Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:
- проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;
- запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;
- датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.
4.8.2 Під час проходження документа в Комісії обов'язково робляться такі помітки:
- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);
- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";
- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:
До справи N 06/24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 05.03.97
(Посада, ініціали, прізвище)
Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;
- про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
4.8.3 Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 277 12 64
4.9 Оформлення копій документів
4.9.1 Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Голови Комісії або керівника відповідного структурного підрозділу. Посадові особи Комісії можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.
Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників у Комісії можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.9.2 Копія документа виготовляється рукописним способом, на ПК або на копіювальній техніці та засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:
Згідно
Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.9.3 На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків може не відтворюватися, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Згідно
Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені; напис про засвідчення документа, завірений печаткою установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
4.10 Оформлення додатків до документів
4.10.1 Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.10.2 Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Розробити і подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 26 до п. 10.7
Інструкції з діловодства у Національній експертній комісії
України з питань захисту суспільної моралі
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись на лицьовій стороні останнього аркуша додатка керівниками структурних підрозділів Комісії, працівники яких розробляли додатки.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Заява Іванова І.І. на 1 арк в 1 прим.;
2. Копія наказу Комісії на 1 арк у 2 прим.;
- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок Комісії (дата та номер) і додатки до нього,
всього на 8 арк. у 2 прим.;
- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;
- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.
4.11 Вимоги до документів, що друкуються
4.11.1 В Комісії друкуються тільки службові документи.
4.11.2 Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, А3 друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.11.3 Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1,5
Начальник управління
1
юридичного забезпечення
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.11.4 Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
4.11.5 Назву виду документа друкують великими літерами.
4.11.6 Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.11.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.11.8 Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
- 0 від межі лівого поля - для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ" "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";
- 1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті (1,25 см);
- 2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів (4 см);
- 3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів (6 см);
- 4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат" (9,2 см);
- 5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа" (10,4 см);
- 6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис" (12,5 см);
- 7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД) (16 см).
4.11.9 У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.
4.11.10 Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.
4.11.11 Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.
Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
4.11.12 Під час оформлення документів на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.11.13 Виправлення тексту не допускається.
4.12 Розмноження документів
4.12.1 Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником апарату Комісії, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.
4.12.2 Розмноження документів здійснюється безпосередньо працівником за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.
Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.
4.12.3 Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів.
4.12.4 Основною формою роботи колегіальних органів є засідання, які проводяться відповідно до положень про них, затверджених наказами Голови Комісії.
4.12.5 Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 2 дні до засідання. Ці документи включають:
- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
- проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;
- довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;
- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.
4.12.6 Про кожне засідання колегіального органу складається протокол.
Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.
4.12.7 У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.12.8 Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівника апарату Комісії.
4.12.9 Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.
4.12.10 Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.
4.13 Оформлення документів про відрядження
4.13.1 Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Комісії з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Працівниками кадрового сектору готується наказ про направлення працівника у відрядження та виписується посвідчення про відрядження.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 17).
4.13.2 Після повернення з відрядження працівник у триденний строк подає керівнику структурного підрозділу звіт про виконання завдання. Звіт обов'язково подається на ознайомлення керівнику апарату.
Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до структурного підрозділу, що здійснює фінансове забезпечення Комісії разом із витратними документами та посвідченням про відрядження до закінчення третього банківського дня, з наступного за днем прибуття до місця роботи.
5. Робота виконавців з документами
5.1 Керівники структурних підрозділів Комісії забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.
5.2 Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або наступного дня відповідно до вказівки керівника структурного підрозділу.
Термінові документи передаються негайно.
При потребі розмноження документа та при виникненні інших обставин, що затримують передачу документа виконавцю, про це обов'язково інформується виконавець.
5.3 Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження), підготовку до відправлення адресату.
5.4 При наявності відповідального виконавця всі інші виконавці відповідають за своєчасність і якість інформації та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).
Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.
5.5 Виносити документи зі службових приміщень забороняється, крім випадків погоджених з Головою Комісії, його заступниками або керівником апарату Комісії.
5.6 Службова інформація передається представникам засобів масової інформації через відділ зв'язків з ЗМІ та громадськими організаціями за погодженням з Головою Комісії або його заступниками.
6. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
6.1 Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх підписання (затвердження) або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх особою, відповідальною за діловодство.
6.2 Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
- наявність додатків та їх відповідність відміткам про додатки в документі;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
6.3 На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
6.4 Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.
6.5 Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.
6.6 У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).
6.7 В журналі реєстрації вихідної кореспонденції зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
6.8 Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі (додаток 18).
6.9 Вихідний документ за підписом Голови Комісії для передачі електронною поштою чи факсимільним зв'язком передається для реєстрації особі, відповідальній за діловодство, на паперовому носії. Оригінал документа, переданого електронною поштою чи факсимільним зв'язком, обов'язково направляється адресату поштою.
6.10 Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Комісії. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
6.11 Копії вихідних документів, на яких зазначаються вихідні номери, дати й адреси кореспондентів, разом з усіма матеріалами в оригіналі, що їх стосуються, підшиваються у відповідну справу згідно номенклатури справ Комісії.
6.12 Документи, виготовлені на ПК (на електронних носіях), надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
6.13 Документи з грифом ДСК, що розсилаються, повинні вкладатися в конверти або запаковуватися таким чином, щоб виключити можливість доступу до інформації, що міститься в них.
6.14 На конверті зазначається адреса, найменування організації - одержувача та відправника, номери вкладених документів з поставленням грифу ДСК.
6.15 На конвертах документів з грифом ДСК забороняється зазначати прізвища та посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів.
7. Організація контролю за виконанням документів
7.1 Завдання і порядок контролю за виконанням документів
7.1.1 Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
7.1.2 Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.
7.1.3 Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції Голови Комісії, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання), є працівник, який у резолюції зазначений першим.
7.1.4 Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює Голова Комісії. Безпосередній контроль за виконанням таких документів покладається на керівника апарату Комісії. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням таких документів здійснює керівник структурного підрозділу.
7.2 Строки виконання документів
7.2.1 Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 19).
7.2.2 Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані у строки, передбачені законодавством, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.
7.2.3 Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 5 робочих днів до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення строків, передбачених законодавством (у випадку, якщо таке продовження строків передбачено законом). Прохання оформлюється службовою запискою, яка подається та розглядається в порядку, визначеному для внутрішніх документів з урахуванням вимог цього пункту. Рішення щодо продовження строку виконання документа приймається не пізніше, ніж за 3 дні до його закінчення.
7.2.4 Строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, встановлює особисто Голова Комісії (відразу після реєстрації документа).
7.2.5 Доопрацювання проектів документів, повернутих вищим органом, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.
Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається Головою Комісії до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.
7.3 Здійснення контролю за виконанням документів
7.3.1 Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки документів, виконання яких контролюється;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід та результати виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
7.3.2 Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
7.3.3 РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці за термінами виконання документів, за структурними підрозділами, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
7.3.4 Дані про хід виконання документів, одержані під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.
7.3.5 Особа, відповідальна за діловодство, щотижнево складає і надсилає до структурних підрозділів - виконавців переліки невиконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються особі, відповідальній за діловодство.
7.3.7 Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
7.3.8 Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щотижнево узагальнюються і доповідаються керівництву Комісії особою, відповідальною за діловодство (додатки 20, 21).
8. Складання номенклатури справ
8.1 Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються у діловодстві Комісії, із визначенням строків їх зберігання (додаток 22).
Номенклатура справ, складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпеченням їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом.
Номенклатура справ, що формуються у Комісії, розробляється особою, відповідальною за діловодство, із залученням спеціалістів структурних підрозділів відповідно до нормативно-методичних документів органів державної архівної служби України, зокрема, згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі - Перелік).
8.2 Номенклатура справ Комісії узгоджується з експертною комісією з визначення цінності документів Комісії (ЕК) та відповідними органами державної архівної служби України.
8.3 Узгоджена з відповідними органами державної архівної служби України номенклатура справ затверджується Головою Комісії та є документом постійного строку зберігання.
8.4 Після затвердження номенклатури справ Комісії структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.
8.5 Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.
Розміщення справ у номенклатурі Комісії повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах.
