У 2006 році ЦДАВО виконано 1100 запитів соціально-правового характеру, з них 896 з позитивним результатом, у 2007 - 513, з них 502 з позитивним результатом, у 2008 - 758, з них 316 з позитивним результатом. Відсоток рекомендацій щодо можливого місця зберігання документів, надісланих архівом громадянам, становить 20-25% від загальної кількості запитів соціально-правового характеру.
Архівні довідки оформлюються відповідно до правил, встановлених Інструкцією про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства (затвердженою спільним наказом Міністерства закордонних справ України та Держкомархіву від 11.06.2001 N 116/53) .
Запити, що надходять від іноземних громадян, виконуються у встановлені терміни.
При виконанні запитів соціально-правового характеру архівом активно використовується інформація документів Українського національного фонду "Взаєморозуміння та примирення", які передано до архіву наприкінці 2007 - початку 2008 року. Насамперед, це оформлення на вимогу громадян ксерокопій документів про перебування на примусових роботах у Німеччині для подання у місцеві органи Пенсійного фонду України.
У соціально-правових запитах, що надходять до ЦДАВО, переважає тематика щодо підтвердження стажу роботи, розміру заробітної плати, отримання державних нагород і відзнак, депутатського стажу, наукових ступенів, почесних звань.
У середньому на особистому прийомі працівниками архіву упродовж року приймається до 300 запитів громадян тематичного та соціально-правового характеру.
Інформацію про графік роботи архіву та читального залу розміщено у вестибюлі комплексу споруд ЦДАУ.
Дослідники, що працюють в читальному залі, розрахованому на 27 робочих місць, можуть ознайомитися з Порядком користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (затвердженим наказом Держкомархіву від 24.11.2005 N 139, зареєстрованим Мін'юстом 09.12.2005 за N 1473/11753), довідковою літературою тощо. Справи на дослідників, у тому числі іноземців, зберігаються у сховищі. Оформлення дослідників здійснюється у відповідності до чинного законодавства.
У 2006 році читальний зал ЦДАВО відвідало 673 дослідника, у тому числі 46 іноземців, у 2007 - 606 (21 іноземець), у 2008 - 890 (31 іноземець).
Щомісячно читальний зал архіву обслуговує 180-200 дослідників. Здебільшого це - науковці, учні вищих та середніх навчальних закладів, представники установ та організацій. В середньому одним працівником до читального залу видається до 200 справ в день.
На період закриття читального залу на ремонт у листопаді 2007 року (2 тижні) для дослідників було організовано роботу в каталозі, про що дослідників було попереджено за місяць.
Останні роки переважає тематика досліджень щодо землевикористання, майнових прав, історії та діяльності підприємств і установ, історії населених пунктів, національних меншин, релігійних конфесій та культових споруд, національно-визвольних змагань, періоду тимчасової нацистської окупації території України, динаміки соціально-економічного та культурного розвитку колишньої УРСР, Голодомору 1932-1933 років на Україні.
Працівники сектору користування намагаються задовольнити потреби усіх дослідників, що звертаються до архіву, уникаючи створення черги або запровадження запису на відвідання читального залу. Про високий рівень роботи сектору свідчать численні позитивні записи у книзі відгуків.
Ціни на роботи (послуги) у сфері використання архівних документів, що виконуються ЦДАВО на договірних засадах, затверджено наказом Держкомархіву від 06.05.2008 N 82 та зареєстровано Мін'юстом 08.08.2008 за N 730/15421. Оформлення замовлень на платні послуги здійснюється бухгалтерією архіву.
Від надання платних послуг за виконання тематичних запитів, ксерокопіювання документів, замовлених дослідниками у читальному залі, у 2006 році архів отримав кошти у сумі 84 971,0 грн., у 2007 - 98 873,15 грн., у 2008 - 85 659,91 грн.
Будь-яких зауважень щодо розміру цін на ті чи інші види послуг, що надаються архівом, у відвідувачів упродовж останніх трьох років не було.
Співпрацю зі ЗМІ здійснює відділ використання інформації документів ЦДАВО та сектор виставкової роботи цього відділу.
У 2006 році ЦДАВО проведено 2 телепередачі, опубліковано 20 публікацій в періодичній пресі, у 2007 - 3 радіопередачі, 8 телепередач, 18 публікацій в періодичній пресі, у 2008 - 3 радіопередачі, 9 телепередач, 2 публікації в періодичній пресі.
У 2006 році архівом підготовлено і проведено 17 виставок, у 2007 - 25, у 2008 - 34.
