МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 17.03.2023 м. Київ № 125/209/293/139/999/5 |
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
21 березня 2023 р. за № 478/39534
Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав
( Із змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 6 травня 2025 року № 223/309/687/234/1217/5 )
Відповідно до пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 27 травня 2022 року № 631 "Про внесення змін до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61",
НАКАЗУЄМО:
1. Затвердити Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, що додаються.
2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України, заступника Міністра внутрішніх справ України, заступника Міністра освіти і науки України, заступника Міністра юстиції України відповідно до розподілу функціональних обов'язків, Голову Державної податкової служби України.
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України
17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5
ПРАВИЛА
проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав
1. Ці Правила регулюють порядок проставлення спеціальної відмітки "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" (далі - апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.
2. Апостиль проставляється:
на офіційних документах, що виходять від судів України;
на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ;
( абзац третій пункту 2 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки України, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов'язану з наданням таких послуг;
на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;
на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ України, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг - акредитованого центру сертифікації ключів Міністерства внутрішніх справ України;
на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою України, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами;
на інших офіційних документах.
3. Ці Правила не поширюються:
на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред'являються в державах їх акредитації;
на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Апостиль не проставляється на:
оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України;
оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Документи, наведені в абзаці п'ятому цього пункту, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.
4. Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.
Апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідченій в установленому порядку на території України копії (фотокопії) такого документа з перекладом лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа.
5. Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної/юридичної особи (їх представників).
6. Для проставлення апостиля до компетентного органу, визначеного у пункті 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (далі - компетентний орган) або визначеного таким компетентним органом суб'єкта необхідно подати:
оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку (крім випадку витребування (отримання) оригіналу документа та проставлення на такому документі апостиля);
платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля, оформлену відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 29 липня 2022 року № 163 (крім випадку оплати послуг з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі - Портал Дія) або іншої інформаційно-комунікаційної системи за допомогою інтегрованих платіжних систем у разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр), або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
заяву від особи, яка подає такі документи.
У разі якщо проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Реєстру, заява про проставлення апостиля, що подається в паперовій формі, формується та реєструється посадовою особою компетентного органу або визначеним таким компетентним органом суб'єктом за допомогою програмних засобів Реєстру, а заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі, - формується заявником з використанням засобів Порталу Дія з обов'язковим зазначенням відомостей, визначених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), та передається до Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" для реєстрації програмними засобами Реєстру.
Заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі, має бути оформлена відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сфері електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
У разі обробки персональних даних, отриманих від заявника, компетентні органи вживають заходів, передбачених Законом України "Про захист персональних даних".
( пункт 6 у редакції наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
7. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються відповідними компетентними органами, які з'ясовують:
чи підлягають подані документи проставленню апостиля;
справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, матричного двовимірного штрих-коду, проставлених на документах, - у випадку проставлення апостиля на документі у паперовій формі;
( абзац третій пункту 7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відповідність відомостей про кваліфікований сертифікат відкритого ключа наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа - у випадку проставлення апостиля на документі в електронній формі.
( пункт 7 доповнено абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
8. Посадові особи компетентних органів повинні мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, а у випадку проставлення апостиля на електронних документах - відомості про кваліфіковані сертифікати відкритих ключів.
( абзац перший пункту 8 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
У разі проставлення апостиля компетентними органами за допомогою програмних засобів Реєстру або іншої інформаційної системи наявні зразки підписів осіб, які підписали документ, а також проставлені на документах печатки та/або штампи можуть використовуватися посадовими особами таких компетентних органів без унесення таких зразків до Реєстру або відповідної інформаційної системи.
( пункт 8 доповнено абзацом другим згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
9. Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів, а у випадку проставлення апостиля на електронному документі - відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа з наявними у Реєстрі відомостями про кваліфікований сертифікат відкритого ключа.
( абзац перший пункту 9 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
У разі відсутності в компетентного органу зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа, відомостей про кваліфікований сертифікат відкритого ключа апостиль може бути проставлений тільки після отримання такого зразка / відомостей.
( абзац другий пункту 9 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
10. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:
не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;
документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;
текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
у документі є незастережені виправлення або дописки;
до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів, відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа, зчитати матричний двовимірний штрих-код;
( абзац восьмий пункту 10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
підпис, відбиток печатки та/або штампа на документах, поданих для проставлення апостиля, не відповідають наявним зразкам та/або мають нечітке зображення;
( абзац дев'ятий пункту 10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа не відповідають наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа;
( пункт 10 доповнено новим абзацом десятим згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5, у зв'язку з цим абзаци десятий - тринадцятий вважати відповідно абзацами одинадцятим - чотирнадцятим )
документ викликає підозру у його підробці;
інформація в документі, що стосується сфери освіти і науки, не відповідає даним, що містяться в Єдиній державній електронній базі з питань освіти та/або не підтверджено факт видачі цього документа;
документ не відповідає вимогам щодо його оформлення та/або видачі, встановлених нормативно-правовими актами на дату його видачі.
