Про затвердження Інструкції з організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні

2) відсутність будь-яких зовнішніх ушкоджень та інших дефектів (зокрема, наявність зовнішніх швів, розривів тканини, шпагату або вузлів на шпагаті);

3) цілісність і неушкодженість касет;

4) цілісність і чіткість пломб та відповідність їх ідентифікаційних номерів даним, зазначеним в описі цінностей (у разі їх зазначення);

5) відповідність суми готівки, зазначеної на прикріплених до мішків (касет) ярликах, сумі, зазначеній у дорученні, описі цінностей;

6) правильність оформлення супровідних ярликів до мішків (касет) із банкнотами.

48-1. Інкасатори Національного банку під час приймання (здавання) палети з банкнотами зобов'язані перевірити:

1) цілісність та відсутність зовнішніх пошкоджень коробок з банкнотами;

2) цілісність стрепінг-стрічки, що забезпечує опломбування та цілісність палети з банкнотами, здійснити візуальний огляд захисних елементів пломб -наклейок;

3) правильність оформлення супровідного ярлика до палети з банкнотами;

4) відповідність кількості місць і загальної суми готівки (за супровідними ярликами до палет з банкнотами) даним, зазначеним в описі цінностей;

5) відповідність ідентифікаційного номеру пломби-наклейки даним, зазначеним в описі цінностей (у разі його зазначення).

49. Інкасатори Національного банку зобов'язані перевірити під час приймання (здавання) монет у банках мішечками (пакетами, блоками з роликами):

1) правильність і цілісність пакування;

2) наявність на ярликах (етикетках), прикріплених до упаковки, інформації щодо:

найменування банку (підрозділу Національного банку);

номера за електронною поштою або коду банку (підрозділу Національного банку);

номіналу монети;

суми вкладення;

кількості вкладення (роликів - для пакетів, блоків);

3) цілісність і чіткість відбитків пломбірів (номера пломби під час опломбування індикаторною пломбою);

4) наявність підписів касових працівників, їх штампів, дати пакування, номера пакувальника (для монет в упаковці Банкнотно-монетного двору).

50. Зношені та дефектні монети вивозяться з банків як у повних, так і в неповних мішечках.

51. Виявлені інкасаторами Національного банку пачки банкнот і мішечки з монетами, які не відповідають установленим правилам пакування, прийманню не підлягають.

52. Інкасатори Національного банку зобов'язані після завершення приймання цінностей розписатися про приймання цінностей у трьох примірниках опису цінностей.

Відповідальні особи банку зобов'язані:

1) проставити підписи на трьох примірниках опису цінностей;

2) засвідчити за потреби примірники опису цінностей відбитком печатки;

3) залишити в себе один примірник опису цінностей разом із дорученням на перевезення цінностей;

4) передати два примірники опису цінностей старшому бригади інкасації, з яких один примірник передається банку, якому відправляються цінності, інший - використовується бригадою інкасації для приймання і здавання цінностей.

В описі цінностей зазначається (за потреби) QR-код, який містить інформацію щодо опису цінностей.

53. Інкасатори Національного банку зобов'язані здати доставлені в банк цінності відповідальним особам згідно з описом цінностей і з дотриманням вимог, визначених пунктами 44, 48, 48- 1, 49 розділу VII цієї Інструкції.

54. Касові працівники приймають пачки з банкнотами і мішечки з монетами (упаковки з роликами), що доставлені інкасаторами Національного банку в пошкодженій або сумнівній упаковці, з поаркушним перерахуванням або перерахуванням за кружками в присутності всіх інкасаторів бригади інкасації та після приймання всіх цінностей.

55. Касові працівники в разі виявлення під час перерахування недостач або надлишків готівки в пачках, окремих корінцях або мішечках із монетами в пошкодженій упаковці складають акт про розбіжності, який підписують працівники банку та всі інкасатори бригади.

56. Інкасатори Національного банку та відповідальні особи банку, які отримали цінності, після закінчення здавання цінностей ставлять свої підписи на зворотному боці обох примірників опису цінностей.

Один із примірників опису цінностей залишається в банку, що отримав цінності, інший, передається старшому бригади інкасації як документ, що підтверджує виконання бригадою інкасації доручення на перевезення цінностей. Цей примірник опису цінностей зберігається в підрозділі, що здійснював перевезення цінностей, в окремій папці протягом трьох років, після чого передається до архіву.

