Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у ДФС та її територіальних органах

9.1. Перегляд документів з грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.

Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом "Для службового користування" щодо можливого скасування грифа обов'язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі структурними підрозділами до архівного підрозділу ДФС, територіального органу ДФС;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ.

9.2. Рішення про скасування (залишення) грифа "Для службового користування" приймається Комісією ДФС, Комісією територіального органу ДФС - автора документа чи його правонаступника.

9.3. Зазначені комісії формують своє рішення на підставі протокольно оформлених рішень структурних підрозділів - розробників документів. За рішенням цих комісій строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

9.4. Рішення Комісії ДФС, Комісії територіального органу ДФС оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником ДФС, територіального органу ДФС. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом зі справами до архівного підрозділу ДФС, територіального органу ДФС, а у разі передачі на постійне зберігання документів Національного архівного фонду - до державних архівних установ.

9.5. Про скасування грифа "Для службового користування" автор - розробник документа письмово повідомляє усі установи, яким надсилався такий документ. За необхідності може надсилатись витяг з протоколу засідання Комісії ДФС, Комісії територіального органу ДФС.

9.6. На обкладинках справ та документах гриф "Для службового користування" закреслюється тонкою рискою працівником служби діловодства (архівного підрозділу) ДФС, територіального органу ДФС та нижче на вільному від тексту місці вчиняється напис щодо дати і номера відповідного протоколу засідання Комісії ДФС, Комісії територіального органу ДФС. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

10.1. Експертиза цінності документів з грифом "Для службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

Після закінчення діловодного року справи, які містять документи з грифом "Для службового користування", упорядковуються таким чином:

документи у справі розміщуються за хронологією надходження або створення (від січня по грудень);

складається внутрішній опис за формою згідно з додатком 16;

аркуші нумеруються арабськими цифрами наскрізною нумерацією у правому верхньому куті олівцем або механічним нумератором. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо;

засвідчувальний напис, у якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі та кількість аркушів внутрішнього опису, робиться на окремому аркуші в кінці справи.

У засвідчувальному написі зазначаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Цей напис підписується працівником, який сформував справу, із зазначенням посади, прізвища і дати та засвідчується печаткою служби діловодства або печаткою "Для пакетів". Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі справи з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

10.2. Упорядкування справ проводиться у структурному підрозділі, де створено справу.

Справи з грифом "Для службового користування" тимчасового терміну зберігання після впорядкування прошиваються виконавцем, постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання - переплітаються архівним підрозділом ДФС, територіального органу ДФС.

10.3. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини)" додається відмітка "ДСК".

10.4. Під час передання справ з грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до державних архівних установ ДФС, територіальний орган ДФС разом з актом прийняття-передання справ, оформленим в установленому порядку, надає державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

10.5. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи (документи) з грифом "Для службового користування", строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення справ (документів), не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ ДФС, територіального органу ДФС у цілому.

10.5.1. Порядок вилучення для знищення справ (документів) з грифом "Для службового користування" у ДФС передбачає проведення попередньої експертизи цінності справ (документів) з грифом "Для службового користування" у структурних підрозділах ДФС. За результатами проведення експертизи цінності складається акт про вилучення документів, який схвалюється протоколом експертної комісії структурного підрозділу ДФС.

Акт разом з протоколом подаються для схвалення до експертної комісії ДФС та у разі прийняття нею позитивного рішення, яке оформлюється відповідним протоколом, справи (документи), вказані в акті, знищуються експертною комісією структурного підрозділу у складі не менше трьох осіб шляхом подрібнення або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх відновлення та прочитання.

У кінці акта робиться запис про знищення відповідних справ (документів) із зазначенням прізвищ, ініціалів членів комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

10.5.2. За наявності експертних комісій у структурних підрозділах територіальних органів ДФС вилучення для знищення справ (документів) з грифом "Для службового користування" проводиться відповідно до вимог, визначених підпунктом 10.5.1 пункту 10.5 цієї Інструкції.

У разі відсутності таких комісій акт про вилучення документів складається службою діловодства на підставі пропозицій структурних підрозділів територіального органу ДФС та розглядається і схвалюється протоколом експертної комісії територіального органу ДФС.

10.6. Знищення видань з грифом "Для службового користування" здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.

10.7. Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

10.8. Після знищення документів з грифом "Для службового користування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка "Документи знищено. Акт від ___ ____________ 20__ р. № __".

10.9. Телефонні та адресні довідники з грифом "Для службового користування" можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відповідною відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менше трьох осіб, у присутності яких проведено таке знищення.

11.1. Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ ДФС, територіального органу ДФС.

11.2. Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником ДФС, територіального органу ДФС.

Зберігання документів і справ із грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під підпис, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

11.3. Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 11.2 цієї Інструкції.

11.4. Передача документів з грифом "Для службового користування" структурним підрозділам здійснюється через службу діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

11.5. Забороняється переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ ДФС, територіального органу ДФС або служба діловодства за письмовою вказівкою керівника ДФС, територіального органу ДФС здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

11.6. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі ДФС, територіального органу ДФС, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення ДФС, територіального органу ДФС, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі ДФС, територіального органу ДФС здійснюється на підставі резолюції керівника ДФС, територіального органу ДФС (його заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість ознайомлення з ним сторонніх осіб.