Виставки, які проводяться в приміщенні архіву, готуються відділом використання інформації документів. Працівники відділу також здійснюють для сектору виставкової роботи виявлення та складання переліків документів для виставок, що готуються сектором на виконання наказів Держкомархіву та на замовлення Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади.
Сектор надає допомогу держархівам областей у підготовці виставок в регіонах, а саме у виготовленні цифрових копій, наданні виставкового обладнання, оформленні експозицій тощо.
Сектор забезпечено комп'ютерною та копіювальною технікою, виставковим обладнанням (30 мобільних стендів).
За розподілом обов'язків питання організації міжнародного співробітництва покладено на заступника директора. Архів плідно співпрацює з Документаційним центром об'єднання "Саксонські меморіали" (ФРН), Товариством Німецького Червоного Хреста, компанією "Праймарі Сорс Мікрофілм" (США). За угодами з німецькими партнерами архівом опрацьовано та внесено до бази даних 6120 записів щодо радянських, 6580 - німецьких військовополонених, для американських колег - оцифровано 885 справ.
Разом з тим у роботі архіву щодо використання інформації існують певні недоліки.
Не виконано абзаци 1, 2, 3 п. 1 наказу Держкомархіву від 04.02.2009 N 19 "Про розсекречення, оприлюднення та вивчення архівних документів, пов'язаних з українським визвольним рухом, політичними репресіями та голодоморами в Україні" у частині подання Держкомархіву зведеної інформації.
Видавнича діяльність архіву ведеться повільними темпами. Так, у рамках галузевої програми "Архівні зібрання України" архівом підготовлено і видано довідкове видання "Архіви окупації: 1941-1944. Анотований реєстр фондів державних архівів України" (2005), роботу над путівником по фондах архіву виконано лише на 30% (складено схему путівника), над окремим томом "Реєстр розсекречених фондів" - на 70% (інформація, що підготовлено і передано УНДІАСД, потребує детальної перевірки і внесення змін). Терміни, визначені наказами Держкомархіву на підготовку вищезазначених довідників, архівом порушено.
У 2008 році видано збірник "Ми б'ємо в Великий дзвін...". Голодомор 1932-1933 рр. очима української діаспори", рівень якого значно нижче ніж рівень видань цієї тематики, підготовлених іншими держархівами.
Не укладаються угоди на підготовку архівом спільних з науковими інституціями НАН України збірників документів, довідників, інших видань.
У порушення Інструкції з діловодства, реєстрація запитів громадян України і запитів іноземних громадян та осіб без громадянства, що надходять до архіву, здійснюється в одній книзі.
В архіві відсутня електронна інформаційно-пошукова система обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань.
Архів не має локальної мережі.
Читальний зал і каталог комп'ютерною технікою не забезпечено.
Робота зі ЗМІ не планується, здійснюється стихійно.
Сектор виставкової роботи, виконуючи функції виставкового центру, не має відповідних повноважень.
Не зважаючи на постійне зростання кількісного показника, якість підготовлених архівом виставок загальноукраїнського масштабу залишається на низькому рівні.
Архівом не ведуться журнали з обліку вхідної та вихідної кореспонденції, що надходить від іноземців та переговорів, що здійснюються по телефону. Відсутня також Інструкція про порядок організації роботи з іноземцями та іноземними делегаціями.
6. Правове забезпечення та господарські відносини
Проведеною перевіркою договірної роботи, яка ведеться в ЦДАВО за 2006-2009 роки, не виявлено порушень вимог цивільного, трудового та господарського законодавства України.
Протягом 2006-2008 років ЦДАВО укладено 116 договорів. З них 97 - з господарської діяльності, 19 - з надання архівом платних послуг. Договори, у переважній більшості, є цивільно- та господарсько-правовими.
Договірна робота здійснюється архівом у відповідності з вимогами чинного законодавства. Так, ЦДАВО, як сторона у договірних правовідносинах, належним чином і у встановлені строки, здійснював виконання взятих на себе зобов'язань, які знайшли своє юридичне закріплення у відповідних договорах.
Договір оренди N 40 від 05.05.2008, що укладено між ДЕКС ЦДАУ та ЦДАВО, має своїм предметом оренду гаражного боксу по вул. Солом'янська, 24, є безстроковим і діє на даний момент.
Жодних претензій контрагентів стосовно виконання умов договорів ЦДАВО отримано не було.
