується повністю.
Слово "СЛУХАЛИ" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді, або вказується, що текст додається.
Розділ "ВИСТУПИЛИ" оформляється таким же чином.
У розділі "УХВАЛИЛИ" повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або констатуючої частини й резолюції.
15.2.11 Текст рішення будується за зразком наказу і складається із таких складових частин: кому, що робити і до якого строку.
Наприклад:
СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
ВИРІШИЛИ:
Голова (підпис) Прізвище та ініціали
Секретар (підпис) Прізвище та ініціали
15.2.12 Протокол підписується головуючим та секретарем.
15.2.13 Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.
Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:
1. За (Прізвище, ініціали кандидата) - 50 голосів, проти - 0, утримався - 1.
15.2.14 Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.
15.2.15 Протокол уточнюється, доповнюється та оформлюється в остаточному вигляді протягом трьох робочих днів після дня закінчення засідання.
15.2.16 Рішення колегіальних органів в Комісії впроваджуються наказами Голови Комісії.
15.2.17 Протокол друкується у потрібній кількості екземплярів.
15.2.18 Крім повного протоколу є ще коротка форма - витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.
15.3 Службові листи
15.3.1 Службові листі - узагальнена назва великої кількості управлінських документів, які є способом спілкування з установами, організаціями та приватними особами.
15.3.2 Листи складаються лише тоді, коли неможливо вирішити питання під час розмови по телефону або при особистому спілкуванні.
15.3.3 Як правило, текст листа складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спричинили складення документа (тут може бути зроблено посилання на рішення вищих органів, що стали підставою для складання листа). У другій частині викладається основна частина документа, з приводу якої він складався (висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо). Допускається змінювати традиційний порядок викладення тексту листа і починати його із суті питання, розміщуючи докази і аргументацію у другій частині.
15.3.4 Оскільки лист оформлюється на бланку, його текст не треба починати із зазначення назви Комісії, вона вже є у самому бланку, призначеному для листа.
15.3.5 Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, що досягається вставними словами і конструкцією: мабуть, певно, як колись, як досі, як раніше, як відомо, якщо можливо тощо.
Повагу до адресата допомагають висловити такі звороти: "старанно вивчили Ваші зауваження...", "уважно розглянув Ваші пропозиції..."
15.3.6 Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір вступних та заключних слово утворень і висловлювань: "В порядку обміну...", "За винятком...", "У зв'язку...", "Відповідно..." тощо.
15.3.7 Листи, що відправляються із Комісії, розподіляються на дві групи - ініціативні і відповідні.
15.3.8 Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. Значна частина такої категорії листів висловлює прохання (пропозицію, запит) до адресата в вирішенні якихось питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких не обмежена.
15.3.9 Відповідні листи за своїм змістом мають залежний характер від ініціативних листів, оскільки тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер вирішення питання, що поставлено в ініціативному листі: прийняття або відмова від пропозицій, виконання прохання. Відповідь повинна бути викладена у конкретній формі: чи всі прохання можуть бути виконані та в які строки. Якщо лист містить відмову, вона повинна бути добре аргументована. На таких листах виконавець зазначає дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа.
15.4 Супровідні листи
15.4.1 Супровідний лист - документ, що інформує адресата про надіслання до нього документів, що додаються до листа.
15.4.2 Супровідний лист складається у тому випадку, коли необхідно пояснити або доповнити документи, що додаються: зазначити термін виконання, пояснити причину затримки, пояснити складні моменти тощо. Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо", "Направляємо", "Повертаємо", "Додаємо" тощо, далі зазначаються заголовки та реквізити (дата і номер) документа, що надсилається.
15.5 Листи-запрошення
В листі-запрошенні адресату пропонують взяти участь у заходах, що проводяться. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і установам. У цих документах розкривається характер заходу, що проводиться, зазначаються строки проведення та умови участі у ньому.