11.7. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

11.8. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, керівник ДФС, територіального органу ДФС (його заступник) дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту резолюцією на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

11.9. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування") перевіряється після завершення діловодного року та формування справ не рідше ніж один раз на рік.

Строк та порядок проведення перевірки, склад комісії з її проведення визначаються окремим розпорядчим документом керівника ДФС, територіального органу ДФС.

У разі потреби за рішенням керівництва в окремих структурних підрозділах протягом року можуть додатково проводитись перевірки стану організації роботи з документами з грифом "Для службового користування".

11.10. До складу комісії з проведення перевірки включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, працівники структурних підрозділів, а також працівники підрозділів режимно-секретної та мобілізаційної роботи.

До складу комісії з проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" з відміткою "Літер "М", "Літер "К" залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

11.11. У архівному фонді така перевірка проводиться не рідше одного разу на п'ять років.

11.12. Результати перевірок, зазначених у пунктах 11.9, 11.10 та 11.11 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 17 .

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівника служби діловодства та керівника ДФС, територіального органу ДФС.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової діяльності, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові Служби безпеки України із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв'язку.

11.13. Факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться у них, розслідує Комісія ДФС, Комісія територіального органу ДФС.

Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням керівника ДФС, територіального органу ДФС може утворюватися спеціальна комісія.

11.14. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників ДФС, територіального органу ДФС письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

11.15. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

11.16. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається керівникові ДФС, територіального органу ДФС на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника ДФС, територіального органу ДФС не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

11.17. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність ДФС, територіального органу ДФС, а також наводиться перелік втрачених документів.

11.18. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

11.19. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу ДФС, територіального органу ДФС для включення її до справи.

12.1. Рішення про можливість прийому ДФС, територіальними органами ДФС іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається керівником ДФС, територіального органу ДФС або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

12.2. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними в ДФС, територіальному органі ДФС забезпечує структурний підрозділ або працівник, що виконує функції з питань міжнародного співробітництва (далі - підрозділ міжнародного співробітництва).

12.3. Підрозділом міжнародного співробітництва разом з іншими структурними підрозділами ДФС, територіального органу ДФС, що беруть участь у прийомі іноземців, за участі працівника, що виконує функції технічного захисту інформації, розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:

відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування;

мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність ДФС, територіального органу ДФС, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

список посадових осіб ДФС, територіального органу ДФС, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов'язаних з перебуванням іноземців в ДФС, територіальному органі ДФС (із зазначенням змісту таких завдань);

перелік структурних підрозділів ДФС, територіального органу ДФС (із зазначенням приміщень, цехів, дільниць, лабораторій), які відвідуватимуться іноземцями;

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

маршрути і порядок пересування іноземців територією ДФС, територіального органу ДФС;

інші необхідні заходи.

Програма прийому іноземців затверджується керівником ДФС, територіального органу ДФС або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

12.4. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової діяльності, керівник ДФС, територіального органу ДФС або за його дорученням керівник підрозділу міжнародного співробітництва своєчасно інформує у письмовій формі орган Служби безпеки України про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

12.5. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф "Для службового користування" та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються Комісією ДФС, Комісією територіального органу ДФС до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується керівником ДФС, територіального органу ДФС.

12.6. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб'єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

12.7. Носії інформації з грифом "Для службового користування" можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

12.8. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф "Для службового користування" підлягає перегляду відповідно до пункту 9.1 цієї Інструкції.

12.9. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу керівника ДФС, або уповноваженого керівництвом ДФС керівника територіального органу ДФС відповідно до вимог цієї Інструкції.

12.10. У ДФС, територіальних органах ДФС, що систематично здійснюють прийом іноземців, виділяються і обладнуються окремі приміщення для роботи з іноземцями.

Підготовка інших приміщень ДФС, територіальних органів ДФС для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов'язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом "Для службового користування", приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.

Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками структурного підрозділу технічного захисту інформації. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 18, що ведеться структурним підрозділом міжнародного співробітництва.

12.11. Повноваження осіб ДФС, територіального органу ДФС, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями керівника ДФС, територіального органу ДФС та керівника підрозділу міжнародного співробітництва. Працівники ДФС, територіального органу ДФС, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.

12.12. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території ДФС, територіального органу ДФС без супроводу.

У виняткових випадках за рішенням керівника ДФС, територіального органу ДФС супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.

12.13. Підрозділ міжнародного співробітництва за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

інформація, отримана від іноземців;

пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

12.14. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується керівником ДФС, територіального органу ДФС. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової діяльності, копія затвердженого звіту протягом п'яти робочих днів надсилається органові Служби безпеки України, а також за рішенням керівника ДФС, територіального органу ДФС іншим заінтересованим установам.

12.15. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у підрозділі міжнародного співробітництва в окремій справі, що передбачається затвердженою номенклатурою справ.

12.16. Керівники ДФС, територіального органу ДФС, що приймають іноземців, зобов'язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

12.17. У ДФС, територіальних органах ДФС, у яких здійснюється діяльність, пов'язана з державною таємницею та створені режимно-секретні органи, забезпечення охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 р. № 939, а в інших територіальних органах - відповідно до цієї Інструкції.

12.18. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно- дорадчу функцію в ДФС, територіальному органі ДФС на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.

12.19. Питання охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов'язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються розпорядчими документами ДФС, територіального органу ДФС.