8.6 При складанні номенклатури справ слід керуватися Положенням про Комісію, структурою та штатним розкладом Комісії, положеннями про структурні підрозділи, типовими чи примірними номенклатурами, номенклатурами справ Комісії за попередні роки, а також враховуючи завдання Комісії на наступний рік.
8.7 Назвами розділів номенклатури справ Комісії є найменування управлінських функцій.
8.8 До номенклатури справ включаються справи з грифом "Для службового користування" (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК.
8.9 До номенклатур справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, журнали тощо.
8.10 Графи номенклатури справ Комісії та структурних підрозділів заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з порядкового номеру заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу та індексу структурного підрозділу.
У номенклатурі справ зберігаються однакові індекси для однорідних справ у межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.
У графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).
Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.
На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.
Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.
Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).
Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.
У графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно з Переліком.
При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу державної архівної служби України.
У графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи.
8.11 В кінці діловодного року номенклатура справ Комісії обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість та категорії фактично зведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом особа, відповідальна за діловодство.
8.12 Номенклатура справ Комісії щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін номенклатури передруковуються і затверджуються Головою Комісії.
8.13 Вони підлягають повторному перескладанню і перепогодженню з архівними органами один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Комісії.
9. Формування справ у діловодстві
9.1 Формуванням справ у діловодстві полягає в групуванні виконаних документів Комісії в справи відповідно до номенклатури справ.
Справи в діловодстві Комісії формуються особою, відповідальною за діловодство.
Контроль за правильним формуванням справ здійснює керівник апарату Комісії.
При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення та повнота документа, наявність на документах підписів, віз, дат, реєстраційних номерів, довідок або оцінок щодо виконання, написів "До справи" тощо. Оформлені неналежним чином документи мають бути до оформлені виконавцем та долучені до справи.
9.2 При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:
- вміщувати до справи тільки виконані, правильно оформлені оригінали документів (а при відсутності оригіналів - засвідчені у встановленому порядку копії) відповідно до заголовків справ за номенклатурою;
- вміщувати разом всі документи, які стосуються вирішення одного питання;
- групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ;
- у справі не повинно бути більше 250 арк.;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
- у разі потреби документи різних термінів зберігання з одного і того ж питання можуть знаходитися в одній справі до кінця поточного року, або до завершення роботи над виконанням відповідного доручення, а потім формуються у справи постійного, тривалого і тимчасового зберігання;
- додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються;
- додатки до документів обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відповідну відмітку;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру.
9.3 Номер справи, в яку має бути підшитий документ, визначають керівники структурного підрозділу. На документі ставлять позначку "До справи N.... дата, підпис керівника структурного підрозділу".
9.4 Документи, що містяться в справі, розміщують в хронологічній послідовності.
Розпорядчі документи та додатки до них групуються за видами та хронологією.
Накази з основної діяльності Комісії групуються окремо від наказів щодо особового складу.
Накази оперативного характеру (про відрядження, відпустки, накладення стягнення тощо) формуються в окрему справу.
Положення, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.
9.5 Матеріали засідань Комісії та колегіальних органів її апарату групуються у дві справи для кожного органу окремо:
- протоколи засідань і документи до них (доповіді, довідки тощо);
- документи щодо підготовки проведення засідання (порядок денний, проекти рішень тощо).
Протоколи розміщуються у справі в хронологічному порядку, згідно з їх нумерацією. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.
9.6 Документи в особових справах розміщуються в хронологічному порядку за їх надходженням таким чином: опис, особовий листок, особова картка, автобіографія, копії документів про освіту, копії документів, які посвідчують особу, якщо її прізвище відрізняється від того, яке зазначене в документі про освіту, заява про прийом на роботу, копія наказу про прийом на роботу, заяви про переведення на іншу посаду або в інший підрозділ, копії наказів до них та інші документи, що стосуються особи працівника (копії наказів про відзнаки, нагороди тощо), заява про звільнення, копія наказу про звільнення.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не заносяться.
Копії наказів про стягнення та заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв'язку з внесенням відомостей про це у доповнення до аркуша з обліку кадрів.
