Про затвердження Стандарту N 3 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Організація та функціонування системи внутрішнього контролю в професійних учасниках, які є системно важливими професійними учасниками та які не є банками"

Відповідно до пункту 37-4 частини другої статті 7, пункту 13 частини першої статті 8 Закону України "Про державне регулювання ринків капіталу та організованих товарних ринків", статей 15-1, 21 Закону України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринку фінансових послуг" та частини шостої статті 76 Закону України "Про ринки капіталу та організовані товарні ринки" Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Стандарт № 3 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Організація та функціонування системи внутрішнього контролю в професійних учасниках, які є системно важливими професійними учасниками та які не є банками", що додається.

2. Якщо професійні учасники ринків капіталу та організованих товарних ринків, що функціонують у формі товариства з обмеженою відповідальністю або товариства з додатковою відповідальністю та в яких не створено наглядову раду або інший орган, відповідальний за здійснення нагляду, на підставі норм пункту 9 розділу ХIII "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про ринки капіталу та організовані товарні ринки" прийняли на загальних зборах учасників рішення про тимчасове, до 01 січня 2023 року, покладення виконання функцій органу, відповідального за здійснення нагляду, на загальні збори учасників, то до 01 січня 2023 року вимоги розділу II,глав 1, 2 розділу IV цього Стандарту не поширюються на загальні збори учасників, що виконують функції органу, відповідального за здійснення нагляду.

3. Вимоги пункту 3 глави 1 розділу III цього Стандарту застосовуються з 01 січня 2025 року. До 31 грудня 2024 року норми, зазначені у цьому пункті, можуть застосовуватися професійними учасниками, на яких поширюється дія цього Стандарту, на добровільних засадах.

4. Вимоги пункту 2, абзацу третього пункту 3 глави 2 розділу IV цього Стандарту, а також вимоги щодо використання при оцінюванні колективної придатності органу, відповідального за здійснення нагляду, напряму оцінювання, вказаного у рядку 8 таблиці додатка 3 до цього Стандарту, застосовуються з 01 січня 2025 року. До 31 грудня 2024 року норми, зазначені у цьому пункті, можуть застосовуватися професійними учасниками, на яких поширюється дія цього Стандарту, на добровільних засадах.

5. До 31 грудня 2024 року у тривалість досвіду роботи, яка визначена у пунктах 1-3 глави 4 розділу IV цього Стандарту, зараховується досвід роботи в фінансових установах та товарних біржах, з додержанням вказаних у цих пунктах вимог до тривалості досвіду роботи за визначеними сферами діяльності.

6. Професійні учасники ринків капіталу та організованих товарних ринків, на яких поширюється дія цього Стандарту, повинні привести свою діяльність у відповідність з вимогами абзацу третього пункту 1 глави 1 розділу V цього Стандарту до 31 грудня 2023 року та у відповідність з вимогами абзацу четвертого пункту 1 глави 1 розділу V цього Стандарту - до 31 грудня 2025 року. До настання зазначених у цьому пункті термінів професійні учасники можуть застосовувати норми, вказані у цьому пункті, на добровільних засадах.

7. Професійні учасники ринків капіталу та організованих товарних ринків, на яких поширюється дія цього Стандарту, повинні розробити та затвердити внутрішні документи, що передбачені цим Стандартом, а також подати офіційним каналом зв’язку до Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку копії затверджених внутрішніх документів, що відповідають вимогам цього Стандарту, протягом десяти робочих днів з дня затвердження останнього з них, але не пізніше 30 червня 2022 року (крім інструкцій та договорів, що регулюють права та обов’язки конкретних працівників, а також документів, що зазначаються тільки у тих вимогах цього Стандарту, обов’язок застосування яких або граничний термін приведення діяльності у відповідність з якими, згідно з цим рішенням, настає після 30 червня 2022 року).

Копія документа, зазначеного у пункті 2 цього рішення (у разі його прийняття загальними зборами учасників), повинна бути подана до Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку способом, у термін та у складі документів, що визначені у абзаці першому цього пункту.

Копії документів, розроблених та затверджених відповідно до вимог, обов’язок застосування яких або граничний термін приведення діяльності у відповідність з якими, згідно з цим рішенням, настає після 30 червня 2022 року, мають бути подані офіційним каналом зв’язку до Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку не пізніше 10 робочих днів після дня, визначеного цим рішенням як початок обов’язкового застосування таких вимог або як граничний термін приведення діяльності у відповідність з такими вимогами.

8. Департаменту методології корпоративного управління, корпоративних фінансів, фінансових інструментів на ринках капіталу та організованих товарних ринків (Пересунько Д.) забезпечити:

подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

9. Професійним учасникам ринків капіталу та організованих товарних ринків, які не є банками та які отримали статус системно важливого професійного учасника ринків капіталу та організованих товарних ринків, забезпечити приведення діяльності у відповідність з цим рішенням протягом строку, вказаного у рішеннях Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку про визначення системно важливих професійних учасників ринків капіталу та організованих товарних ринків.

10. Це рішення набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

11. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку Лібанова М.

1. Цей Стандарт є складовою частиною стандартів корпоративного управління (далі - Стандарти) в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків, що затверджуються Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку.

