Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у ДФС та її територіальних органах

Відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію" та Закону України від 13 січня 2011 року № 2939-VI "Про доступ до публічної інформації" зі змінами

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у ДФС та її територіальних органах (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів ДФС, територіальних органів ДФС забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції та ознайомлення з нею під підпис посадових осіб, яким надано право роботи з документами з грифом "Для службового користування".

3. Департаменту моніторингу доходів та обліково-звітних систем (Чмерук М.О.) забезпечити внесення цього наказу до Репозиторія звітної і статистичної інформації Державної фіскальної служби України відповідно до наказу ДФС від 07.10.2014 № 168.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової діяльності, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація), в ДФС та її територіальних органах.

1.2. У ДФС, територіальних органах ДФС утворюються постійно діючі комісії з питань роботи із службовою інформацією.

З урахуванням особливостей діяльності у структурних підрозділах ДФС розпорядчим документом можуть утворюватись комісії з питань роботи із службовою інформацією.

Положення про комісію з питань роботи із службовою інформацією ДФС, територіального органу ДФС, структурного підрозділу ДФС затверджується наказом ДФС.

1.3. Основними завданнями Комісії з питань роботи із службовою інформацією ДФС (далі - Комісія ДФС), Комісії з питань роботи із службовою інформацією територіального органу ДФС (далі - Комісія територіального органу ДФС), Комісії структурного підрозділу ДФС є:

складення на підставі пропозицій структурних підрозділів ДФС та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - Перелік), який затверджується наказом ДФС (це завдання покладається тільки на Комісію ДФС);

перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою підтвердження або скасування грифа обмеження доступу;

розгляд документів з грифом "Для службового користування" щодо встановлення у них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

проведення розслідування на підставі рішення керівника ДФС, територіального органу ДФС фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;

розгляд питань присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена Переліком, за поданням осіб, які підписують такий документ (це завдання покладається тільки на Комісію ДФС);

вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

1.4. Склад Комісії ДФС затверджується наказом ДФС, Комісії територіального органу ДФС - наказом територіального органу ДФС.

До складу Комісії ДФС, Комісії територіального органу ДФС включаються працівники структурних підрозділів ДФС, територіального органу ДФС, в яких створюється службова інформація, а також працівники, які забезпечують виконання функцій: з режимно-секретної; мобілізаційної роботи; криптографічного та/або технічного захисту інформації; з питань розгляду запитів на інформацію; загального діловодства.

1.5. Перелік та зміни до нього затверджуються наказом ДФС та оприлюднюються на її офіційному веб-порталі.

Територіальні органи ДФС керуються Переліком, затвердженим наказом ДФС.

1.6. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються керівником ДФС, територіального органу ДФС, його заступниками, керівниками структурних підрозділів у резолюції до такого документа.

1.7. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, у ДФС, територіальних органах ДФС покладається на службу діловодства, а за її відсутності - на окрему посадову особу.

У структурних підрозділах ДФС, територіальних органах ДФС організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на підрозділ діловодства (відділ, сектор) або спеціально визначеного для цього керівником структурного підрозділу працівника, що передбачається його посадовою інструкцією (далі - служба діловодства).

1.8. Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками "Літер "М" та "Літер "К" провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації.

1.9. Керівники структурних підрозділів ДФС, територіальних органів ДФС здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання і використання.

1.10. Служба діловодства організовує ознайомлення працівників з цією Інструкцією під підпис.

1.11. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування".

На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М", а з питань криптографічного захисту службової інформації - відмітка "Літер "К".

1.12. Необхідність присвоєння грифа обмеження доступу "Для службового користування" визначається виконавцем, керівником структурного підрозділу - розробником документа або посадовою особою, яка підписала документ, на підставі Переліку та відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

1.13. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені у пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

перевірити чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації" ;

встановити чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

В окремих випадках питання необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

1.14. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736, останні беруть на себе письмове зобов'язання про нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.

1.15. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в ДФС, її територіальних органах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на їх керівників.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої чинним законодавством.

