Про форми подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців

Відповідно до пункту 8 частини першої статті 3, частини третьої статті 14, статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців", керуючись статями 11 - 13, пунктом 8 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Встановити:

форми подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додатки 1 – 28);

зразок супровідного листа (додаток 29).

2. Затвердити Інструкцію про заповнення форм подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 30).

3. Відомості про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців, подаються разом із супровідним листом щомісяця до 5 числа на паперових та електронних носіях або в електронній формі за підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

У разі відсутності відомостей про виборців (осіб) за відповідний період органи, заклади, установи в той самий строк письмово повідомляють про це відповідні органи ведення Державного реєстру виборців.

Якщо відомості про виборців (осіб) подаються розпоряднику Державного реєстру виборців в електронному вигляді з державної інформаційної системи, що містить відповідну інформацію, органам ведення Державного реєстру виборців такі відомості не подаються.

4. Уповноваженим центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері громадянства, посадовим особам подавати відомості за формами 3.2, 3.6, 3.7, 3.8, 4.2, 4.2.1.

5. Керівникам відділів державної реєстрації актів цивільного стану подавати відомості за формою 4.1.

6. Командирам військових частин (формувань) подавати відомості за формами 5.1, 5.3.

7. Районним (районним у містах, міським, міськрайонним) судам подавати відомості за формами 6.1, 6.2, 6.3.

8. Керівникам установ виконання покарань подавати відомості за формами 7.1, 7.2, 7.3.

9. Керівникам центрів обліку, які відповідно до закону ведуть облік бездомних осіб, або соціальних служб, у складі яких утворено структурні підрозділи для ведення обліку бездомних осіб, подавати відомості за формами 8.1, 8.2.

10. Керівникам закордонних дипломатичних установ України подавати відомості за формами 9.1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5, 9.7, 9.8, 9.9.

11. Міністерству оборони України подавати відомості за формами 9.6, 9.10.

12. Керівникам районних (районних у містах, міських) органів охорони здоров’я, установ соціального захисту, сільським, селищним, міським головам подавати відомості за формою 10.1.

13. Уповноваженим посадовим особам органів реєстрації подавати відомості за формами 3.1, 3.4, 3.5.

14. Відомості, які подаватимуться органами, закладами, установами під час проведення виборів або референдумів для складання попередніх та уточнених списків виборців, до подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців, не включаються.

15. Міністерству закордонних справ України, Міністерству оборони України, Міністерству охорони здоров’я України, Міністерству соціальної політики України, Міністерству юстиції України, Державній міграційній службі України, Державній пенітенціарній службі України, Державній судовій адміністрації України, а також обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям цю постанову довести до відома відповідних органів, закладів, установ, регіональних органів адміністрування та органів ведення Державного реєстру виборців, сільських, селищних, міських рад та забезпечити контроль за її виконанням.

1.1. Ця Інструкція встановлює правила заповнення форм подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців відповідно до статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців" (далі відповідно – форми, Закон).

1.2. Подання складається на паперовому носії формату А4 в одному примірнику (з одностороннім друком), до якого додається його файл, сформований програмними засобами Microsoft Excel із застосуванням таблиці кодування символів WIN1251, на електронному носії інформації.

Відомості про виборців (осіб) на електронному носії інформації повинні відповідати відомостям подання на паперовому носії.

У разі подання відповідних відомостей в електронній формі за підписом, прирівняним до власноручного підпису згідно із Законом України "Про електронні довірчі послуги", подання на паперовому носії не подаються.

1.3. Достовірність відомостей подання засвідчується на кожному аркуші скріпленим печаткою підписом керівника відповідного державного органу, закладу, установи, органу реєстрації, командира військової частини (формування), із зазначенням повного найменування посади керівника, який підписує подання, та найменування органу, закладу, установи.

1.4. Електронний носій інформації після перевірки записаних у файлі відомостей на відповідність поданим на паперовому носії відомостям (якщо подання подається на паперовому та електронному носіях) та опрацювання згідно з вимогами Закону може бути повернуто органом ведення Реєстру відповідному органу, закладу, установі.

2.1. Форми заповнюються літерами українського алфавіту.

2.2. У назвах подань зазначаються місяць та рік, за які подаються відомості.

Приклад:

ВІДОМОСТІ

про громадян України, зареєстрованих за місцем проживання

у відповідній адміністративно-територіальній одиниці,

яким протягом березня 2011 року виповниться 18 років

2.3. Відомості у формах, крім форм 3.1, 3.7, 7.3, 9.1, повинні включати період з першого до останнього календарного дня місяця, який передує даті їх подання. Наприклад, якщо відомості подаються 3 лютого 2016 року, вони повинні включати період з 1 до 31 січня 2016 року.