2. Цей Стандарт встановлює мінімальні вимоги щодо організації ефективного виконання завдань органу, відповідального за здійснення нагляду, а також функцій системи внутрішнього контролю в системно важливих професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків, а саме в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків, які є системно важливими професійними учасниками відповідно Закону України "Про ринки капіталу та організовані товарні ринки" та які не є банками. Статус системно важливого професійного учасника ринків капіталу та організованих товарних ринків набувається з дня оприлюднення затвердженого рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку переліку системно важливих професійних учасників ринків капіталу та організованих товарних ринків у термін до оприлюднення наступного за звітним затвердженого рішенням Комісії переліку системно важливих професійних учасників ринків капіталу.

3. У цьому Стандарті основні поняття та терміни вживаються у значеннях, наведених у Стандарті № 1 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Основні поняття та терміни", затвердженого рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 30 грудня 2021 року № 1288 (далі - Стандарт № 1).

1. В системно важливих професійних учасниках (далі - професійні учасники), незалежно від організаційно-правової форми, створюється колегіальний орган, відповідальний за здійснення нагляду, яким є наглядова рада.

2. Орган, відповідальний за здійснення нагляду, створюється вищим органом професійного учасника, що діє на підставі статуту та відповідного внутрішнього положення.

Кількісний та якісний склад органу, відповідального за здійснення нагляду, визначається професійним учасником з урахуванням особливостей діяльності професійного учасника, характеру та обсягів операцій, що здійснюються ним під час провадження професійної діяльності, ризикам, властивим професійному учаснику, та з додержанням наступних умов:

кількісний склад органу, відповідального за здійснення нагляду, становить не менше ніж 5 осіб, з яких не менш ніж одна третина є незалежними, при цьому кількість незалежних членів органу, відповідального за здійснення нагляду не може становити менше двох осіб та за умови дотримання професійним учасником вимог абзацу дев’ятого пункту 5 цієї глави, якщо вимоги до більшої кількості членів органу, відповідального за здійснення нагляду (наглядової ради), та до більшої кількості його незалежних членів не встановлені законом;

члени органу, відповідального за здійснення нагляду, відповідають мінімальним вимогам, встановленим у главах 1, 2 розділу IV цього Стандарту.

Порядок формування органу, відповідального за здійснення нагляду, професійних учасників (порядок внесення відповідних змін до статуту, порядок надання кандидатур у члени органу, спосіб голосування у вищому органі з цього питання, умови, за яких рішення вважається прийнятим, порядок зміни складу органу), встановлюється статутами таких товариств з урахуванням, в залежності від організаційно-правової форми, вимог Закону України "Про акціонерні товариства" або Закону України "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю".

3. Наглядова рада професійного учасника, крім інших завдань, визначених у Законі України "Про акціонерні товариства" та Законі України "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю", у якості органу, відповідального за здійснення нагляду, повинна виконувати наступні завдання:

1) встановлювати стратегічні цілі професійного учасника ринків капіталу та організованих товарних ринків, контролювати актуальність таких цілей та періодично оцінювати прогрес у їх досягненні;

2) затверджувати внутрішні документи, що регулюють діяльність органів управління професійного учасника (крім тих, що віднесені до виключної компетенції загальних зборів акціонерів (учасників) такого професійного учасника);

3) затверджувати внутрішні положення, що регулюють функціонування системи внутрішнього контролю, а також внутрішні політики щодо надання послуг клієнтам (крім документів нормативно-технічного характеру);

4) контролювати адекватність та ефективність виконання вимог внутрішніх документів, зазначених у підпунктах 2 та 3 цього пункту;

5) вживати відповідних заходів для усунення будь-яких недоліків, виявлених під час контролю.

4. Положення про наглядову раду професійного учасника, крім інших повноважень наглядової ради, повинно передбачати наявність наступних повноважень органу, відповідального за здійснення нагляду:

1) контроль здійснення професійним учасником професійної діяльності відповідно до отриманої ним ліцензії на провадження відповідного виду діяльності в межах професійної діяльності, включаючи професійні компетентності, загальні та спеціальні знання і досвід працівників професійного учасника, а також ресурси, процедури та механізми, необхідні для надання послуг та здійснення професійної діяльності, з урахуванням характеру, масштабу і складності діяльності професійного учасника та всіх вимог законодавства, яким він повинен відповідати;

2) затвердження та контроль виконання внутрішніх політик щодо продуктів та послуг, що пропонуються або надаються з урахуванням положення про управління ризиками та відповідно до характеристик і потреб клієнтів фірми, яким такі продукти та послуги пропонуються чи надаються;

3) затвердження та контроль виконання внутрішніх політик щодо проведення відповідного стрес-тестування у випадках, визначених законодавством;

4) затвердження та контроль виконання політики (положення) щодо винагороди осіб, які беруть участь у наданні послуг клієнтам, спрямованої на заохочення відповідального надання послуг, справедливого поводження з клієнтами, а також уникнення конфлікту інтересів у відносинах з клієнтами;

5) контроль цілісності фінансової звітності і системи подання звітності, в тому числі шляхом здійснення фінансового та операційного контролю;

6) затвердження та контроль організації комплаєнсу, управління ризиками та внутрішнього аудиту;

7) контроль розкриття інформації відповідно до вимог законодавства та надання інформації клієнтам;

8) контроль діяльності осіб, які здійснюють виконавчі функції, та керівників підрозділів системи внутрішнього контролю;

9) інші повноваження, необхідні для виконання завдань, визначених у пункті 3 цієї глави.

