Про деякі питання здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, обмінів молоддю України та Литви

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, зокрема в електронній формі засобами електронної системи для реалізації сервісу "Конкурс проектів міжнародних молодіжних обмінів" (далі - Система), а також проведення заходів відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 09 грудня 2015 року № 1017 (далі - Українсько-Польські обміни молоддю), з метою підтримки співробітництва української і польської молоді та розбудови дружніх взаємин між народами України та Республіки Польща.

2. Українсько-Польські обміни молоддю здійснюються шляхом участі молоді у проектах, що реалізуються неприбутковими інститутами громадянського суспільства, закладами освіти та комунальними установами, які працюють з молоддю, і визначаються відповідно до результатів конкурсу, що проводяться Українсько-Польською Радою обміну молоддю (далі - Рада) через національну керуючу установу - Мінмолодьспорт, який є організатором конкурсу, або в окремих заходах, рекомендованих Радою, що проводяться Мінмолодьспортом.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

захід - сукупність дій, спрямованих на забезпечення реалізації положень Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, що реалізуються Мінмолодьспортом без конкурсного відбору, та у результаті проведення яких передбачено досягнення конкретного результату протягом визначеного періоду часу;

інститути громадянського суспільства - громадські об'єднання і благодійні організації, які в рамках своєї діяльності реалізують молодіжну політику та працюють з молоддю;

конкурс - процедура визначення проектів, що будуть реалізовуватись інститутами громадянського суспільства, закладами освіти та комунальними установами, які працюють з молоддю, (далі - організації) на виконання завдань, визначених Радою у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю;

конкурсна документація - документи, які містять вимоги щодо оформлення організаціями конкурсних пропозицій;

партнер - організація, яка працює з молоддю, зареєстрована на території Республіки Польща, спільно з якою учасник конкурсу реалізує проект. Партнерами проекту не вважаються особи, які сприяють реалізації проекту фінансово та/або постачальники послуг та/або товарів;

проект - комплекс заходів, що розробляються і здійснюються організаціями на виконання завдань, визначених у постановах Ради, у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, і спрямовуються на досягнення певної мети та результатів протягом визначеного періоду часу;

учасник конкурсу - організація, що подала конкурсну пропозицію для участі в конкурсі відповідно до вимог, визначених Мінмолодьспортом.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг", Положенні про електронну систему для реалізації сервісу "Конкурс проектів міжнародних молодіжних обмінів", затвердженому наказом Міністерством молоді та спорту України.

1. Реалізація проектів (проведення заходів) відповідає таким принципам:

неформальна освіта;

рівне партнерство під час реалізації проектів (проведення заходів);

активна участь молоді на всіх етапах реалізації проектів (проведення заходів);

ефективне управління проектами (заходами);

забезпечення поширення і використання результатів реалізації проектів (проведення заходів).

2. Проекти та заходи можуть реалізовуватися та проводитися відповідно до рішення Ради, у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, залежно від обраної форми обмінів молоддю, зокрема:

молодіжний обмін;

молодіжні зустрічі (конференції, тренінги, фестивалі тощо).

1. Рада проводить засідання, під час якого приймаються рішення щодо:

проведення заходів у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю;

пріоритетних завдань конкурсу;

строків подання конкурсної пропозиції та реалізації проектів;

критеріїв оцінювання конкурсної пропозиції;

оголошення конкурсу.

Рішення Ради приймаються у формі постанов відповідно до регламенту Ради та розміщуються в Системі.

У разі проведення конкурсів без використання Системи рішення Ради розміщуються на офіційному вебсайті Мінмолодьспорту.

2. Після прийняття Радою рішення про оголошення конкурсу Мінмолодьспорт проводить конкурс для визначення проектів, що реалізуються організаціями у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю.

Мінмолодьспорт проводить конкурси в електронній формі засобами Системи.

У разі відсутності технічної можливості проведення конкурсу засобами Системи, конкурси можуть бути проведені без використання такої Системи.

3. Мінмолодьспорт до 31 січня кожного року інформує Раду про обсяги асигнувань, передбачених на поточний рік у державному бюджеті на реалізацію проектів у рамках Українсько-Польських обмінів молоддю на виконання Державної цільової соціальної програми "Молодь України" на 2021 - 2025 роки, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 02 червня 2021 року № 579.