15.6 Лист-повідомлення
Лист-повідомлення за своїм стилем наближений до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і, найчастіше за все, є відповіддю на запит. Починається словами: "Повідомляємо", "Сповіщаємо", "Доводимо до Вашого відома" тощо, далі викладаються факти які є метою повідомлення.
15.7 Лист-підтвердження
15.7.1 Лист-підтвердження - містить повідомлення про одержання якогось відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що попередній документ залишається в силі, наприклад, договір, інструкція тощо. Лист може підтверджувати якийсь факт, дію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".
15.7.2 Надсилання таких листів є обов'язковою частиною ділових стосунків. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення адресату листів-нагадувань.
15.8 Лист-нагадування
Лист-нагадування містить вказівки на наближення або закінчення терміну виконання якогось зобов'язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити лише заключну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".
15.9 Гарантійний лист
Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому адресату гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому викладення тексту повинно бути гранично чітким та ясним.
15.10 Прес-реліз
15.10.1 Прес-реліз - особливий вид документа - коротке повідомлення для засобів масової інформації про певну важливу подію (інформаційний привід). Головною підставою для написання прес-релізу є усвідомлення необхідності інформування громадськості з подією (подіями), що пов'язані з діяльністю Комісії.
15.10.2 Прес-реліз (додаток 34) друкується на загальному бланку Комісії і має такі реквізити:
- дата розсилання;
- назва виду документа;
- заголовок до тексту документа;
- текст (перший абзац тексту відображає мету повідомлення і є коротким викладам усього прес-релізу, вміщуючи ключові дані повідомлення);
- назва структурного підрозділу;
- контактна особа.
15.10.3 Підготовлений працівниками структурного підрозділу, який здійснює взаємодію з ЗМІ, проект прес-релізу та список розсилки підписуються виконавцем та його керівником. Проект прес-релізу та список розсилки візуються керівником структурного підрозділу, до компетенції якого відноситься інформаційний привід, що став підставою для створення прес-релізу, заступником Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом Комісії та Головою Комісії, який дає дозвіл на розсилку прес-релізу.
15.10.4 Підписаний та завізований проект прес-релізу та список розсилки передаються виконавцеві для підготовки та розсилки прес-релізу згідно зі списком розсилки.
15.10.5 Прес-реліз не підписується, замість підпису зазначається назва структурного підрозділу по зв'язкам з ЗМІ, посада, прізвище, ім'я, по батькові контактної особи та її телефон. Для прикладу:
Відділ по зв'язкам з ЗМІ та громадськістю
Контактна особа: (посада) (Прізвище, ім'я, по батькові) 489-31-26
15.10.6 Розсилка прес-релізів здійснюється електронними засобами (електронна пошта, факсимільний зв'язок тощо), поштовим або нарочним відправленням.
15.10.7 Прес-релізи зберігаються в структурному підрозділі, який здійснює взаємодію з ЗМІ, та реєструються у внутрішньому описі справи.
15.10.8 У внутрішньому описі справи зазначаються номер за порядком, дата розсилки, заголовок до тексту документа, спосіб розсилки та кількість адресатів (додаток 35).
15.10.9 Відповідальність за реєстрацію та зберігання прес-релізу та списку його розсилки покладається на особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі, який здійснює взаємодію з ЗМІ.
15.11 Акт
15.11.1 Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльності Комісії.
15.11.2 Акт (додаток 36) друкується відповідно до встановленої форми і має такі реквізити:
- назва виду документа;
- дата, номер і місце складання;
- гриф затвердження (в разі необхідності);
- заголовок до тексту;
- підстава (наказ керівника тощо);
- склад комісії, присутні;
- текст;
- відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження;
- перелік додатків до акта;
- підписи членів комісії і присутніх.
15.11.3 Текст акта має мати дві частини: вступну і констатуючу.
15.11.4 У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.
15.11.5 Після слова "Підстава" вказується документ чи усне розпорядження посадової особи.
15.11.6 Після слова "Складений" перелічують осіб, які склали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.
15.11.7 У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються встановлені факти, а також висновки.