Зазначені у цьому пункті повноваження органу, відповідального за здійснення нагляду, не можуть передаватися іншим органам професійного учасника. Орган, відповідальний за здійснення нагляду може включити до порядку денного загальних зборів учасників (акціонерів) будь-яке питання, що віднесено до його компетенції, для вирішення питання загальними зборами учасників (акціонерів).

5. Орган, відповідальний за здійснення нагляду, професійного учасника з числа його членів створює постійно діючі комітети:

комітет з питань аудиту (аудиторський комітет);

комітет з питань визначення винагороди посадовим особам професійного учасника (комітет з винагород);

комітет з питань призначень;

комітет з управління ризиками.

Орган, відповідальний за здійснення нагляду, професійного учасника може створювати інші постійно діючі та тимчасові комітети.

До складу кожного комітету входить не менше трьох членів органу, відповідального за здійснення нагляду, професійного учасника.

Орган, відповідальний за здійснення нагляду, з числа його членів обов’язково визначає відповідальну особу, на яку покладено обов’язок із забезпечення реалізації функції комплаєнсу, або створює комітет з питань комплаєнсу. Зазначена відповідальна особа (комітет) забезпечує належний вплив органу, відповідального за здійснення нагляду, на функціонування підсистеми комплаєнсу у відповідності до вимог цього Стандарту та звітує про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на рік.

Комітет з питань аудиту, комітет з управління ризиками, комітет з винагород і комітет з питань призначень очолюють члени органу, відповідального за здійснення нагляду, які є незалежними членами. Більшість членів зазначених комітетів повинні становити незалежні члени.

Комітет з питань аудиту та комітет з управління ризиками можуть бути об’єднаними.

Комітет з питань призначень та комітет з винагород можуть бути об’єднаними.

6. У разі, якщо організаційна структура системи внутрішнього контролю професійного учасника в частині здійснення органом, відповідальним за здійснення нагляду, функцій комітету з управління ризиками та/або комітету з питань аудиту та/або комітету з питань призначень та/або комітету з винагород перестає відповідати особливостям виду професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, характеру та обсягам операцій, що здійснюються ним під час провадження такої діяльності, а також ризикам, властивим такій діяльності та не забезпечує ефективного функціонування системи внутрішнього контролю, професійний учасник зобов’язаний якнайшвидше (в мінімально можливий розумний строк) внести до організаційної структури системи внутрішнього контролю відповідні зміни.

Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку, у разі наявності достатніх підстав, підтверджених відповідними документами, вважати, що система внутрішнього контролю професійного учасника або будь-якої з її підсистем функціонує неефективно, має право видати розпорядження про усунення порушень законодавства, а саме зобов’язати професійного учасника усунути вказане порушення шляхом приведення організаційної структури системи внутрішнього контролю або якоїсь з її підсистем у відповідність до вимог абзаців першого - п’ятого пункту 5 цієї глави (тобто без застосування положень абзаців десятого та/або одинадцятого пункту 5 цієї глави).

7. Рішення про утворення комітету (визначення відповідальної особи), про перелік питань, які передаються йому (їй) для вивчення й підготовки (предмет відання), про затвердження внутрішнього положення, що регулює діяльність комітету (відповідальної особи), та про персональний склад комітету приймаються органом, відповідальним за здійснення нагляду, відповідно до статуту та положення про наглядову раду.

Можливості об’єднання функцій комітетів визначаються з урахуванням вимог, встановлених у пункті 5 цієї глави та у додатку 1 до цього Стандарту.

Один член органу, відповідального за здійснення нагляду, не може очолювати більше одного комітету або бути одночасно керівником комітету та відповідальною особою, на яку покладені обов’язки забезпечення реалізації функції комплаєнсу.

8. Орган, відповідальний за здійснення нагляду, професійного учасника приймає рішення з питань попередньо підготовлених комітетом, зазначеним у абзацах другому - п’ятому та у абзаці восьмому пункту 5 цієї глави, виключно на підставі та в межах пропозицій такого комітету, оформлених відповідним проєктом рішення органу, відповідального за здійснення нагляду. Мотивоване рішення органу, відповідального за здійснення нагляду, про відхилення пропозиції комітету надається органом, відповідальним за здійснення нагляду комітету для повторної підготовки комітетом пропозиції.

У разі відсутності пропозицій від такого комітету орган, відповідальний за здійснення нагляду, не має права приймати рішення з питань, що готуються комітетами для розгляду органом, відповідальним за здійснення нагляду.

Внутрішніми документами професійного учасника може бути передбачений порядок розгляду (повторного розгляду) питання комітетом під час засідання органу, відповідального за здійснення нагляду.

Відповідно до такого порядку рішення комітету вважається зміненим (прийнятим), якщо за рішення органу, відповідального за здійснення нагляду, яке є відмінним за змістом від пропозиції комітету (або при неотриманні від комітету пропозиції у встановлений строк), проголосувала необхідна для прийняття рішення більшість його членів, до якої, у тому числі, входить або більшість незалежних членів, обраних до складу органу, або всі незалежні члени органу, які входять до складу комітету, що готував (повинен був готувати) пропозицію.