1.16. Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування" застосовуються положення Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242, зі змінами, та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

1.17. Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування" у ДФС, територіальних органах ДФС здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

1.18. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа керівників ДФС, територіальних органів ДФС з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

1.19. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.

1.20. У разі ліквідації ДФС, її територіального органу рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування" приймає ліквідаційна комісія.

1.21. Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства щодо документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

2.1. Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування", крім тих, що містять відмітку "Літер "К", здійснюється централізовано службою діловодства.

2.2. У разі надходження у неробочий час конвертів (пакувань) з документами з грифом "Для службового користування" вони приймаються черговим працівником ДФС, її територіального органу, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до служби діловодства під підпис у журналі обліку конвертів (пакувань) за формою згідно з додатком 1.

2.3. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" у ДФС, територіальні органи ДФС та інші установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.

2.4. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить на адресу ДФС та її територіальних органів, приймається і розкривається працівниками служби діловодства, до компетенції яких належить виконання відповідних видів робіт з такими документами. При цьому перевіряються відповідність реєстраційних індексів документів, зазначених на конверті (пакуванні) та у супровідному листі, реєстраційним індексам документів, що надійшли, наявність додатків до них, кількість аркушів і примірників документів.

Конверти з відмітками "Особисто" (подвійні конверти) працівниками служби діловодства не розкриваються.

2.5. У разі надходження до служби діловодства ДФС, територіальних органів ДФС документів з грифом "Для службового користування" з питань криптографічного захисту службової інформації, конверти (пакування) з відміткою "Літер "К" передаються нерозкритими структурним підрозділам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт у ДФС, територіальних органах ДФС під підпис у журналі обліку пакетів (пакувань) за формою згідно з додатком 1 із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки "Для пакетів".

2.6. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеному на конверті (пакуванні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.

2.7. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправникові без розгляду.

2.8. Реєстрація вхідних документів з грифом "Для службового користування" у ДФС та її територіальних органах здійснюється за допомогою АІС "Управління документами" (без приєднання до реєстраційної картки текстового файлу та повного розкриття змісту документа) з використанням спеціальних комп'ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством, після чого реєстраційні дані документа заносяться до журналу за формою згідно з додатком 3.

Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на першому його аркуші проставляється штрих-код, або від руки чи за допомогою штампа (автоматичного нумератора) - відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування ДФС, її територіального органу - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

2.9. Під час реєстрації документів з відміткою "Особисто" до журналу реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування" заносяться дані про кількість документів та їх вихідні номери, що зазначені на конверті. Навпроти цих номерів працівником діловодної служби на конверт проставляється реєстраційний номер та дата реєстрації відповідно до зазначеного журналу.

У подальшому конверт з відміткою "Особисто" передається під підпис у журналі реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування" особі, якій він адресований (керівництву ДФС, її територіального органу або іншій посадовій особі ДФС, територіального органу ДФС) через працівника, відповідального за ведення обліку документів з грифом "Для службового користування" у приймальні керівництва ДФС, територіального органу ДФС або структурного підрозділу. Цей працівник аналогічно обліковує конверт з відміткою "Особисто" у журналі обліку вхідних документів з грифом "Для службового користування" структурного підрозділу та передає його особі, якій він адресований. Після накладення резолюції цією особою працівник вносить додаткові записи до зазначеного журналу, а саме: вказує номер примірника, кількість аркушів отриманих документів, наявність додатків та інші необхідні реквізити і повідомляє ці відомості працівнику служби діловодства для подальшого заповнення відповідних граф журналу реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування".

2.10. Журнали реєстрації (обліку) документів з грифом "Для службового користування" оформлюються працівником, відповідальним за роботу з документами з грифом "Для службового користування", таким чином: журнали прошнуровуються, аркуші нумеруються. На останньому обліченому аркуші вчиняється запис про кількість аркушів у журналі та підписується керівником служби діловодства. Підпис завіряється печаткою "Для пакетів" у службі діловодства ДФС, її територіального органу.

Посадова особа, відповідальна за ведення журналу реєстрації (обліку), в кінці діловодного року закриває його підсумковим записом, що містить інформацію про кількість зареєстрованих (облікованих) за рік документів, пропущені та літерні номери.