( абзац тринадцятий пункту 10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Не може бути відмовлено у проставленні апостиля на документі на підставі частини другої статті 3 Конвенції.
11. Терміни розгляду документів для проставлення апостиля встановлюються компетентним органом.
12. Апостиль установлюється розміром не менше ніж 10 Ч 10 см, у межах якого розміщено текст за зразком, наведеним у додатку 1 до цих Правил, та у разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру під апостилем розміщено додаткову інформацію до апостиля, наведену у додатку 2 до цих Правил.
( абзац перший пункту 12 у редакції наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Під апостилем за рішенням компетентного органу може розміщуватися додаткова інформація, зокрема QR-код адреси електронного реєстра для перевірки дійсності апостиля.
13. Апостиль проставляється у формі спеціальної відмітки або у формі електронного документа (у разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру).
( пункт 13 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
14. Апостиль у формі спеціальної відмітки проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу.
( абзац перший пункту 14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Апостиль у формі електронного документа проставляється на документі в паперовій формі за допомогою програмних засобів Реєстру шляхом візуалізації його на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу чи визначеним компетентним органом суб'єктом. Апостиль у формі електронного документа проставляється на документі в електронній формі посадовою особою компетентного органу за допомогою програмних засобів Реєстру шляхом об'єднання таких апостиля та документа в єдиний файл у формі документа, який матиме юридичну силу лише в електронній формі.
( абзац другий пункту 14 у редакції наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші, у тому числі шляхом візуалізації на папері апостиля у формі електронного документа, документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.
( абзац третій пункту 14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Абзац четвертий пункту 14 виключено
( згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5, у зв'язку з цим абзац п'ятий вважати абзацом четвертим )
Роз'єднання (розірвання) апостиля з документом не допускається. У разі роз'єднання апостиля та документа, апостиль вважається недійсним.
15. Усі пункти апостиля та додаткова інформація під апостилем заповнюються українською мовою або за рішенням компетентного органу українською та іншими мовами одночасно.
16. Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.
17. У разі якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 форми апостиля вказуються прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) або прізвище та ініціал (ініціали), і посада особи, яка вища з них за посадою.
( пункт 17 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
18. Якщо в документі не передбачені підпис конкретної особи та її прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) або прізвище та ініціал (ініціали), а документ видано органом державної влади, підприємством, установою, організацією, у пункті 2 форми апостиля зазначається: "підпис не передбачений", а в пунктах 3 і 4 записується офіційне найменування органу державної влади, підприємства, установи, організації, які видали документ.
( абзац перший пункту 18 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Якщо документ видано органом державної влади, підприємством, установою, організацією, які не використовують у своїй діяльності печатку та/або штамп, у пункті 4 форми апостиля зазначається "не передбачено".
У журналі реєстрації проставлення апостиля зазначається інформація про цей орган державної влади, підприємство, установу, організацію.
19. Проставлення апостиля у формі спеціальної відмітки реєструється в окремому журналі або шляхом внесення інформації до бази даних відповідної інформаційної системи, де зазначаються:
( абзац перший пункту 19 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
порядковий номер, який відповідає пункту 8 форми апостиля;
відомості, зазначені у пунктах 6 і 7 форми апостиля;
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) або прізвище та ініціал (ініціали) особи, яка підписала поданий документ, посада або якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані, - найменування органу державної влади, підприємства, установи, організації, що проставили печатку або штамп (пункт 2 і 3 форми апостиля).
( абзац четвертий пункту 19 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Журнал реєстрації проставлення апостиля формується та зберігається на електронних носіях або в паперовому вигляді. У разі зберігання журналу реєстрації проставлення апостиля в паперовому вигляді він повинен бути прошнурований, пронумерований, скріплений печаткою та підписаний керівником відповідного підрозділу органу, що проставляє апостиль. На останній сторінці журналу зазначається: "У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано ____ аркушів".
У разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру або іншої інформаційної системи збирання, накопичення, захист, облік, відображення, оброблення відомостей про проставлені апостилі забезпечується за допомогою технічних і програмних засобів Реєстру або відповідної інформаційної системи.
( пункт 19 доповнено абзацом шостим згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
20. Журнали реєстрації проставлення апостиля зберігаються 25 років, документи про оплату послуги з проставлення апостиля та копії документів, що підтверджують право на звільнення від сплати, чи їх копій, засвідчених в установленому порядку - 3 роки.
21. На запит будь-якої заінтересованої особи посадова особа компетентного органу, що проставив апостиль, зобов'язана перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, унесеним до журналу реєстрації проставлення апостиля або бази даних відповідної інформаційної системи про проставлений апостиль, а в разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру - відомостям, що містяться в Реєстрі.
( пункт 21 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Додаток 1
до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав
(пункт 12)
Зразок апостиля
( додаток 1у редакції наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
Додаток 2
до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав
(пункт 12)
Додаткова інформація до апостиля
( Правила доповнено додатком 2 згідно з наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 06.05.2025 р. № 223/309/687/234/1217/5 )
____________