57. Банки здійснюють перевезення цінностей від/до Національного банку власними підрозділами інкасації чи підрозділами інкасації інших банків (юридичних осіб) із прийманням (здаванням) цінностей через бокс інкасації (приміщення для приймання-передавання цінностей) або із залученням інкасаторів Національного банку.

Національний банк установлює правила використання службових посвідчень інкасаторами, порядок ідентифікації та верифікації інкасаторів під час перевезення цінностей до/від Національного банку.

Документообіг з питань перевезення цінностей з Національним банком здійснюється на умовах, визначених Національним банком.

58. Інкасатори банків (юридичних осіб) здійснюють приймання або здавання цінностей матеріально відповідальним або відповідальним особам Національного банку (далі - відповідальні особи) через шлюзовий блок (спеціально обладнану кабіну) приміщення для приймання-передавання цінностей, що виключає можливість фізичного контакту між інкасаторами і відповідальними особами.

59. Банк (інкасаторська компанія) подає в установленому порядку до Національного банку заявку, у якій зазначає:

1) підрозділ інкасації банку (юридичної особи), який здійснюватиме доставку цінностей;

2) прізвище, ім'я, по батькові, серії та номери службових посвідчень інкасаторів та інкасатора-водія;

3) марку та номер державної реєстрації оперативного автотранспорту;

4) клас захисту оперативного автотранспорту згідно з ДСТУ 3975-2000;

5) додаткову кількість охоронників та марку і номер державної реєстрації автотранспорту супроводження (у разі потреби здійснення супроводження);

6) номер і дату доручення на перевезення цінностей;

7) час приїзду інкасаторів банку (юридичної особи).

Після оброблення заявок Національний банк надсилає банку (інкасаторській компанії) обов'язкове для виконання банком повідомлення про дату й уточнений час заїзду інкасаторів для приймання (здавання) цінностей.

Допуск озброєних інкасаторів та охоронників до Національного банку здійснюється згідно з вимогами нормативно-правових актів Національного банку.

60. Інкасатори зобов'язані після заїзду до боксу інкасації через шлюзовий блок пред'явити відповідальним особам службові посвідчення та в разі приймання цінностей - доручення на перевезення цінностей.

Відповідальні особи зобов'язані після проведення перевірки документів повернути інкасаторам службові посвідчення. У разі встановлення невідповідності даних щодо прізвища, імені, по батькові інкасаторів, зазначених у посвідченнях, відповідним даним у дорученнях на перевезення цінностей та описах цінностей ця касова операція не проводиться.

Відповідальна особа, яка встановила вищезазначену невідповідність, зобов'язана на титульному аркуші доручення на перевезення цінностей здійснити запис про причину непроведення касової операції із зазначенням посади, прізвища, дати, проставити підпис і повернути доручення на перевезення цінностей та всі примірники описів цінностей старшому бригади інкасації.

Відповідальна особа зобов'язана скласти в довільній формі у двох примірниках акт, у якому зазначити причини непроведення касової операції.

Інкасатори зобов'язані підписати обидва примірники акта, один з яких залишити у відповідальної особи, другий - передати банку, перевезення цінностей якого здійснюють інкасатори.

61. Відповідальні особи зобов'язані під час видачі інкасаторам готівки в приміщенні для приймання-передавання цінностей:

1) виставити підготовлену готівку на стіл;

2) перерахувати готівку за пачками і корінцями;

3) вкласти готівку в мішок, на який навісити ярлик із зазначенням:

суми вкладення;

дати пакування;

прізвищ і підписів відповідальних осіб;

порядкового номера мішка, який повинен відповідати номеру в описі цінностей;

4) опломбовувати мішок.

Ярликами з такими реквізитами повинні споряджатися і мішки, доставлені інкасаторами банків до Національного банку.

Інкасатори зобов'язані через кулетривке скло візуально контролювати процес здавання готівки відповідальними особами та всі пов'язані із цим переміщення готівки в приміщенні для приймання-передавання цінностей.

Формування та пакування готівки в касети відповідальні особи здійснюють завчасно.

За згодою банків згідно з умовами договору про касове обслуговування інкасатори мають право приймати готівку в завчасно опломбованих відповідальними особами мішках, касетах без їх розкриття.

