Про затвердження Методики проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану

Відповідно до підпункту 47 пункту 4, пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, Стратегії реформування державного управління України на 2022-2025 роки, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 21 липня 2021 року № 831-р, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Методику проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану, що додається.

2. Генеральному департаменту з питань політики оплати праці та функціонального розвитку державної служби в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови НАДС відповідно до розподілу обов’язків та повноважень.

1. Ця Методика визначає загальні вимоги до проведення функціонального аудиту з метою підвищення ефективності державного управління та державної служби шляхом аналізу функцій органів виконавчої влади в умовах воєнного стану та визначення можливостей оптимізації їх штатної чисельності.

Цю Методику розроблено для використання керівниками органів виконавчої влади, працівниками служб управління персоналом, керівниками самостійних структурних підрозділів та іншими державними службовцями органу виконавчої влади, які залучені до проведення функціонального аудиту.

2. У цій Методиці терміни вживаються в таких значеннях:

критерії визначення актуальності функцій - перелік ознак щодо розмежування та поділу функцій органу виконавчої влади на категорії для цілей цієї Методики;

функціональний аудит - процес визначення критичних, актуальних та неактуальних функцій органу виконавчої влади з метою підготовки пропозицій щодо їх збереження або виключення, необхідності виконання або невиконання в умовах воєнного стану.

Інші терміни, зазначені у цій Методиці, вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про державну службу", Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В", затвердженому наказом Національного агентства України з питань державної служби від 11 вересня 2019 року № 172-19, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 30 вересня 2019 року за № 1077/34048, інших актах законодавства.

3. Функціональний аудит здійснюється з дотриманням таких принципів:

ефективність - результат функціонального аудиту передбачає підготовку пропозицій щодо мінімально необхідної кількості посад для реалізації критичних та актуальних функцій;

неупередженість - функціональному аудиту підлягають функції самостійних структурних підрозділів органів виконавчої влади та посад державної служби категорії "В", визначених структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу без урахування їх персонального складу, особистого ставлення керівництва та особистих переконань суб’єкта проведення;

обґрунтованість - функціональний аудит здійснюється з урахуванням положення про орган виконавчої влади, положень про самостійні структурні підрозділи або, за їх відсутності, типових положень про структурні підрозділи органів виконавчої влади.

4. Основні результати функціонального аудиту:

обґрунтоване визначення критичних та актуальних функцій;

виключення або перегляд неактуальних та застарілих функцій;

усунення дублювання функцій між структурними підрозділами;

підготовка переліку функцій, які необхідно автоматизувати;

визначення типів виконуваних функцій;

визначення форм роботи працівників в умовах воєнного стану;

підготовка пропозицій щодо оптимізації штатної чисельності органу виконавчої влади;

розрахунок економії видатків на утримання органу виконавчої влади та оплату праці.

Результатом застосування цієї Методики не може бути збільшення штатної чисельності органу виконавчої влади.

5. Учасниками проведення функціонального аудиту є:

керівник органу виконавчої влади;

служба управління персоналом;

структурний підрозділ уповноважений на проведення функціонального аудиту (у разі визначення);

бухгалтерська служба;

керівники самостійних структурних підрозділів та державні службовці категорії "В", визначені структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу (далі - керівники самостійних структурних підрозділів).

1. Етапи проведення функціонального аудиту:

1) підготовчий:

визначення відповідального структурного підрозділу за проведення функціонального аудиту;

визначення строків проведення функціонального аудиту;

інформування працівників органу виконавчої влади про мету, строки та етапи проведення функціонального аудиту.

2) практичний:

заповнення анкети функціонального аудиту відповідно до інструкції.

3) аналітичний:

первинне опрацювання отриманих результатів функціонального аудиту;

проведення уточнюючих інтерв’ю з керівниками самостійних структурних підрозділів;

підготовка звіту за результатами функціонального аудиту.

2. Організація проведення функціонального аудиту органу виконавчої влади здійснюється шляхом видання керівником органу виконавчої влади наказу, в якому зазначається дата початку, строк проведення функціонального аудиту та відповідальний структурний підрозділ.

3. Відповідальним структурним підрозділом за проведення функціонального аудиту визначається служба управління персоналом або інший структурний підрозділ уповноважений на проведення функціонального аудиту (далі - уповноважений структурний підрозділ) за рішенням керівника органу виконавчої влади.

