б) невиправно пошкоджені ________ справ (документів)
(числом)
в) потребують ремонту ________ справ (документів)
(числом)
г) потребують оправлення ________ справ (документів)
або підшивки (числом)
д) потребують відновлення ________ справ (документів)
згасаючих і слабоконтрастних (числом)
текстів
е) мають у зовнішньому ________ справ (документів)
оформленні коштовності (числом)
7. Не внесених до описів ________ справ (документів)
(числом)
8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у
наявності є ___________________________________ справ (документів)
(числом і словами)
9. Характеристика умов зберігання документів
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перевіряння проводили
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
Погоджено:
Завідувач відділу
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Завідувач архівосховища
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
Форма акта перевіряння наявності
і стану документів
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 19
до пп. 5.4.4; 6.3.3; 6.12.3;
6.12.8.1
_________________________________________________
(Назва архівної установи)
ОПИС N ____
страхового Фонду
Титульний аркуш опису страхового фонду
Формат А4 (210 x 297)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN од. зб. | Дата | Кіль- | | Відомості про справи, які входять | Примітки |
| страхового | копію-| кість | Кількість справ, | в одиницю зберігання СФ | |
| фонду | вання | кадрів | внесених до од. зб. |-------------------------------------| |
| | | у | | NN | NN | NN справ | |
| | | од. зб.|----------------------------|фондів | описів |--------------------| |
| | | | разом | унікаль-| особливо | | | унікаль-| особливо | |
| | | | | них | цінних | | | них | цінних | |
|------------+-------+--------+-------+---------+----------+-------+--------+---------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом до опису внесено _____________ од. зб. страхового фонду
(числом і словами)
на ___________________________________________________ справ,
(числом і словами)
у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорій:
___________________________________________ унікальних
(числом і словами)
______________________________________ особливо цінних
(числом і словами)
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Форма опису страхового фонду
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 20
до п. 5.4.7
КАРТКА ОБЛІКУ
роботи з юридичною особою, в діяльності якої не утворюються документи НАФ
------------------------------------------------------------------
| Назва юридичної особи | Адреса юридичної особи, |
| | контактний телефон |
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
|----------------------------------------------------------------|
| |
|----------------------------------------------------------------|
| N | Індекс | Дата створення | Погоджено номенклатуру |
| з/п*| юридичної | (реєстрації) | справ (дата і номер |
| | особи* | юридичної особи | протоколу засідання ЕПК) |
|-----+-----------+-----------------+----------------------------|
| | | | |
|----------------------------------------------------------------|
| |
|----------------------------------------------------------------|
| За які роки | За які роки | За які роки погоджено | Примітки**|
| затверджено | затверджено | акти про вилучення | |
| описи справ | описи справ |для знищення документів,| |
| з особового | тривалого | що не підлягають | |
| складу | (понад | зберіганню (дата і | |
| | 10 років) | номер протоколу | |
| | зберігання | засідання ЕПК) | |
|-------------+-------------+------------------------+-----------|
| | | | |
------------------------------------------------------------------
---------------
* Заповнюються відповідно до списку юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
** Такі графи друкуються також на звороті картки.
Форма картки обліку роботи з юридичною особою,
в діяльності якої не утворюються документи НАФ
Формат А5 (148 x 210)
Додаток 21
до п. 5.5.5
УКРАЇНА
КНИГА
державної реєстрації документів Національного архівного фонду
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Опис | Кількість| Кількість| Власник | Місце | Умови | Серія і N | Розписка |Примітки|
| реєстра-| реєстр-| докумен-| документів| аркушів | документів | зберігання | зберігання | реєстра- | в | |
| ції | ації | тів | | (метрів | | | | ційного | одержанні | |
| | | | | плівки, | | | | свідоцтва | реєстра- | |
| | | | | хвилин | | | | | ційного | |
| | | | | звучання)| | | | | свідоцтва | |
|---------+--------+---------+-----------+----------+------------+------------+------------+-----------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Форма книги державної реєстрації документів
Національного архівного фонду
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 22
до пп. 5.5.6
УКРАЇНА
СВІДОЦТВО
про державну реєстрацію документів
Національного архівного фонду
Документ(и) _________________________________________________
назва зареєстрованого документа, кількість аркушів
__________________________________________________________________
або назва документа (опис, паспорт архіву тощо),
яким зареєстровані документи
_________________________________________________________________,
взято на державний облік
що перебуває (перебувають) у власності ___________________________
прізвище, ім'я, по батькові
_______________________________________________________________
фізичної особи, назва юридичної особи
є складовою частиною Національного архівного фонду, про що в книзі
державної реєстрації документів Національного архівного фонду
________________ року __________________ місяця ____________ числа
зроблено запис за N ______________________________________________
Документ(и) зберігається (зберігаються) _____________________
адреса місця зберігання
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
умови зберігання
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Місце реєстрації ____________________________________________
найменування
__________________________________________________________________
і місцезнаходження архівної установи
Дата видачі "____"__________________ р.