15.11.8 В кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників й вказується місце їх зберігання.
15.11.9 Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.
15.11.10 Акти прийому-передання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили після затвердження Головою Комісії.
15.11.11 Якщо акт складається комісією, то її кількісний склад не може бути меншим трьох осіб, а її персональний склад затверджується розпорядчим документом, на який обов'язково робиться посилання у тексті.
15.12 Довідка
15.12.1 Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факт з життя й діяльності окремих працівників апарату Комісії, різні обставини діяльності Комісії.
15.12.2 Довідки можуть бути особисті й службові.
- Особисті довідки підтверджують той чи інший факт конкретного працівника;
- Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи, і вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу чи Комісії в цілому. Складання таких довідок потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, ґрунтовного їх аналізу.
Службові довідки поділяються на зовнішні та внутрішні.
- Зовнішні довідки складаються для подання до іншої, зазвичай вищої, установи і підписуються Головою Комісії та завіряються печаткою.
- Внутрішні довідки складаються для подання керівництву Комісії або на розгляд колегіальних органів Комісії і підписуються тільки виконавцем та не завіряються печаткою.
15.12.3 Довідка (додаток 37) складається на загальному бланку Комісії та повинна містити такі обов'язкові реквізити:
- дата видачі і номер довідки;
- прізвище, ім'я і по батькові особи, якій видається довідка;
- текст довідки;
- призначення довідки (куди подається);
- підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.
15.13 Службові записки
15.13.1 Службові записки - узагальнена назва адресованих керівництву Комісії письмових пояснень, повідомлень та узагальнень, в яких описуються певні факти чи події а також вносяться пропозиції, які випливають з викладених фактів чи подій та їх аналізу.
15.13.2 Якщо службові записки не виходять за межі Комісії, то вони можуть оформлятися, відповідно до встановленої форми (додаток 38(1)), на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до вищестоящих організацій, то обов'язково оформляються на бланках Комісії та повинні містити такі реквізити:
---------------
(1) При складанні службових записок зазначається точна назва документа (доповідна, пояснювальна, аналітична)
- посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка;
- назва документа;
- заголовок;
- зміст записки;
- посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;
- дата складання записки.
15.13.3 Службові записки поділяються на:
- Доповідні - письмові повідомлення на ім'я Голови Комісії, його заступників, згідно розподілу повноважень, керівника апарату або керівників структурних підрозділів, в яких описується певний факт чи подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень та внесення певних пропозицій.
Доповідна записка складається з ініціативи працівників або за вказівкою керівництва.
Доповідні записки поділяються на внутрішні, що адресуються керівництву Комісії чи структурного підрозділу і зовнішні, що адресуються керівникові вищестоящої організації.
Доповідні записки за змістом поділяються на інформаційні, звітні та ініціативні.
Доповідні записки працівників апарату Комісії, що адресуються керівництву Комісії, погоджуються з керівниками структурних підрозділів, про що на доповідній записці ставиться відповідна відмітка з зазначенням прізвища та ініціалів керівника структурного підрозділу, дати та підпису.
- Пояснювальні - письмові пояснення ситуацій, що склалися, фактів, дій або вчинків працівників, які складаються на вимогу керівництва Комісії. Інколи пояснювальні записки складаються як вступ до якогось документа.
- Аналітичні - письмові узагальнення, які складаються на вимогу керівництва Комісії або за власною ініціативою і містять систематизовані (згруповані, класифіковані та узагальнені) дані щодо подій та процесів з викладенням тенденцій розвитку ситуації та пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які випливають з наведеного аналізу.
15.14 Висновок експерта
15.14.1 Висновок експерта - це документ, що складається працівниками Комісії, яким згідно функціональних обов'язків надано право проводити дослідження, та містить опис процесу дослідження і висновки дослідження у вигляді відповідей на поставлені питання.
15.14.2 Висновок експерта складається з трьох частин: вступної, дослідницької та заключної.