4. Критерії визначення уповноваженого структурного підрозділу:

розуміння пріоритетів роботи органу виконавчої влади у період воєнного стану;

знання робочих процесів у межах органу виконавчої влади;

ділова репутація керівника самостійного структурного підрозділу.

5. Уповноважений структурний підрозділ забезпечує ознайомлення, надсилання та заповнення Анкети функціонального аудиту (далі - Анкета) згідно із додатком 1 до цієї Методики, яка складається з двох частин:

Форма 1. Інформація про орган виконавчої влади (далі - Форма 1).

Форма 2. Інформація про структурний підрозділ (далі - Форма 2)

6. Анкета заповнюється у форматі XLSX (XLS) відповідно до Інструкції заповнення Анкети функціонального аудиту згідно з додатком 2 до цієї Методики.

Форма 1 Анкети заповнюється уповноваженим структурним підрозділом разом із керівником органу виконавчої влади.

Форма 2 Анкети заповнюється керівниками самостійних структурних підрозділів та передається для узагальнення уповноваженому структурному підрозділу.

7. Первинне опрацювання результатів функціонального аудиту передбачає узагальнення отриманої інформації та підготовку Довідки щодо первинних результатів функціонального аудиту (далі - Довідка) шляхом заповнення таблиць у форматі XLSX (XLS) згідно з додатком 3 до цієї Методики.

Довідка заповнюється уповноваженим структурним підрозділом щодо кожного самостійного структурного підрозділу та посад державної служби категорії "В", визначених структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу, відповідно до Інструкції заповнення Довідки щодо первинних результатів функціонального аудиту згідно з додатком 4 до цієї Методики.

8. Довідка містить пропозиції щодо:

категорій актуальності функцій та форм їх виконання;

кількості працівників щодо яких пропонується оголосити простій на період дії воєнного стану;

оптимальної штатної чисельності працівників.

Підготовлені пропозиції надаються на розгляд керівникам самостійних структурних підрозділів, які, за необхідності, пропонують зміни та уточнюють інформацію.

9. Уповноваженим структурним підрозділом здійснюється проведення уточнюючих інтерв’ю з керівниками самостійних структурних підрозділів на основі Довідки та Анкети.

Результати уточнюючих інтерв’ю враховуються під час підготовки звіту за результатами функціонального аудиту.

10. Бухгалтерська служба органу виконавчої влади на основі Довідки та Анкети проводить розрахунки можливої економії коштів органу виконавчої влади та передає їх уповноваженому структурному підрозділу для включення до звіту.

1. За результатами проведення функціонального аудиту здійснюється підготовка звіту з урахуванням додатку 5 до цієї Методики, який подається уповноваженим структурним підрозділом на розгляд керівника органу виконавчої влади.

Органи виконавчої влади надсилають звіти до Національного агентства України з питань державної служби протягом п’яти робочих днів після завершення функціонального аудиту для їх узагальнення та підготовки (у разі потреби) пропозицій щодо підвищення ефективності державного управління та державної служби.

2. Структура звіту включає:

1) вступ - містить інформацію про мету, завдання, опис методики проведення та строки;

2) розділ 1 "Аналіз функцій органу виконавчої влади в умовах воєнного стану" формується з урахуванням таблиць, передбачених додатком 4 до цієї Методики, та містить інформацію щодо:

співвідношення актуальних та неактуальних функцій державного органу на період воєнного стану;

категорій актуальності та типів функцій, що необхідно виконувати під час воєнного стану та форм їх виконання;

розрахунків кількості та відсотку можливого простою працівників під час воєнного стану;

розрахунків можливої економії фонду оплати праці за 1 місяць, утвореної за рахунок оголошення простою працівників на період воєнного стану;

можливостей економії ресурсів органу виконавчої влади;

3) розділ 2 "Аналіз можливостей оптимізації функцій та штатної чисельності органу виконавчої влади" формується з урахуванням таблиць, передбачених додатком 5 до цієї Методики, та містить інформацію у розрізі структурних підрозділів та органу виконавчої влади загалом щодо:

співвідношення актуальних та неактуальних функцій;

переліків функцій у розрізі категорій актуальності та типів;

зміни навантаження щодо виконання функцій;

співвідношення між типами функцій;

пропозицій щодо автоматизації, спрощення, передачі функції:

переліку неактуальних або застарілих функцій:

переліку актів законодавства, в які необхідно внести зміни, щоб виключити функції;

необхідності внесення змін до положень про органи виконавчої влади та їх самостійні структурні підрозділи;

пропозицій щодо оптимізації штатної чисельності;

розрахунків можливої економії видатків на утримання органу виконавчої влади та оплату праці;

4) висновки;

5) рекомендації;

6) додатки, що, зокрема, містять узагальнену Анкету функціонального аудиту.

