Про затвердження Інструкції з організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні

57. Банки здійснюють перевезення цінностей від/до Національного банку власними підрозділами інкасації чи підрозділами інкасації інших банків (юридичних осіб) із прийманням (здаванням) цінностей через бокс інкасації (приміщення для приймання-передавання цінностей) або із залученням інкасаторів Національного банку.

Національний банк установлює правила використання службових посвідчень інкасаторами, порядок ідентифікації та верифікації інкасаторів під час перевезення цінностей до/від Національного банку.

Документообіг з питань перевезення цінностей з Національним банком здійснюється на умовах, визначених Національним банком.

58. Інкасатори банків (юридичних осіб) здійснюють приймання або здавання цінностей матеріально відповідальним або відповідальним особам Національного банку (далі - відповідальні особи) через шлюзовий блок (спеціально обладнану кабіну) приміщення для приймання-передавання цінностей, що виключає можливість фізичного контакту між інкасаторами і відповідальними особами.

59. Банк (інкасаторська компанія) подає в установленому порядку до Національного банку заявку, у якій зазначає:

1) підрозділ інкасації банку (юридичної особи), який здійснюватиме доставку цінностей;

2) прізвище, ім'я, по батькові, серії та номери службових посвідчень інкасаторів та інкасатора-водія;

3) марку та номер державної реєстрації оперативного автотранспорту;

4) клас захисту оперативного автотранспорту згідно з ДСТУ 3975-2000;

5) додаткову кількість охоронників та марку і номер державної реєстрації автотранспорту супроводження (у разі потреби здійснення супроводження);

6) номер і дату доручення на перевезення цінностей;

7) час приїзду інкасаторів банку (юридичної особи).

Після оброблення заявок Національний банк надсилає банку (інкасаторській компанії) обов'язкове для виконання банком повідомлення про дату й уточнений час заїзду інкасаторів для приймання (здавання) цінностей.

Допуск озброєних інкасаторів та охоронників до Національного банку здійснюється згідно з вимогами нормативно-правових актів Національного банку.

60. Інкасатори зобов'язані після заїзду до боксу інкасації через шлюзовий блок пред'явити відповідальним особам службові посвідчення та в разі приймання цінностей - доручення на перевезення цінностей.

Відповідальні особи зобов'язані після проведення перевірки документів повернути інкасаторам службові посвідчення. У разі встановлення невідповідності даних щодо прізвища, імені, по батькові інкасаторів, зазначених у посвідченнях, відповідним даним у дорученнях на перевезення цінностей та описах цінностей ця касова операція не проводиться.

Відповідальна особа, яка встановила вищезазначену невідповідність, зобов'язана на титульному аркуші доручення на перевезення цінностей здійснити запис про причину непроведення касової операції із зазначенням посади, прізвища, дати, проставити підпис і повернути доручення на перевезення цінностей та всі примірники описів цінностей старшому бригади інкасації.

Відповідальна особа зобов'язана скласти в довільній формі у двох примірниках акт, у якому зазначити причини непроведення касової операції.

Інкасатори зобов'язані підписати обидва примірники акта, один з яких залишити у відповідальної особи, другий - передати банку, перевезення цінностей якого здійснюють інкасатори.

61. Відповідальні особи зобов'язані під час видачі інкасаторам готівки в приміщенні для приймання-передавання цінностей:

1) виставити підготовлену готівку на стіл;

2) перерахувати готівку за пачками і корінцями;

3) вкласти готівку в мішок, на який навісити ярлик із зазначенням:

суми вкладення;

дати пакування;

прізвищ і підписів відповідальних осіб;

порядкового номера мішка, який повинен відповідати номеру в описі цінностей;

4) опломбовувати мішок.

Ярликами з такими реквізитами повинні споряджатися і мішки, доставлені інкасаторами банків до Національного банку.

Інкасатори зобов'язані через кулетривке скло візуально контролювати процес здавання готівки відповідальними особами та всі пов'язані із цим переміщення готівки в приміщенні для приймання-передавання цінностей.

Формування та пакування готівки в касети відповідальні особи здійснюють завчасно.

За згодою банків згідно з умовами договору про касове обслуговування інкасатори мають право приймати готівку в завчасно опломбованих відповідальними особами мішках, касетах без їх розкриття.

62. Відповідальні особи передають через шлюзовий блок інкасаторам опломбовані відповідальними особами мішки (касети) з готівкою разом із трьома примірниками опису цінностей.

Інкасатори зобов'язані здійснити необхідні перевірки, як визначено в пунктах 48, 49 розділу VII цієї Інструкції, проставити підписи в наданих документах та повернути відповідальним особам примірник опису цінностей.

63. Інкасатори зобов'язані здійснювати приймання (здавання) монет, запакованих у мішечки (пакети, блоки з роликами), з дотриманням вимог пункту 49 розділу VII цієї Інструкції.