У разі, якщо внутрішніми документами професійного учасника для комітету з управління ризиками та/або комітету з питань комплаєнсу не передбачена вимога про наявність у їх складі незалежних членів органу, відповідального за здійснення нагляду (або їх більшості), та, у зв’язку з цим, такі особи у складі комітету відсутні (або не складають більшості), то рішення комітету вважається зміненим (прийнятим), якщо за рішення органу, відповідального за здійснення нагляду, яке є відмінним за змістом від пропозиції комітету (або при неотриманні від комітету пропозиції у встановлений строк), проголосувала необхідна для прийняття рішення більшість його членів, до якої, у тому числі, входить більшість членів комітету, що готував (повинен був готувати) пропозицію.

Порядок, зазначений у абзацах третьому - п’ятому цього пункту не може бути застосований, якщо питання взагалі не передавалося заздалегідь на розгляд комітету.

Вимоги цього пункту не поширюються на випадок, коли орган, відповідальний за здійснення нагляду, згідно з умовами пункту 5 цієї глави, самостійно здійснює функції, що відносяться до предмету відання комітету з питань комплаєнсу з визначенням відповідальної особи за реалізацію функції комплаєнсу.

9. Професійний учасник повинен забезпечити, щоб голова та члени органу, відповідального за здійснення нагляду, у тому числі голови та члени комітетів або відповідальна особа, на яку покладено обов’язок із забезпечення реалізації функції комплаєнсу (у разі нестворення відповідного комітету), приділяли достатньо часу забезпеченню виконання, покладених на них функцій, та були здатними виконувати свої обов’язки, не спричиняючи перерви у діяльності професійного учасника, в тому числі в періоди особливої активізації діяльності (зокрема, під час реструктуризації або реорганізації професійного учасника, зміни його фактичної адреси або виникнення кризової ситуації за одним чи кількома напрямками діяльності професійного учасника).

При оцінці, чи може посадова особа приділяти достатньо часу для виконання своїх функцій, професійний учасник враховує щонайменше наступні аспекти:

характер посади та обов’язки у професійному учаснику;

кількість і професійну спрямованість посад у інших юридичних особах, які такі особи обіймають одночасно з посадами у професійному учаснику;

розмір, характер, обсяг і складність діяльності юридичної особи, в якій такі особи обіймають посади, якщо такі посади є керівними;

середню кількість та тривалість запланованих засідань органу управління професійного учасника;

зустрічі, які необхідно проводити, зокрема, з органами влади чи іншими внутрішніми або зовнішніми зацікавленими сторонами поза офіційним графіком засідань органу управління професійного учасника;

місце проживання таких осіб та час на переїзди, необхідний для виконання ними своїх обов’язків;

іншу професійну чи політичну діяльність таких осіб, а також будь-які інші функції та напрямки діяльності як на ринках капіталу та організованих товарних ринках, так і поза ними;

необхідність навчання;

інші відповідні обов’язки, які професійний учасник вважає за необхідне враховувати.

До призначення вищезазначених осіб, професійні учасники зобов’язані визначити та закріпити у своїх внутрішніх документах мінімальну норму часу, який такі особи зобов’язані будуть виділяти для виконання покладених на них функцій в органі, відповідальному за здійснення нагляду. Визначення такої мінімальної норми часу здійснюється з урахуванням витрат часу на виконання обов’язків, зазначених у абзацах третьому, шостому, сьомому, десятому цього пункту та інших обов’язків у професійному учаснику, які професійний учасник вважає за необхідне враховувати.

До вступу на посади зазначені вище особи мають бути ознайомленими професійним учасником та/або особами, які діють у його інтересах з таким внутрішнім документом під підпис або іншим способом, прийнятим у професійному учаснику для документованого інформаційного обміну з такими особами. Вищезазначені особи зобов’язані повідомляти професійного учасника про зміни, що стосуються аспектів, які були враховані при оцінці їх спроможності приділяти достатньо часу виконанню обов’язків у професійному учаснику та про зміни, що стосуються аспектів, які були враховані при визначенні мінімальної норми часу, що є достатнім для виконання їх функцій у професійному учаснику. При отриманні таких повідомлень та/або відомостей з інших джерел про зміни, що стосуються аспектів, які були враховані при визначенні мінімальної норми часу, професійний учасник забезпечує розгляд питання про зміну визначеної норми часу. При отриманні відомостей, які свідчать про неможливість з боку посадової особи приділяти достатньо часу виконанню своїх обов’язків, професійний учасник повинен розглянути питання щодо заміни такої особи або щодо врегулювання питання іншим чином, зокрема, шляхом перерозподілу обов’язків.

Вимоги, зазначені у абзаці тринадцятому цього пункту, стосуються також голови та членів колегіального виконавчого органу (особи, яка здійснює повноваження одноосібного виконавчого органу), а також представників, уповноважених такими особами на вчинення правочинів, пов’язаних з провадженням господарської діяльності професійного учасника.

1. До предмета відання (функцій) комітету з управління ризиками належать:

1) розгляд та затвердження розробленого підрозділом з управління ризиками проєкту політики (положення) про управління ризиками або проєкту змін до такої політики (положення), надання рекомендацій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо його затвердження;

2) здійснення на постійній основі перевірки адекватності політики (положення) про управління ризиками та ефективності її застосування працівниками та особами, що здійснюють виконавчі функції;

3) надання органам управління професійного учасника рекомендацій щодо схильності та стійкості професійного учасника до поточних та майбутніх ризиків та допомоги з питань здійснення контролю за виконанням працівниками професійного учасника положення про управління ризиками та внутрішніх документів та процедур, розроблених на його виконання;

4) здійснення перевірки врахування у вартості (ціні) послуг, пропонованих клієнтам, ризиків, визначених у бізнес-плані (бізнес-стратегії), і норм положення про управління ризиками професійного учасника;

5) інші питання, передбачені законодавством, цим Стандартом, статутом професійного учасника та/або положенням про комітет, які відповідають напряму діяльності комітету.