Відомості, що подаються за формами 3.1, 7.3, 9.1, повинні включати період з першого до останнього календарного дня місяця, в якому вони подаються. Наприклад, якщо відомості подаються 4 січня 2016 року, вони повинні включати дані про громадян України, яким виповниться 18 років з 1 до 31 січня 2016 року.

2.4. Усі дати у відповідних графах указуються арабськими цифрами (1, 2, 3, 4,...) у форматі дд.мм.рррр, де дд – день місяця; мм – місяць; рррр – рік. День місяця та місяць вказуються обов’язково двома цифрами, а рік – чотирма. При цьому крапка після дати не ставиться.

Дати повинні відповідати календарним датам.

2.5. У разі відсутності окремих даних про виборця (особу), стосовно якої подаються відомості (наприклад, по батькові), до відповідних граф будь-які позначки ("НД", "–", "0" тощо) не заносяться.

2.6. У правому верхньому куті кожен аркуш подання нумерується арабськими цифрами, починаючи з першого (Аркуш № 1, Аркуш № 2, Аркуш № 3,…). Нумерація аркушів повинна бути наскрізною.

2.7. Дата складання подання зазначається на його останньому аркуші.

3.1. У графі "№ з/п" вказується арабськими цифрами без крапки (1, 2, 3, 4,…) порядковий номер запису про виборця (особу). Нумерація записів повинна бути наскрізною.

3.2. У графах "Прізвище", "Власне ім’я (усі власні імена)", "По батькові (за наявності)" вказуються в називному відмінку прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові виборця (особи).

Якщо інше не підтверджено документально, прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові виборця (особи) вказуються з дотриманням таких вимог:

прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові зазначаються з великої літери;

у подвійних прізвищах, іменах, по батькові, які пишуться через дефіс, кожне слово зазначається з великої літери без пропусків до та після дефісу;

кожне слово подвійних прізвищ, імен, по батькові, які пишуться окремо, зазначається з великої літери;

крапка після прізвища, імені (імен), по батькові не ставиться.

Приклади:

Шевченко

Карпенко-Карий

Лі Фан Се

Владислав

Марія-Маргарита

Анна Марія

Олександрович

Джаміл Огли

3.3. У графі "Дата народження (число, місяць, рік) (дд.мм.рррр)" вказується дата народження виборця (особи) арабськими цифрами (1, 2, 3, 4,...) у форматі дд.мм.рррр, де дд – день місяця; мм – місяць; рррр – рік. День місяця та місяць вказуються обов’язково двома цифрами, а рік – чотирма. Крапка після дати народження не ставиться.

Приклад:

06.12.1990

У випадку відсутності документально підтверджених відомостей про число та місяць народження виборця вказується місяць та рік або рік народження у відповідному форматі.

3.4. У графах щодо місця народження виборця (особи) вказуються відповідні відомості про місце народження виборця (особи).

Місце народження виборця (особи), народженого в межах сучасної території України, зазначається відповідно до сучасного адміністративно-територіального устрою України.

У разі якщо населений пункт перестав існувати, зазначається його назва відповідно до документа, що посвідчує особу та підтверджує її громадянство.

Зміна назв населених пунктів в іноземних країнах не потребує зміни назви населеного пункту народження виборця (особи) (наприклад, Ленінград на Санкт-Петербург).

3.4.1. У графі "країна народження (Україна або сучасна назва відповідної країни)" вказується країна народження виборця (особи) з великої літери.

У разі якщо виборець (особа) народився за межами сучасної території України, вказується повна сучасна назва країни народження згідно з Переліком кодів країн світу для статистичних цілей, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері статистики.

Приклади:

Україна

Республіка Білорусь

Сполучене Королівство Великої Британії та Північної Ірландії

3.4.2. У графі "Автономна Республіка Крим, область або суб’єкт федерації (для федеративних держав)" стосовно виборця (особи), народженого в межах сучасної території України, вказується Автономна Республіка Крим або область, а стосовно виборця (особи), народженого за межами сучасної території України, вказана графа заповнюється лише щодо федеративних держав – зазначається назва відповідного суб’єкта федерації.

Автономна Республіка Крим вказується повністю, кожне слово з великої літери, а назва області – повністю з великої літери із зазначенням скорочення "обл.".

Приклади:

Автономна Республіка Крим

Івано-Франківська обл.