М.П.
Керівник архівної установи
Серія ____________ N ____________
Форма свідоцтва про державну реєстрацію документів
Національного архівного фонду
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 23
до пп. 5.5.8
ВІДБИТОК
штампа, який проставляється на документах Національного архівного фонду, що пройшли державну реєстрацію, та їх описах ( na001560-04 )
Додаток 24
до пп. 6.1.2; 6 3.6.4; 6.5.2
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
(Керівник архівної (установи) - (Керівник архівної (установи) -
приймальника) здавальника)
_____________________________ _______________________________
(підпис розшифрування (підпис розшифрування
підпису) підпису)
Дата Дата
АКТ
____________ N ____
приймання-передавання документів іншій архівній установі
Фонд N _______ назва ________________________________________
Підстава: дозвіл Держкомархіву України, державного архіву
_____ N ______
__________________________________________________________________
(зміст рішення)
__________________________________________________________ здає, а
(назва архівної установи-здавальника)
__________________________________________________________ приймає
(назва архівної установи-приймальника)
документи названого фонду і довідковий апарат до нього:
------------------------------------------------------------------
| NN | Номери і | Кількість | Кількість | Справа | Примітки |
| з/п | назви | примірників | справ | фонду | |
| | описів | кожного | (од. зб.) |(кількість| |
| | | опису | та | томів та | |
| | | | кількість | аркушів) | |
| | | | каталожних| | |
| | | | карток | | |
|-----+----------+-------------+-----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
N фонду в архівній установі-приймальнику ____________________
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
______________________________ ______________________________
(посада підпис розшифрування (посада підпис розшифрування
підпису) підпису)
Дата Дата
Форма акта приймання-передавання документів
іншій архівній установі
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 25
до пп. 6.3.3; 6.4.2.1;
6.13.2; 6.14.6
__________________________________________________
(Назва архівної установи)
КНИГА ОБЛІКУ
надходжень документів на постійне зберігання
Том N _______________
Почато ______________
Закінчено ____________
Титульний аркуш книги обліку надходжень документів на постійне зберігання
Формат А4 (210 x 297)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| | | | | | | Короткий | Назва | | | |
| | | | | | | зміст і | юридичної | | | |
| | | Назва, N | | | | характе- | або | Прізвище | | |
| | | і дата | | Крайні | | ристика | найменування | працівника | | |
| N | Дата | документа, | Назва | дати | Кількість | стану | фізичної | архівної | N фонду | Примітки |
| п/п | запису | за яким | фонду | документів | | документів | особи, | установи, | | |
| | | прийнято | | | | | від якої | який | | |
| | | надходження | | | | | надійшли | здійснив | | |
| | | | | | | | документи, | приймання | | |
| | | | | | | | та її | | | |
| | | | | | | | адреса | | | |
|-----+--------+-------------+-------+------------+-----------------+------------+--------------+------------+---------+----------|
| | | | | | спр.| док.| арк.| | | | | |
|-----+--------+-------------+-------+------------+-----+-----+-----+------------+--------------+------------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
|-----+--------+-------------+-------+------------+-----+-----+-----+------------+--------------+------------+---------+----------|
| | | | | | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом надійшло за _____ рік _____ справ + ______ документів +
________ аркушів, у тому числі: від юридичних осіб ________ справ,
документів особового походження _____ справ + _______ документів +
______ аркушів
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Форма книги обліку надходжень документів
на постійне зберігання
Формат А3 (297 x 420)
Додаток 26
до пп. 6.3.3; 6.4.3.1; 6.5.7
_________________________________________________
(Назва архівної установи)
СПИСОК ФОНДІВ
Том N _______________
Почато ______________
Закінчено ___________
Титульний аркуш списку фондів
Формат А4 (210 x 297)
------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Назва | Колишній| Категорія | Відмітка | При-|
| фонду | першого | фонду | номер | | про | міт-|
| | надход- | | фонду | | вибуття | ки-|
| | ження | | | | | |
|-------+---------+-------+---------+-----------+----------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
За ____ рік надійшло: _____ фондів, у тому числі _____ фондів
юридичних осіб та ____ фондів особового походження _____.