У разі якщо ціноутворення на послуги не відображає належним чином ризики відповідно до бізнес-плану (бізнес-стратегії) та стратегії управління ризиками професійного учасника, комітет з управління ризиками повинен надавати органу, відповідальному за здійснення нагляду, план виправлення такої невідповідності.

Предмет відання комітету з управління ризиками може бути об’єднаний з предметом відання комітету з питань аудиту (аудиторського комітету).

2. Члени комітету з управління ризиками повинні мати відповідні знання, навички та рівень кваліфікації, достатні для забезпечення належного контролю в сфері управління ризиками, у тому числі для того, щоб повністю розуміти зміст положення про управління ризиками і контролювати його належне виконання.

3. Члени комітету з управління ризиками мають необмежений доступ до інформації про ризики професійного учасника і про діяльність підрозділу з управління ризиками та можуть звертатися за консультацією з питань управління ризиками до зовнішніх експертів.

У разі надання члену комітету з управління ризиками інформації з обмеженим доступом, така особа зобов’язана забезпечити дотримання режиму користування та розкриття такої інформації, встановленого законодавством та внутрішніми документами професійного учасника.

Орган, відповідальний за здійснення нагляду, та комітет з управління ризиками визначають характер, кількість, формат і періодичність надання інформації про ризики в діяльності професійного учасника, яку повинен отримувати орган, відповідальний за здійснення нагляду. З метою надання допомоги у створенні адекватної політики (положення) з питань винагороди комітет з управління ризиками, незалежно від наявності та функціонування комітету з винагород, повинен дослідити, чи стимули, передбачені системою оплати праці, беруть до уваги ризики, капітал, ліквідність, ймовірність і терміни отримання професійним учасником доходу та прибутку.

Комітет з управління ризиками доповідає органу, відповідальному за здійснення нагляду, про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на шість місяців.

1. До предмета відання (функцій) комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) щодо організації внутрішнього аудиту належать:

1) здійснення моніторингу цілісності фінансової інформації, що надається професійним учасником, зокрема перегляд відповідності та послідовності бухгалтерських методів, що використовуються професійним учасником та юридичними особами, що перебувають під контролем професійного учасника;

2) оцінка результативності (ефективності) систем внутрішнього контролю професійного учасника (внутрішнього аудиту відповідно до міжнародних стандартів професійної практики внутрішнього аудиту), в тому числі підсистем управління ризиками та комплаєнсу;

3) перегляд не рідше ніж одного разу на рік ефективності здійснення функції внутрішнього аудиту та систем внутрішнього контролю професійного учасника, в тому числі підсистем управління ризиками та комплаєнсу;

4) надання рекомендацій щодо підбору, призначення, перепризначення та звільнення керівника підрозділу з внутрішнього аудиту та керівника підрозділу бюджету або іншого підрозділу, до компетенції якого належить питання бюджетування (у разі створення підрозділу з питань бюджетування);

5) складання проєкту бюджету органу, відповідального за здійснення нагляду, та підрозділів системи внутрішнього контролю професійного учасника та надання такого бюджету на затвердження органу, відповідального за здійснення нагляду;

6) моніторинг процесу складання фінансової звітності та надання рекомендацій і пропозицій щодо забезпечення достовірності інформації;

7) контроль за забезпеченням організаційної незалежності підрозділу з внутрішнього аудиту, періодичний перегляд внутрішніх документів та процедур професійного учасника з цього питання та підготовка рекомендацій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо вдосконалення таких внутрішніх документів та процедур;

8) здійснення моніторингу виконання рекомендацій внутрішнього аудиту, наданих за результатами проведених перевірок;

9) інші питання, передбачені законодавством, цим Стандартом, статутом професійного учасника та/або положенням про комітет, які відповідають напряму діяльності комітету.

2. До предмету відання (функцій) комітету з питань аудиту щодо зовнішнього суб’єкта аудиторської діяльності (аудитора, аудиторської фірми), залученого професійним учасником, належать:

1) надання рекомендацій органу, відповідальному за здійснення нагляду, або акціонерам (учасникам) щодо підбору, призначення, перепризначення та звільнення зовнішнього аудитора (аудиторської фірми), як в частині процедур, так і в частині конкретних кандидатур, а також щодо умов договору з аудитором (аудиторською фірмою);

2) моніторинг виконання завдань з обов’язкового аудиту фінансової звітності або обов’язкового аудиту фінансової звітності підприємства, що становлять суспільний інтерес, у разі належності професійного учасника до таких підприємств (обов’язковий аудит);

3) контроль незалежності та об’єктивності зовнішнього аудитора (аудиторської фірми) відповідно до міжнародних стандартів контролю якості, аудиту, огляду, іншого надання впевненості та супутніх послуг;

4) встановлення та застосування офіційного визначення політики, видів послуг, які не підлягають аудиту та які виключені або допустимі після перевірки комітетом або допустимі без рекомендації комітету;