62. Відповідальні особи передають через шлюзовий блок інкасаторам опломбовані відповідальними особами мішки (касети) з готівкою разом із трьома примірниками опису цінностей.

Інкасатори зобов'язані здійснити необхідні перевірки, як визначено в пунктах 48, 49 розділу VII цієї Інструкції, проставити підписи в наданих документах та повернути відповідальним особам примірник опису цінностей.

63. Інкасатори зобов'язані здійснювати приймання (здавання) монет, запакованих у мішечки (пакети, блоки з роликами), з дотриманням вимог пункту 49 розділу VII цієї Інструкції.

63-1. Інкасатори під час приймання (здавання) коробок з банкнотами/монетами зобов'язані перевірити:

1) цілісність та відсутність зовнішніх пошкоджень коробок з банкнотами/монетами;

2) цілісність пломбувальної стрічки, що забезпечує опломбування коробок з банкнотами/монетами;

3) правильність оформлення супровідних ярликів, наклеєних на коробки з банкнотами/монетами;

4) відповідність загальної суми готівки, зазначеної на супровідних ярликах до коробок з банкнотами/монетами та кількості місць даним, зазначеним в описі цінностей;

5) відповідність суми готівки, зазначеної в описі (описах) цінностей, сумі, зазначеній у дорученні на перевезення цінностей (у разі її зазначення в дорученні на перевезення цінностей);

6) відповідність ідентифікаційного номеру пломбувальної стрічки, якою опломбовано коробку з банкнотами/монетами, даним, зазначеним в описі цінностей (у разі його зазначення).

63-2. Інкасатори під час приймання в Національному банку картонних коробок з банкнотами/монетами повертають їх для перепакування та/або усунення невідповідностей у разі їх виявлення, а саме:

1) порушення цілісності пакування картонної коробки з банкнотами/монетами (включаючи наявність розривів), пошкодження (крім прим'ятостей);

2) пошкодження пломбувальної стрічки;

3) пошкодження супровідного ярлика до картонної коробки/палети або його відсутність;

4) інші невідповідності згідно з результатами перевірки відповідно до вимог пункту 63-1 розділу VIII Інструкції.

64. Відповідальні особи повинні усунути виявлені інкасаторами під час приймання цінностей недоліки щодо цілісності або пломбування мішків (касет), упаковок із монетами.

Інкасатори повертають відповідальним особам запаковані цінності, до яких є зауваження, через шлюзовий блок і продовжують приймання цінностей.

65. Інкасатори зобов'язані поставити підписи на трьох примірниках опису цінностей після одержання всіх цінностей. Надалі примірники опису цінностей використовуються відповідно до вимог, визначених у пункті 56 розділу VII цієї Інструкції.

66. Відповідальні особи зобов'язані після завершення операції з приймання (здавання) цінностей та завантаження інкасаторами мішків (касет) із цінностями, мішечків із монетами (упаковок із роликами) або порожніх мішків (касет) в оперативний автотранспорт повідомити по телефону охорону Національного банку про готовність інкасаторів до виїзду з боксу.

67. Інкасатори передають доставлені до Національного банку, опломбовані мішки (касети) із цінностями відповідальним особам Національного банку через шлюзовий блок разом з описами цінностей.

Відповідальні особи Національного банку перевіряють:

1) цілісність мішків (касет);

2) цілісність пломб, якими вони опломбовані;

3) правильність заповнення ярликів, прикріплених до них;

4) чіткість і відповідність зазначених на ярликах сум і номерів пломб на мішках даним, зазначеним в описі цінностей, ідентифікаційних номерів пломб, якими опломбовано касети, - даним супровідного ярлика та даним, зазначеним в описі цінностей (у разі зазначення).

У разі пошкодження цілісності мішків (касет), пломб, якими вони опломбовані, або їх нечіткості чи невідповідності даних, зазначених на супровідному ярлику, даним, наведеним в описі цінностей, відповідальні особи зазначають ці порушення в описі цінностей, показують їх інкасаторам і продовжують приймання готівки.

68. Національний банк має право в разі виявлення під час приймання готівки в пошкодженій упаковці або упакованої з порушенням установлених вимог повернути банку всю готівку на перепакування.