4. Оголошення про проведення конкурсу оприлюднюються Мінмолодьспортом засобами Системи у строк, визначений у постанові Ради.

У разі проведення конкурсу без використання Системи оголошення про проведення конкурсу та конкурсна документація, що містить форми документів, визначених пунктом 7 цього розділу, оприлюднюються Мінмолодьспортом на своєму офіційному вебсайті.

5. У тексті оголошень зазначаються:

пріоритетні завдання конкурсу;

вимоги до конкурсної пропозиції;

строки подання конкурсної пропозиції;

строки проведення конкурсу;

поштова адреса, за якою здійснюється подання конкурсної пропозиції (у разі проведення конкурсу без використання Системи);

контактні дані відповідальної особи від Мінмолодьспорту для надання додаткової інформації.

6. Для участі в конкурсі організації подають засобами Системи конкурсну пропозицію у строки, визначені в оголошенні про проведення конкурсу.

У разі проведення конкурсу без використання Системи конкурсні пропозиції подаються до Мінмолодьспорту в паперовій формі на поштову адресу у строк, визначений в оголошенні про проведення конкурсу.

Конкурсну пропозицію подають організації, що внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій.

Конкурсна пропозиція формується із використанням Системи у довільній формі, придатній для сприйняття її змісту, відповідно до відомостей, передбачених підпунктами 1, 2 пункту 7 цього розділу.

7. Конкурсна пропозиція включає такий перелік документів:

1) заявку на участь у конкурсі на реалізацію проекту в рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку (далі - заявка на участь у конкурсі);

2) детальний розрахунок витрат, необхідних для реалізації проекту у національній валюті, згідно з додатком 2 до цього Порядку, за статтями витрат, пов'язаних із підготовкою проекту, розповсюдженням інформації про досягнуті результати, інших витрат, пов'язаних з реалізацією проекту (із зазначенням кількості товарів або послуг та їхньої вартості);

3) скановану копію або фотокопію оригіналу заяви партнера за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку.

8. Загальний обсяг витрат детального розрахунку витрат, необхідних для реалізації проекту у національній валюті (додаток 2) має відповідати загальному обсягу витрат на проект, визначеному в заявці на участь у конкурсі (додаток 1), з урахуванням курсу євро до гривні, встановленим Національним банком України на день оголошення конкурсу.

9. Під час формування конкурсної пропозиції засобами Системи отримуються / підтверджуються відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, Реєстру неприбуткових установ та організацій у разі технічної реалізації.

10. Конкурсна пропозиція подається керівником учасника конкурсу або уповноваженою ним особою, відомості про яку містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

11. Система після підписання автоматично реєструє конкурсну пропозицію та присвоює їй реєстраційний номер.

Після присвоєння реєстраційного номера, конкурсна пропозиція вважається такою, що подана на конкурс, про що учаснику конкурсу повідомляється в електронному кабінеті, а також електронним листом на зазначену ним адресу електронної пошти.

У разі проведення конкурсу без використання Системи Мінмолодьспорт присвоює конкурсній пропозиції, поданій в паперовій формі, реєстраційний номер та дату її надходження.

12. Модератор конкурсу здійснює перевірку поданих конкурсних пропозицій щодо відповідності вимогам конкурсу, зазначених у цьому Порядку.

Учасники конкурсу не допускаються до участі в конкурсі у разі, якщо:

заявка на участь у конкурсі не відповідає пріоритетним завданням, визначеним Радою;

в установчому документі учасника конкурсу не зазначено, що організація працює з молоддю;

інформація, зазначена в конкурсній пропозиції, не відповідає інформації про учасника конкурсу, що міститься у державних реєстрах;

учасник конкурсу не відповідає вимозі, зазначеній в абзаці третьому пункту 6 цього розділу;

учасник конкурсу перебуває у стадії припинення за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

конкурсну пропозицію подано не в повному обсязі або після закінчення визначеного в оголошенні про проведення конкурсу строку подання конкурсних пропозицій у разі проведення конкурсу без використання Системи;

тривалість реалізації проекту не відповідає встановленим строкам, визначеним у пункті 1 розділу IV цього Порядку;

кількість учасників проекту та їхній вік не відповідають вимогам, визначеним у пунктах 2, 3 розділу IV цього Порядку;

разом з електронною заявкою на участь у конкурсі особа не подала або подала не в повному обсязі чи у формі, непридатній для сприйняття змісту, документи, визначені у підпункті 3 пункту 7 цього розділу.