Порядок розрахунків здійснювався відповідно до вимог законодавства, на основі актів приймання-передавання та інших документів, що є невід'ємною частиною договору.
Аналіз договорів з надання архівом платних послуг від 12.02.2007 N 28000-04/19 та від 14.06.2006 N 28000-04/79 (надано лише ксерокопії) свідчить про допущенні недоліки у визначенні і порядку здійснення розрахунків. Так, Мінфіном України зафіксовано відхилення за цими договорами у розмірі 13 922,37 грн. Процес усунення недоліків працівниками фінансово-економічного відділу триває. Планів заходів щодо усунення недоліків із зазначенням термінів їх виконання не надано.
При укладанні договорів не враховано можливості адміністративної, дисциплінарної та кримінальної відповідальності за порушення умов оплати наданих послуг, порядок здійснення їх оплати.
В архіві відсутня особа, відповідальна за забезпечення юридичного супроводження діяльності ЦДАВО.
Трудових спорів за участю керівництва ЦДАВО виявлено не було. Порушення трудового законодавства не зафіксовано, скарг з боку працівників на порушення гарантованих їм прав не виявлено.
Претензійно-позовна робота не ведеться. На сьогоднішній день ЦДАВО не бере участь в жодній судовій справі.
Існують певні недоліки в організації з підготовки та зберігання наказів ЦДАВО. Зокрема, порушується п. 16 розділу 1 Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Держкомархіву від 23.10.2001 N 82 та зареєстрованого в Мін'юсті 06.11.2001 за N 938/6129. Згідно з Переліком накази поділено на 4 типи (в залежності від строків зберігання), які мають бути сформовано у 4 різні справи. У ЦДАВО накази формуються у дві справи: з основної діяльності та з кадрових питань. Крім того, працівників архіву не ознайомлено з наказами про призначення на посади, присвоєння чергового рангу, надбавки за вислугу років, відпустки. Деякі накази з основної діяльності видаються за підписом заступника директора.
7. Охорона праці
Питання охорони праці та створення належних умов праці в ЦДАВО, відповідно до функціонального розподілу обов'язків між директором та його заступниками, покладено на заступника директора - головного зберігача фондів. Штатним розписом з 2006 року в архіві передбачено посаду інженера з охорони праці (вакансія з 2006 року). Наказом від 09.12.2005 N 37 затверджено Інструкцію з охорони праці в ЦДАВО, інструкції з охорони праці зберігача фондів ЦДАВО та з охорони праці при роботі на ПОЕМ та офісній техніці.
Питання з охорони праці щорічно розглядаються на засіданнях колегії ЦДАВО.
Протягом останніх трьох років в ЦДАВО не зафіксовано випадків аварій, нещасних випадків та професійних захворювань, тому комісії з розслідування нещасних випадків виробничого та невиробничого характеру не створювалися.
Відповідно до Типових галузевих норм безоплатної видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту (ДНАОП 0.05-3.40-80) працівників архіву, що їх потребують, забезпечено спецодягом, рукавичками і респіраторами ШБ-1 "Лепесток".
Сховища забезпечено візками для переміщення справ та драбинами, які відповідають вимогам інструкції з охорони праці.
Атестація робочих місць не проводилася. Лише у березні 2009 року укладено договір з Інститутом медицини праці Академії медичних наук України щодо проведення атестації робочих місць.
У порушення ст. 10 Закону України "Про колективні договори і угоди" не поновлено колективний договір між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДАВО, який було укладено на 2005-2007 роки та засвідчено (з боку профспілкового комітету ЦДАВО) недійсною печаткою профспілкового комітету Центрального державного архіву Жовтневої революції УРСР. Планом організаційної роботи архіву на 2009 рік укладання колективного договору не передбачено.
Наказ щодо порядку проходження працівниками ЦДАВО навчань, інструктажів і перевірки знань з питань охорони праці та програми проведення інструктажів не видавався. Комісію для перевірки знань з питань охорони праці в ЦДАВО не створено. Водночас, у журналах обліку проведення інструктажу з охорони праці, пожежно-технічної безпеки новоприйнятих на роботу та щорічної перевірки знань з охорони праці та пожежно-технічної безпеки для працівників ЦДАВО засвідчено систематичне проведення таких інструктажів працівниками, що пройшли навчання на міських курсах цивільної оборони в м. Києві Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій (заступник директора - головний зберігач фондів у 2008 році) та з питань пожежної безпеки при ТОВ Агенція пожежної безпеки (завідувач сектору у 2007 році, старший зберігач фондів у 2006). Засади, за якими вони проводять заняття, не визначено.
