___________ І.В.Коноваленко
(підпис)
___________
(дата)
Примітки:
- У графі 3 трудової книжки "Відомості про роботу" робиться запис: "Прийнято на посаду старшого бухгалтера первинної профспілкової організації за переведенням з Донецького заводу металоконструкцій".
- Розпорядження можуть прийматися головою первинної профспілкової організації у разі, якщо це передбачено статутом (положенням) відповідної профспілки, організаційною ланкою якої є профорганізація.
Додаток 19
ЗРАЗОК
оформлення постанови про прийняття на роботу штатного працівника первинної профспілкової організації за сумісництвом
Найменування профспілки
Найменування первинної профспілкової організації
ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ
ПОСТАНОВА
31.08.2006 м. Харків N 25-2
Про прийняття на роботу
за сумісництвом Петренка І.В.
ПРИЙНЯТИ ПЕТРЕНКА ІВАНА ВІКТОРОВИЧА на посаду організатора спортивної роботи первинної профспілкової організації за сумісництвом з 1 вересня 2006 року з посадовим окладом 680 грн. на місяць.
Встановити Петренку І.В. такий режим роботи:
понеділок і вівторок - з 9.00 до 13.00;
середа - п'ятниця - з 13.30 до 17.30
з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу.
Підстава: заява Петренка І.В. від 25.08.2006
Голова первинної
профспілкової організації ___________ М.П.Красицька
(підпис)
З постановою ознайомлений:
____________ І.В.Петренко
(підпис)
____________
(дата)
Примітка. У графі 3 трудової книжки "Відомості про роботу" за основним місцем роботи на прохання працівника на підставі довідки профорганізації робиться запис: "Прийнятий за сумісництвом на посаду організатора спортивної роботи первинної профспілкової організації... (зазначається повна назва первинної профспілкової організації)".
Додаток 20
ЗРАЗОК
оформлення постанови про звільнення з роботи штатного працівника первинної профспілкової організації
Найменування профспілки
Найменування первинної профспілкової організації
ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ
ПОСТАНОВА
20.04.2006 смт Дубов'язівка N 3-4
Конотопського району
Сумської області
Про звільнення з роботи Мазуренко І.Ю.
ЗВІЛЬНИТИ МАЗУРЕНКО ІРИНУ ЮЛІЇВНУ з посади бухгалтера первинної профспілкової організації 20.04.2006 за власним бажанням у зв'язку з виходом на пенсію, ст. 38 КЗпП України.
Підстава: заява Мазуренко І.Ю. від 04.04.2006
Голова первинної
профспілкової організації ____________ І.О.Бойко
(підпис)
З постановою ознайомлена:
___________ І.Ю.Мазуренко
(підпис)
___________
(дата)
Примітка. У графі 3 трудової книжки "Відомості про роботу" робиться запис: "Звільнено з роботи за власним бажанням у зв'язку з виходом на пенсію, ст. 38 КЗпП України".
Додаток 21
ЗРАЗОК
особової картки (форма N П-2)
___________________________ Типова форма N П-2
первинна профспілкова
організація Затверджена
наказом Мінстату України
Ідентифікаційний від 27.10.95 N 277
Код ЄДРПОУ ______________ Код за УКУД ________________
-----------------------------------
| Номер |Стать|Табельний|Алфавіт|
|документа| ч/ж | номер | |
|---------+-----+---------+-------|
| | | | |
-----------------------------------
ОСОБОВА КАРТКА N ___
I. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ
1. Прізвище __________________ 7. Загальний стаж роботи
ім'я _________________________ ________________________________
по батькові __________________
8. Безперервний стаж роботи
2. Рік народження ___ ________________________________
місяць ___ число ___
9. Останнє місце роботи, посада,
3. Місце народження професія _______________________
_______________________________ ________________________________
________________________________
4. Освіта
а) ___________________________ 10. Дата і причина звільнення
вища, н/вища, сер. спец., ________________________________
сер., н/сер., поч.