У разі недопущення учасника конкурсу до участі в конкурсі він має право подати іншу конкурсну пропозицію до закінчення встановленого Радою строку подання конкурсної пропозиції.

Модератор конкурсу відхиляє конкурсну пропозицію якщо учасник конкурсу відмовився від участі в конкурсі шляхом надсилання офіційного листа через електронний кабінет у Системі або в паперовій формі на поштову адресу Мінмолодьспорту у разі проведення конкурсу без використання Системи.

13. Проекти у рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю можуть реалізовуватись на території України з урахуванням забезпечення на належному рівні безпеки учасників у період дії правового режиму воєнного стану в Україні або окремих її місцевостях, та/або на території Республіки Польща, та/або у режимі реального часу (онлайн) з використанням відповідних технічних засобів, зокрема через мережу Інтернет.

Перетинання державного кордону громадянами України з метою участі у проектах, що будуть реалізовуватися в рамках обмінів молоддю України та Польщі на території Республіки Польща здійснюється відповідно до законодавства України.

14. У проекті беруть участь мінімум дві організації: по одній з України та Республіки Польща.

15. Організації можуть подавати лише одну конкурсну пропозицію на участь у конкурсі та не можуть бути партнерами в більше ніж у трьох проектах.

16. Проекти, які подаються у рамках конкурсу, повинні бути реалізовані протягом року у період, який визначає Рада.

17. Конкурсні пропозиції, які подаються на конкурс до Мінмолодьспорту, не можуть подаватися на конкурс до Фундації з розвитку системи освіти з місцезнаходженням у Варшаві.

18. Уповноважені особи організатора конкурсу здійснюють оцінювання конкурсних пропозицій за формою згідно з додатком 4 до цього Порядку, за критеріями, затвердженими Радою, та формують рекомендації, які надаються Раді у встановлений нею термін:

із використанням Системи оцінювання здійснюється з накладанням електронного підпису, який базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;

у разі проведення конкурсу без використання Системи оцінювання поданих конкурсних пропозицій на участь у конкурсах здійснюється у паперовій формі.

19. Конкурсні пропозиції, що подаються в рамках оголошення конкурсу оцінюються за такими критеріями, затвердженими Радою:

1) відповідність завданням і пріоритетам Ради - максимум 30 балів:

актуальність і мотивація проекту (від 0 до 10 балів);

результати проекту є конкретними, вимірними, досяжними, реалістичними (від 0 до 10 балів);

реалізація пріоритетного завдання (від 0 до 10 балів);

2) якість діяльності у рамках проекту - максимум 50 балів:

якість стадії підготовки та організації проекту (від 0 до 5 балів);

якість етапу оцінювання проекту (від 0 до 5 балів);

популяризація та просування проекту в медіа та через мережу Інтернет (від 0 до 5 балів);

діяльність учасників у рамках проекту (від 0 до 5 балів);

неформальна освіта та її методи (від 0 до 10 балів);

якість розповсюдження та використання результатів проекту (від 0 до 10 балів);

вплив проекту на місцеву громаду (від 0 до 5 балів);

3) профіль організації та учасників - максимум 10 балів:

частка молоді різних груп (від 0 до 5 балів);

профіль учасників (кількість, стать, вікова структура) (від 0 до 5 балів).

Оцінка планування бюджету проекту здійснюється шляхом проставлення відмітки "так" або "ні" за такими критеріями:

витрати на проїзд правильно пораховані;

витрати на проживання та харчування правильно пораховані;

інші витрати на реалізацію проекту правильно пораховані;

витрати на розповсюдження інформації про досягнуті результати можуть бути підтримані;

спеціалізовані (додаткові) витрати можуть бути підтримані;

витрати на підготовку проекту правильно пораховані.

Максимальна сума балів за оцінку змісту становить 90 балів. Мінімальна сума балів, необхідна для фінансування, становить 45 балів. Проекти, які не набрали необхідного мінімального балу, не можуть бути переможцями конкурсу або включеними до резервного переліку проектів.

20. Оцінки конкурсних пропозицій впорядковуються за балами від більшого до меншого. У разі коли конкурсні пропозиції набирають однакову кількість балів, вище рейтингове місце займає конкурсна пропозиція, що має вищі бали за критеріями якості.