Особові рахунки працівників Комісії необхідно групувати в самостійні справи та розміщувати в них документи в алфавітному порядку за прізвищами.
Особові справи працівників, які звільнилися в зв'язку з завершенням ними державної служби зберігаються в Комісії протягом 10 років з дня звільнення, після чого передаються до Центрального Державного архіву вищих органів влади та управління України.
9.7 Звернення громадян з питань діяльності Комісії (пропозиції, заяви, скарги тощо) та всі документи щодо розгляду вказаних звернень необхідно групувати окремо від інших документів. Листування групуються за період календарного року і систематизуються в хронологічній послідовності, при цьому документ-відповідь вміщується за документом-запитом.
При поновленні листування з питання, розгляд якого почався в попередньому році, документи необхідно включати в справу поточного року з відміткою індексу попереднього року.
10. Експертиза цінності документів
10.1 Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.
10.2 Експертизу цінності документів Комісії проводять згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими органами державної архівної служби України.
10.3 Для організації і проведення експертизи цінності документів в Комісії створюється постійно діюча експертна комісія з визначення цінності документів Комісії (ЕК).
Функції, права та обов'язки ЕК, а також організація її роботи визначаються відповідним Положенням, яке затверджує Голова Комісії.
До складу ЕК включається відповідальна за діловодство особа, керівники структурних підрозділів, а також окремі працівники. Головою ЕК є заступник Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків.
10.4 Експертиза цінності документів здійснюється в структурних підрозділах щорічно, із залученням відповідальної за діловодство особи.
Остаточне рішення щодо цінності документів приймає ЕК.
10.5 Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі Переліку документів із зазначенням терміну їх зберігання та номенклатури, методом перегляду матеріалів справ. Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублікати документів, чернетки, неоформлені копії тощо.
10.6 Одночасно з відбором документів постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Комісії, проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання з термінами, що закінчилися. При цьому враховуються позначки в номенклатурі справ "До потреби".
10.7 За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання (додаток 23, 24) та справ з особового складу (додаток 25), а також акти про виділення справ до знищення (додаток 26).
11. Формування справ у діловодстві для передачі до архіву на зберігання
11.1 Справи підлягають оформленню по закінченню діловодного року.
11.2 Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:
- підшивання справи;
- нумерацію аркушів справи;
- складання внутрішнього опису документів справи;
- складання засвідчувального напису на аркуші-засвідченні справи (додаток 27);
- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).
У справах постійного і тривалого терміну зберігання на початку справи розміщується внутрішній опис, що містить відомості про документи або групи документів з одного питання (додаток 28).
В кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у якому зазначається цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації і фізичного стану справ. Засвідчувальний аркуш складається особою, відповідальною за діловодство.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.
З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.
Аркуш великого формату підшитий з одного боку, нумерується в правому верхньому куті як один аркуш; аркуш складений та підшитий по середині, нумерується як два аркуші; документи, що мають власну нумерацію аркушів, нумеруються в загальному порядку.
Якщо в справі є конверт, з складеними в нього документами, спочатку нумерується конверт, а потім, вкладені в нього документи.
Фотокартки та інші ілюстративні матеріали нумеруються на звороті в лівому верхньому куті.
Аркуш, на який наклеєні документи (вирізки, фотокартки тощо) нумерується як один аркуш.
Додатки до справи, що складають окремий том, нумеруються окремо.
Підшивка робиться таким чином, щоб можна було вільно читати текст документа, візи і резолюції.
11.3 Обкладинка справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 29).
Після закінчення календарного року для інших видів справ у заголовку на обкладинці справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення, а саме: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звіту тощо).
Дати на обкладинках справ зазначаються крайніми датами і відповідають року заведення і закінчення справи. При цьому враховуються дати вхідних і вихідних документів і не враховуються дати включення документа до справи і передачі його до архіву, резолюції, відміток виконавців (за винятком випадків, коли на документах відсутні будь-які інші дати).
На обкладинках справ постійного зберігання крайні дати (число та рік) проставляються арабськими цифрами, назва місяця пишеться прописом без скорочень. На обкладинках справ тимчасового зберігання зазначається тільки рік.