Приморський край

3.4.3. У графі "назва району, міста обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт" вказується власна назва району, міста обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт, в якому народився виборець (особа). Якщо місто обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення є населеним пунктом, в якому народився виборець (особа), вказана графа не заповнюється.

Власна назва району, міста зазначається повністю з великої літери. Після власної назви району вказується скорочення "р-н" (мала літера "р", дефіс, мала літера "н" без пропусків до і після дефісу та без крапки в кінці скорочення). Перед власною назвою міста без пропуску вказується скорочення "м." (мала літера "м" з крапкою після неї).

Приклади:

Синельниківський р-н

м.Феодосія

Стосовно виборців (осіб), народжених за межами сучасної території України, графа "назва району, міста обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт", не заповнюється.

3.4.4. У графі "категорія (село, селище, місто) та назва населеного пункту, в тому числі міста Київ та Севастополь" вказується категорія (село, селище, місто) та власна назва населеного пункту (в тому числі міста Київ та Севастополь), в якому народився виборець (особа).

Для занесення категорії населених пунктів використовуються такі скорочення:

місто – м. (мала літера "м" з крапкою після неї);

селище міського типу – смт (малі літери "с, м, т" без крапок та пропусків між літерами та в кінці скорочення);

селище – с-ще (мала літера "с", дефіс, малі літери "щ, е" без пропусків до і після дефісу та без крапки в кінці скорочення);

село – с. (мала літера "с" з крапкою після неї).

Скорочення відповідних категорій населених пунктів "м." та "с." не відокремлюються пропуском від назви населеного пункту. Скорочення категорій "смт" та "с-ще" відокремлюються пропуском від назви населеного пункту.

Назва населеного пункту вноситься повністю з великої літери без скорочень.

Приклади:

м.Будапешт

смт Щасливе

с.Степове

3.4.5. Графа "найменування місцевої ради" заповнюється у випадку, якщо у складі району (міста), до якого входить населений пункт, в якому народився виборець (особа), є інший населений пункт з однаковим найменуванням. Найменування місцевої ради зазначається повністю.

Приклади:

Почино-Софіївська сільська рада

Топчинська сільська рада

Шевченківська селищна рада

3.5. У графах щодо відомостей про зареєстроване місце проживання вказуються відповідні відомості про адресу виборця (особи), за якою зареєстровано (щодо прибулих) або було зареєстровано (щодо вибулих) його місце проживання відповідно до Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".

3.5.1. У графі "Автономна Республіка Крим, область" вказується Автономна Республіка Крим або область, на території якої зареєстровано чи було зареєстровано місце проживання виборця (особи). Автономна Республіка Крим вказується повністю, кожне слово з великої літери, а назва області – повністю з великої літери із зазначенням скорочення "обл.".

Приклади:

Автономна Республіка Крим

Львівська обл.

3.5.2. У графі "район або місто обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт" зазначається власна назва району або міста обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення, до складу якого входить населений пункт, де зареєстровано чи було зареєстровано місце проживання виборця (особи). Якщо місто обласного (республіканського в Автономній Республіці Крим) значення є населеним пунктом, де зареєстровано чи було зареєстровано місце проживання виборця (особи), вказана графа не заповнюється.

Назва району, міста зазначається повністю з великої літери. Після назви району вказується скорочення "р-н" (мала літера "р", дефіс, мала літера "н" без пропусків до і після дефісу та без крапки в кінці скорочення). Перед власною назвою міста без пропуску вказується скорочення "м." (мала літера "м" з крапкою після неї).

Приклади:

Синельниківський р-н

м. Феодосія

3.5.3. У графі "категорія (село, селище, місто) та назва населеного пункту, в тому числі міста Київ та Севастополь" зазначається категорія (село, селище, місто) та власна назва населеного пункту (в тому числі міста Київ та Севастополь), на території якого зареєстровано чи було зареєстровано місце проживання виборця (особи).

Графа "категорія (село, селище, місто) та назва населеного пункту, в тому числі міста Київ та Севастополь" заповнюється з дотриманням вимог, установлених підпунктом 3.4.4 пункту 3.4 цієї Інструкції.

3.5.4. Графа "найменування місцевої ради" заповнюється у випадку, якщо у складі району (міста), до якого входить населений пункт, на території якого зареєстровано чи було зареєстровано місце проживання виборця (особи), є інший населений пункт з однаковим найменуванням. Найменування місцевої ради зазначається повністю.