5) перегляд ефективності процесу зовнішнього аудиту та швидкості реагування органів управління професійного учасника на рекомендації, надані у письмовій формі зовнішнім аудитором (аудиторською фірмою);

6) дослідження обставин, що можуть бути підставою для припинення дії договору із зовнішнім аудитором (аудиторською фірмою), та надання рекомендацій щодо дій, які необхідно вчинити професійному учаснику з огляду на їх існування;

7) інформування органів управління професійного учасника про результати обов’язкового аудиту та надання пояснень, як обов’язковий аудит сприяє цілісності фінансової звітності й якою була роль комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) в цьому процесі;

8) інші питання, передбачені законодавством, цим Стандартом, статутом професійного учасника та/або положенням про комітет.

3. Предмет відання комітету з питань аудиту може бути об’єднаний з предметом відання комітету з управління ризиками.

4. Голова комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) повинен мати кваліфікацію, вимоги до якої встановлені у пункті 2 глави 2 розділу IV цього Стандарту.

Члени комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) повинні мати відповідні знання та професійний досвід, щоб повністю розуміти, контролювати та оцінювати ефективність систем професійного учасника, механізмів та заходів комплаєнсу, внутрішнього аудиту та управління ризиками, їх відповідність вимогам законодавства, особливостям виду професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, характеру та обсягам операцій, що здійснюються професійним учасником під час провадження такої діяльності, а також ризикам, властивим такій діяльності.

5. Члени комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) мають необмежений доступ в повному обсязі до інформації щодо бухгалтерського обліку професійного учасника (у тому числі до первинних облікових документів), його фінансової діяльності, а також до всієї інформації, пов’язаної з проведенням зовнішнього аудиту.

У разі надання члену комітету з питань аудиту (аудиторського комітету) інформації з обмеженим доступом, така особа зобов’язана забезпечити дотримання режиму користування та розкриття такої інформації, встановленого законодавством та внутрішніми документами професійного учасника.

6. Комітет з питань аудиту доповідає органу, відповідальному за здійснення нагляду, про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на шість місяців.

1. До предмета відання (функцій) комітету з питань призначень належать:

1) розроблення та періодичний перегляд політики (положення) професійного учасника з питань призначень;

2) визначення та рекомендування до схвалення органом, відповідальним за здійснення нагляду, кандидатур на заміщення вакантних посад у виконавчому органі, а у випадках, передбачених статутом або внутрішніми документами професійного учасника,- інших вакантних посад, оцінювання рівня компетенції членів (кандидатів у члени) органу, відповідального за здійснення нагляду;

3) періодичне оцінювання структури, розміру, складу та роботи виконавчого органу та надання рекомендацій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо змін;

4) періодичне оцінювання членів виконавчого органу на відповідність кваліфікаційним вимогам та звітування щодо зазначеного питання органу, відповідальному за здійснення нагляду, професійного учасника;

5) розроблення плану наступництва для посад голови та членів органу, відповідального за здійснення нагляду, внесення у разі, якщо це передбачено внутрішніми документами професійного учасника, пропозицій акціонерам (учасникам) щодо кандидатур на посади членів органу, відповідального за здійснення нагляду;

6) розроблення плану наступництва для посад виконавчого органу професійного учасника, забезпечення наявності у виконавчого органу належного плану наступництва інших осіб, які здійснюють управлінські функції в професійному учаснику;

7) надання органу, відповідальному за здійснення нагляду, рекомендацій щодо персонального складу кожного з його комітетів (у разі нестворення комітету з питань комплаєнсу - щодо кандидатури відповідальної особи, на яку покладаються обов’язки забезпечення виконання функцій комітету), розробка опису компетенцій для посад осіб, що здійснюють управлінські функції, оцінювання необхідних витрат часу на виконання обов’язків голови або члену комітету (відповідальної особи), а також періодичної ротації членів органу, відповідального за здійснення нагляду, між комітетами;

8) розроблення та надання органу, відповідальному за здійснення нагляду, для затвердження правил (кодексу) етичної поведінки посадових осіб органів професійного учасника, які, зокрема, можуть бути складовою частиною Кодексу корпоративного управління професійного учасника або політики (положення) з питань призначень, та регулюють питання конфлікту інтересів, конфіденційності, чесного ведення справ, захисту та належного використання активів професійного учасника, дотримання вимог застосовуваного законодавства та внутрішніх документів, а також необхідність надання органу, відповідальному за здійснення нагляду, інформації про відомі факти порушень вимог законодавства або етичних норм;

9) забезпечення проведення програм з професійної орієнтації та навчання для членів органу, відповідального за здійснення нагляду, та виконавчого органу, необхідних для ефективного виконання ними своїх обов’язків у запроваджуваній в професійного учасника моделі корпоративного управління;

10) інші питання, передбачені законодавством, цим Стандартом, статутом професійного учасника та/або положенням про комітет, які відповідають напряму діяльності комітету.

Питання, передбачені підпунктом 8 цього пункту, можуть передаватись до предмета відання комітету з питань етики (у разі його створення).

2. Предмет відання комітету з питань призначень може бути об’єднаний з предметом відання комітету з винагород.

3. Комітет з питань призначень також повинен вивчати політику виконавчого органу професійного учасника щодо добору та призначення осіб, які здійснюють управлінські функції в професійному учаснику.