3. За результатами розгляду звіту керівник органу виконавчої влади приймає рішення щодо оголошення простою на період воєнного стану, оптимізації функцій та штатної чисельності органу виконавчої влади.

1. Таблиця 1.1 заповнюється уповноваженим структурним підрозділом.

2. Таблиця 1.2 заповнюється уповноваженим структурним підрозділом разом із керівником органу виконавчої влади.

3. У графі 2 таблиці 1.2 зазначається перелік пріоритетних завдань органу виконавчої влади на найближчі 6 місяців з урахуванням воєнного стану, які визначає керівник органу виконавчої влади.

4. У графі 3 таблиці 1.2 зазначаються відповідальні структурні підрозділи органу виконавчої влади за реалізацію визначених пріоритетних завдань.

1. Форма 2 заповнюється керівником самостійного структурного підрозділу.

2. У таблиці 2.2 зазначається, за наявності, інформація щодо наявних структурних підрозділів у складі самостійного структурного підрозділу, їх штатної чисельності, наявності вакантних посад, фактичної чисельності станом на 23.02.2022, фактично працюючих у період військового стану на момент проведення функціонального аудиту (у тому числі ті, хто знаходиться в щорічних відпустках, відпустках у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності внаслідок загального захворювання та інших короткострокових відпустках, тривалість яких не перевищує 24 календарних дні).

Найменування структурних підрозділів у складі зазначається напроти відповідної назви стовпця.

3. У графі 2 таблиць 2.3 та 2.4 зазначається інформація про функції структурного підрозділу.

Заповнення графи 2 таблиці 2.3 здійснюється виключно на основі положення про самостійний структурний підрозділ.

У графі 2 таблиці 2.4 зазначаються функції, які виконуються самостійним структурним підрозділом, але не прописані у положенні про відповідний структурний підрозділ (за наявності).

4. У графі 3 таблиць 2.3 та 2.4 зазначається пункт Положення про державний орган в межах якого здійснюється виконання відповідної функції (за наявності).

5. У графі 4 таблиць 2.3 та 2.4 зазначається результат (продукт) або результати (продукти) виконання функції (наприклад, проект нормативно-правового акта, звіт тощо).

6. У графі 5 таблиць 2.3 та 2.4 коротко зазначаються наслідки для органу виконавчої влади у разі невиконання відповідної функції.

7. У графі 6 таблиць 2.3 та 2.4 обирається з випадаючого списку відсоток зміни навантаження щодо виконання функції у бік зменшення або збільшення навантаження. Відсоток визначається орієнтовно на основі оцінки кількості завдань та обсягів результатів службової діяльності за період оголошення воєнного стану у порівнянні з обсягами роботи, що виконувалися по функції станом на 23.02.2022. Випадаючий список має крок у 10 відсотків. У разі якщо на думку керівника самостійного структурного підрозділу зміна навантаження має інші значення ніж цифри зазначені у випадаючому списку то цифра округлюється до найближчого показника.

8. У графі 7 таблиць 2.3 та 2.4 обирається з випадаючого списку тип функції:

1) формування державної політики - виконання основних завдань щодо розробки державної політики, що передбачають підготовку документів державної політики, розроблення проектів та експертизу нормативно-правових актів на основі аналізу стану справ, стратегічне планування та координацію органу виконавчої влади щодо впровадження політики у відповідній сфері;

2) реалізація державної політики - забезпечення виконання державної політики у сфері відповідальності органу виконавчої влади через впровадження відповідних процедур, нагляд за їх виконанням, інформаційне забезпечення та підтримку всіх суб’єктів реалізації політики, а також розробку, удосконалення, стандартизацію процесів та алгоритмів надання публічних послуг, відповіді на звернення громадян з питань застосування законодавства тощо;