До посадових інструкцій працівників ЦДАВО питання з охорони праці не включено.
8. Виконання заходів щодо усунення порушень і недоліків, виявлених Рахунковою палатою України
В акті аудиту, проведеного Рахунковою палатою України у грудні 2007 - січні 2008 років, зазначено, що станом на 30.01.2008 понад встановлені строки зберігання в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій, що є фондоутворювачами ЦДАВО, зберігається 8,6 тис. справ. Протягом 2008 року ця кількість справ не зменшилася.
Частково виконано упорядкування документів МОЗ України за 1985-1987 роки, МОН за 1994-2000 роки, Мінтрансзв'язку за 1997-2000 роки. У березні 2009 року Мінфіном укладено договір про упорядкування документів за 1997-1999 роки.
Не впорядковано документи Книжковою палатою (1989), Мінохороною навколишнього середовища (1990), Мінпаливенерго, Мінагрополітики (1997), Держкомстату (1998), Мінпромполітики (1999).
Архівом надано методичну допомогу щодо упорядкування документів Держслужби контролю за переміщенням культурних цінностей, направлено лист від 03.11.2008 N 401 до Національної ради з питань телебачення та радіомовлення щодо проведення упорядкування документів.
Під час проведення аудиту не було надано план роботи відділу організації впорядкування документів на 2006 рік. Станом на 26.03.2009 плани роботи на 2006-2008 роки в наявності, затверджені директором архіву, складено звіти про їх виконання. З урахуванням зауважень Рахункової палати план роботи відділу на 2009 рік було складено за видами робіт відповідно до Типових норм часу і виробітку на основні види робіт з управлінською документацією та документами особового походження на паперових носіях, що виконуються державними архівними установами. Не усунуто зауваження Рахункової палати щодо утримання цього відділу за рахунок коштів спецфонду.
За надання платних послуг у 2006-2008 роках ЦДАВО отримано кошти у сумі 597,5 тис.грн., які було використано на придбання господарчих, канцелярських товарів, картонажу, придбання 7 комп'ютерів та обслуговування комп'ютерної техніки, оплати поліграфічних послуг, послуг зв'язку, обслуговування автомобіля, ремонт, обладнання та встановлення охоронної сигналізації у відділі режимно-секретної роботи. Крім цього, у 2006 році за ці кошти було придбано вогнегасники, візки, спецодяг, виплачено премії співробітникам, які не є держслужбовцями.
Щодо кількості вакантних посад, то вона залишається сталою як за кількістю (в межах 20 осіб протягом року), так і за розподілом по структурних підрозділах. Це, зокрема, відділ формування НАФ та діловодства, відділ організації впорядкування документів, фінансово-економічний відділ, відділ забезпечення збереженості, який на момент аудиту було укомплектовано на 50%, на сьогодні має 6 вакансій.
Інформація про вакантні посади держслужбовців для оприлюднення на сайті Держкомархіву подається несистематично.
Охоронну сигналізацію не встановлено.
Станом на 01.01.2008 30% документів потребували реставрації, було біоуражено 3986 справ. Залишається незмінним обсяг документів, що потребують реставрації. За 2008 рік ДЦЗД НАФ виконано робіт з ремонту, реставрації та оправлення лише 902 біоуражених справ. Станом на 27.03.2009 на обліку перебуває 46 од.зб. таких справ.
9. Кадрове забезпечення
Робота з кадрами в ЦДАВО проводиться відповідно до вимог Конституції України, Законів України "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та інших нормативно-правових актів з питань державної служби.
За штатним розписом ЦДАВО нараховує 90 штатних одиниць, з них 45 посад - державні службовці. Фактично працює - 75 осіб, з них державних службовців - 42 штатні одиниці.
Функції кадрової служби виконує спеціаліст 1 категорії фінансово-економічного відділу.
Призначення на посади та звільнення з посад здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства шляхом конкурсного відбору, за результатами успішного стажування та з кадрового резерву.
При прийманні на роботу встановлюється двох або трьохмісячний випробувальний термін. Претендентів на посади державних службовців ознайомлюють з обмеженнями, пов'язаними із проходженням державної служби. Вказані попередження зберігаються в особовій справі. Кандидати на службу також підписують документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця.