Приклади:

Василівська сільська рада

Мар’ївська сільська рада

Писарівська сільська рада

3.5.5. У графі "вулиця, проспект, бульвар, площа, провулок, квартал, куток тощо" зазначається тип (вулиця, проспект, бульвар, площа, провулок, квартал, куток тощо) згідно з відомостями про адресу виборця (особи), за якою зареєстровано або було зареєстровано місце проживання виборця (особи).

При зазначенні типу використовуються такі скорочення:

бульвар – бульв.;

вулиця – вул.;

квартал – кв-л;

мікрорайон – м-р;

площа – пл.;

провулок – пров.;

проспект – просп.

Інші типи вказуються повністю.

3.5.6. У графі "назва вулиці, проспекту, бульвару, площі, провулку, кварталу, кутка тощо" зазначається назва вулиці, проспекту, бульвару, площі, провулку, кварталу, кутка тощо згідно з відомостями про адресу виборця (особи), за якою зареєстровано або було зареєстровано місце проживання виборця (особи).

Назва вулиці, проспекту, бульвару, площі, провулку, кварталу, кутка тощо вноситься з великої літери. У подвійних назвах, які пишуться через дефіс, обидва слова зазначаються з великої літери без пропусків до та після дефісу. В подвійних назвах, що пишуться через пропуск, обидва слова зазначаються з великої літери, якщо інше не підтверджено документально.

Приклади:

Тараса Шевченка

Довнар-Запольського

Героїв Космосу

У разі відсутності у відомостях про адресу виборця (особи) вулиці, проспекту, бульвару, площі, провулку, кварталу, кутка тощо зазначена графа та відповідно графа "вулиця, проспект, бульвар, площа, провулок, квартал, куток тощо" не заповнюються.

3.5.7. У графі "№ будинку" зазначається номер будинку згідно з відомостями про адресу виборця (особи), за якою зареєстровано або було зареєстровано місце проживання виборця (особи).

Номер будинку вказується арабськими цифрами: 1, 2, …

Номер кутового будинку зазначається через дріб.

Приклад:

11/2

Якщо в номері будинку є літера, вона зазначається великою без пропуску від цифри.

Приклад:

17Б

У разі відсутності у відомостях про адресу виборця (особи) номера будинку зазначена графа не заповнюється.

3.5.8. Графа "№ корпусу (блок, секція тощо)" заповнюється у разі, якщо у відомостях про адресу виборця (особи), за якою зареєстровано або було зареєстровано місце проживання виборця (особи), міститься номер корпусу (крила будинку, блоку, секції тощо). Номер корпусу (крила будинку, блоку, секції тощо) вноситься арабськими цифрами. Якщо в номері є літера, вона зазначається великою без пропуску від цифри.

3.5.9. Графа "№ квартири (кімнати)" заповнюється у разі, якщо у відомостях про адресу виборця (особи), за якою зареєстровано або було зареєстровано місце проживання виборця (особи), міститься номер квартири (кімнати). Номер квартири (кімнати) зазначається арабськими цифрами. Якщо в номері квартири є літера, вона зазначається великою без пропуску від цифри.

Номер кімнати у комунальній квартирі зазначається через кому.

Приклад:

11, к. 7

3.6. У графах щодо проживання або перебування виборців за межами України (форми 9.1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5, 9.7, 9.8, 9.9) вказуються відомості про країну проживання (перебування) виборця (особи), субнаціональну адміністративно-територіальну одиницю (штат, провінцію, землю тощо) іноземної країни проживання чи перебування та поштову адресу виборця (особи) за правилами країни проживання (перебування).

3.6.1. У графі "Країна проживання (перебування)" зазначається повне найменування країни проживання (перебування) виборця (особи) з великої літери згідно з Переліком кодів країн світу для статистичних цілей, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері статистики.

Приклади:

Республіка Казахстан

Російська Федерація

Словацька Республіка

3.6.2. У графі "Субнаціональна адміністративно-територіальна одиниця (штат, провінція, земля тощо)" зазначається найменування субнаціональної адміністративно-територіальної одиниці (штату, провінції, землі тощо) іноземної країни проживання чи перебування виборця (особи).

3.6.3. У графі "Поштова адреса виборця за правилами країни проживання (перебування) українською мовою" зазначається поштова адреса виборця (особи) в країні проживання (перебування) за правилами цієї країни українською мовою.

3.6.4. У графі "Поштова адреса виборця за правилами країни проживання (перебування) латинськими літерами або російською мовою для країн СНД" зазначається поштова адреса виборця (особи) в країні проживання (перебування) за правилами цієї країни латинськими літерами або російською мовою для країн СНД.

3.7. Графа "Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності)" заповнюється на підставі документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України (якщо він містить таку інформацію).