21. Під час розгляду конкурсних пропозицій Рада може прийняти рішення про внесення змін до оцінок конкурсних пропозицій, визначених Мінмолодьспортом.

Після завершення процедури організації та проведення конкурсу Рада приймає рішення про визначення переможців конкурсу і розподіл обсягу видатків відповідно до встановлених пріоритетних завдань, умов конкурсу та рекомендацій Мінмолодьспорту.

22. Рішення Ради приймається на основі рекомендацій Мінмолодьспорту та з урахуванням обсягів асигнувань, передбачених на поточний рік у державному бюджеті на реалізацію проектів у рамках Українсько-Польських обмінів молоддю, доведеного Мінмолодьспортом відповідно до пункту 3 цього розділу.

23. Видатки на реалізацію проектів переможцям конкурсу здійснюються на підставі рейтингового списку проектів у межах передбачених у державному бюджеті обсягів видатків.

24. Конкурсні пропозиції, які згідно з рейтингом набрали меншу кількість балів у діапазоні 45 та 90 балів та які не стали переможцями конкурсу, потрапляють до резервного списку проектів. Видатки на реалізацію проектів із резервного списку можуть бути виділені у разі економії бюджетних коштів за результатами реалізації проектів або у разі відмови переможця від участі у конкурсі.

25. Рішення Ради про переможців конкурсу та рекомендовані обсяги видатків на їхню реалізацію оприлюднюються в Системі або на офіційному вебсайті Мінмолодьспорту у разі проведення конкурсу без використання Системи.

Розподіл обсягу видатків на реалізацію проектів у національній валюті здійснюється з урахуванням курсу євро до гривні, встановленого Національним банком України на день оголошення конкурсу.

26. На підставі рішення Ради про переможців конкурсу та рекомендовані обсяги видатків на їхню реалізацію Мінмолодьспорт укладає договори про реалізацію проектів з цими організаціями.

27. Мінмолодьспорт оприлюднює в Системі договори та накази про реалізацію проектів.

У разі проведення конкурсу без використання Системи Мінмолодьспорт оприлюднює договори та накази про реалізацію проектів на своєму офіційному вебсайті.

1. Один проект може тривати не менше п'яти та не більше десяти календарних днів, не враховуючи дні приїзду і від'їзду учасників підготовчого етапу та підготовчого візиту.

Підготовчий візит у період дії правового режиму воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях не проводиться.

Підготовка та організація проектів може здійснюватися у режимі реального часу (онлайн) з використанням відповідних технічних засобів, зокрема через мережу Інтернет.

2. Участь у проектах можуть брати особи віком від 14 до 35 років. Супроводжуючі, керівники груп чи молодіжні працівники - особи віком від 18 років.

3. Кількість учасників проекту має становити 10 - 40 осіб, що включає супроводжуючих осіб, у тому числі керівників груп та молодіжних працівників.

Кількість супроводжуючих, у тому числі керівників груп та молодіжних працівників, визначається із розрахунку одна особа на 10 учасників проекту.

4. Рада буде надавати перевагу тим проектам, до реалізації яких залучають молодь різних груп, категорії яких визначені у заявці на участь у конкурсі.

5. Розрахунки витрат, пов'язаних із реалізацією проектів, здійснюються з огляду на таке:

1) валютою для розрахунку витрат, який додається до заявки на участь у конкурсі в рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, визначається євро;

2) етапи реалізації проектів - групування витрат:

основний етап:

витрати на проїзд учасників відшкодовуються у розмірі 100 % вартості проїзду;

витрати, пов'язані з проживанням та харчуванням, здійснюються з розрахунку:

22 євро на людину на день для проектів, що реалізуються в Україні;

30 євро на людину на день для проектів, що реалізуються в Республіці Польща;

у разі якщо в ході реалізації проекту виникає економія бюджетних коштів відповідно до раніше затвердженої статті витрат "проїзд учасників проекту", вони можуть бути спрямовані на реалізацію наступного етапу проекту, у разі його відсутності - на витрати, пов'язані з розповсюдженням інформації про результати проекту;

інші витрати, пов'язані з реалізацією проектів (у тому числі на транспортні послуги у країні, в якій реалізується проект), здійснюються з розрахунку:

10 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Україні;

10 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Республіці Польща;