У лютому 2009 року проведено роботу зі щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків за підсумками роботи у 2008 році. За результатами оцінки із 42 держслужбовців 34 підлягали оцінці, 8 - не підлягали (5 - призначено в звітному періоді, З перебувають у відпустці по догляду за дитиною). 24 держслужбовця оцінено добре, 10 - високо.
У межах відповідних категорій державним службовцям встановлено ранги.
З введенням в архіві державної служби, усім керівникам і спеціалістам, без врахування стажу роботи, досягнень у діяльності, було присвоєно найвищі ранги в межах відповідних категорій.
На кожного працівника заведено особову справу з грифом "ДСК". При вибірковій перевірці особових справ виявлено, що в справі є бланк опису документів, всі аркуші справи пронумеровано. Справи оформлено відповідно до Порядку ведення особових справ держслужбовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731. Усі особові справи зареєстровано в книзі руху особових справ.
Трудові книжки заповнено, зареєстровано в журналі обліку трудових книжок, зміни до них вносяться вчасно, зберігаються вони у металевому сейфі. Після звільнення працівник отримує трудову книжку та ставить свій підпис у книзі про отримання книжки.
Аналіз вікового складу працівників архіву засвідчив, що найчисельнішою залишається вікова група до 35 років - 32 працівники (42%), що свідчить про зростання привабливості державної служби для молодих фахівців з точки зору кар'єрного зростання. Цей показник - найвищий серед центральних державних архівів (у ЦДАГО вікова група до 35 років складає 15%, ЦДІАК - 24%, ЦДАМЛМ - 29%, ЦДКФФА - 22%, ЦДНТА - 18%).
Якісний склад кадрів характеризується високим рівнем освіти. 74% працівників мають повну вищу освіту. Фахову освіту мають 29 працівників (32%), що є одним з найкращих показників.
Протягом 2007-2008 років закінчили навчання та отримали диплом про вищу освіту 5 працівників, диплом бакалавра з діловодства - 2. На сьогодні у вищих навчальних закладах навчаються 10 працівників.
Досить високий відсоток становлять працівники зі стажем роботи від 16 до 29 років (28%) та більше 30 років (29%).
На посади директора та його заступників сформовано кадровий резерв, затверджений наказом Держкомархіву. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади керівників структурних підрозділів ЦДАВО, щороку затверджується директором архіву. Протягом 2007-2008 років з кадрового резерву призначено три працівники: на посади заступника директора, начальника відділу, завідувача сектору.
У 2008 році проведено три конкурси на заміщення вакантних посад, про що подавалися оголошення в газети "Авізо" (23 березня), "Солом'янка" (6 жовтня, 3 листопада).
Певна робота здійснюється з питань запобігання проявам корупції.
Згідно з наказом Держкомархіву від 19.06.2008 N 127 "Про затвердження Списку осіб, на яких покладено обов'язки з організації роботи щодо запобігання проявам корупції" обов'язки з організації роботи щодо запобігання проявам корупції покладено на заступника директора, начальника фінансово-економічного відділу, спеціаліста 1 категорії цього відділу, що виконує функції кадрової служби.
На засіданнях колегії архіву щороку розглядаються питання стану виконання антикорупційного законодавства.
Плинність кадрів складає від 8 до 12% щороку і не перевищує середню по Україні.
Разом з тим, у роботі з кадрами мають місце недоліки.
При перевірці особових карток ( форма П-2ДС) виявлено відсутність записів в окремих розділах (розділ IV Відпустки; розділ VI Заохочення, нагороди, почесні звання; VII Зарахування до кадрового резерву; VIII Підвищення кваліфікації), що є недотриманням вимог пункту 3 Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731.
Керівництвом архіву не планується проведення підвищення кваліфікації працівників архіву. Так, протягом 2007-2008 років кваліфікацію підвищили лише керівники (6 держслужбовців).
При вибірковій перевірці декларацій про доходи за 2008 рік в деяких деклараціях не вказано період звітування, не заповнено розділ III.
Заяви не реєструються в журналі реєстрації внутрішніх документів.
Порушуються вимоги Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 N 169, а саме:
- п. 6 - не розроблено та не затверджено відповідним наказом порядок проведення конкурсу;
- пп. 25, 30 - у протоколах засідань конкурсної комісії відсутня інформація щодо проведення іспиту з кандидатами із зазначенням питань, що задавалися, набраної суми балів.
Мають місце також порушення п. 4.2 Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого наказом Головдержслужби та Української Академії держуправління при Президентові України від 10.05.2002 N 30/84, а саме: на аркушах з відповідями кандидатів не виставляються окремо оцінки з кожного питання.