Пропозиції щодо призначення посадових осіб професійного учасника, призначення яких належить до компетенції органу, відповідального за здійснення нагляду, відповідно до закону чи статуту професійного учасника, мають бути попередньо погоджені комітетом з питань призначень.

Голова колегіального виконавчого органу (одноосібний виконавчий орган) професійного учасника при призначенні осіб, які здійснюють управлінські функції, має погоджувати їхні кандидатури з комітетом з питань призначень.

4. Члени комітету з питань призначень повинні мати відповідні знання, навички та професійний досвід, необхідні для розробки та підтримання в актуальному та адекватному стані політики (внутрішнього положення) професійного учасника з питань призначень. При виконанні своїх обов’язків комітет з питань призначень може звертатися за консультацією з питань призначень до зовнішніх експертів.

5. Комітет з питань призначень доповідає органу, відповідальному за здійснення нагляду, про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на рік.

1. До предмета відання (функцій) комітету з винагород належать:

1) розроблення та періодичний перегляд політики (положення) професійного учасника з питань винагороди;

2) внесення пропозицій акціонерам (учасникам) щодо винагороди членів органу, відповідального за здійснення нагляду;

3) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо винагороди членів виконавчого органу. Такі пропозиції повинні стосуватися форм винагороди, включаючи, зокрема, фіксовану винагороду, змінну винагороду, добровільне пенсійне забезпечення або схеми дострокових пенсійних виплат та компенсацію при звільненні. Пропозиції щодо схем винагороди за досягнутими результатами повинні супроводжуватися рекомендаціями щодо відповідних цілей та критеріїв оцінки;

4) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо індивідуальної винагороди, що надається члену виконавчого органу, гарантуючи їх сумісність з політикою винагороди, прийнятою професійним учасником, та їх відповідність оцінці роботи зазначених членів;

5) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо форм та істотних умов договорів та контрактів для членів виконавчого органу;

6) надання пропозицій до органу, відповідального за здійснення нагляду, щодо ключових показників результативності (ефективності) членів виконавчого органу товариства, критеріїв та процедур періодичної оцінки їх виконання членами виконавчого органу професійного учасника;

7) надання загальних рекомендацій виконавчому органу щодо рівня та структури винагороди для осіб, які здійснюють управлінські функції;

8) контроль рівня та структури винагороди для осіб, які здійснюють управлінські функції, базуючись на достовірній інформації, наданій виконавчим органом;

9) інші питання, передбачені законодавством, цим Стандартом, статутом професійного учасника та/або положенням про комітет, які відповідають напряму діяльності комітету.

2. Предмет відання комітету з винагород може бути об’єднаний з предметом відання комітету з питань призначень.

3. У разі якщо професійним учасником застосовуються механізми стимулювання шляхом участі у капіталі осіб, які здійснюють управлінські функції, та інших працівників професійного учасника, до компетенції комітету також належать:

1) надання пропозицій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо загальної політики використання таких механізмів;

2) визначення обсягу інформації, що надається з цього питання у річному звіті з урахуванням вимог законодавства;

3) надання пропозицій органу, відповідальному за здійснення нагляду, щодо механізмів такого стимулювання з аргументуванням таких пропозицій.

4. Члени комітету з винагород повинні мати відповідні знання, навички та професійний досвід, необхідні для розробки та підтримання в актуальному та адекватному стані політики (внутрішнього положення) професійного учасника з питань винагороди.

5. Комітет з винагород доповідає органу, відповідальному за здійснення нагляду, про результати своєї діяльності не рідше ніж одного разу на рік.

1. Система внутрішнього контролю є складовою частиною системи корпоративного управління професійного учасника та включає підсистеми:

1) комплаєнсу;

2) управління ризиками;

3) внутрішнього аудиту.

У функціонуванні кожної із зазначених у підпунктах 1-3 цього пункту підсистем задіяні:

орган, відповідальний за здійснення нагляду, що утворює кожну з підсистем та регулює її подальше функціонування;

відповідний комітет органу, відповідального за здійснення нагляду, що забезпечує здійснення нагляду за функціонуванням підсистеми та готує проєкти рішень органу, відповідального за здійснення нагляду, згідно до предмету відання комітету та відповідальна особа, на яку покладено обов’язок із забезпечення реалізації функції комплаєнсу (у разі не створення відповідного комітету);

відповідний підрозділ системи внутрішнього контролю, що в залежності від напряму своєї діяльності виконує функції, визначені у главах 2, 3 або 4 цього розділу;

особи, які здійснюють виконавчі функції, та, згідно з розподілом обов’язків, зобов’язані забезпечувати підсистему необхідними інформаційними та матеріальними ресурсами, виконувати під час керівництва поточною діяльністю професійного учасника вимоги відповідних політик (положень) з питань внутрішнього контролю та здійснювати належне управління ризиками в ході здійснення професійної діяльності.

У функціонуванні системи внутрішнього контролю професійного учасника приймають участь також інші комітети органу, відповідального за здійснення нагляду, предмет відання яких пов’язаний із здійсненням нагляду за виконанням внутрішніх політик (положень) професійного учасника та управлінням тими чи іншими ризиками його діяльності (комітет з питань призначень, комітет з винагород, комітет з питань етики тощо).