підготовчий етап:

витрати, пов'язані з підготовкою проекту, становлять 10 % від суми коштів, передбачених на проживання, харчування та інші витрати (по 5 % для кожної країни);

додатковий етап:

витрати, пов'язані з підготовчими візитами для організації проекту (не є обов'язковими, із відповідним обґрунтуванням в заявці на участь у конкурсі), становлять:

на проїзд організаторів - 100 % вартості проїзду;

на проживання та харчування:

22 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Україні;

25 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Республіці Польща;

підсумковий етап реалізації проекту:

витрати, пов'язані з розповсюдженням інформації про досягнуті результати, становлять 15 % від суми коштів, які передбачено на підготовку (без урахування витрат на підготовчий візит), харчування, проживання та інші витрати;

3) для проведення інформаційно-просвітницьких проектів виділяється не більше 1300 євро на проект;

4) спеціалізовані витрати (пов'язані з участю у проекті осіб з інвалідністю, оформленням візових документів) становлять не більше 1500 євро на проект.

1. Мінмолодьспорт:

перераховує на відкриті в органах Казначейства рахунки організацій в обсязі, передбаченому розписом асигнувань державного бюджету, до 75 відсотків суми бюджетних коштів, визначених у затвердженому кошторисі витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) та кошторисі валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу), за формами згідно з додатками 5 і 6 цього Порядку;

приймає після проведення перевірки фінансового та творчого звітів про реалізацію проектів рішення щодо виділення решти бюджетних коштів відповідно до бюджетних зобов'язань, зареєстрованих в органах Казначейства.

2. Незалежно від місця реалізації проекту та партнерів проекту кошти отримують організації, які подавали заявку на участь у конкурсі.

3. Якщо за рішенням керівника установи бухгалтерський облік здійснюється через централізовану бухгалтерію, кошти на реалізацію проекту спрямовуються організації, яка є розпорядником бюджетних коштів установи місцевого бюджету, при цьому зазначена організація виступає третьою стороною договору про реалізацію проекту.

4. Використання коштів державного бюджету на реалізацію проектів та проведення заходів здійснюються відповідно до Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для здійснення заходів державної молодіжної політики та утвердження української національної та громадянської ідентичності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2012 року № 116.

5. Для отримання коштів на реалізацію проекту затверджуються кошторис витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) за формою згідно з додатком 5 до цього Порядку; кошторис валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) за формою згідно з додатком 6 до цього Порядку; положення про реалізацію проекту (проведення заходу) за формою згідно з додатком 7 до цього Порядку; календарний план реалізації проектів (проведення заходів) за формою згідно з додатком 8 до цього Порядку.

При затвердженні кошторису валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) застосовується курс євро, встановлений Національним банком України на 01 число місяця підписання наказу Мінмолодьспорту на реалізацію проекту.

6. Кошторис витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) складається з урахуванням діючих цін і тарифів на товари та послуги в країні проведення заходу в рамках реалізації проекту, особливостей проекту, принципу економного витрачання бюджетних коштів та максимальної ефективності їхнього використання згідно з вимогами, визначеними цим Порядком.

7. Організації, які визнано переможцями конкурсу, за 30 днів до початку реалізації проекту надають до Мінмолодьспорту на затвердження уточнений кошторис витрат на реалізацію проекту (проведення заходу), кошторис валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) та положення про реалізацію проекту (проведення заходу) засобами Системи.

У разі проведення конкурсу без використання Системи організації, які визнано переможцями конкурсу, за 30 днів до початку реалізації проекту надсилають до Мінмолодьспорту на затвердження уточнений кошторис витрат на реалізацію проекту (проведення заходу), кошторис валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) та положення про реалізацію проекту (проведення заходу) у паперовій формі на поштову адресу Мінмолодьспорту.

8. Спрямування бюджетних коштів на реалізацію проектів з метою отримання прибутку організацією не допускаються.

9. У разі відмови переможця конкурсу від реалізації проекту, Мінмолодьспорт повідомляє про це Раду.

Переможець конкурсу інформує Мінмолодьспорт про відмову від реалізації проекту шляхом надсилання повідомлення через електронний кабінет засобами Системи або заяви в паперовій формі на поштову адресу Мінмолодьспорту у разі проведення конкурсу без використання Системи.