63-1. Інкасатори під час приймання (здавання) коробок з банкнотами/монетами зобов'язані перевірити:

1) цілісність та відсутність зовнішніх пошкоджень коробок з банкнотами/монетами;

2) цілісність пломбувальної стрічки, що забезпечує опломбування коробок з банкнотами/монетами;

3) правильність оформлення супровідних ярликів, наклеєних на коробки з банкнотами/монетами;

4) відповідність загальної суми готівки, зазначеної на супровідних ярликах до коробок з банкнотами/монетами та кількості місць даним, зазначеним в описі цінностей;

5) відповідність суми готівки, зазначеної в описі (описах) цінностей, сумі, зазначеній у дорученні на перевезення цінностей (у разі її зазначення в дорученні на перевезення цінностей);

6) відповідність ідентифікаційного номеру пломбувальної стрічки, якою опломбовано коробку з банкнотами/монетами, даним, зазначеним в описі цінностей (у разі його зазначення).

63-2. Інкасатори під час приймання в Національному банку картонних коробок з банкнотами/монетами повертають їх для перепакування та/або усунення невідповідностей у разі їх виявлення, а саме:

1) порушення цілісності пакування картонної коробки з банкнотами/монетами (включаючи наявність розривів), пошкодження (крім прим'ятостей);

2) пошкодження пломбувальної стрічки;

3) пошкодження супровідного ярлика до картонної коробки/палети або його відсутність;

4) інші невідповідності згідно з результатами перевірки відповідно до вимог пункту 63-1 розділу VIII Інструкції.

64. Відповідальні особи повинні усунути виявлені інкасаторами під час приймання цінностей недоліки щодо цілісності або пломбування мішків (касет), упаковок із монетами.

Інкасатори повертають відповідальним особам запаковані цінності, до яких є зауваження, через шлюзовий блок і продовжують приймання цінностей.

65. Інкасатори зобов'язані поставити підписи на трьох примірниках опису цінностей після одержання всіх цінностей. Надалі примірники опису цінностей використовуються відповідно до вимог, визначених у пункті 56 розділу VII цієї Інструкції.

66. Відповідальні особи зобов'язані після завершення операції з приймання (здавання) цінностей та завантаження інкасаторами мішків (касет) із цінностями, мішечків із монетами (упаковок із роликами) або порожніх мішків (касет) в оперативний автотранспорт повідомити по телефону охорону Національного банку про готовність інкасаторів до виїзду з боксу.

67. Інкасатори передають доставлені до Національного банку, опломбовані мішки (касети) із цінностями відповідальним особам Національного банку через шлюзовий блок разом з описами цінностей.

Відповідальні особи Національного банку перевіряють:

1) цілісність мішків (касет);

2) цілісність пломб, якими вони опломбовані;

3) правильність заповнення ярликів, прикріплених до них;

4) чіткість і відповідність зазначених на ярликах сум і номерів пломб на мішках даним, зазначеним в описі цінностей, номерів пломб на касетах - даним супровідного ярлика.

Ідентифікаційні номери індикаторних пломб та номери пломбірів, якими опломбовані касети, в описі цінностей не зазначаються.

У разі пошкодження цілісності мішків (касет), пломб, якими вони опломбовані, або їх нечіткості чи невідповідності даних, зазначених на супровідному ярлику, даним, наведеним в описі цінностей, відповідальні особи зазначають ці порушення в описі цінностей, показують їх інкасаторам і продовжують приймання готівки.

68. Національний банк має право в разі виявлення під час приймання готівки в пошкодженій упаковці або упакованої з порушенням установлених вимог повернути банку всю готівку на перепакування.

Відповідальні особи вкладають готівку, що не приймається, у мішки, опломбовують їх та складають у двох примірниках у довільній формі акт про повернення цінностей, у якому зазначають:

1) кому і через кого повертається готівка і відповідно до якого опису;

2) дату і причину її повернення;

3) кількість мішків, опломбованих відповідальними особами;

4) номер пломби.

На зворотному боці обох примірників опису цінностей зазначають, що цінності не прийнято згідно з актом, і засвідчують цю відмітку своїми підписами та відбитком печатки (за потреби), після чого повертають усі отримані цінності інкасаторам банку разом з описами цінностей і актами. Після підписання інкасаторами обох примірників акта один примірник акта повертається відповідальним особам, другий - передається через інкасаторів банківській установі, якій повертають цінності. Інкасатори здають цінності до банківської установи згідно з описом цінностей.

69. Відповідальні особи виймають готівку з мішків, до яких немає зауважень, на стіл і здійснюють її перевірку в установленому порядку.

70. Відповідальні особи в присутності інкасаторів відкривають мішки (касети) з готівкою, до яких є зауваження, виймають готівку та перевіряють її в установленому порядку.

Відповідальні особи складають акт про розбіжності в разі невідповідності вкладення мішка (касети) даним опису цінностей, який підписують відповідальні особи та інкасатори і затверджує відповідальна особа підрозділу касових операцій Національного банку.

71. Касир каси перерахування в приміщенні для приймання-передавання цінностей під візуальним наглядом інкасаторів через броньоване скло здійснює поаркушно (за кружками) перерахування пачок банкнот (мішечки з монетами) з пошкодженою упаковкою.

72. Касир складає та підписує акт про розбіжності в разі виявлення касових прорахунків. Цей акт також підписують відповідальні особи, інкасатори і затверджує начальник відділу касових операцій.