Відповідальні особи вкладають готівку, що не приймається, у мішки, опломбовують їх та складають у двох примірниках у довільній формі акт про повернення цінностей, у якому зазначають:

1) кому і через кого повертається готівка і відповідно до якого опису;

2) дату і причину її повернення;

3) кількість мішків, опломбованих відповідальними особами;

4) номер пломби.

На зворотному боці обох примірників опису цінностей зазначають, що цінності не прийнято згідно з актом, і засвідчують цю відмітку своїми підписами та відбитком печатки (за потреби), після чого повертають усі отримані цінності інкасаторам банку разом з описами цінностей і актами. Після підписання інкасаторами обох примірників акта один примірник акта повертається відповідальним особам, другий - передається через інкасаторів банківській установі, якій повертають цінності. Інкасатори здають цінності до банківської установи згідно з описом цінностей.

69. Відповідальні особи виймають готівку з мішків, до яких немає зауважень, на стіл і здійснюють її перевірку в установленому порядку.

70. Відповідальні особи в присутності інкасаторів відкривають мішки (касети) з готівкою, до яких є зауваження, виймають готівку та перевіряють її в установленому порядку.

Відповідальні особи складають акт про розбіжності в разі невідповідності вкладення мішка (касети) даним опису цінностей, який підписують відповідальні особи та інкасатори і затверджує відповідальна особа підрозділу касових операцій Національного банку.

71. Касир каси перерахування в приміщенні для приймання-передавання цінностей під візуальним наглядом інкасаторів через броньоване скло здійснює поаркушно (за кружками) перерахування пачок банкнот (мішечки з монетами) з пошкодженою упаковкою.

72. Касир складає та підписує акт про розбіжності в разі виявлення касових прорахунків. Цей акт також підписують відповідальні особи, інкасатори і затверджує начальник відділу касових операцій.

73. Інкасатори після закінчення здавання цінностей підписують та використовують надалі опис цінностей, як визначено в пункті 56 розділу VII цієї Інструкції. Відповідальні особи через шлюзовий блок повертають старшому бригади інкасації порожні мішки (касети). Виїзд інкасаторів із боксу здійснюється згідно з вимогами пункту 66 розділу VIII цієї Інструкції.

74. Підрозділи інкасації банків (юридичних осіб) здійснюють перевезення цінностей між банками (юридичними особами) з використанням доручення на перевезення цінностей та опису цінностей або супровідного касового ордера до сумки з цінностями згідно з порядком, визначеним у Положенні про інкасацію, та відповідно до укладених договорів.

Банк (інкасаторська компанія/компанія з оброблення готівки) зобов'язаний(на) забезпечити за наявності боксу інкасації приймання та видачу готівки інкасаторам через бокс інкасації. За відсутності боксу інкасації приймання та видача готівки інкасаторам повинна здійснюватися у спеціально відведених для цих цілей приміщеннях касового вузла.

75. Питання, пов'язані з організацією перевезення цінностей, порядком приймання (здавання) цінностей інкасаторами власного підрозділу інкасації банку або іншого банку (юридичної особи), у тому числі в пошкодженій упаковці, відповідальністю за втрату цінностей під час їх перевезення, визначенням документів, що використовуються під час перевезення цінностей, та інші питання врегульовуються під час укладення договорів.

76. Підрозділ інкасації банку (юридичної особи) здійснює інкасацію із дотриманням вимог цієї Інструкції, Положення про інкасацію та на підставі договорів (далі - договір на інкасаційне обслуговування), укладених відповідно до вимог законодавства України.

76-1. Банк/інкасаторська компанія/компанія з оброблення готівки має право згідно з порядком, визначеним у договорі на інкасаційне обслуговування, проводити зарахування коштів інкасованої готівки клієнтів на їх рахунки до проведення перерахування цієї готівки.

77. Складання маршрутів з інкасації здійснюється з урахуванням безпеки роботи інкасаторів на маршруті, а саме:

1) протяжності маршруту і безпеки обраного напрямку перевезення;

2) часу роботи інкасаторів на маршруті;

3) наявності вільних та освітлених під'їзних шляхів;

4) часу заїзду для здійснення інкасації;

5) обсягів готівки, що інкасується.