10. Якщо передбачені Мінмолодьспорту видатки на забезпечення реалізації Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю після рішення Ради щодо проектів - переможців конкурсу та обсягів витрат на їхню реалізацію розподіляються не в повному обсязі, Рада може прийняти рішення щодо оголошення додаткового конкурсу або проведення заходів Мінмолодьспортом поза конкурсом відповідно до окремих умов, встановлених Радою.

У разі зменшення в установленому законодавством порядку протягом року обсягу видатків, передбачених Мінмолодьспорту на реалізацію Українсько-Польських обмінів молоддю, Мінмолодьспорт повідомляє про це Раду, яка здійснює перегляд рішення про визначення переможців конкурсу та відповідно до рейтингового списку приймає рішення щодо розподілу обсягу видатків на реалізацію проектів (проведення заходів) у межах наявного обсягу асигнувань.

11. До заходів, що проводить Мінмолодьспорт, відповідно до окремих умов, встановлених Радою (без проведення конкурсу), застосовуються вимоги, визначені в розділах IV та V цього Порядку.

1. Організації, які визнані переможцями конкурсу, після реалізації проекту подають у паперовій формі Мінмолодьспорту протягом 15 робочих днів після реалізації проекту:

1) фінансовий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) за формою згідно з додатком 9 до цього Порядку;

2) творчий та моніторинговий звіти про реалізацію проекту за формами згідно з додатками 10 і 11 до цього Порядку.

2. Фінансовий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) подається організаціями на перевірку та погодження до структурного підрозділу Мінмолодьспорту, відповідального за ведення бухгалтерського обліку.

3. У разі реалізації проекту на території Республіки Польща, під час складання фінансового звіту про реалізацію проекту (проведення заходу) необхідно здійснити перерахунок з урахуванням затвердженої суми витрат у еквіваленті іноземної валюти, що підтверджено документально (чек, квитанція, виписка), що здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, встановленого банком на день обміну. У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день подання фінансового звіту про реалізацію проекту (проведення заходу).

4. Фінансовий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) подається у двох примірниках, один з яких (з переліком документів, що додаються до фінансового звіту, наведених у пунктах 5, 6 цього розділу) після його затвердження заступником Міністра молоді та спорту України відповідно до розподілу функціональних обов'язків зберігається у структурному підрозділі Мінмолодьспорту, відповідальному за ведення бухгалтерського обліку, інший - повертається організаціям з відміткою про його прийняття.

5. Підтвердні документи до фінансового звіту про реалізацію проекту (проведення заходу) надаються організаціями з метою виконання вимог статей 4, 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", відповідно до яких фінансова звітність має містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій.

6. Організації додають до фінансового звіту про реалізацію проекту (проведення заходу) копії документів, завірених ними в установленому порядку, які підтверджують здійснення видатків на реалізацію проекту за рахунок коштів державного бюджету, виділених їм за відповідною бюджетною програмою на їхній рахунок, відкритий в органах Державної казначейської служби, а саме:

1) список учасників проекту (заходу);

2) паспорти учасників проекту (паспорт громадянина України для виїзду за кордон, паспортний документ іноземця) з наявністю відмітки про перетин кордону;

3) договори купівлі-продажу, оренди майна, про надання послуг з додатками (із зазначенням калькуляції витрат та специфікації), в яких зазначаються найменування юридичної особи (прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) для фізичної особи - підприємця), місце реєстрації та банківські реквізити постачальника і замовника, назва, строк і місце реалізації проекту, найменування товарно-матеріальних цінностей чи послуг, їхню кількість, одиниця виміру, ціна за одиницю без податку на додану вартість, сума податку на додану вартість (за наявності), загальна сума до сплати, у тому числі словами.

До договору обов'язково додаються копії витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, витягу з реєстру платників єдиного податку (у тому числі відомості щодо надавача послуг, якщо певний вид діяльності підлягає ліцензуванню).

Укладання договорів про надання транспортних послуг на внутрішні і міжнародні перевезення пасажирів здійснюється відповідно до Правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 лютого 1997 року № 176 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2007 року № 1184).

