Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації)

У кінці кожної закінченої справи з грифом "Для службового користування" на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою служби діловодства або печаткою "Для пакетів". Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом "Для службового користування" після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

92. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом "Для службового користування" додається відмітка "ДСК".

93. Під час передачі справ з грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

94. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом "Для службового користування", строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.

Знищення видань з грифом "Для службового користування", що зберігаються в бібліотеках, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.

95. Документи, справи, видання з грифом "Для службового користування", вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

96. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

97. Після знищення документів з грифом "Для службового користування" в облікових формах (журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання) робиться відмітка:

98. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом "Для службового користування", друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.

99. Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ (архів) установи.

100. Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, розташованих у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником установи.

Зберігання документів і справ з грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

101. Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 100 цієї Інструкції.

102. Передача документів з грифом "Для службового користування" структурним підрозділам установи здійснюється через службу діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Якщо документ передається на виконання згідно з резолюцією керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) до установ, районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій комунальної форми власності територіальної громади міста Києва, що розташовуються поза межами основного приміщення виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), у паперовому журналі реєстрації та передачі вхідних документів з грифом "Для службового користування" відмітка про отримання/повернення скріплюється негербовою печаткою відповідної установи.

Служба діловодства має право видавати документи з грифом "Для службового користування" тільки тим особам, які внесені у список осіб установи, яким надано право на отримання/повернення таких документів, затверджений керівником установи. При цьому документ, що видається, повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

Список осіб установи, які мають право на отримання/повернення документів з грифом "Для службового користування", надсилається до служби діловодства апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Порядок передачі одержаних у службі діловодства документів з грифом "Для службового користування" всередині одного структурного підрозділу установи для виконання (ознайомлення) від одного працівника іншому працівникові того самого структурного підрозділу та ведення необхідних облікових форм здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції й може доповнюватися з урахуванням специфіки діяльності структурних підрозділів установи.

103. Забороняється переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ (архів) установи або служба діловодства за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому в структурному підрозділі (архіві) мають залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

104. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі установи, крім випадків передачі документів на виконання у інші структурні підрозділи виконавчого органу, районні в місті Києві державні адміністрації, інші установи, що розташовуються поза межами основного приміщення установи, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах міста Києва.

Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі установи здійснюється на підставі резолюції керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівництва установ, в яких такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, який виключає можливість його прочитання.

105. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

106. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівництво установи ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

107. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним актом установи.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

108. Перевірка наявності справ та видань з грифом "Для службового користування" в архівах та бібліотеках, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п'ять років.

109. Результати перевірок, зазначених у пунктах 107 і 108 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 12 до цієї Інструкції. Копія акта надсилається до служби діловодства апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) не пізніше ніж через 3 дні після проведення перевірки.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівника установи та керівника служби діловодства.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляються державні органи, органи місцевого самоврядування, інші установи, підприємства та організації, від яких цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв'язку,

110. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує Комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням керівника установи може утворюватися спеціальна комісія за погодженням з керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Про результати роботи спеціальної комісії повідомляється апарат виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) не пізніше ніж через 3 дні після закінчення роботи комісії.

111. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, інших підприємств, установ та організацій комунальної форми власності територіальної громади міста Києва письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

112. Члени Комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

113. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами Комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається Київському міському голові на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією Київського міського голови не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

114. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.

115. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

116. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу установи або особі, відповідальній за ведення архіву в установі, для включення її до справи.

117. Рішення про можливість прийому у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймає Київський міський голова.

118. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує управління міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління міжнародних зв'язків).

119. Управління міжнародних зв'язків разом з іншими структурними підрозділами виконавчого органу, що беруть участь у прийомі іноземців, за участю структурного підрозділу виконавчого органу, який здійснює функції технічного захисту інформації, розробляють програму прийому іноземців, яка має містити:

відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації);

мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

список посадових осіб виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов'язаних з перебуванням іноземців у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) (із зазначенням змісту таких завдань);

перелік установ, районних в місті Києві державних адміністрацій (із зазначенням приміщень), які відвідуватимуться іноземцями;

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

маршрути і порядок пересування іноземців територією адміністративного комплексу на вул. Хрещатик, 36;

інші необхідні заходи.

Програму прийому іноземців затверджує Київський міський голова.

120. Якщо під час прийому іноземців передбачається передача їм в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, Київський міський голова або за його дорученням керівник управління міжнародних зв'язків своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання установи. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

121. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф "Для службового користування" та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються Комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення цієї Комісії оформлюється актом про результати проведення експертної оцінки, який затверджує Київський міський голова.

122. Акт про результати проведення експертної оцінки має містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти Переліку відомостей, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості.

123. Носії інформації з грифом "Для службового користування" можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

124. Якщо Комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено такої інформації, наданий таким носіям гриф "Для службового користування" підлягає перегляду відповідно до пункту 85 цієї Інструкції.

125. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу Київського міського голови.

126. У виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) обладнуються окремі приміщення для роботи з іноземцями.

Підготовка інших приміщень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов'язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом "Для службового користування", приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.

Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками структурного підрозділу технічного захисту інформації. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 13 до цієї Інструкції, що ведеться управлінням міжнародних зв'язків.

127. Повноваження осіб виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями Київського міського голови та начальника управління міжнародних зв'язків. Працівники виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.

128. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території адміністративного комплексу на вул. Хрещатик, 36 без супроводу.

У виняткових випадках за рішенням Київського міського голови супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.

129. Управління міжнародних зв'язків за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

інформація, отримана від іноземців;

пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

130. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджує Київський міський голова.

131. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються в управлінні міжнародних зв'язків в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

132. Київський міський голова зобов'язаний здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

133. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року N 939.

134. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію в органі державної влади на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.

135. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов'язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються актами органів державної влади.