11. Родинний стан ______________
б) ___________________________ ________________________________
назва і дата закінчення перелічити членів сім'ї
вищого або
________________________________
_______________________________ із зазначенням дати народження
прирівняного до нього закладу ________________________________
________________________________
_______________________________ ________________________________
назва і дата закінчення
професійно-технічного 12. Паспорт: серія _____ N _____
Ким виданий ____________________
_______________________________ ________________________________
(технічного училища) Дата видачі ____________________
5. Спеціальність за дипломом 13. Домашня адреса
(свідоцтвом) ________________________________
_______________________________
_______________________________ 14. Телефон ____________________
Особистий підпис _______________
6. Кваліфікація за дипломом
(свідоцтвом)
_______________________________
Диплом N _________
(свідоцтво)
від "___" ____________ 200_ р.
Дата заповнення картки
"___" ____________ 200_ р.
II. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК
Група обліку _________________ Військово-облікова спеціальність
Категорія обліку _____________ N _______
Склад ________________________ Придатність до військової служби
Військове звання _____________ ________________________________
Назва військкомату за місцем
проживання _____________________
Перебуває на спецобліку N ______
III. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ IV. ВІДПУСТКИ
| Дата | Назва структур- ного підрозді- лу | Назва профе- сії, посади | Розряд (ок- лад) | Підс- тава | Під- пис влас- ника тру- дової книж- ки | Вид відпу- стки | За який пе- ріод | Дата | Під- става | |
| Поча- ток відпу- стки | Закін- чення відпу- стки | |||||||||
Додаткові відомості _____________________________________________
Дата і причина звільнення _______________________________________
__________________________________________________________________
(підпис власника трудової книжки)
Трудову книжку отримав "___" ______ __ р. ______________________
(підпис власника
трудової книжки)
Додаток 22
ФОРМА
номенклатури справ первинної профспілкової організації
Найменування первинної профспілкової організації
ЗАТВЕРДЖЕНО
Постанова профкому
від ____________ N ___
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
________ N ______
на _____________ рік
------------------------------------------------------------------
| Індекс | Заголовок | Кількість | Строк | Примітка |
| справи | справи | справ | зберігання | |
| | (тому, | (томів, | справи | |
| | частини) | частин) | (тому, | |
| | | | частини) | |
|------------+------------+------------+------------+------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Голова
первинної профспілкової
організації _______________ ____________________
(підпис) (розшифрування
підпису)
ПОГОДЖЕНО:
Керівник архіву
(особа, відповідальна
за архів)
підприємства, установи
_______________ _____________________
(підпис) (розшифрування
підпису)
_______________
(дата)
Додаток 23
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА
справ первинної профспілкової організації
------------------------------------------------------------------
|Індекс| Заголовок справи | Строки | Примітка |
|справи| | зберігання | |
| | |справи (тому) і| |
| | | N статті | |
| | |переліку справи| |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|----------------------------------------------------------------|
| Організаційна робота |
|----------------------------------------------------------------|
| 01 |Документи, пов'язані з |Постійно(*) | |
| |легалізацією первинної |ст. 54а | |
| |профспілкової організації |( z0576-98 ) | |
| |та набуттям нею статусу | | |
| |юридичної особи (копія | | |
| |свідоцтва про легалізацію | | |
| |профспілки, рішення органу | | |
| |профспілки вищого рівня про| | |
| |її належність до | | |
| |профспілки, повідомлення | | |
| |територіального органу | | |
| |Міністерства юстиції, | | |
| |свідоцтво про державну | | |
| |реєстрацію юридичної особи | | |
| |тощо) | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 02 |Статут, положення, якими |Постійно(*) | |
| |керується первинна |ст. 54а | |
| |профспілкова організація |( z0576-98 ) | |
| |(копії) | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 03 |Протоколи профспілкових |Постійно(*) | |
| |зборів, конференцій та |ст. 1312а | |
| |документи до них |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 04 |Протоколи засідань |Постійно(*) | |
| |профспілкового комітету та |ст. 1320а | |
| |документи до них | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 05 |Протоколи засідань президії|Постійно(*) |Справа |