До договорів купівлі-продажу, оренди майна, про надання послуг, які укладаються з фізичними особами, додаються сканкопії, фотокопії паспортів фізичних осіб, довідок про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (за наявності), відомостей про нарахування та видачу коштів;

4) накладна на отримання товарно-матеріальних цінностей із зазначенням номера та дати видачі довіреності (за наявності), прізвища матеріально відповідальної особи, а також одиниць виміру, кількості, ціни за одиницю без податку на додану вартість, суми податку на додану вартість (за наявності), загальної вартості отриманих товарів;

5) платіжні інструкції, товарні та фіскальні чеки, прибуткові та видаткові касові ордери, виписки банку, авансові звіти, відомості на видачу готівки, проїзні документи;

6) акти на списання та розповсюдження товарно-матеріальних цінностей (канцелярські товари, витратні матеріали, інші малоцінні та швидкозношувані предмети), включаючи первинні документи, що підтверджують розповсюдження (вручення) призів, сувенірів, поліграфічної продукції, аудіо- та відеопродукції чи інформації на електронних носіях, предметів одягу, інших роздаткових матеріалів, підписані уповноваженими посадовими особами;

7) акт приймання-передачі наданих послуг, в якому зазначаються найменування, місце реєстрації та банківські реквізити постачальника і замовника, дата і місце надання послуг, а також зміст та обсяги господарської операції, одиниці їх виміру (у натуральному та кількісному вимірі), кількість, ціна за одиницю без податку на додану вартість, сума податку на додану вартість, загальна вартість наданих послуг.

7. В акті приймання-передачі послуг залежно від виду наданих послуг обов'язково зазначається інформація про:

харчування - місцезнаходження приміщення, де надавалися послуги, кількість осіб, які харчувалися, дата надання послуг, вартість харчування однієї особи на добу, вартість харчування відповідної групи осіб на добу, загальна вартість харчування відповідної групи осіб за період реалізації проекту (проведення заходу), у разі придбання продуктів харчування для самостійного приготування їжі в польових умовах - кількість осіб, які харчувалися, вартість харчування однієї особи на добу, вартість харчування відповідної групи осіб на добу, загальна вартість харчування відповідної групи осіб за період реалізації проекту (проведення заходу);

проживання - місцезнаходження приміщення, де надавались послуги, відомості про його власника (балансоутримувача), кількість, прізвища та імена осіб, які проживали, дата й час початку і закінчення проживання, вартість проживання за добу однієї особи і загальна вартість;

транспортні послуги - марка, модель та реєстраційний номер транспортного засобу, дата та час початку і закінчення надання транспортних послуг, час роботи (у годинах) та фактичний пробіг транспортного засобу за час надання транспортних послуг (у кілометрах);

послуги зв'язку - рахунок оператора зв'язку, квитанція про сплату або банківська виписка;

оренду приміщень, територій, споруд, де реалізовано проект (проведено захід), - місцезнаходження та площа орендованого приміщення, території, споруди, дата початку і закінчення оренди;

оренду обладнання, оргтехніки, інших товарно-матеріальних цінностей - перелік обладнання, оргтехніки, товарно-матеріальних цінностей (із зазначенням марки та моделі), кількість одиниць кожного найменування, дата приймання-передачі обладнання, оргтехніки, витрати на їх обслуговування та експлуатацію;

поліграфічні послуги - технічні характеристики поліграфічної продукції (формат, кольороподіл, щільність та вид паперу);

інформаційні послуги - найменування телеканалу, радіостанції, інтернет-ресурсу, друкованого медіа, час виходу та тривалість аудіо-, відеоролика, період розміщення в ефірі, обсяг друкованої інформації, дата її публікації, місце розташування, розміщення носіїв зовнішньої соціальної реклами та інших носіїв інформації, строк розміщення інформації на інших носіях.

8. До актів приймання-передачі наданих послуг обов'язково додаються:

щодо харчування - меню (меню-розкладка) чи інший документ, який містить найменування страв, напоїв та інших продуктів харчування, вихід (вагу) готової страви (напою, продукту), кількість порцій, ціну за порцію, список учасників проекту (заходу), які забезпечувалися харчуванням, затверджений керівником організації, у разі придбання продуктів харчування для самостійного приготування їжі в польових умовах - рахунок (у разі здійснення попередньої оплати), звіт про витрати, що підтверджені відповідними платіжними та розрахунковими документами, зокрема квитанціями, фіскальними або товарними чеками, прибутковими касовими ордерами, іншими розрахунковими документами, що підтверджують здійснення закупівлі товарів, які містять найменування продуктів харчування, одиницю виміру, кількість, ціну за одиницю, загальну вартість отриманих товарів, список учасників проекту (заходу), які забезпечувалися харчуванням, затверджений керівником організації;