15.14.3 У вступній частині висновку експерта зазначаються:
- назва виду документа, його номер, дата складання, за наявності відповідних підстав, характер експертизи (додаткова, повторна, комісійна або комплексна), вид (назва) експертизи, за якою справою вона проводиться (кримінальною, цивільною, господарською), номер справи;
- назва виду та дата складання документа, на підставі якого виконується експертиза (постанова, ухвала, заява), дані особи (посада, прізвище, ініціали) або назва органу, які просять провести експертизу;
- дані про експерта (експертів): посада, науковий ступінь та вчене звання, прізвище, ім'я та по батькові, освіта, стаж експертної роботи, номер свідоцтва про присвоєння кваліфікації експерта;
- перелік об'єктів, що підлягають дослідженню;
- відомості про надані матеріали справи;
- перелік питань, які винесено для проведення експертизи;
- питання, які вирішуються експертом у порядку експертної ініціативи;
- причини, з яких не вирішуються питання, поставлені на розгляд експерта;
- попередження експерта про кримінальну відповідальність за надання завідомо неправдивого висновку або за відмову від надання висновку;
- дату направлення клопотання експерта про надання додаткових матеріалів, дату надходження додаткових матеріалів або відомостей про наслідки розгляду клопотань; обставини справи, які мають значення для надання висновку, з обов'язковим зазначенням джерела їх отримання;
- відомості про попередню експертизу (у разі проведення повторної експертизи);
- прізвище та ініціали голови експертної групи (при проведенні комплексних та комісійних експертиз);
- відомості про процесуальний статус осіб, які були присутні під час проведення експертизи;
- перелік нормативних актів та літератури, які використовувались при проведенні експертизи (найменування, дата, номер прийняття, редакція, бібліографічні дані).
15.14.4 У дослідницькій частині висновку експерта описується процес дослідження та його результати, а також дається обґрунтування висновків з поставлених питань.
Дослідницька частина повинна включати:
- відомості про стан об'єктів дослідження, застосовані методи (методики) дослідження, їх реєстраційний номер, умови їх використання;
- посилання на ілюстрації, додатки та необхідні роз'яснення;
- експертну оцінку результатів дослідження.
У дослідницькій частині висновку експерта при проведенні повторної експертизи вказуються причини розбіжностей з висновками попередніх експертиз, якщо такі розбіжності мали місце.
15.14.5 У заключній частині викладаються висновки досліджень у вигляді відповідей на поставлені питання в послідовності, що визначена у вступній частині. На кожне з поставлених запитань має бути надано відповідь по суті або зазначено, з яких причин неможливо його вирішити. У разі, якщо заключний висновок не може бути сформульований у стислій формі, допускається посилання на результати досліджень, викладених у дослідницькій частині.
15.14.6 Висновок експерта оформляється на загальному бланку Комісії, згідно встановленої форми (додаток 39), підписується експертом, який проводив дослідження, керівником його структурного підрозділу та Головою Комісії. Підписи у заключній частині засвідчуються відбитком печатки Комісії на кожній сторінці тексту заключних висновків.
Якщо до висновку експерта додаються фотографії, вони підписуються експертом та підписи засвідчуються відбитком печатки Комісії.
15.14.7 Висновок експертів при проведенні комплексної експертизи обов'язково містить:
- у вступній частині дані про інші експертизи, якщо їх результати використовувались для вирішення питань, поставлених перед комплексною експертизою;
- дослідження окремих експертів у відповідних розділах дослідницької частини із зазначенням прізвищ експертів;
- узагальнення та оцінку результатів досліджень у дослідницькій частині висновку.
15.14.8 Спільний висновок групи підписується експертами, які брали участь у сукупній оцінці результатів усіх досліджень і дійшли згоди.
У разі, якщо згоди досягнуто не було, складається декілька висновків експертів або один, у якому вступна і дослідницька частини підписуються всіма експертами, а заключна - окремими, під відповідними висновками або згідно з проведеними ними дослідженнями.
15.14.9 При проведенні первинної експертизи експертами Комісії висновок складається у двох примірниках, один з яких направляється замовнику, а другий зберігається у Комісії.