Система внутрішнього контролю професійного учасника створюється з урахуванням особливостей виду професійної діяльності, характеру та обсягів операцій, що здійснюються професійним учасником під час провадження такої діяльності, а також ризиків, властивих такій діяльності.

Професійні учасники зобов’язані здійснювати контроль за функціонуванням такої системи в порядку, встановленому внутрішніми документами.

Створення професійним учасником системи внутрішнього контролю та забезпечення функціонування такої системи є невід’ємною частиною його професійної діяльності.

2. Професійний учасник під час визначення організаційної структури системи внутрішнього контролю враховує необхідність забезпечення взаємозамінності працівників з метою уникнення негативного впливу на ефективність функціонування такої системи в разі тимчасової відсутності працівника або його звільнення.

Професійний учасник забезпечує наявність належної кількості кваліфікованих і досвідчених працівників, виходячи з потреб організаційної структури системи внутрішнього контролю, напрямів діяльності та ризиків професійного учасника.

Організаційна структура системи внутрішнього контролю професійного учасника має складатися з:

органу, відповідального за здійснення нагляду;

комітетів органу, відповідального за здійснення нагляду, та/або відповідальних осіб, на яких покладаються обов’язки забезпечення функцій відповідного комітету;

виконавчого органу;

підрозділу комплаєнсу (комплаєнс-підрозділу);

підрозділу з управління ризиками;

підрозділу з внутрішнього аудиту.

Положення про виконавчий орган професійного учасника повинно встановлювати обов’язки цього органу щодо ефективного управління ризиками поточної діяльності, а також щодо своєчасного надання до системи внутрішнього контролю повної та достовірної інформації про діяльність професійного учасника та її ризики.

Організаційна структура системи внутрішнього контролю професійного учасника є складовою частиною його організаційної структури.

3. Професійні учасники, на яких поширюється дія цього Стандарту, повинні створити наступні самостійні структурні підрозділи: підрозділ, який виконує функції комплаєнсу, підрозділ, який виконує функції з управління ризиками, підрозділ, який виконує функції внутрішнього аудиту (без можливості передання функцій цих підрозділів для одноосібного виконання комплаєнс-менеджером, ризик-менеджером, внутрішнім аудитором), та забезпечувати їх ефективну діяльність (додаток 1).

4. У разі, якщо за оцінкою органу, відповідального за здійснення нагляду, організаційна структура системи внутрішнього контролю професійного учасника в частині здійснення функцій комплаєнсу та/або управління ризиками, та/або внутрішнього аудиту перестає відповідати особливостям виду професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, характеру та обсягам операцій, що здійснюються ним під час провадження такої діяльності, а також ризикам, властивим такій діяльності та не забезпечує ефективного функціонування системи внутрішнього контролю, професійний учасник зобов’язаний якнайшвидше (в мінімально можливий розумний строк) внести до організаційної структури системи внутрішнього контролю відповідні зміни.

5. Функції підрозділів, зазначених у пункті 3 цієї глави, не можуть об’єднуватися.

6. Структурні підрозділи системи внутрішнього контролю, підпорядковуються органу, відповідальному за здійснення нагляду, та звітують перед ним.

7. Професійні учасники повинні здійснювати функції з управління ризиками, комплаєнсу та внутрішнього аудиту самостійно та забезпечувати відповідність належного виконання зазначених функцій.

Професійні учасники можуть передавати окремі завдання або процеси в рамках функцій системи внутрішнього контролю на аутсорсинг тільки у випадках, в порядку та на умовах, визначених нормативно-правовим актом Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

8. Відомості щодо системи внутрішнього контролю подаються до Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку у порядку та строки, визначені нормативно-правовими актами Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку з питань ліцензування та провадження ліцензійної діяльності.

1. Професійний учасник повинен розробити, запровадити, підтримувати адекватні внутрішні документи та процедури, спрямовані на виявлення будь-яких комплаєнс-ризиків в рамках провадження ним професійної діяльності, а також вживати ефективні та адекватні заходи, спрямовані на мінімізацію зазначених ризиків та сприяння здійсненню Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку ефективного нагляду за таким учасником. При цьому професійні учасники повинні брати до уваги економічну сутність, обсяг та складність операцій, які ними здійснюються, та перелік послуг, які надаються в рамках такої діяльності.

2. З метою забезпечення виконання вимог, передбачених пунктом 1 цієї глави, професійні учасники повинні створити та підтримувати постійно діючий та ефективний комплаєнс-підрозділ, який діє незалежно від функціональних підрозділів професійного учасника на підставі положення про комплаєнс-підрозділ, затвердженого органом, відповідальним за здійснення нагляду, та виконує наступні функції:

1) в межах повноважень, визначених цим Стандартом та внутрішніми політиками (положеннями) професійного учасника, приймає участь у забезпеченні розробки, запровадження, актуалізації та контролю внутрішніх документів та процедур, що регламентують усі внутрішні процеси, пов’язані з провадженням професійної діяльності та спрямовані на дотримання таким професійним учасником вимог:

законодавства про ринки капіталу та організовані товарні ринки;

стандартів, правил, інших внутрішніх документів саморегулівної організації, членом якої є такий професійний учасник;

правил організованого ринку, учасником якого є такий професійний учасник або на якому його цінні папери допущені до торгів;

бізнес-плану (бізнес-стратегії), ухваленого органом, відповідальним за здійснення нагляду, професійного учасника;