| |профспілкового комітету та |ст. 1320а |заводиться за|
| |документи до них |( z0576-98 ) |наявності |
| | | |президії |
| | | |профкому |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 06 |Документи (постанови тощо) |Доки буде |Можливе |
| |профспілкових органів |потреба ст. 106|формування |
| |вищого рівня |( z0576-98 ) |декількох |
| | | |справ з |
| | | |напрямів |
| | | |діяльності |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 07 |Плани реалізації критичних |Постійно(*) | |
| |зауважень і пропозицій, |ст. 1315 | |
| |висловлених на |( z0576-98 ) | |
| |звітно-виборних зборах, | | |
| |конференціях та документи | | |
| |щодо їх виконання | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 08 |Плани роботи, плани |Доки буде |Оригінали |
| |проведення заходів профкому|потреба |зберігаються |
| |(копії) |ст. 1319 |при |
| | |( z0576-98 ) |протоколах |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 09 |Колективні договори |Постійно(*) | |
| | |ст. 406 | |
| | |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 10 |Статистичні звіти профкому |Постійно(*) | |
| |з питань профспілкової |ст. 298б | |
| |роботи |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 11 |Протоколи засідань |10 років | |
| |ревізійної комісії |ЕПК ст. 1316 | |
| |первинної профспілкової |( z0576-98 ) | |
| |організації та документи до| | |
| |них | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 12 |Бюлетені для таємного |Протягом строку| |
| |голосування по виборах |повноважень | |
| |керівних органів |ст. 1314 | |
| |профорганізації |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 13 |Документи комісій профкому |10 років ЕПК |На кожну |
| |(протоколи засідань, плани |ст. 1338 |комісію |
| |роботи, довідки тощо) |( z0576-98 ) |заводиться |
| | |або 5 років для|окрема справа|
| | |організацій, | |
| | |які не | |
| | |передають | |
| | |документи на | |
| | |державне | |
| | |зберігання | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 14 |Документи (заяви, витяги з |3 роки ст. 1337| |
| |протоколів, довідки, |( z0576-98 ) | |
| |листування) про надання | | |
| |матеріальної допомоги | | |
| |членам профспілки | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 15 |Заяви про прийняття у члени|3 роки ст. 1323| |
| |профспілки |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 16 |Заяви членів профспілки про|3 роки (після | |
| |згоду на перерахування |вибуття з | |
| |членських профспілкових |первинної | |
| |внесків бухгалтерією |профорганізації| |
| |підприємства, установи |ст. 1330 | |
| | |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 17 |Облікові картки членів |До зняття з | |
| |профспілки |обліку або 1 | |
| | |рік після | |
| | |зняття ст. 1329| |
| | |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 18 |Листування з профспілковими|3 роки ст. 1321|Можливе |
| |органами вищого рівня з |( z0576-98 ) |формування |
| |питань діяльності | |декількох |
| |профорганізації | |справ за |
| | | |напрямами |
| | | |діяльності |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 19 |Листування з іншими |3 роки ст. 1321| |
| |установами, організаціями |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 20 |Звернення (пропозиції, |5 років ст. 28б|Пропозиції |
| |заяви, скарги) членів |( z0576-98 ) |стосовно |
| |профспілки та документи | |суттєвих змін|
| |стосовно вирішення | |у діяльності |
| |порушених у них питань | |організації |
| | | |зберігаються |
| | | |постійно |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 21 |Заявки на одержання бланків|3 роки ст. 1326| |
| |квитків члена профспілки і |ст. 1327 | |
| |звіти про кількість |( z0576-98 ) | |
| |отриманих і використаних | | |
| |бланків профквитків | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 22 |Книги (журнали) обліку |3 роки ст. 1328| |
| |видачі і розсилання бланків|( z0576-98 ) | |
| |членських квитків, акти на | | |
| |знищення членських квитків | | |
| |і облікових карток | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 23 |Журнал (картотека) |3 роки ст. 100б| |
| |реєстрації вхідних |( z0576-98 ) | |
| |документів | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 24 |Журнал (картотека) |3 роки ст. 100б| |
| |реєстрації вихідних |( z0576-98 ) | |
| |документів | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 25 |Журнал (картотека) |5 років ст. 95 | |
| |реєстрації пропозицій, заяв|( z0576-98 ) | |
| |і скарг членів профспілки | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 26 |Журнал (картотека) |3 роки ст. 96 | |
| |реєстрації особистого |( z0576-98 ) | |