15.14.10 При проведенні повторної експертизи працівниками Комісії висновок складається:
- у двох примірниках, якщо висновки повторної експертизи повністю підтверджують висновки первинної експертизи;
- у трьох примірниках, якщо висновки повторної експертизи не підтверджують повністю чи частково висновки первинної експертизи. (Третій примірник висновку експерта направляється до експертної установи, що проводила первинну експертизу).
Додаток 1
до п. 1.10 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ
З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ
АКТ
________________ м. Київ N ____________
Про втрату документа
Цей акт складений ( )
_________________________________________________________________
(посада та П.І.Б. в орудному відмінку
працівника, що втратив документ)
та
_________________________________________________________________
(посада та П.І.Б. в орудному відмінку керівника структурного
підрозділу, в якому працює працівник,
що втратив документ)
_________________________________________________________________
у присутності:
_________________________________________________________________
(перелік осіб, що були присутні при складанні акта, із
зазначенням їх П.І.Б. та посади)
_________________________________________________________________
в тому, що
_________________________________________________________________
(встановлені обставини із обов'язковим зазначенням
назви чи виду втрачених документів чи
_________________________________________________________________
матеріалів та перелік проведених комісією
дій при встановлені факту їх втрати)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Керівник структурного
підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Працівник структурного
підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Підписи присутніх при складанні акта осіб
Посада Підпис Розшифровка підпису
Додаток 2
до п. 3.1 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації особою, відповідальною за діловодство
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
3. Зведення та інформація, надіслані до відома.
4. Навчальні плани, програми (копії).
5. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
6. Прейскуранти (копії).
7. Поздоровчі листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
10. Форми статистичної звітності.
Додаток 3
до п. 3.4 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ
З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ
АКТ
________________ м. Київ N ____________
Про відсутність вкладень у поштовому відправленні
Ми, що нижче підписалися
_________________________________________________________________
(перелік осіб, що брали участь у складанні акта з
зазначенням П.І.Б. та найменування посади)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
склали даний акт про те, що при розкриванні поштового
відправлення, яке надійшло від
_________________________________________________________________
(найменування організації або П.І.Б. особи, від
якої надійшло поштове відправлення)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
не виявилося (виявилися пошкодженими), вказаних
в додатку документів:
_________________________________________________________________
(перелік документів, яких не виявилося
у відправленні або які пошкодженні)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Посада Підпис Розшифровка підпису
Посада Підпис Розшифровка підпису
Посада Підпис Розшифровка підпису
Додаток 4
до п. 3.4 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
ЖУРНАЛ
реєстрації поштових відправлень з відміткою "особисто"
------------------------------------------------------------------
|NN п/п | Дата |Найменування | П.І.Б. | Підпис |Примітка|
| |надходження|кореспондента|одержувача|виконавця | |
| | документа | (П.І.Б.) | | про | |
| | | | |отримання | |
| | | | |документа | |
|-------+-----------+-------------+----------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 10 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 5
до п. 3.5 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
ЖУРНАЛ
реєстрації копій і факсограм
----------------------------------------------------------------------------------------------------
|NN | Дата | Дата та |Найменування |Короткий | Зміст | П.І.Б. | Підпис | Дата та |Примітка|
|п/п|надходження| номер |кореспондента| зміст |резолюції|виконавця|виконавця|наслідки | |
| |документа, |вхідного | (П.І.Б.) |вхідного | | | про |виконання| |
| | індекс |документа| |документа| | |отримання| | |
| | | | | | | |документа| | |
|---+-----------+---------+-------------+---------+---------+---------+---------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 6
до п. 3.7 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідної кореспонденції
----------------------------------------------------------------------------------------------------
|NN | Дата | Дата та |Найменування |Короткий | Зміст | П.І.Б. | Підпис | Дата та |Примітка|
|п/п|надходження| номер |кореспондента| зміст |резолюції|виконавця|виконавця|наслідки | |
| |документа, |вхідного | (П.І.Б.) |вхідного | | | про |виконання| |
| | індекс |документа| |документа| | |отримання| | |
| | | | | | | |документа| | |