2.11. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа та надіслані на опрацювання ДФС, територіального органу ДФС, ведеться окремо від вхідних документів у журналі за формою згідно з додатком 4. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

Зазначений журнал ведеться наскрізною нумерацією та в кінці діловодного року підсумковим записом не закривається.

2.12. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка "ДСК", наприклад:

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Спочатку реєструються додатки, а потім супровідний лист.

Реєстрація вихідних документів з грифом "Для службового користування" ведеться в окремому журналі за формою згідно з додатком 5.

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка "М", наприклад:

Супровідний лист, що має примітку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється у реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, які містять службову інформацію.

2.13. Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицевому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

2.14. Реєстрація внутрішніх документів з грифом "Для службового користування", створених структурними підрозділами ДФС та її територіальних органів, їх передача з одного структурного підрозділу до іншого здійснюється службою діловодства ДФС та її територіальних органів та ведеться в окремих журналах за формою згідно з додатком 6.

2.15. Реєстрація внутрішніх документів та додатків до них, що створюються структурними підрозділами податкової міліції ДФС, здійснюється у цих підрозділах.

Під час реєстрації таких документів у цих підрозділах вказується індекс структурного підрозділу, наприклад:

2.16. Розпорядчі документи з грифом "Для службового користування" реєструються у структурних підрозділах згідно з регламентом ДФС, Примірним регламентом ГУ ДФС, митниць ДФС та Примірним регламентом ДПІ, затвердженими відповідними наказами ДФС.

Під час реєстрації розпорядчих документів з грифом "Для службового користування" до номера додається відмітка "ДСК", наприклад:

2.17. Зареєстровані у службі діловодства вхідні або внутрішні документи з грифом "Для службового користування" передаються під підпис у журналі реєстрації документів з грифом "Для службового користування" працівнику, відповідальному за ведення обліку таких документів, у структурного підрозділі, якому вони адресовані.

Після повернення документа від керівництва ДФС, територіального органу ДФС діловодна служба передає цей документ відповідно до резолюції працівнику, відповідальному за ведення обліку документів з грифом "Для службового користування" у структурному підрозділі, який аналогічно обліковує документ у журналі обліку вхідних документів з грифом "Для службового користування" структурного підрозділу за формою згідно з додатком 7 та передає його на виконання посадовій особі відповідно до резолюції керівництва.

2.18. Етапи проходження документів з грифом "Для службового користування" у структурних підрозділах ДФС, територіальних органів ДФС повинні обов'язково відображатися у журналах обліку документів з грифом "Для службового користування".

3.1. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений у ДФС, територіальних органах ДФС, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 8.

3.2. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Нумерація додатково розмножених примірників документа проставляється у правому верхньому куті першої сторінки через скісну лінію, де цифра до скісної - це номер примірника, з якого виготовляється копія, а після скісної - номер виготовленого примірника.

На зворотному боці останнього аркуша примірника учиняється напис про кількість виготовлених примірників, назви адресатів та підставу для виготовлення копій.

4.1. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід'ємної частини модулів флеш-пам'яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться службою діловодства у журналі за формою згідно з додатком 9.

4.2. Зберігання, використання та знищення електронних носіїв інформації, які обліковані у службі діловодства, покладається на структурні підрозділи, у користуванні яких вони знаходяться. Знищення їх здійснюється структурними підрозділами за актами з наступною відміткою у "Журналі обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію" служби діловодства.

4.3. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід'ємній частині корпусу модулів флеш-пам'яті тощо) зазначаються найменування ДФС, територіального органу ДФС, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".

4.4. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

4.5. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 4.3 і 4.4 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

4.6. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

4.7. Гриф "Для службового користування" зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

4.8. Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні установи та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні установи для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

4.9. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться у ДФС та її територіальних органах у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації. У разі виникнення необхідності в передачі за межі ДФС та її територіальних органів такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

5.1. Друкування і розмноження у ДФС, територіальному органі ДФС документів з грифом "Для службового користування" за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

5.2. Створення, друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюються виконавцями цих документів під персональну відповідальність та відповідальність керівників структурних підрозділів, у яких вони створені, з використанням інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи з комплексною системою захисту інформації (далі - КСЗІ) тільки за наявності атестату відповідності КСЗІ в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації, виданого у встановленому порядку, або декларації про відповідність КСЗІ вимогам нормативних документів щодо технічного захисту інформації.