| |прийому членів профспілки | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 27 |Журнал обліку і видачі |Постійно(*) | |
| |печаток і штампів |ст. 1132 | |
| | |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 28 |Списки членів профкому |75 р. ст. 1324 | |
| | |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 29 |Номенклатура справ |Постійно(*) | |
| |первинної профспілкової |ст. 89а | |
| |організації |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 30 |Описи документів |Постійно |На державне |
| |профорганізації, переданих |ст. 109а |зберігання не|
| |до відомчого архіву (архіву|( z0576-98 ) |передається |
| |підприємства, установи) | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 31 |Акт приймання-передачі |Постійно(*) | |
| |документів при зміні голови|ст. 55а | |
| |первинної профспілкової |( z0576-98 ) | |
| |організації | | |
|----------------------------------------------------------------|
| Бухгалтерський облік |
|----------------------------------------------------------------|
| 32 |Інструкції, вказівки, листи|До заміни | |
| |з питань фінансової роботи,|новими ст. 18б | |
| |бухгалтерського обліку та |( z0576-98 ) | |
| |звітності | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 33 |Кошториси, штатні розписи, |Постійно(1) |13 роки - для|
| |доповнення та зміни до них |ст. 46а |організацій, |
| | |( z0576-98 ) |які не |
| | | |передають |
| | | |документи на |
| | | |державне |
| | | |зберігання |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 34 |Річні фінансові звіти |Постійно(*) |За незначної |
| | |ст. 308б |кількості |
| | |( z0576-98 ) |можуть |
| | | |формуватися |
| | | |при |
| | | |відповідному |
| | | |протоколі |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 35 |Звіти з напрямів |3 роки ст. 308в| |
| |фінансово-господарської |( z0576-98 ) | |
| |діяльності профорганізації | | |
| |(піврічні, квартальні) | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 36 |Касові, меморіальні, |3 роки ст. 315 | |
| |банківські документи з |( z0576-98 ) | |
| |усіма додатками до них | | |
| |(рахунки, накладні, | | |
| |квитанції, акти, доручення,| | |
| |договори, авансові звіти | | |
| |тощо) | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 37 |Журнал реєстрації |3 роки ст. 324 | |
| |банківських доручень |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 38 |Журнал реєстрації |3 роки ст. 324 | |
| |прибутково-видаткових |( z0576-98 ) | |
| |документів | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 39 |Книги |3 роки ст. 322 | |
| |матеріально-господарського |( z0576-98 ) | |
| |обліку профорганізації та | | |
| |підвідомчих організацій | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 40 |Довіреності на одержання |3 роки ст. 319 | |
| |грошових сум і |( z0576-98 ) | |
| |товарно-матеріальних | | |
| |цінностей | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 41 |Головна книга |3 роки ст. 321 | |
| |(Журнал-головна) |( z0576-98 ) | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 42 |Акти ревізій |5 років ст. 342| |
| |фінансово-господарської |( z0576-98 ) | |
| |діяльності профорганізації,| | |
| |податкових та інших | | |
| |перевірок, документи до них| | |
| |(довідки, доповідні записки| | |
| |тощо) | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 43 |Листування про |3 роки ст. 343 | |
| |фінансово-господарську |( z0576-98 ) | |
| |діяльність (про облік | | |
| |фондів, про прийом, | | |
| |передачу, списання | | |
| |матеріальних цінностей | | |
| |тощо) | | |
|------+---------------------------+---------------+-------------|
| 44 |Особові рахунки |75 років-"В" | |
| |(розрахункові відомості) |ст. 316а | |
| |штатних працівників |( z0576-98 ) | |
| |профорганізації (відомості | | |
| |на видачу заробітної плати)| | |
------------------------------------------------------------------
У разі наявності у первинній профспілковій організації штатних працівників у номенклатурі також передбачаються такі справи з кадрового діловодства:
Постанови про прийняття, переведення, 75 р. ст. 16а
звільнення, сумісництво працівників, про ( z0576-98 )
матеріальну допомогу
Посадові інструкції працівників Постійно(*) ст. 49а
Особові справи працівників 75 р. - "В" ст. 513в
Особові справи працівників, яких 75 р. - "В" ст. 513в
звільнено ( z0576-98 )
Особові картки (ф. П-2) 75 р. - "В" ст. 527
Трудові книжки До запитання, не
затребувані - не
менше 50 р. ст. 539
Примітки до номенклатури справ:
1. Строки зберігання документів (графа 3) встановлені відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженого наказом Головного архівного управління від 20.07.98 N 41 та зареєстрованого Міністерством юстиції України як нормативно-правовий акт 17.09.98 за N 576/3016.