3) забезпечення діяльності державного органу - здійснення на посадах державної служби організаційного, правового, фінансово-економічного, матеріально-технічного забезпечення діяльності органу виконавчої влади (забезпечення функціонування документообігу, здійснення контролю за дотриманням строків виконання завдань і заходів щодо документів, яким присвоєно гриф "для службового користування" або яким надано гриф секретності "особливої важливості", "цілком таємно", "таємно"; управління персоналом, ведення бухгалтерського обліку і звітності; протокольного забезпечення міжнародного співробітництва; реалізації законодавства щодо доступу до публічної інформації, організації розгляду звернень громадян; забезпечення ІТ-підтримки та захисту інформації; забезпечення здійснення державних закупівель; забезпечення взаємодії із засобами масової інформації та зв’язків з громадськістю; матеріально-технічного та господарського забезпечення; взаємодії з органами державної влади; дотримання вимог щодо охорони праці та цивільного захисту).

4) функції з обслуговування державного органу - функції, що визначені постановою Кабінету Міністрів України від 6 квітня 2016 року № 271 "Про затвердження критеріїв визначення переліку посад працівників державних органів, які виконують функції з обслуговування";

5) інші функції - інші функції органу виконавчої влади, які не виконуються на посадах державної служби та які не можна віднести до попередніх типів.

9. У графі 8 таблиць 2.3 та 2.4 зазначаються пропозиції щодо автоматизації або спрощення функції (наприклад, функція може бути автоматизована шляхом інтегрування інформаційної системи з іншими реєстрами та базами даних; автоматизація функції шляхом автоматичної побудови звіту та направлення його за допомогою системи електронної взаємодії).

Також, у разі потреби, зазначається інформація щодо можливості передачі виконання функції іншим державним органам/підприємствам/установам тощо.

10. У графі 9 таблиць 2.3 та 2.4 обирається з випадаючого списку категорія актуальності функції:

1) критичні функції - функції органу виконавчої влади, виконання яких не може бути припинено у період дії воєнного стану;

2) важливі функції - функції, необхідні для розвитку державної політики та розбудови країни в мирний та післявоєнний час, функції щодо належного забезпечення роботи органу виконавчої влади, які не мають ключового значення під час оголошення воєнного стану та можуть зазнати часткового простою;

3) важливі, але неактуальні - функції, які тимчасово виконувати недоцільно або неможливо з об’єктивних причин у період дії воєнного стану;

4) неактуальні або застарілі - функції, які можуть не виконуватись, як під час оголошення воєнного стану так і в мирний час, які не є притаманними органу виконавчої влади, дублюються між структурними підрозділами або державними органами, а також ті, що встановлені нормативними актами, які потребують внесення змін та можуть бути виключені з переліку функцій не тільки під час воєнного стану, а й в післявоєнний період.

Категорія актуальності функції обирається на основі аналізу критеріїв визначення актуальності функцій, наведених у таблиці 1.

11. У графі 10 таблиць 2.3 та 2.4. обираються з випадаючого списку подальші дії щодо функції, враховуючи визначений тип функції:

1) критичні функції - дія "зберегти та виконувати";

2) важливі функції - дія "зберегти та виконувати" або "оголосити частковий простій" на період воєнного стану;

3) важливі, але неактуальні - дія "оголосити простій" на період воєнного стану;

4) неактуальні або застарілі - дія "виключити та не виконувати".

Якщо у виконанні функції задіяно декілька працівників частковий простій щодо виконання функції може здійснюватися шляхом оголошення повного простою частини працівників або почергового оголошення простою протягом місяця для окремих працівників (наприклад, шляхом чергування робочих тижнів або робочих днів з тижнями та днями простою для всіх або частини працівників).

12. У графі 11 таблиць 2.3 та 2.4. обирається з випадаючого списку необхідний формат роботи з виконання кожної функції:

1) штатний - у межах адміністративної будівлі;

2) дистанційний - поза межами адміністративної будівлі;

3) комбінований - поєднання дистанційної роботи з роботою в межах адміністративної будівлі.