За ____ рік вибуло: _____ фондів, у тому числі ______ фондів
юридичних осіб та ____ фондів особового походження
Разом на 01.01.____________________ фондів з N ____ по N ____
(числом і словами)
в т. ч. номерів переданих _____________
вибулих _______________
об'єднаних ____________
вільних _______________
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Форма списку фондів
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 27
до пп. 6.3.3; 6.4.4.1; 6.5.3
АРКУШ ФОНДУ
------------------------------------------------------------------
| Крайні дати кожної | Назва фонду | Категорія фонду |
| назви фонду | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| 1 | 2 | 3 |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| Дата | Дата | Назва державного архіву | N фонду |
| першого | надсилання |(іншої архівної установи |---------|
| надходження | картки фонду | або П.І.Б. | Колишній|
| фонду | до архівної | особи-власника) та | N фонду |
| | установи | місцезнаходження фонду | |
| | вищого рівня | | |
|-------------+--------------+-------------------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-------------+--------------+-------------------------+---------|
| | | | |
------------------------------------------------------------------
Облік неописаних документів
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Надходження | Вибуття | |
| запису |-------------------------------------------------+--------------------------------------------------| Наявність (залишок) |
| | Підстава | Кількість | Підстава | Кількість | |
| |----------------------+--------------------------+-----------------------+--------------------------+--------------------------|
| | назва | N | дата | справ | доку- | аркушів | назва | N | дата | справ | доку- | аркушів | справ | доку- | аркушів |
| | доку- | доку- | | | ментів | | доку- | доку- | доку- | | ментів | | | ментів | |
| | мента | мента | | | | | мента | мента | мента | | | | | | |
|--------+-------+-------+------+-------+--------+---------+-------+-------+-------+-------+--------+---------| | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Облік описаних документів
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Надходження | Вибуття | Наявність |
| запису |-----------------------------------------------+----------------------------------------------------------| (залишок) справ |
| | N | N | Роки | Назва | Кількість | N | N | Роки | Підстава | Кількість |--------------------------|
| | опису | тому | | опису або | справ | опису | тому | |-----------------------| справ | За | За | По |
| | | опису | | анотація | | | опису | | назва | N | дата | | даним | даним | фонду в |
| | | | | документів | | | | | доку- | доку- | доку- | | описом | томом | цілому |
| | | | | (характе- | | | | | мента | мента | мента | | | опису | |
| | | | | ристика) | | | | | | | | | | | |
|--------+-------+-------+------+------------+-----------+-------+-------+------+-------+-------+-------+-----------+--------+-------+---------|
| | | | | | | | | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Форма аркуша фонду
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 28
до пп. 6.3.3; 6.4.6.1; 6.5.6
_________________________________________________
(Назва архівної установи)
РЕЄСТР ОПИСІВ
Почато ________________________
Закінчено _____________________
Титульний аркуш реєстру описів
Формат А4 (210 x 297)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Надходження | Вибуття |
| з/п |-----------------------------------------------------------------------------+---------------------------|
| | Дата | Фонд | Опис | Том | Назва | Крайні | Кількість | Дата | Підстава | Куди |
| | запису |-----------| N | N | опису,| дати |--------------------------| запису | | вибув |
| | | N | назва | | | тому | доку- | справ | аркушів | примір-| | | |
| | | | | | | | ментів | | в опису | ників | | | |
| | | | | | | | | | | опису | | | |
| | | | | | | | | | | (тому) | | | |
|-----+--------+---+-------+------+-----+-------+--------+-------+---------+--------+--------+----------+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
|-----+--------+---+-------+------+-----+-------+--------+-------+---------+--------+--------+----------+-------|
| | | | | | | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Форма реєстру описів
Формат А3 (297 x 420)
Додаток 29
до пп. 6.3.3; 6.7.1
_________________________________________________
(назва архівної установи)
ІНВЕНТАРНА КНИГА
обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності
Почато ______________
Закінчено ____________
Титульний аркуш інвентарної книги обліку документів,
що мають у зовнішньому оформленні або в додатку
до них матеріальні цінності
Формат А4 (210 x 297)
---------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Дата |Фонд|Опис|Справа| Заго- | Опис | Матеріал |Розмір| Фізична |Підпис|Примітки|
| п/п |запису| N | N | N | ловок |зовнішнього| |(вага)|збереженість| | |
| | | | | | справи |оформлення | | | | | |
| | | | | | | справи, | | | | | |
| | | | | | | додатка, | | | | | |
| | | | | | | предмета | | | | | |
|-----+------+----+----+------+--------+-----------+----------+------+------------+------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|-----+------+----+----+------+--------+-----------+----------+------+------------+------+--------|
| | | | | | | | | | | | |
---------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________ справ
(числом і словами)
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Форма інвентарної книги обліку документів,
що мають у зовнішньому оформленні або в додатку
до них матеріальні цінності
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 30
до пп. 6.3.3; 6.12.3;
6.12.8.1
__________________________________________________
(Назва архівної установи)