4.1. Форми 3.1, 3.4, 3.5, 3.7, 3.8, 7.2, 7.3, 9.1, 9.3, 9.4, 9.5:

графа "Попереднє прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності)" заповнюється з дотриманням вимог пункту 3.2 цієї Інструкції у разі наявності відомостей про попереднє прізвище та/або власне ім’я та/або по батькові виборця (особи).

4.2. Форми 3.1, 3.4, 7.1, 7.3, 8.1, 9.1, 9.4:

графа "Наявність документа, що підтверджує громадянство України" заповнюється після встановлення наявності документа, що підтверджує належність особи, відомості про яку подаються, до громадянства України, шляхом проставляння відмітки "Наявність встановлено".

4.3. Форма 3.4:

у графі "Звідки прибув" указуються відомості про адресу виборця, за якою було зареєстровано його попереднє місце проживання відповідно до Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".

4.4. Форма 3.5:

у графі "Підстава зняття з реєстрації місця проживання" вказується назва документа, на підставі якого місце проживання особи знято з реєстрації;

у графі "Куди вибув" указуються відомості про адресу виборця, за якою буде зареєстровано його місце проживання відповідно до Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".

4.5. Форма 4.1:

графи щодо відомостей про зареєстроване місце проживання стосовно виборців, які не проживали на території України, проте їх смерть зареєстровано відділами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, не заповнюються.

4.6. Форми 4.2, 9.7:

у графах "Прізвище (до зміни)", "Власне ім’я (усі власні імена) (до зміни)", "По батькові (за наявності) (до зміни)" вказуються прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові виборця (особи) до зміни його прізвища та/або власного імені (усіх власних імен) та/або по батькові;

у графах "Прізвище (після зміни)", "Власне ім’я (усі власні імена) (після зміни)", "По батькові (за наявності) (після зміни)" вказуються прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові виборця (особи) після зміни його прізвища та/або власного імені (усіх власних імен) та/або по батькові.

Завзначені графи заповнюються з дотриманням вимог пункту 3.2 цієї Інструкції.

4.7. Форми 4.2.1, 9.8:

у графах "Дата народження (число, місяць, рік) (дд.мм.рррр) (до зміни)", "Місце народження (до зміни)" вказуються дата (число, місяць, рік) та місце народження виборця (особи) до зміни дати та/або місця його народження;

у графах "Дата народження (число, місяць, рік) (дд.мм.рррр) (після зміни)", "Місце народження (після зміни)" вказуються дата (число, місяць, рік) та місце народження виборця (особи) після зміни дати та/або місця його народження.

Зазначені графи заповнюються з дотриманням вимог відповідно пунктів 3.3 та 3.4 цієї Інструкції.

4.8. Форма 5.1:

графа "Адреса попередньої військової частини (формування) (за наявності)" заповнюється у випадку, якщо виборець – військовослужбовець строкової служби прибув для проходження служби у військовій частині (формуванні) з іншої військової частини (формування).

4.9. Форма 5.3:

відомості про виборців – військовослужбовців строкової служби, які вибули з території дислокації військової частини у зв’язку з їх переміщенням по службі з однієї військової частини до іншої, до форми не заносяться.

4.10. Форма 7.1:

графа "Адреса попередньої установи виконання покарань (за наявності)" заповнюється у випадку, якщо виборець прибув для відбування покарання до установи з іншої установи виконання покарань.

4.11. Форма 7.2:

відомості про виборців, які вибули з установи виконання покарань у зв’язку з їх переведенням в іншу установу виконання покарань, до форми не заносяться.

4.12. Форми 7.1 – 7.3:

у графах щодо відомостей про зареєстроване місце проживання (до початку відбування покарання) вказуються відповідні відомості про зареєстроване місце проживання виборця до початку відбування покарання.

4.13. Форма 8.1:

у графах щодо відомостей про зареєстроване місце проживання (до реєстрації за адресою закладу) вказуються відповідні відомості про адресу виборця, за якою було зареєстровано його місце проживання до реєстрації за адресою центру обліку, який відповідно до закону веде облік бездомних осіб, або соціальної служби, у складі якої утворено структурний підрозділ для ведення обліку бездомних осіб.

4.14. Форми 9.3, 9.4:

у графі "Відомості про останнє зареєстроване місце проживання в Україні" вказуються відомості про останнє місце проживання виборця в Україні, зареєстроване відповідно до Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".

4.15. Форма 9.5:

у графі "Відомості про зареєстроване місце проживання в Україні" вказуються відомості про місце проживання виборця в Україні, зареєстроване відповідно до Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".