щодо проживання - витяг з карти поселення в готелі або список осіб, які проживали, із зазначенням прізвищ, імен, номерів кімнат та періоду проживання, затверджений установою, яка надає послуги з проживання;

щодо транспортних послуг - копії ліцензії з надання послуг з перевезення (міжнародного перевезення) пасажирів автомобільним транспортом, свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу, договору суборенди (за наявності) у разі, якщо транспортний засіб не зареєстровано на юридичну або фізичну особу - підприємця;

щодо проїзду - квитки, відомість по квитках проїзду учасників;

щодо оренди приміщень, територій, споруд, де реалізовано проект (проведено захід), - акти приймання-передачі приміщення, відомості про його власника (балансоутримувача);

щодо оренди обладнання, оргтехніки, витрат на їхнє обслуговування та експлуатацію - акти приймання-передачі обладнання, оргтехніки, товарно-матеріальних цінностей;

щодо поліграфічних послуг - зразок виготовленої поліграфічної продукції в одному примірнику;

щодо інформаційних послуг - ефірна довідка (із зазначенням найменування телеканалу, радіостанції, часу виходу та тривалості аудіо-, відеоповідомлення), копії сторінок друкованих видань, інтернет-ресурсу, на яких були розміщені інформаційні матеріали, у разі плати за підготовку інформаційних матеріалів - сканкопії, фотокопії підготовлених матеріалів, перекладів, матеріалів редагування.

9. У разі реалізації проекту на території Республіки Польща необхідно надати скановані або фотокопії документів, завірених організаціями у встановленому порядку, що підтверджують здійснення видатків на реалізацію проекту за рахунок коштів державного бюджету (банківські виписки, товарні та фіскальні чеки, відомості на видачу готівки, проїзні документи, авансові звіти та інші), а у разі відсутності підтвердних документів надати детальний розрахунок та обґрунтування щодо здійснених витрат за отримані послуги.

10. Творчий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) подається організаціями у двох примірниках на перевірку та погодження до структурного підрозділу Мінмолодьспорту, відповідального за формування та забезпечення реалізації державної політики у сфері молодіжної політики.

11. Творчий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) після погодження керівником структурного підрозділу Мінмолодьспорту, відповідального за формування та забезпечення реалізації державної політики у сфері молодіжної політики, подається на затвердження заступнику Міністра молоді та спорту України згідно з розподілом функціональних обов'язків.

12. Один примірник творчого звіту про реалізацію проекту (проведення заходу) після затвердження зберігається у структурному підрозділі Мінмолодьспорту, відповідальному за формування та забезпечення реалізації державної політики у сфері молодіжної політики, протягом трьох років, інший - повертається організаціям.

13. До творчого звіту додаються:

1) матеріали про реалізацію проекту (проведення заходу) на паперовому (фото) та електронному носіях (фото, відео);

2) сканкопії/фотокопії списків учасників, залучених до реалізації проекту (проведення заходу), які затверджуються керівником організації за такою формою:

До учасників реалізації проекту (проведення заходу) належать особи, які беруть безпосередню участь у проекті (заході);

3) інформація про учасників, залучених до реалізації проекту (проведення заходу), яка затверджується керівником організації, за такою формою:

4) зразки поліграфічної, інформаційної, акцидентної продукції, посилання на публікації або сканкопії, фотокопії публікацій, якщо вони були здійснені в друкованих медіа;

5) макети поліграфічної продукції, погоджені Мінмолодьспортом (за наявності), завірені підписом керівника організації.

14. Мінмолодьспорт із залученням організацій проводить моніторинг реалізації проектів, які отримують фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, у рамках реалізації молодіжних обмінів згідно з додатком 11 до цього Порядку.

Мінмолодьспорт оприлюднює в Системі фінансові (без підтвердних документів), творчі та моніторингові звіти.

У разі проведення конкурсу без використання Системи Мінмолодьспорт оприлюднює фінансові (без підтвердних документів), творчі та моніторингові звіти на своєму офіційному вебсайті.

15. Узагальнену інформацію щодо реалізованих проектів (проведених заходів) Мінмолодьспорт подає Раді у визначені нею строки.