|---+-----------+---------+-------------+---------+---------+---------+---------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 7
до п. 3.7 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ
З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
звернень громадян, установ та організацій
(лицьова сторона)
----------- ---------------- ------------
Вх. N | | від | | Відмітка про | |
----------- ---------------- контроль ------------
--------------- --------------- --------------- ---------------
|Пропозиція---| |заява ---| |скарга ---| |клопотання---|
| ---| | ---| | ---| | ---|
--------------- --------------- --------------- ---------------
----------------------------------------------------------
Адреса | |
----------------------------------------------------------
Автор --------------------------------------------------
(кореспондент) | |
--------------------------------------------------
--------------------- ----------------------------
Документ N | | від | |
--------------------- ----------------------------
Звідки ------------------------------------------------------
одержано | |
------------------------------------------------------
----------------- ------------------ ------------------
Одержано |поштове ---| |на особистому---| |передано ---|
|відправлення---| |прийомі ---| |через уповно----|
| | | | |важену особу |
----------------- ------------------ ------------------
Попередні -------------------- ----------------------------
звернення N | | від | |
-------------------- ----------------------------
Короткий ------------------------------------------------------
зміст | |
| |
| |
| |
------------------------------------------------------
1 ___________________________________________________
Питання та 2 ___________________________________________________
підпитання 3 ___________________________________________________
4 ___________________________________________________
-------------------------------------------------------
Резолюція | |
-------------------------------------------------------
-----------------------------------------
виконано | днів
Термін виконання за |
----------------------------------------------------------
----------- ----------------
Вх. N | | від | |
----------- ----------------
(Зворотна сторона)
------------------------------------------------------------------
|Дата передачі на виконання |
|----------------------------------------------------------------|
|Виконавець |
|----------------------------------------------------------------|
|Відмітки про продовження терміну, додаткові питання та попередні|
|відповіді |
| |
|----------------------------------------------------------------|
|Контрольні відмітки |
| |
|----------------------------------------------------------------|
|Дата та індекс виконання Адресат |
| |
|----------------------------------------------------------------|
|Вирішено |
|----------------------------------------------------------------|
|Результати розгляду питань та підпитань |
| |
|----------------------------------------------------------------|
|Відповідь відправлено поштою, на особистому прийомі, передано |
|через уповноважену особу |
| |
|----------------------------------------------------------------|
|З контролю зняв |
|----------------------------------------------------------------|
|Приєднано до справи N |
------------------------------------------------------------------
Додаток 8
до п. 3.7 Інструкції
з діловодства у Національній
експертній комісії України
з питань захисту
суспільної моралі
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
листів, доручень, інших документів
------------------------------------------------------------------
|Вх. N від Відмітка про контроль |
|----------------------------------------------------------------|
|Тип документа: |
|----------------------------------------------------------------|
|Адреса |
|----------------------------------------------------------------|
|Автор (кореспондент) |
|----------------------------------------------------------------|
|Надійшло від: |
|----------------------------------------------------------------|
|Документ N від |
|----------------------------------------------------------------|
|Зміст: |
|----------------------------------------------------------------|
|Резолюція |
|----------------------------------------------------------------|
|Виконавці |
|----------------------------------------------------------------|
|Термін виконання: дата |
|----------------------------------------------------------------|
|Продовжено на: до: |
| ким: |
|----------------------------------------------------------------|
|Додаткові питання |
|----------------------------------------------------------------|
|Відмітка про хід виконання: |
|----------------------------------------------------------------|
|Контрольні відмітки |
|----------------------------------------------------------------|
|Відмітка про виконання |
|----------------------------------------------------------------|
|Результати розгляду додаткових питань |
|----------------------------------------------------------------|
|Знято з контролю: вих. N |
|----------------------------------------------------------------|
|Приєднано до наряду N |
------------------------------------------------------------------
