Про Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України

1. Затвердити Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України (додається).

2. Розпорядження Голови Верховної Ради України від 25 березня 2002 року № 153 "Про Інструкцію з діловодства у Верховній Раді України" вважати таким, що втратило чинність.

1.1. Робота з документами у Верховній Раді України здійснюється відповідно до вимог Регламенту Верховної Ради України, інших нормативно-правових актів, відповідних державних стандартів та цього Положення, якими встановлюються єдині правила документування та документообігу від моменту створення документів до відправлення їх адресатові або передачі до архіву Верховної Ради України.

1.2. Це Положення визначає порядок документування законотворчої діяльності, підготовки і оформлення документів у Верховній Раді України, технічного забезпечення їх підготовки, контролю за виконанням документів і доручень, а також здійснення діловодних процесів - організації документообігу, формування справ і зберігання документів (далі - діловодство) та поширюється на всю службову документацію, в тому числі на документи, які містять інформацію з обмеженим доступом.

Порядок роботи з документами, що містять державну таємницю, а також із зверненнями громадян регламентується спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Дотримання вимог цього Положення обов'язкове для всіх працівників секретаріатів комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій, секретаріату коаліції депутатських фракцій у Верховній Раді України, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів апарату Верховної Ради України, а також помічників-консультантів народних депутатів України.

1.4. Забезпечення організації роботи з документами у Верховній Раді України та дотримання визначених цим Положенням правил покладається на керівників структурних підрозділів апарату Верховної Ради України.

1.5. Діловодство у структурних підрозділах апарату Верховної Ради України здійснюється спеціально визначеними працівниками.

Діловодство народних депутатів України, контроль за своєчасним надходженням відповідей на депутатські звернення здійснюється помічниками-консультантами народних депутатів України.

1.6. Методичне керівництво організацією діловодства у Верховній Раді України покладається на Головне управління документального забезпечення апарату Верховної Ради України.

1.7. Діловодство в апараті Верховної Ради України (далі - апарат) здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу Верховної Ради України, яка забезпечує реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, формування статистичних звітів, оперативний пошук документів та контроль за термінами їх виконання.

1.8. Внесення в електронному вигляді інформації щодо документів, а також їх копій до відповідних баз даних автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України (далі - відповідних баз даних), перелік яких затверджений Розпорядженням Голови Верховної Ради України від 1 липня 2003 року № 663, здійснюється за технологічною схемою та у порядку, що визначені Розпорядженням Керівника апарату Верховної Ради України від 16 грудня 2003 року № 4159.

При підготовці проектів актів Верховної Ради України, порівняльних таблиць та інших документів Верховної Ради України використовуються відповідні електронні шаблони, форма яких затверджується у встановленому порядку Керівником апарату Верховної Ради України.

Методичне керівництво організацією цієї роботи покладається на Управління комп'ютеризованих систем апарату.

1.9. Діловодство у Верховній Раді України та документування законотворчої діяльності здійснюється державною мовою.

2.1. Організація роботи з документами у структурних підрозділах апарату передбачає визначення працівників, відповідальних за діловодство, а також дотримання правил цього Положення працівниками секретаріатів комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій, секретаріату коаліції депутатських фракцій у Верховній Раді України, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів апарату (далі - працівники структурних підрозділів апарату) та помічниками-консультантами народних депутатів України.

2.2. Діловодство Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України (далі - керівництво Верховної Ради України) здійснюють відповідні працівники їх секретаріатів, діловодство Керівника апарату Верховної Ради України і заступників Керівника апарату Верховної Ради України (далі - керівництво апарату Верховної Ради України) - працівники відповідних приймалень, діловодство в інших структурних підрозділах апарату - працівники структурних підрозділів апарату, визначені їх керівниками.

2.3. До функціональних обов'язків працівників, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах апарату, належать:

одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до структурного підрозділу апарату, контроль за проходженням документів у структурному підрозділі апарату;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої у структурному підрозділі апарату;

своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові структурного підрозділу апарату, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників структурного підрозділу апарату з інформаційними документами;

систематичне інформування керівника структурного підрозділу апарату щодо термінів виконання документів і доручень;

надання працівникам структурного підрозділу апарату справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;

підготовка проекту номенклатури справ структурного підрозділу апарату на кожний наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;

участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і оформлення справ до архівного зберігання;

контроль за дотриманням працівниками структурного підрозділу апарату вимог цього Положення та ознайомлення з іншими нормативними документами щодо діловодства;

ознайомлення працівників структурного підрозділу апарату із законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями керівництва Верховної Ради України та апарату Верховної Ради України;

надання працівникам структурного підрозділу апарату методичної допомоги в оформленні документів;

замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.

2.4. У роботі з документами у Верховній Раді України необхідно керуватися такими вимогами:

у прийняті й підписані документи не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них позначки;

передавати документи або копії документів особам, які не є народними депутатами України, помічниками-консультантами народних депутатів України чи працівниками апарату, можна лише з дозволу керівництва апарату Верховної Ради України;

перед відпусткою або виїздом у відрядження та у разі переведення на іншу посаду або звільнення з роботи виконавець повинен передати працівникові, відповідальному за діловодство у структурному підрозділі апарату, документи, які у нього знаходилися на опрацюванні;

працівники апарату забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.

3.1. Загальні вимоги

3.1.1. Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України (далі - акти Верховної Ради України) оформляються на бланках (додатки 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7), а їх проекти, порівняльні таблиці до них - на папері формату А4 і набираються шрифтом Times New Roman 14 кеглем через півтора міжрядкових інтервали у форматі *.rtf та з дотриманням інших вимог, встановлених розділом 5.1 цього Положення. Порівняльні таблиці до другого та наступних читань набираються 10 кеглем.

3.1.2. Реквізити актів Верховної Ради України мають відповідати таким вимогам:

найменування виду акта (для проектів) набирається великими літерами 16 кеглем, напівжирним шрифтом і розміщується по центру над заголовком;

заголовок (відповідає на запитання "про що?" або в ньому міститься назва акта) відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і набирається по центру з великої літери;

основний текст відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами;

підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і складається із слів "Голова Верховної Ради України". Ці слова набираються у два рядки через один інтервал. Слова "Голова Верховної Ради" набираються від лівої границі текстового поля, а слово "України" вирівнюється по центру відносно цих слів і набирається під ними.

3.1.3. При оформленні на підпис прийнятих Верховною Радою України актів Верховної Ради України реквізит підпису має містити ініціал імені і прізвище Голови Верховної Ради України.

До законів України, які надсилаються на підпис Президенту України, додається сторінка з текстом, ідентичним тексту на останній сторінці з підписом Голови Верховної Ради України, де передбачений підпис Президента України. Слова "Президент України" набираються від лівої границі текстового поля в один рядок.

3.1.4. Преамбула постанов Верховної Ради України, а також законів України про внесення змін до законодавчих актів, про надання згоди на обов'язковість міжнародних договорів України обов'язково містить слова "Верховна Рада України постановляє". У разі відсутності вступної частини преамбулою є ці слова.

Заголовки книг (частин), розділів (підрозділів) набираються великими літерами, глав - малими і розміщуються по центру.

Заголовки статей, якщо вони є, набираються після слова "стаття" з її порядковим номером і крапки.

Примітки до статей розміщуються після відповідної статті. Слово "Примітка" набирається з абзацу, з великої літери, після нього ставиться крапка.

Одна стаття від іншої відділяється двома інтервалами.

У разі надання Верховною Радою України згоди на обов'язковість міжнародних договорів України в основній частині закону після їх назви набирається слово "додається" в дужках.

Якщо заходи, плани, рекомендації тощо затверджуються (схвалюються) постановою Верховної Ради України, вони, як правило, оформляються як додаток з посиланням на них в основній частині постанови. Зазначені додатки готуються на окремих аркушах, де на першій сторінці, справа вгорі, зазначається:

або:

В останньому випадку кожний додаток має свою порядкову нумерацію.

Склад комісій, прізвища їх членів у постановах Верховної Ради України або у додатках до них набираються без розділових знаків між ними, як правило, в алфавітному порядку, великими літерами із зазначенням повної назви депутатської фракції, від якої делеговано народного депутата України, або посади іншої делегованої особи. Імена та по батькові наводяться повністю.

3.1.5. Щодо кожного законопроекту, зареєстрованого в установленому порядку, а також після набрання законом чинності апарат Верховної Ради України та секретаріат комітету Верховної Ради України, визначений головним, ведуть справу законопроекту і справу закону згідно з статтями 92 та 135 Регламенту Верховної Ради України ( № 1861-VI ) та пунктами 48, 49, 50 Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України, затвердженого Розпорядженням Голови Верховної Ради України від 22 травня 2006 року № 428 (далі - Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України).

3.2. Робота з проектами законодавчих актів, внесеними суб'єктами права законодавчої ініціативи на розгляд Верховної Ради України

3.2.1. Проекти законів, постанов та інших актів Верховної Ради України (далі - законопроекти) оформляються і вносяться до Верховної Ради України суб'єктами права законодавчої ініціативи в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України ( № 1861-VI ), та з урахуванням вимог Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України.

3.2.2. Законопроекти, що вносяться до Верховної Ради України народними депутатами України, реєструються сектором реєстрації законопроектів відділу з питань планування та обліку проходження законопроектів Головного організаційного управління апарату (далі - сектор реєстрації законопроектів). Дані про присвоєний реєстраційний номер законопроекту заносяться до Журналу реєстрації законопроектів та до відповідної бази даних.

Електронні копії текстів законопроектів і супровідних до них документів надаються суб'єктами права законодавчої ініціативи та заносяться сектором реєстрації законопроектів до відповідної бази даних.

3.2.3. Супровідні листи до законопроектів, які вносяться Президентом України чи Кабінетом Міністрів України на розгляд Верховної Ради України, реєструються відділом службової кореспонденції управління діловодства Головного управління документального забезпечення апарату (далі - відділ службової кореспонденції) і передаються до сектору реєстрації законопроектів.

3.2.4. Проекти постанов Верховної Ради України, які пропонується прийняти Верховній Раді України за результатами розгляду законопроектів, підготовлені відповідними комітетами Верховної Ради України, реєструються в порядку, визначеному пунктом 3.2.2 цього Положення.

3.2.5. Після реєстрації законопроекту сектором реєстрації законопроектів готується проект резолюції Голови Верховної Ради України або відповідно до розподілу обов'язків Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України.

3.2.6. Проект резолюції має містити вказівку щодо вручення копій законопроектів народним депутатам України.

Копії законопроектів, що передаються до відповідних комітетів Верховної Ради України, в обов'язковому порядку надсилаються сектором реєстрації законопроектів Президентові України, Кабінету Міністрів України, керівництву апарату Верховної Ради України, а також до Головного науково-експертного, Головного юридичного, Головного організаційного управлінь та Управління комп'ютеризованих систем апарату.

Народним депутатам України копії законопроектів та доданих до них документів вручаються відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України Головного організаційного управління апарату (далі - відділ організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України).

3.2.7. Законопроекти, порівняльні таблиці, висновки комітетів, визначених головними, висновки Головного науково-експертного та Головного юридичного управлінь апарату та інші супровідні документи тиражуються сектором тиражування документів відділу організаційної техніки управління технічної роботи з документами Головного управління документального забезпечення апарату (далі - сектор тиражування документів), а їх оригінали передаються для зберігання до комітету Верховної Ради України, визначеного головним, і включаються секретаріатом цього комітету до справи відповідного законопроекту.

Оригінали документів та інших матеріалів щодо осіб, призначених Верховною Радою України, після їх опрацювання у комітетах Верховної Ради України та тиражування, передаються до Управління кадрів апарату Верховної Ради України для формування особових справ.

3.2.8. Секретаріат комітету Верховної Ради України, визначеного головним, після розгляду законопроекту та прийняття відповідного рішення комітетом подає довідку до нього, форма якої затверджується Керівником апарату Верховної Ради України.

3.2.9. Після підготовки законопроекту комітетом Верховної Ради України, визначеним головним, до розгляду в другому та наступних читаннях у вигляді порівняльної таблиці секретаріат цього комітету погоджує її текст у редакційному відділі Головного управління документального забезпечення апарату (далі - редакційний відділ) і Головному юридичному управлінні апарату.

Оригінал редакційно та юридично відредагованої порівняльної таблиці перед внесенням на розгляд Верховної Ради України має бути завізований головою комітету Верховної Ради України, визначеного головним, завідуючим секретаріатом цього комітету, керівником Головного юридичного управління апарату і завідуючим редакційним відділом та зареєстрований секретаріатом комітету відповідно до вимог абзацу сьомого пункту 6.3.3 цього Положення.

Електронна копія порівняльної таблиці до законопроекту заноситься секретаріатом комітету, який її готував, до відповідної бази даних.

У разі прийняття Верховною Радою України законопроекту у першому читанні та в цілому секретаріат комітету погоджує текст цього законопроекту у редакційному відділі Головного управління документального забезпечення апарату і Головному юридичному управлінні апарату.

3.2.10. Інформація щодо кожного етапу проходження законопроекту, підготовки висновків та інших супровідних документів, тиражування і вручення копій, передачі оригіналів тощо вноситься в установленому порядку до відповідних баз даних.

3.2.11. У разі прийняття Верховною Радою України рішення про направлення законопроекту до Конституційного Суду України для надання висновку щодо його відповідності Конституції України проект супровідного листа до Конституційного Суду України, завізований головою Комітету Верховної Ради України з питань правової політики та завідуючим Відділом зв'язків з органами правосуддя апарату або їх заступниками, а також копії документів, зазначених у частині третій статті 143 Регламенту Верховної Ради України ( № 1861-VI ), готує секретаріат Комітету Верховної Ради України з питань правової політики і у триденний строк передає разом з відповідним рішенням Верховної Ради України до протокольного відділу управління діловодства Головного управління документального забезпечення апарату (далі - протокольний відділ).

Протокольний відділ у дводенний строк з дня одержання проекту супровідного листа оформляє на підпис відповідне рішення Верховної Ради України та супровідний лист і передає їх разом з необхідними додатками на підпис Голові Верховної Ради України.

Підписані Головою Верховної Ради України документи з необхідними додатками протокольний відділ відправляє фельдзв'язком до Конституційного Суду України невідкладно.

3.2.12. У разі відхилення Верховною Радою України законопроекту як такого, що не отримав необхідної більшості голосів на підтримку, протокольний відділ за запитом секретаріату комітету Верховної Ради України, визначеного головним, та на підставі інформації відділу організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України готує відповідну виписку з протоколу пленарного засідання Верховної Ради України.

3.3. Робота з актами Верховної Ради України

3.3.1. Не пізніш як на наступний день після пленарного засідання Верховної Ради України, на якому були прийняті акти Верховної Ради України, Головним організаційним управлінням апарату подається оперативна інформація про результати розгляду питань на пленарному засіданні, що містить повну назву прийнятих актів та номери відповідних законопроектів.

На підставі цієї інформації протокольний відділ присвоює прийнятим актам Верховної Ради України номери, заносить їх до спеціального журналу і водночас формує в електронному вигляді картку реєстрації та стану оформлення актів Верховної Ради України, а також заносить номери та дати прийняття актів до відповідної бази даних.

Нумерація актів Верховної Ради України починається з початку кожного скликання.

3.3.2. Акти, прийняті Верховною Радою України, оформляються виключно за наявності проектів з відповідних питань, які у встановленому порядку зареєстровані в апараті Верховної Ради України.

Рішення Верховної Ради України, які за наслідками їх розгляду у Верховній Раді України підлягають оформленню як постанови Верховної Ради України, проекти яких попередньо не були зареєстровані в апараті Верховної Ради України, готуються секретаріатами комітетів Верховної Ради України або іншими структурними підрозділами апарату, відповідальними за підготовку зазначеного питання, у двох примірниках, один з яких разом з електронною копією тексту постанови Верховної Ради України подається до сектору реєстрації законопроектів, а другий, після присвоєння реєстраційного номера проекту за датою прийнятого рішення, передається до протокольного відділу.

3.3.3. Опрацьовані за результатами обговорення тексти актів Верховної Ради України подаються секретаріатами комітетів Верховної Ради України з візами голів комітетів, а також завідуючих секретаріатами цих комітетів чи осіб, які виконують їх обов'язки, керівника Головного юридичного управління апарату до протокольного відділу для оформлення і підготовки на підпис Голові Верховної Ради України.

Разом з текстами актів Верховної Ради України подаються додатки до цих актів, завізовані головами відповідних комітетів Верховної Ради України та завідуючими секретаріатами цих комітетів, а також покажчики розсилки актів (додатки 10, 11), підписані завідуючими секретаріатами комітетів.

Після прийняття в цілому актів Верховної Ради України при опрацюванні секретаріатами комітетів Верховної Ради України їх текстів і додатків до них та оформленні на підпис Голові Верховної Ради України внесення змін, не зафіксованих у стенограмах пленарних засідань Верховної Ради України, крім виправлення граматичних чи технічних помилок, не допускається.

3.3.4. Протокольний відділ оформляє акти Верховної Ради України в порядку їх надходження. У позачерговому порядку акти оформляються тільки за дорученням керівництва Верховної Ради України.

3.3.5. Оформлені акти Верховної Ради України, завізовані завідуючим протокольним відділом та керівником Головного управління документального забезпечення апарату, передаються до секретаріату відповідного комітету Верховної Ради України для оперативного візування головою комітету, завідуючим секретаріатом цього комітету та керівником Головного юридичного управління апарату.

Візування актів Верховної Ради України здійснюється зазначеними особами на звороті останнього аркуша документа.

3.3.6. У разі прийняття Верховною Радою України актів з питань, які були підготовлені до розгляду Верховною Радою України тимчасовою спеціальною або тимчасовою слідчою комісією, функції, передбачені пунктами 3.2.10, 3.3.2, 3.3.3, 3.3.5 цього Положення, здійснюються секретаріатом відповідної комісії або особами, які в установленому порядку забезпечують її діяльність.

Якщо Верховною Радою України прийнято акти з питань, які попередньо не розглядались у комітетах Верховної Ради України, функції працівників секретаріатів комітетів, передбачені пунктами 3.2.10, 3.3.2, 3.3.3, 3.3.5 цього Положення, здійснюються працівниками Головного організаційного управління апарату, визначеними його керівником.

3.3.7. Підготовлені на підпис Голові Верховної Ради України акти протокольний відділ передає заступникові Керівника апарату Верховної Ради України, який здійснює координацію документального забезпечення, для візування і передачі Керівникові апарату Верховної Ради України.

3.3.8. Акти Верховної Ради України на підпис Голові Верховної Ради України подає Керівник апарату Верховної Ради України.

3.3.9. Підписані Головою Верховної Ради України постанови Верховної Ради України передаються до протокольного відділу, де у встановленому порядку забезпечуються тиражування і розсилка їхніх копій відповідно до покажчиків розсилки.

3.3.10. Підписані Головою Верховної Ради України закони України протокольний відділ невідкладно фельдзв'язком надсилає до Секретаріату Президента України на підпис Президентові України та вносить інформацію з цього питання до відповідної бази даних.

3.3.11. Підписані Президентом України закони України повертаються до протокольного відділу.

Інформація про дату і час повернення документа до Верховної Ради України негайно заноситься до відповідної бази даних.

Розсилка копій законів України здійснюється протокольним відділом у встановленому порядку відповідно до покажчиків розсилки.

3.3.12. Копії актів Верховної Ради України, що розсилаються адресатам, засвідчуються у протокольному відділі печаткою апарату з цифрами 1 або 2.

3.3.13. Якщо Президент України повернув для повторного розгляду надісланий йому на підпис закон України, відділ службової кореспонденції реєструє лист з пропозиціями Президента України, передає їх разом з оригіналом закону України до сектору реєстрації законопроектів, а копію листа - Керівникові апарату Верховної Ради України, та невідкладно інформує протокольний відділ про надходження документа до Верховної Ради України для занесення інформації до відповідної бази даних.

3.3.14. Сектор реєстрації законопроектів готує відповідний проект резолюції і після розгляду пропозицій Президента України Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності - Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України, згідно з дорученням надсилає у встановленому порядку копії пропозицій Президента України і закону України на опрацювання відповідним комітетам Верховної Ради України та структурним підрозділам апарату, а оригінали зазначених документів передає до протокольного відділу.

3.3.15. Якщо під час повторного розгляду закону України Верховною Радою України вето Президента України подолано, секретаріат відповідного комітету Верховної Ради України готує проект листа до Президента України і передає його на підпис Голові Верховної Ради України. Після підписання такий лист разом з оригіналом закону України надсилається протокольним відділом до Секретаріату Президента України у порядку, передбаченому пунктом 3.3.10 цього Положення.

3.3.16. Формування справ прийнятих Верховною Радою України актів здійснює протокольний відділ з таких документів:

оригіналів законів України, постанов та інших актів Верховної Ради України;

оригіналів редакційно опрацьованих і завізованих в установленому порядку текстів прийнятих актів Верховної Ради України;

протоколів пленарних засідань Верховної Ради України;

протоколів та стенограм засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій;

листів інформаційного характеру, що надійшли від органів державної влади, копії яких передані головам комітетів та головам депутатських фракцій або до секретаріату коаліції депутатських фракцій у Верховній Раді України для ознайомлення за резолюцією Голови Верховної Ради України або Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України відповідно до розподілу обов'язків.

3.3.17. Копії законів України, підписаних Президентом України, законів України, які відповідно до частини четвертої статті 94 Конституції України офіційно оприлюднені Головою Верховної Ради України, копії постанов та інших актів Верховної Ради України передаються протокольним відділом до Видавництва Верховної Ради України для опублікування у "Відомостях Верховної Ради України", а також Управлінню комп'ютеризованих систем апарату для введення їх до відповідної бази даних.

Копії законів України, які відповідно до частини четвертої статті 94 Конституції України офіційно оприлюднені Головою Верховної Ради України, а також копії постанов та інших актів Верховної Ради України, які підлягають опублікуванню, протокольний відділ надсилає до редакції газети "Голос України" і Українського національного інформаційного агентства "Укрінформ".

3.3.18. Видача копій, надсилання додаткових примірників актів Верховної Ради України установам, організаціям, посадовим особам, заміна раніше надісланих примірників цих актів, а також зміни в покажчику розсилки здійснюються протокольним відділом за дорученням керівництва апарату Верховної Ради України.

3.3.19. Оригінали документів, що зберігаються у протокольному відділі до передачі в установленому порядку до архіву Верховної Ради України, у тимчасове користування не надаються та з відповідних справ не вилучаються.

3.4. Документування засідань і нарад

3.4.1. Документами засідань і нарад є протоколи або стенограми. Пленарні засідання Верховної Ради України в обов'язковому порядку стенографуються і протоколюються.

3.4.2. Протоколи пленарних засідань Верховної Ради України та засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій у Верховній Раді України, а також витяги з них оформляються протокольним відділом на основі стенограм, що готуються відділом стенографування та редакційним відділом, і друкуються на бланках (додатки 12-14).

Підготовлені протоколи візуються завідуючим протокольним відділом і подаються на підпис головуючому на пленарному засіданні Верховної Ради України.

Протоколи засідань Верховної Ради України оформляються окремо на кожне пленарне засідання або його частину в разі зміни головуючого на пленарному засіданні.

Протокольний відділ присвоює протоколам засідань Верховної Ради України та протоколам засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій у Верховній Раді України порядкові номери з початку кожної сесії і забезпечує їх зберігання до передачі у встановленому порядку до архіву Верховної Ради України.

3.4.3. Протоколи засідань комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій оформляються на бланках встановленого зразка (додаток 15) секретаріатами відповідних комітетів, депутатських фракцій.

Протоколи спільних засідань кількох комітетів Верховної Ради України оформляються працівником секретаріату комітету, визначеного головним з цього питання, не на бланках.

Протоколи засідань комітетів Верховної Ради України підписують головуючі на засіданнях та секретарі комітетів, протоколи спільних засідань кількох комітетів Верховної Ради України - голови відповідних комітетів, протоколи засідань тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України - голови цих комісій, протоколи засідань депутатських фракцій - уповноважені представники депутатських фракцій.

Протоколи засідань нумеруються з початку скликання у кожному органі Верховної Ради України і зберігаються їх секретаріатами до передачі у встановленому порядку до архіву Верховної Ради України.

3.4.4. Протоколи нарад у Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України, Керівника апарату Верховної Ради України оформляють відповідні секретаріати. Необхідність протоколювання цих нарад визначається відповідним керівником.

3.4.5. У протоколі зазначаються дата проведення, кількість і склад присутніх, прізвище головуючого, порядок денний, прізвища виступаючих, теми виступів, тексти або короткий виклад виступів, прийняті рішення.

Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою: "Слухали - виступили - вирішили".

За можливості надруковані тексти доповідей та виступів додаються до протоколу, при цьому зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається".

Витяги з протоколів засідань комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій та прийняті рішення оформляються на бланках (додатки 16, 17) і підписуються особою, яка головувала на засіданні. Їхній зміст повинен відповідати змісту відповідних пунктів протоколу.

3.4.6. Підготовка стенограм пленарних засідань Верховної Ради України, засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій та інших заходів, що проводяться у Верховній Раді України, здійснюється на основі аудіосигналу засобами спеціального комплексу комп'ютерного стенографування відділом стенографування управління технічної роботи з документами Головного управління документального забезпечення апарату. Джерелом звукового сигналу може бути прямий сигнал із залу засідань, а також використання аналогового магнітофона, цифрового диктофона, відеомагнітофона та звукових файлів у стандартних форматах на різних типах носіїв.

3.4.7. Аудіозапис пленарних засідань Верховної Ради України та парламентських слухань на магнітну стрічку чи інші носії здійснює відділ зв'язку і телерадіосистем Управління справами апарату.

Аудіозаписи виступів у той самий день передаються до редакційного відділу для опрацювання стенограм. Не пізніше ніж через 15 днів магнітна стрічка повертається до відділу зв'язку і телерадіосистем Управління справами апарату для повторного використання.

В окремих випадках аудіозаписи виступів можуть зберігатися безстроково до особливого розпорядження керівництва Верховної Ради України.

3.4.8. Замовлення на підготовку стенограм засідань із зазначенням місця проведення та часу з відповідним дорученням Керівника апарату Верховної Ради України передаються до Головного управління документального забезпечення апарату та до відділу зв'язку і телерадіосистем Управління справами апарату не пізніше ніж за один день до призначеного заходу. До замовлення додається план заходу та список учасників.

3.4.9. Опрацьовані редакційним відділом стенограми пленарних засідань Верховної Ради України разом з результатами голосування та іншими визначеними Регламентом Верховної Ради України ( № 1861-VI ) матеріалами передаються цим відділом до Видавництва Верховної Ради України для організації виготовлення стенографічних бюлетенів засідань Верховної Ради України, а стенограми парламентських слухань - до відповідних комітетів та до відділу інформаційно-бібліотечного забезпечення Інформаційного управління апарату.

3.5. Забезпечення документами засідань Верховної Ради України, народних депутатів України, працівників апарату

3.5.1. Надання народним депутатам України проектів законів України, постанов Верховної Ради України, інших супровідних документів до них, підготовлених до розгляду на засіданнях Верховної Ради України, здійснюється відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України у строки та у порядку, передбачені Регламентом Верховної Ради України ( № 1861-VI ).

3.5.2. У дні пленарних засідань Верховної Ради України надання народним депутатам України документів і матеріалів здійснюється під час реєстрації депутатів. За вказівкою головуючого на пленарному засіданні Верховної Ради України документи надаються народним депутатам України безпосередньо в сесійному залі під час засідань Верховної Ради України.

3.5.3. Тиражування цих документів і матеріалів у необхідній кількості примірників та передача до відділу організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України здійснюються у встановленому порядку за письмовим дорученням відповідного заступника Керівника апарату Верховної Ради України.

3.5.4. Документи і матеріали до засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій у Верховній Раді України відповідними органами Верховної Ради України, структурними підрозділами апарату передаються не пізніше ніж за чотири календарні дні до проведення чергового засідання Головному управлінню документального забезпечення апарату.

3.5.5. Тиражування цих документів і матеріалів у необхідній кількості примірників та вручення членам Погоджувальної ради депутатських фракцій у Верховні Раді України і запрошеним на її засідання особам здійснюються Головним управлінням документального забезпечення апарату не пізніше ніж за три календарних дні до проведення чергового засідання.

3.5.6. У разі необхідності за дорученням головуючого на засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій у Верховній Раді України або Керівника апарату Верховної Ради України документи і матеріали можуть надаватися членам Погоджувальної ради депутатських фракцій в інші строки або безпосередньо на засіданні.

3.5.7. Забезпечення документами і матеріалами до засідань органів Верховної Ради України здійснюється їх секретаріатами у строки, визначені керівниками цих органів.

3.5.8. Нормативно-правові акти надаються народним депутатам України, їхнім помічникам-консультантам та працівникам апарату для роботи з обов'язковим поверненням до Головного юридичного управління апарату та відділу інформаційно-бібліотечного забезпечення Інформаційного управління апарату. Робота з документами, що є в одному примірнику, ведеться лише у приміщеннях цих структурних підрозділів апарату.

Друковані видання, збірки, бюлетені та інші матеріали видаються народним депутатам України під розписку з обов'язковим поверненням у встановлені строки.

3.5.9. Періодичні видання органам Верховної Ради України, структурним підрозділам апарату видаються відділом службової кореспонденції згідно з переліком передплачених видань.

4.1. Загальні вимоги

4.1.1. Для оформлення службових документів використовується папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Оформлення документів на папері іншого формату не дозволяється.

4.1.2. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, містить одне питання.

Винятком є протоколи, плани, звіти, узагальнюючі документи.

4.1.3. Тексти документів складаються з двох частин: констатуючої та резолютивної. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, доручення або клопотання.

У листах зміст викладається від третьої особи однини. Наприклад: "Комітет вважає...", "Комітет розглянув..."

Допускається вживати у листах звернення типу "пропонуємо", "просимо" у разі, коли керівник, підписуючи лист, висловлює думку структурного підрозділу апарату, органу Верховної Ради України тощо.

Якщо лист оформляється на бланку посадової особи, то його зміст викладається від першої особи однини: "Прошу...", "Надсилаю..."

4.1.4. Документи організаційно-розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляються на бланках.

Внутрішні документи (службові та доповідні записки, довідки, акти, заяви тощо) та документи, створювані кількома структурними підрозділами апарату або органами Верховної Ради України, оформляються не на бланках.

4.1.5. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.

4.1.6. Проект документа візується виконавцями, іншими посадовими особами, відповідальними за його підготовку.

Віза включає особистий підпис, ініціали, прізвище та дату, а за необхідності - зазначення посади особи, яка візувала документ. Візи проставляються на проектах нормативно-правових та організаційно-розпорядчих актів на зворотному боці в нижній частині останнього аркуша першого примірника (оригіналу); на проектах інших документів - на лицьовому боці нижче тексту останнього аркуша другого примірника.

4.2. Адресування документів

4.2.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу їхні назви подаються у називному відмінку, наприклад:

4.2.2. Якщо документ надсилається керівнику установи, назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

4.2.3. У разі адресування документа установам або структурним підрозділам одного рівня адресат зазначається узагальнено, наприклад:

4.2.4. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.2.5. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

4.2.6. Повна адреса після назви установи, організації зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Якщо документ надсилається органам державної влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

4.2.7. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище та ініціали, а потім поштова адреса:

4.3. Заголовки документів

4.3.1. Документ повинен мати заголовок, який передає зміст документа і відповідає на питання "Про що". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

4.3.2. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові та доповідні записки тощо) та листи фізичним особам обсягом до двох аркушів подаються без заголовка.

4.3.3. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.4. Датування документів

4.4.1. На службових документах обов'язково проставляється дата.

4.4.2. Датою документа є дата його підписання, для документа, що приймається колегіальним органом, - дата прийняття, для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.4.3. Дати підписання, прийняття і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються, як правило, цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12.05.2006.

Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 03.05.2006.

Дату можна оформити і у такій послідовності: рік, місяць, число. Наприклад, 2006.05.03.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад 5 травня 2006 року.

4.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають резолюції, погодження, візи, позначки про виконання тощо.

4.4.5. Дата проставляється у лівій верхній частині документа після реєстраційного номера, як правило, працівником, відповідальним за діловодство, і повинна відповідати фактичній даті його підписання.

Дата на документах, що затверджуються або приймаються колегіальним органом, може проставлятися у відповідних графах особою, яка їх підписує.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

4.5.2. Погодження проекту документа може бути внутрішнім (структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) і зовнішнім.

4.5.3. Внутрішнє погодження проекту документа оформляється його візуванням. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. За необхідності зазначається посада цієї особи.

4.5.4. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються у Верховній Раді України, після тексту на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає. Погодження може здійснюватися і на окремому аркуші (довідці).

4.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться позначка: "Зауваження і пропозиції додаються". Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", назву посади особи (включаючи назву установи), з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження. У разі якщо погодження здійснюється листом, у документі замість підпису і посади зазначається номер і дата такого листа.

4.5.7. Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, замість посади і підпису зазначаються номер протоколу засідання цього органу і дата.

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої законодавством.

4.6.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.6.4. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - усіма відповідальними особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

У разі підписання документа кількома особами рівнозначних посад їх підписи розміщуються на одному рівні.

4.6.5. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує її заступник або особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад "В.о.", "Заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед назвою посади.

4.6.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документи можуть затверджуватися рішеннями Верховної Ради України або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

4.6.7. Затверджуються акти (перевірок, експертизи, передачі справ тощо), завдання (на проведення науково-дослідних робіт, на відрядження, на перевірки тощо), звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи, перевірки тощо), кошториси витрат, нормативи, плани, програми, структура і штатна чисельність, штатні розписи, а також положення, інструкції, правила тощо.

4.6.8. Затвердження документа здійснюється шляхом або підписання його посадовою особою, або видання організаційно-розпорядчого акта. Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у верхньому правому полі першого аркуша документа.

4.6.9. Нормативно-правові акти затверджуються в порядку, встановленому законом.

4.7. Додатки до документів

4.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі положення документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію організаційно-розпорядчим документом (додатки до організаційно-розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

4.7.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати відповідні реквізити.