5.3. Друкування і розмноження документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, питань криптографічного захисту службової інформації здійснюються працівниками ДФС, територіального органу ДФС, які допущені до роботи з такими документами у встановленому порядку.

5.4. На документах з грифом "Для службового користування" (у необхідних випадках - і на їх проектах) у правому верхньому куті першої сторінки, титульного аркуша видання і супровідного листа проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника, наприклад:

ДФС, територіальний орган ДФС, який є розробником документа з грифом "Для службового користування", може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

Відмітки "Літер "М", "Літер "К", номер примірника зазначаються нижче грифа "Для службового користування", наприклад:

або

5.5. На першій сторінці кожного додатка до документа гриф "Для службового користування" проставляється вище інших відміток, наприклад:

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, відмітка про їх наявність, яка повинна містити реєстраційні індекси і дати реєстрації, розміщується після тексту листа перед підписом, наприклад:

або

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)", наприклад:

5.6. У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на обкладинці та титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

5.7. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох), номер пункту Переліку, згідно з яким інформацію віднесено до службової, назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

5.8. У разі надіслання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

Під час реєстрації вихідного документа з грифом "Для службового користування" оригінал розрахунка розсилки підшивається у діловодній службі ДФС, територіального органу ДФС, а копія розрахунка розсилки разом з примірником документа підшивається до справи структурного підрозділу - виконавця документа. При реєстрації розпорядчого документа розрахунок розсилки підшивається до справи разом з першим примірником.

Розрахунок розсилки підписується керівником структурного підрозділу ДФС, територіального органу ДФС, відповідальним за виконання цього документа, та керівником діловодної служби із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються. У розрахунку розсилки на документи з грифом "Для службового користування" обов'язково біля адресата зазначається відповідний номер примірника.

5.9. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім'я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

або

5.10. Після реєстрації створеного документа з грифом "Для службового користування" його чернетки і роздруковані варіанти (у разі наявності) знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом, який унеможливлює їх відновлення та прочитання.

5.11. Розмноження вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" здійснюється уповноваженим працівником діловодної служби ДФС, територіального органу ДФС у присутності виконавця документа з дозволу керівника структурного підрозділу за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 10 або за розрахунком розсилки.

5.12. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

5.13. Документи з грифом "Для службового користування", одержані від інших установ для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, розмножуються працівником служби діловодства відповідно до резолюції керівника ДФС, її територіального органу (його заступника) або за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 10, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

5.14. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 11.

6.1. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур'єрською службою установи (кур'єрами), підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку, підрозділами органів спеціального зв'язку.

У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку або органів спеціального зв'язку оформлення конвертів (пакувань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Надсилання конвертів (пакувань) з відмітками "Літер "К" в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку, органів спеціального зв'язку або відомчого фельд'єгерського зв'язку.

6.2. Передача службової інформації (надсилання документів з грифом "Для службового користування") телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

6.3. Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом "Для службового користування" надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом "Для службового користування", в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пунктів 5.5 , 5.6 цієї Інструкції.

6.4. Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування.

6.5. На конвертах (пакуваннях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів, крім реєстраційних індексів додатків, із проставленням відмітки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (пакування), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

6.6. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 6.5 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

6.7. У разі потреби, на підставі службової записки керівника (заступника керівника) структурного підрозділу, погодженої керівництвом діловодної служби ДФС, територіального органу ДФС, документи з грифом "Для службового користування" можуть бути доставлені адресату на службовому транспорті в межах одного населеного пункту не менше ніж двома працівниками структурного підрозділу з обов'язковою відміткою "Нарочно" у Журналі реєстрації вихідних документів з грифом "Для службового користування" та відміткою про отримання такого документа у реєстрі. Підпис у реєстрі за формою згідно з додатком 12 скріплюється печаткою адресата-отримувача. Реєстр у той же день повертається до служби діловодства.

6.8. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакуваннях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".