73. Інкасатори після закінчення здавання цінностей підписують та використовують надалі опис цінностей, як визначено в пункті 56 розділу VII цієї Інструкції. Відповідальні особи через шлюзовий блок повертають старшому бригади інкасації порожні мішки (касети). Виїзд інкасаторів із боксу здійснюється згідно з вимогами пункту 66 розділу VIII цієї Інструкції.

74. Підрозділи інкасації банків (юридичних осіб) здійснюють перевезення цінностей між банками (юридичними особами) з використанням доручення на перевезення цінностей та опису цінностей або супровідного касового ордера до сумки з цінностями згідно з порядком, визначеним у Положенні про інкасацію, та відповідно до укладених договорів.

Банк (інкасаторська компанія) зобов'язаний(на) забезпечити за наявності боксу інкасації приймання та видачу готівки інкасаторам через бокс інкасації. За відсутності боксу інкасації приймання та видача готівки інкасаторам повинна здійснюватися у спеціально відведених для цих цілей приміщеннях касового вузла.

75. Питання, пов'язані з організацією перевезення цінностей, порядком приймання (здавання) цінностей інкасаторами власного підрозділу інкасації банку або іншого банку (юридичної особи), у тому числі в пошкодженій упаковці, відповідальністю за втрату цінностей під час їх перевезення, визначенням документів, що використовуються під час перевезення цінностей, та інші питання врегульовуються під час укладення договорів.

76. Підрозділ інкасації банку (юридичної особи) здійснює інкасацію із дотриманням вимог цієї Інструкції, Положення про інкасацію та на підставі договорів (далі - договір на інкасаційне обслуговування), укладених відповідно до вимог законодавства України.

77. Складання маршрутів з інкасації здійснюється з урахуванням безпеки роботи інкасаторів на маршруті, а саме:

1) протяжності маршруту і безпеки обраного напрямку перевезення;

2) часу роботи інкасаторів на маршруті;

3) наявності вільних та освітлених під'їзних шляхів;

4) часу заїзду для здійснення інкасації;

5) обсягів готівки, що інкасується.

78. Банк (юридична особа) у внутрішньому документі зобов'язаний визначити максимальну суму проінкасованої готівки, що може зберігатися в оперативному автомобілі на маршруті інкасації.

Інкасатори зобов'язані здійснити позачергову доставку готівки до банку згідно з порядком та особливостями, передбаченими у внутрішньому документі, у разі перевищення цієї суми під час маршруту інкасації.

79. Під час інкасації використовуються явочна картка (додаток 8) і супровідний касовий ордер до сумки з цінностями та інші документи, визначені в Положенні про інкасацію.

Банк (юридична особа) має право самостійно визначитися щодо ведення явочної карти в паперовій або в електронній формі. У разі використання електронної системи під час інкасації з використанням мобільного термінала банк (юридична особа) самостійно визначається щодо необхідності ведення явочної карти відповідно до Положення про інкасацію.

Під час проведення інкасації примірники супровідного касового ордера до сумки з цінностями можуть роздруковуватися у формі чека з мобільного термінала із зазначенням номіналів укладених банкнот і монет, а також їх загальної суми та використовуватися надалі згідно з порядком, визначеним у Положенні про інкасацію.

80. Договір на інкасаційне обслуговування, крім основних та додаткових умов, має містити вимоги щодо:

1) способу ідентифікації особи інкасатора, який отримує сумки із цінностями;

2) його повноважень для здійснення цієї операції;

3) порядку приймання інкасатором сумок із готівкою від клієнта банку;

4) питань, які стосуються порядку проведення інкасації, безпечної роботи інкасатора і забезпечення схоронності цінностей під час інкасації;

5) наявності вільних та освітлених під'їзних шляхів для проведення інкасації;

6) забезпечення мінімальної відстані, на яку переносяться цінності під час інкасації;

7) порядку зберігання сумок із готівкою, доставлених із маршруту інкасації, під відповідальність інкасаторів банку (за необхідності);

8) порядку здавання сумок (мішків) із готівкою, проінкасованих підрозділом інкасації іншого банку (юридичної особи).

81. Банк (юридична особа) має право використовувати спецпристрої для зберігання цінностей або СБТ-систему для виконання завдань з інкасації та перевезення цінностей відповідно до розроблених і затверджених внутрішніх положень.

82. Банк (юридична особа) зобов'язаний до початку використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи надіслати Національному банку інформацію про кількість, марку, найменування виробника спецпристроїв для зберігання цінностей, спосіб фарбування купюр та колір фарби, що в них використовується.

83. Банк (юридична особа) зобов'язаний з урахуванням вимог технічної документації (інструкції з експлуатації) спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи у внутрішніх документах визначити:

1) порядок використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи під час проведення інкасації та перевезення цінностей;

2) заходи щодо організації навчання працівників підрозділів інкасації з використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи;

3) порядок контролю за дотриманням інкасаторами установленого порядку використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи.

84. Готівка, що вкладається до спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи, має пакуватися з використанням матеріалу, що забезпечує ефективне використання технології зафарбування готівки.