78. Банк (юридична особа) у внутрішньому документі зобов'язаний визначити максимальну суму проінкасованої готівки, що може зберігатися в оперативному автомобілі на маршруті інкасації.

Інкасатори зобов'язані здійснити позачергову доставку готівки до банку згідно з порядком та особливостями, передбаченими у внутрішньому документі, у разі перевищення цієї суми під час маршруту інкасації.

78-1. Інкасатори мають право зберігати у сховищі/сейфі нічного зберігання цінностей інкасаторів цінності, доставлені з маршруту, у разі неможливості їх здавання в день доставки до каси банку/інкасаторської компанії/компанії з оброблення готівки, або цінності, отримані з каси банку/інкасаторської компанії/компанії з оброблення готівки напередодні дня доставки (у разі неможливості отримання їх на маршрут у день доставки до каси банку/інкасаторської компанії/компанії з оброблення готівки, до клієнтів, до банкоматів). Зберігання таких цінностей здійснюється згідно з порядком, визначеним у Положенні про інкасацію.

Цінності зі сховища/сейфа нічного зберігання цінностей інкасаторів повинні бути доставлені та здані за призначенням не пізніше наступного робочого дня.

Забороняється у сховищі/сейфі нічного зберігання цінностей інкасаторів зберігати цінності клієнтів та інші цінності, крім цінностей, зазначених в абзаці першому пункту 78-1 розділу Х цієї Інструкції.

79. Під час інкасації використовуються явочна картка (додаток 8) і супровідний касовий ордер до сумки з цінностями та інші документи, визначені в Положенні про інкасацію.

Банк (юридична особа) має право самостійно визначитися щодо ведення явочної карти в паперовій або в електронній формі. У разі використання електронної системи під час інкасації з використанням мобільного термінала банк (юридична особа) самостійно визначається щодо необхідності ведення явочної карти відповідно до Положення про інкасацію.

Під час проведення інкасації примірники супровідного касового ордера до сумки з цінностями можуть роздруковуватися у формі чека з мобільного термінала із зазначенням номіналів укладених банкнот і монет, а також їх загальної суми та використовуватися надалі згідно з порядком, визначеним у Положенні про інкасацію.

80. Договір на інкасаційне обслуговування, крім основних та додаткових умов, має містити вимоги щодо:

1) способу ідентифікації особи інкасатора, який отримує сумки із цінностями;

2) його повноважень для здійснення цієї операції;

3) порядку приймання інкасатором сумок із готівкою від клієнта банку;

4) питань, які стосуються порядку проведення інкасації, безпечної роботи інкасатора і забезпечення схоронності цінностей під час інкасації;

5) наявності вільних та освітлених під'їзних шляхів для проведення інкасації;

6) забезпечення мінімальної відстані, на яку переносяться цінності під час інкасації;

7) порядку зберігання сумок із готівкою, доставлених із маршруту інкасації, під відповідальність інкасаторів банку (за необхідності);

8) порядку здавання сумок (мішків) із готівкою, проінкасованих підрозділом інкасації іншого банку (юридичної особи);

9) порядку зарахування коштів інкасованої готівки клієнтів на їх рахунки без проведення перерахування отриманої готівки (у разі проведення такої операції) та врегулювання розбіжності щодо сум отриманої та перерахованої готівки.

81. Банк (юридична особа) має право використовувати спецпристрої для зберігання цінностей або СБТ-систему для виконання завдань з інкасації та перевезення цінностей відповідно до розроблених і затверджених внутрішніх положень.

82. Банк (юридична особа) зобов'язаний до початку використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи надіслати Національному банку інформацію про кількість, марку, найменування виробника спецпристроїв для зберігання цінностей, спосіб фарбування купюр та колір фарби, що в них використовується.

83. Банк (юридична особа) зобов'язаний з урахуванням вимог технічної документації (інструкції з експлуатації) спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи у внутрішніх документах визначити:

1) порядок використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи під час проведення інкасації та перевезення цінностей;

2) заходи щодо організації навчання працівників підрозділів інкасації з використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи;

3) порядок контролю за дотриманням інкасаторами установленого порядку використання спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи.

84. Готівка, що вкладається до спецпристроїв для зберігання цінностей або СБТ-системи, має пакуватися з використанням матеріалу, що забезпечує ефективне використання технології зафарбування готівки.