6.9. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакуванні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

6.10. У разі надсилання документа, що має відмітку "Літер "К", його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Літер "К", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 6.4 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

6.11. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

7.1. Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в ДФС та її територіальному органі номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справ із грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань відповідної справи.

Документи з мобілізаційних питань, питань криптографічного захисту службової інформації долучаються до справ з відповідними відмітками.

Долучати такі документи до інших справ з грифом "Для службового користування" не дозволяється.

Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в ДФС, територіальному органі ДФС, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

7.2. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".

7.3. У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", проставляється відмітка "ДСК", наприклад:

7.4. На обкладинці справи, що містить документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".

7.5. У разі створення значної кількості документів з грифом "Для службового користування" (понад 50 документів на рік кожного виду: наказів, інструкцій тощо) доцільно формувати їх в окремі справи по 250 сторінок кожна (30 - 40 мм завтовшки).

7.6. Якщо в ДФС, територіальному органі ДФС створюється (отримується) незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", у номенклатурі справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія). Порядок організації роботи експертних комісій визначається наказом ДФС, територіального органу ДФС.

7.7. Після закінчення діловодного року експертна комісія структурного підрозділу ДФС, територіального органу ДФС вивчає кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" та за потреби приймає рішення про її переформування.

Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. У разі незначної кількості документів з грифом "Для службового користування" постійного терміну зберігання вони долучаються до аналогічної справи, що не має такого грифу, після чого на справі зазначається позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

7.8. Документи тимчасового зберігання залишаються у справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Строк зберігання такої справи встановлюється з урахуванням найдовшого строку зберігання документів, що містяться у ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

Якщо справа містить лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися.

7.9. Документи та інші матеріальні носії інформації з мобілізаційних питань зберігаються в окремих сейфах, металевих шафах (на окремих полицях шаф), у робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються посади, прізвища, ініціали працівників, відповідальних за їх облік та зберігання, а також працівників, які допущені до роботи з ними.

Сейфи, металеві шафи, робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

7.10. Документи з відміткою "Літер "К" зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються у структурному підрозділі криптографічного захисту інформації.

7.11. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою "Літер "К" визначаються Адміністрацією Держспецзв'язку.

8.1. До роботи з документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи ДФС та її територіальних органів відповідно до резолюцій керівника ДФС, територіальних органів ДФС, його заступників, керівників структурних підрозділів, а з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, питань криптографічного захисту інформації - на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу з питань криптографічного захисту інформації.

Списки затверджуються керівником ДФС та її територіального органу.

У разі змін у штатному розписі ДФС та її територіального органу списки підлягають оновленню.

8.2. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під підпис у журналі за формою згідно з додатком 13.

8.3. Робота з документами з мобілізаційних питань, питань криптографічного захисту службової інформації здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення зі змістом цих документів сторонніх осіб.

8.4. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

8.5. Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються у структурному підрозділі ДФС, її територіальних органах, відповідальному за виконання функції з архівного збереження документів (далі - архівний підрозділ), видаються для тимчасового користування на підставі замовлення за формою згідно з додатком 14, а справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються у інших структурних підрозділах - на підставі картки обліку справ та видань з грифом "Для службового користування" за формою згідно з додатком 15.

Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архівного підрозділу ДФС та її територіальних органів робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення.

8.6. Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

8.7. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією керівника ДФС та її територіального органу або його заступника можуть видаватися працівникам інших установ.

У правому верхньому куті першої сторінки підготовленої копії документа проставляється відмітка "Копія".

Витяги з документів оформляються на бланку ДФС та її територіального органу.

8.8. Усі аркуші копії або витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з'єднання аркушів засвідчують підписом відповідальної особи служби діловодства, яка готувала копії або витяг, наприклад:

8.9. Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

8.10. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом "Для службового користування", отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи-розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

8.11. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

8.12. У разі надходження до ДФС, територіального органу ДФС запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", проводиться перевірка цього документа з метою дотримання на момент надходження запиту сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації" , щодо обмеження доступу до зазначеної інформації і авторові запиту надається інформація у тій частині, доступ до якої відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.