КНИГА ОБЛІКУ
нажходжень страхового Фонду та Фонду користування
Том N _______________
Почато ______________
Закінчено ____________
Титульний аркуш книги обліку надходжень
страхового фонду та фонду користування
Формат А4 (210 x 297)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Дата | Документ,| Дата | NN | NN | Кільк. | Страховий | Відомості про фонд | Примітки |
| п/п | надход-| за яким | копію-| фондів | описів | справ, | фонд | користування (кількість) | |
| | ження | прийнято | вання | | | внесених| (кільк. | | |
| | | копії | | | | до од. | од. зб.) |--------------------------| |
| | | | | | | зб. СФ | | од. зб.| од. зб.| примір-| |
| | | | | | |---------| | мікро- | мікро- | ників | |
| | | | | | | УД | ОЦ | | фільму | фільму | | |
| | | | | | | | | | 3-го | 2-го | | |
| | | | | | | | | | поко- | поко- | | |
| | | | | | | | | | ління | ління | | |
|-----+--------+----------+-------+--------+--------+----+----+-----------+--------+--------+--------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
|-----+--------+----------+-------+--------+--------+----+----+-----------+--------+--------+--------+----------|
| | | | | | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом надійшло за ___ рік ________________ од. зб. страхового
(числом і словами) фонду
та ________________ од. зб. фонду
(числом і словами) користування,
скопійовано ________________ справ, у тому
(числом і словами) числі
________________ унікальних
(числом і словами)
________________ особливо цінних
(числом і словами)
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Форма книги обліку надходжень
страхового фонду та фонду користування
Формат А3 (297 x 420)
Додаток 31
до пп. 6.3.3; 6.11.1;
8.2.4.7
АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ СПРАВИ N ____
У справі підшито і пронумеровано __________ аркушів;
у т. ч.: літерні аркуші ___________; пропущені номери
________ + аркушів внутрішнього опису _______
------------------------------------------------------------------
| Особливості фізичного стану та | NN аркушів |
| формування справи | |
|----------------------------------+-----------------------------|
| 1 | 2 |
|----------------------------------+-----------------------------|
| | |
| | |
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
Форма аркуша-засвідчувача справи
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 32
до пп. 6.3.3
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ____
------------------------------------------------------------------
| NN | Діловодний | Дата | Заголовок | NN | Примітки |
| п/п | індекс | | документа | аркушів | |
|-----+------------+--------+-------------+---------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----+------------+--------+-------------+---------+------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________ аркушів документів
(числом і словами)
кількість аркушів внутрішнього опису ___________________ арк.
(числом і словами)
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Форма внутрішнього опису документів справи
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 33
до пп. 6.3.4; 6.4.9; 6.6.4.1
__________________________________________________
(назва архівної установи)
ВІДОМОСТІ
про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.____ р.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | N | Назва | Надійшло | Вибуло | Загальна кількість справ у фонді | Примітки |
| з/п | фонду | фонду | | | на 01.01.____ р. | |
| | | |-------------------+-------------------+-----------------------------------| Підстава і |
| | | | Анотація | Роки | Анотація | Роки | Описано справ | Не описано | кількісні |
| | | | документів | | документів | |---------------------| справ | показники |
| | | | | | | | разом | у т. ч. | (документів,| щодо |
| | | | | | | | | скопійовано | аркушів) | кожного |
| | | | | | | | | | | надходження |
| | | | | | | | | | | і вибуття |
| | | | | | | | | | | документів |
|-----+-------+-------+------------+------+------------+------+-------+-------------+-------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|-----+-------+-------+------------+------+------------+------+-------+-------------+-------------+-------------|
| | | | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
На 01.01.____ року було _______ фондів, _______ справ, ______
документів, ____ аркушів
За рік надійшло ______ фондів, _____ справ, _____ документів
________ аркушів
вибуло _______ фондів, _______ справ, _______ документів,
_________ аркушів
На 01.01.____ року є ____ фондів, ____ справ, ___ документів,
____ аркушів
Керівник архівної установи __________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Відповідальний за облік документів в архівній установі
__________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Форма відомостей про зміни у складі
та обсязі фондів архівної установи
станом на 01.01.____ р.
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 34
до пп. 6.3.4; 6.4.8; 6.6.4.2
КАРТКА ФОНДУ
--------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Дата | Держкомархів | Назва | Місцезна-| Категорія |
| першого | внесення | України | архівної | ходження | |
| надходження | картки | | установи або | фонду | |
| фонду | фонду до | | назва | | |
| | фондового | | юридичної чи | | |
| | каталогу | | найменування | | |
| | | | фізичної | | |
| | | | особи - | | |
| | | | власника | | |
| | | | документів | | |
|-------------+-----------+--------------+--------------+----------+-----------|
| | | | | | N фонду |
|-------------+-----------+--------------+--------------+----------+-----------|
| | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| Крайні дати кожної назви фонду | Назва фонду |
|--------------------------------+-------------------------------|
| | |