12. Складання описів справ у діловодстві
12.1 На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, які пройшли експертизу цінності та оформлені відповідно до вимог цієї Інструкції, складаються описи в трьох примірниках.
На інші справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються.
12.2 Описи на справи постійного зберігання складаються особою, відповідальною за діловодство.
За цими описами документи здаються до архіву Комісії.
12.3 При складанні опису справ слід дотримуватися таких вимог:
- заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації;
- кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером);
- графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;
- при внесенні до опису справ з однаковими заголовками повністю вказується заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок вказується повністю);
- графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийняття справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на відповідний акт про наявність копій тощо.
13. Оперативне зберігання документів та справ
13.1 Керівники структурних підрозділів та особи, які відповідають за діловодство в структурних підрозділах, несуть відповідальність за збереження документів та справ.
13.2 Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що замикаються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.
13.3 З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.
14. Передача справ на архівне зберігання. Видача копій документів
14.1 Для зберігання документів, матеріалів що надійшли на експертизу, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів Комісії.
14.2 Організація діяльності архіву Комісії проводиться відповідно до законодавства України, нормативних та методичних документів органів державної архівної служби України та Положення про архів Комісії, яке затверджується наказом Голови Комісії.
14.3 До архіву передаються справи тимчасового та постійного зберігання та справи з особового складу працівників, що звільнилися. Їх передача здійснюється згідно з описами (додаток 30).
14.4 Передача справ до архіву здійснюється за складеним особою, відповідальною за діловодство, графіком, узгодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим Головою Комісії.
Прийняття кожної справи здійснюється відповідальною за діловодство особою в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номеру кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийняття-передачі справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.
Кожний примірник опису справ у діловодстві Комісії тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником відповідного структурного підрозділу.
Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).
14.5 Справи тимчасового зберігання обов'язковій передачі до архіву не підлягають. Вони можуть зберігатися в структурних підрозділах і по закінченні терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
14.6 При передачі справ до архіву у лівому верхньому куті лицьового боку обкладинки справи працівником архіву вміщується відповідний штамп про прийняття справи на зберігання.
14.7 Видача справ з архіву Комісії здійснюється за замовленням (додаток 30) згідно з резолюцією керівництва апарату Комісії, яка ставиться на документі, що є підставою для видачі справи з архіву.
На видану з архіву справу заводиться картка-замінник справи (додаток 31).
14.8 Вилучення з справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією Голови Комісії. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.
14.9 Копії документів зі справ архіву видаються за резолюцією керівника апарату Комісії у встановленому порядку.
14.10 У разі видачі зі справи копії документа, виконаного на бланку підприємства, установи, організації, на копії повністю відображаються реквізити бланка.
Якщо видається копія документа, що виходить з Комісії, вона оформлюється на бланку.
У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".
14.11 Щоб засвідчити вірність копії документа, після повного викладення тексту робиться напис "З оригіналом згідно" та вказуються повністю посада, прізвище Голови Комісії, який ставить свій підпис та дату.
При направленні копії документа до інших установ, організацій або при видачі копії документа окремим особам поруч з підписом Голови Комісії на вільному від тексту місці проставляється печатка.
14.12 На звороті залишеного в справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.
14.13 Передача справ Комісії на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому нормативними актами державної архівної служби України.
15. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів
15.1 Наказ, розпорядження
15.1.1 Наказ - (розпорядчий документ Комісії), правовий акт, що видається Головою Комісії в цілях вирішення завдань стратегічного та оперативного управління. Накази розподіляються на:
1) по основній діяльності;
2) по особовому складу.
Накази фіксуються в книзі реєстрації наказів (додаток 32) особою, відповідальною за діловодство, а накази по особовому складу - особою, відповідальною за ведення особових справ.
Розпорядження - акт управління, що видається Головою Комісії або його заступниками відповідно до розподілу повноважень та має владний характер і обов'язкову силу виконання для працівників апарату Комісії. Розпорядження фіксуються в книзі реєстрації розпоряджень (додаток 33). На відміну від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків. Розпорядження поділяються на дві групи:
