Про затвердження Порядку розгляду звернень громадян у Державному агентстві лісових ресурсів України

Відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа", від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян", від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади" з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державного агентства лісових ресурсів України, удосконалення організації розгляду питань, порушених у таких зверненнях,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок розгляду звернень громадян у Державному агентстві лісових ресурсів України, що додається.

2. Департаменту стратегічного планування та збалансованого природокористування (Ірина ОЛІНКЕВИЧ) в установленому законодавством порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Олександра КРАСНОЛУЦЬКОГО.

 

 

1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду та ведення діловодства за зверненнями громадян у Держлісагентстві.

2. Розгляд звернень громадян в Держлісагентстві є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі, оскарження дій посадових осіб та органів державної влади.

3. До рішень, дій (бездіяльності), які можуть бути оскаржені, належать такі у сфері управлінської діяльності Держлісагентства, внаслідок яких:

порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

створено перешкоди для здійснення громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

незаконно покладено на громадянина які-небудь обов'язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

4. Реалізація визначених законодавством повноважень Держлісагентства передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання у подальшому таким порушенням.

5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

6. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані у встановленому Законом України "Про звернення громадян" (далі - Закон) порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

7. Організація діловодства за зверненнями (пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами) громадян в Держлісагентстві ведеться окремо від інших видів діловодства у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (далі - Інструкція) і покладається на підрозділ (посадових осіб), до функціональних обов'язків якого (яких) віднесено ведення діловодства зі зверненнями громадян (далі - підрозділ із роботи зі зверненнями громадян).

8. Ведення діловодства зі зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

9. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду звернень громадян у порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції", "Про виконавче провадження".

1. Звернення громадян, що надходять до Держлісагентства приймаються та реєструються окремо від загального діловодства Держлісагентства в "Системі електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів "Megapolis.DocNet"" (далі - СЕД) в розділі "Письмове звернення громадян", підрозділом із роботи зі зверненнями громадян, яким також здійснюється їх попередній розгляд, та ставляться на контроль в СЕД.

Конверти, у яких надійшли звернення громадян, завантажуються разом зі зверненнями громадян в СЕД.

Реєстрація звернень громадян та встановлення параметрів контролю (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день надходження.

2. Усі звернення громадян, що надходять до Держлісагентства, підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону видами.

3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Держлісагентства.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв'язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надано;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держлісагентства.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держлісагентства з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

4. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через телефонну "гарячу лінію" і визначені контактні центри та записане (зареєстроване) посадовою особою) чи письмовим, надісланим засобами поштового зв'язку або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства (у тому числі під час особистого прийому). Письмове звернення також може бути надісланим в електронній формі засобами інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних систем (електронне звернення).

5. У зверненні зазначаються прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, контактні дані та викладається суть порушеного питання, пропозиції (зауваження), заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути написано розбірливо і підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Інформація про електронні поштові адреси, на які громадяни можуть направити свої звернення, розміщується на офіційному вебсайті Держлісагентства.

Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочі день та час, вихідні і святкові дні, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

6. Усні звернення громадян, подані за допомогою телефонного зв'язку, підлягають оформленню як такі, що надійшли на телефонну "гарячу лінію" та фіксуються посадовою особою.

У разі якщо громадянин застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

7. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.

8. Звернення про надання безоплатної правничої допомоги розглядаються в порядку, встановленому Законом України "Про безоплатну правничу допомогу".

Звернення, які надійшли до Держлісагентства з метою отримання первинної правничої допомоги та визначені такими, що не стосуються надання первинної правничої допомоги, розглядаються в порядку, встановленому законодавством.

9. Попереднє опрацювання звернень громадян проводиться підрозділом із роботи зі зверненнями громадян з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

відповідності звернень громадян встановленим статтею 5 Закону вимогам;

ознаки надходження та виду звернень громадян;

суті і короткого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень Держлісагентства;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності дати та підпису заявника;

строків виконання звернень.

10. За результатами реєстрації кожному зверненню громадянина присвоюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян формується відповідно до Інструкції.

11. Документи, у яких посилаються на Закон, але за результатами попереднього опрацювання не визначені як звернення громадян, отримують реєстраційний індекс відповідно до законодавства з питань документування управлінської діяльності.

12. Реєстраційний індекс та дата реєстрації звернень проставляються шляхом нанесення штрих-коду, який містить найменування органу, що здійснив реєстрацію, у нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.

13. На вимогу особи, яка подала письмове звернення до Держлісагентства, на першому аркуші копії (другого примірника) звернення наноситься штрих-код. Така копія повертається громадянинові.

14. Під час реєстрації звернень громадян засобами СЕД створюється реєстраційно-контрольна (моніторингова) картка, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення.

15. Розгляд повідомлень про можливі факти корупційних або пов'язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України "Про запобігання корупції" здійснюється відповідно до цього Закону.

16. Повторні звернення від одного й того самого громадянина щодо одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається Головою Держлісагентства на підставі відповідної доповідної записки, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

1. Звернення громадян підлягають розгляду керівництвом Держлісагентства відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

2. Звернення, що надійшли від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" розглядаються Головою Держлісагентства особисто.

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, внутрішньо переміщені особи, одинокі матері (батьки) та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

3. Звернення громадян, які для розгляду чи вирішення порушених у них питань по суті надіслані народним депутатом України відповідно до абзацу третього пункту 13 частини першої статті 24 Закону України "Про статус народного депутата України" або направлені депутатом місцевої ради відповідно до частини другої статті 12 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад", розглядаються Держлісагентством відповідно до Закону.

4. Опрацювання звернень громадян структурними підрозділами Держлісагентства відповідно до резолюції спрямовується на об'єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку та супроводження прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз'яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

Своєчасність надання достовірної та повної інформації забезпечують керівник самостійного структурного підрозділу та головний виконавець, який готував відповідь.

5. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

6. Якщо питання, порушені в зверненні, не входять до повноважень Держлісагентства, воно в строк не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

7. Не допускається розголошення одержаних із звернень відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це ущемлює права й законні інтереси громадян.

Не допускається з'ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до справи.

8. Відповідь за результатами розгляду звернень громадян в обов'язковому порядку надається заявнику тим органом, який його отримав для розгляду і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.

9. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненнях громадян, доводиться до їх відома з посиланням на Закон і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

10. Відповіді на звернення громадян надаються державною мовою відповідно до вимог Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної".

1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня надходження. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.

2. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.

3. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, за рішенням керівництва Держлісагентства встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

4. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

5. На обґрунтовану письмову вимогу строк розгляду звернення може бути скорочено.

6. Про продовження строку виконання звернень громадян головний виконавець невідкладно інформує підрозділ із роботи зі зверненнями громадян, який на підставі відповідного рішення керівництва Держлісагентства вносить зміни до реєстраційно-контрольної (моніторингової) картки звернення та СЕД.

7. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження до Держлісагентства, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.

1. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, тематичним або алфавітним принципом.

2. Контроль за правильністю оформлення, спрямуванням документів до справ, покладається на підрозділ із роботи зі зверненнями громадян.

3. Після закінчення календарного року підрозділ із роботи зі зверненнями громадян із самостійних груп матеріалів формує справи відповідно до законодавства з питань документування управлінської діяльності.

1. Архівна служба забезпечує зберігання матеріалів звернень громадян, їх комплектність.

2. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

3. Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду підлягають знищенню у встановленому законодавством порядку.

4. Для збереження справ та реєстраційно-контрольних (моніторингових) карток архівна служба забезпечується приміщенням для зберігання документів.

5. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

1. Керівники структурних підрозділів апарату Держлісагентства або за їх дорученням інші посадові особи з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи органу, зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, з метою подальшого кваліфікованого, об'єктивного, всебічного та своєчасного розгляду звернень громадян для забезпечення задоволення їх законних вимог та запобігання випадків повторних звернень.

2. Інформація за результатами аналізу звернень громадян готується підрозділом із роботи зі зверненнями громадян щороку до двадцятого числа місяця, наступного за звітним періодом.