Угода про співробітництво між Державним комітетом архівів України і Генеральною Дирекцією державних архівів Республіки Польща в галузі архівної справи

Державний комітет архівів України та Генеральна Дирекція державних архівів Республіки Польща, які надалі йменуються Сторони,

виходячи з принципів

Попередньої Угоди між Урядом України і Урядом Республіки Польщі з питань культурного і наукового співробітництво від 18 травня 1992 року,

Угоди між Урядом України та Урядом Республіки Польща про співробітництво у справі охорони та повернення втрачених і незаконно переміщених під час Другої світової війни культурних цінностей від 25 червня 1996 року,

Угоди між Урядом України і Урядом Республіки Польща про співробітництво в галузі культури, науки і освіти від 20 травня 1997 року,

діючи в інтересах подальшого розвитку фахових, наукових та культурних зв'язків між Польщею та Україною

та

беручи до уваги взаємне прагнення до всебічної співпраці між архівними установами обох держав,

домовилися про таке:

Сторони розвивають співробітництво на основі принципів рівноправності та взаємної вигоди, із дотриманням відповідного національного законодавства держав Сторін, загальновизнаних принципів і норм міжнародного права.

Сторони здійснюють обмін спеціалістами з метою проведення спільних наукових досліджень, вивчення архівних матеріалів на безоплатній основі.

При цьому Сторона, що приймає, бере на себе витрати, пов'язані з перебуванням відрядженого на період до 30 днів, а Сторона, що направляє, бере на себе витрати на проїзд до місця призначення на території держави Сторони, що приймає, та назад.

Сторони зобов'язуються погоджувати терміни, умови і програму таких відряджень не пізніше, ніж за два місяці до їхнього початку.

За взаємною згодою Сторони здійснюють інші професійні контакти у вигляді участі спеціалістів іншої Сторони в семінарах, конференціях, стажуванні на підставі окремих Угод, укладених в рамках цієї Угоди між конкретними державними архівами обох Сторін. Витрати на переїзд та перебування учасників покриває Сторона, що відряджає.

Сторони здійснюють взаємний обмін інформацією про чинне законодавство у галузі архівної справи та про зміни в ньому, забезпечують обмін методичними посібниками, інструкціями, правилами та іншою фаховою архівознавчою літературою.

Відповідно до національного законодавства держав Сторін забезпечують вільний доступ архівних співробітників і дослідників, що працюють в рамках реалізації цієї Угоди, до відкритих архівних документів, а також до всіх довідкових матеріалів архівних фондів, як опублікованих, так і неопублікованих, що стосуються тем їхніх досліджень.

З метою поповнення національних архівних фондів Сторони домовляються про обмін копіями (в т.ч. - цифровими) архівних документів, які знаходяться на збереженні в державних архівах іншої Сторони, на еквівалентній, безвалютній основі.

Обмін такими копіями відбувається безоплатно. Кількість копій, що буде виготовлено упродовж року, що настає, їх форма та технічні стандарти узгоджуються Сторонами протягом останнього кварталу попереднього року.

Сторони співпрацюватимуть над проектом "Спільна польсько-українська архівна спадщина", у рамках якого Сторони проводять пошук, облік та дослідження документів, що стосуються історичного минулого України ("Україніка") у польських архівах та, що стосуються історичного минулого Польщі ("Полоніка") в українських архівах. З цією метою Сторони створюють експертну комісію.

У ході реалізації проекту Сторони обов'язково інформують одна одну про архівні матеріали та інші документи, виявлені в рамках проекту та забезпечують ведення спільного обліку таких документів.

У рамках проекту представники Сторін мають право на безкоштовну зйомку власним цифровим обладнанням виявлених архівних документів, при цьому Сторона, що здійснює зйомку, в обов'язковому порядку залишає іншій Стороні страхову копію відзнятих матеріалів та їх перелік.

Використання Сторонами цих цифрових копій здійснюється виключно у науково-дослідних, культурологічних цілях, при умові, що дослідники зобов'язуються при будь-якому використанні отриманої інформації, зазначати місце зберігання оригіналів документів та їх пошукові данні.

Кожна із Сторін має право використовувати інформацію, що міститься у цифрових копіях документів для створення покажчиків та інших пошукових засобів, а також доступ до них через мережу Інтернет, або до будь-якої іншої мережі, до якої існує загальний доступ, лише за умови отримання письмового дозволу від іншої Сторони, що зберігає оригінали цих документів.

Передавання цифрових копій документів, їх частини або фрагментів третім особам для використання у комерційних цілях забороняється.

Сторони визнають, що результатом проекту має стати підготовка спільної бази даних "Спільна польсько-українська архівна спадщина".

Сторони готують до публікації спільні збірники документів з історії відносин між Україною і Польщею, організовують спільні виставки документів за тематикою, що представляє інтерес для обох Сторін, при цьому письмово узгоджуючи конкретні умови в кожному окремому випадку.

Обидві Сторони звертають особливу увагу на задоволення соціально-правових потреб громадян та установ.

Обидві Сторони погоджуються, що в першу чергу належить здійснювати пошуки документів на запити щодо репресованих осіб.

Кожна із Сторін виконує соціально-правові запити громадян іншої Сторони у стислі терміни й безкоштовно.

З метою реалізації положень цієї Угоди Сторони можуть укладати окремі угоди щодо конкретних напрямків двостороннього співробітництва згідно з законодавством України та Польщі.

Сторони сприятимуть здійсненню прямих контактів між державними архівними установами Сторін.

Фінансові умови безпосереднього співробітництва державних архівних установ повинні узгоджуватись з Державним комітетом архівів України та Генеральною Дирекцією державних архівів Республіки Польща.

У разі, якщо з фінансових причин Державний комітет архівів України або Генеральна Дирекція державних архівів Республіки Польща не матиме можливості взяти на себе покриття витрат, передбачених статтею 2 цієї Угоди, вона не втрачає чинності. Обидві Сторони намагатимуться відновити систематичний обмін спеціалістами.

З набуттям чинності цієї Угоди припиняється дія Угоди про співробітництво між Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України і Генеральною Дирекцією державних архівів Республіки Польща від 7 липня 1993 року.

Ця Угода набуває чинності з дати підписання і діє протягом трьох років. Вона може бути продовжена на наступні трирічні періоди, якщо жодна зі Сторін не пізніше ніж за 3 місяці до закінчення відповідного періоду дії Угоди письмово не повідомить іншій Стороні про свій намір припинити її дію.

За взаємною домовленістю Сторони можуть вносити до цієї Угоди зміни та доповнення, які оформлюються додатковим Протоколом, що становитиме невід'ємну частину цієї Угоди.

Вчинено в м. Варшава 17.10.2008 році в двох примірниках, кожний українською та польською мовами, при цьому всі тексти є автентичними.