2. Строк зберігання "Постійно" встановлюється в тому разі, коли документи первинної профспілкової організації підлягають передачі до державного архіву. Якщо ж документи первинної профспілкової організації не передаються до державного архіву, то строк зберігання видів документів, позначених зірочкою (*), встановлюється "до ліквідації організації".
3. Позначка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія) означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися до державного архіву (за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву).
4. Документи, зазначені в примірній номенклатурі справ під N 35, 38, 40, 41, згідно з п. 2.12 Вказівок до Переліку типових документів можуть знищуватися за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а також проведення ревізії.
У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ такі документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
5. Строк зберігання документів, що мають позначку "-В" (тобто мінус вік) дорівнює різниці 75 років -В, де В - вік наймолодшої людини, на момент закінчення справи, особові документи про яку включено до зазначеної справи. Наприклад, до справи включено особові рахунки (особові справи) працівників, вік яких на момент звільнення був 40, 50, 60 років. Така справа повинна зберігатися 35 років після її закінчення (75-40).
Додаток 24
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
справ цехової профспілкової організації
Примітка. Профгрупорги, як правило, ведуть діловодство у щоденнику, в якому можуть передбачатися такі розділи:
- список членів профгрупи (із зазначенням необхідних біографічних та інших даних);
- список керівництва та активу профгрупи;
- плани роботи;
- виконання пропозицій та зауважень, висловлених на зборах;
- виконання рішень зборів профгрупи і профкому;
- протоколи зборів профгрупи (зазначаються: дата проведення, порядок денний, прізвища виступаючих та прийняті рішення);
- облік доручень членам профгрупи;
- облік заходів, проведених у профгрупі;
- список дітей дошкільного та шкільного віку членів профгрупи;
- оздоровлення й відпочинок членів профгрупи та їхніх дітей;
- облік заохочень членів профгрупи;
- надання матеріальної допомоги членам профгрупи.
Щоденник ведеться профгрупоргом і зберігається у нього протягом усього звітного періоду, після чого передається новообраному профгрупоргу.
Додаток 25
ЗРАЗОК
форми акта про виділення документів до знищення
Найменування ЗАТВЕРДЖЕНО
профорганізації Постанова (протокол)
профкому
АКТ від ____________ N ___
____________ N ___
м. _______________
Про виділення до знищення документів,
що не підлягають зберіганню
На підставі Переліку типових документів, що утворюються в
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
їх зберігання, затвердженого наказом Головного архівного
управління від 20.07.98 N 41, відібрані до знищення, як такі, що
не мають науково-історичної цінності та втратили практичне
значення, документи фонду N ________
__________________________________________________________________
(повна назва первинної організації)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом ____________________ справ за __________________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тимчасового понад 10 років)
зберігання за ___ роки затверджено, а з особового складу погоджено
з ЕПК ____________________ (або ЕК установи)
(назва архіву)
(протокол від ____________ N ___)
Голова профорганізації ____________ ____________________
(підпис) (розшифрування
підпису)
ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК державного
архіву
від ___________ N ___
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи
від ____________ N ___
Документи в кількості _______________________________________
(цифрами і літерами)
справ вагою ___ кг здано до ______________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ________ N ___
(або знищено шляхом спалення).
Найменування посади особи,
яка здала (знищила) документи __________ ______________________
(підпис) (розшифрування
підпису)
____________
(дата)
Примітки:
1. У вступній частині акта зазначається повна назва та вихідні дані переліку документів, на підставі якого провадився відбір документів до знищення.
2. Номер фонду, а також гриф погодження з ЕПК державного архіву зазначаються у випадку, коли документи установи і первинної профспілкової організації передаються на державне зберігання.
3. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під одним заголовком (графа 2) із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи (графа 3). Наприклад, у профкомі з дотриманням усіх вимог відібрано до знищення касові, банківські документи за 2000 рік і за 2001 рік по одній справі за кожний рік. В акті це відображається таким чином (номери граф відповідають зразку):
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Касові, банківські документи, додатки до них (рахунки, накладні, авансові звіти) | 2000 р. 2001 р. | нс 2000 р. нс 2001 р. | 30 | 2 | 3 роки ст. 315 | |
Такий акт може бути складений не раніше 1 січня 2005 року (тому що до акта включено документи за 2001 рік).
Скорочення "нс" означає "номенклатура справ".