13. Необхідність виконання функцій постійно або періодично у межах адміністративної будівлі визначається з урахуванням таких критеріїв:

необхідність особисто фізично підписувати, візувати документи чи проставляти печатки;

посадові обов’язки передбачають доступ до державної таємниці, інших документів з обмеженим доступом, а також використання держспецзв’язку;

застосування спеціального обладнання чи програмного забезпечення, яке об’єктивно не може працювати дистанційно;

виконання посадових обов’язків передбачає моніторинг за роботою або забезпечення безперебійної роботи серверного, мережевого та іншого спеціального обладнання чи програмного забезпечення органу виконавчої влади;

обов’язковість фізичної взаємодії з особами, які продовжують працювати в межах адміністративної будівлі органу виконавчої влади (потребує зведення до мінімуму);

виконання посадових обов’язків передбачає надання особистих очних консультацій.

Якщо діяльність працівника передбачає виконання посадових обов’язків, що відповідають наведеним вище критеріям не систематично, то працівник може поєднувати дистанційну форму роботи з виїздом на робоче місце.

Також виконання актуальних функцій, по можливості, можна забезпечувати шляхом чергування працівників відповідного структурного підрозділу.

14. Можливість виконання функцій дистанційно визначається з урахуванням таких критеріїв:

створення проектів документів (проекти нормативно-правових актів, проекти відповідей юридичним та фізичним особам), які не є документами з обмеженим доступом і не потребують доступу до державної таємниці;

підготовка роз’яснювальних та інформаційно-методологічних документів;

підготовка аналітичних документів, звітів тощо, які не є документами з обмеженим доступом і не потребують до доступу до державної таємниці;

участь у робочих групах, інших узгоджувальних заходах, їх інформаційне, організаційне, матеріальне та інше забезпечення діяльності.

15. У графі 12 таблиць 2.3 та 2.4. зазначається фактична кількість задіяних працівників для виконання функції станом на 23.02.2022 року. До цієї чисельності також відносяться працівники, які знаходяться в щорічних відпустках, відпустках у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності внаслідок загального захворювання та інших короткострокових відпустках, тривалість яких не перевищує 24 календарних дні.

16. У графі 13 таблиць 2.3 та 2.4. зазначається фактична кількість задіяних працівників для виконання функції у період оголошення воєнного стану на час проведення функціонального аудиту. До цієї чисельності також відносяться працівники, які знаходяться в щорічних відпустках, відпустках у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності внаслідок загального захворювання та інших короткострокових відпустках, тривалість яких не перевищує 24 календарних дні.

Найменування структурного підрозділу:

Довідка щодо первинних результатів функціонального аудиту (далі - Довідка) заповнюється уповноваженим структурним підрозділом (окрім графи 3 таблиці 2 та граф 9-11 таблиці 3) на основі заповнених керівниками самостійних структурних підрозділів Анкет функціонального аудиту (далі - Анкета) та подається на розгляд таких керівників.

Довідка заповнюється щодо кожного самостійного структурного підрозділу окремо та може уточнюватись під час проведення уточнюючих інтерв’ю з керівниками самостійних структурних підрозділів.

Керівники самостійних структурних підрозділів розглядають Довідки та заповнюють графу 3 таблиці 2 та графи 9-11 таблиці 3.

Заповнення таблиці 1:

1. У графі 1 зазначається перелік усіх форм виконання функцій структурного підрозділу.

У графи 2-5 вносяться функції, які виконуються самостійним структурним підрозділом відповідно до розподілу їх за категоріями функцій у Формі 2 "Інформація про структурний підрозділ" Анкети. Перелік функцій переноситься з Форми 2 "Інформація про структурний підрозділ" Анкети без змін.

2. У рядку "% від загальної кількості функцій" зазначається відсоток кожної категорії функцій, які у сумі повинні становити 100 %. Обрахунок кожної категорії функцій проводиться шляхом визначення відсотку суми функцій кожної з категорій від загальної кількості функцій, які виконуються самостійним структурним підрозділом.

Заповнення таблиці 2:

1. Графа 2 "Перелік неактуальних або застарілих функцій" заповнюється уповноваженим структурним підрозділом відповідно до виокремлених функцій у графі 5 таблиці 1.

2. Графа 3 "Акти законодавства у які необхідно внести зміни, щоб виключити функції" заповнюється керівниками самостійних структурних підрозділів. У відповідній графі зазначається перелік актів законодавства, у які необхідно внести зміни для припинення виконання неактуальних або застарілих функцій.

Заповнення таблиці 3:

1. Графи 1-8 заповнюються уповноваженим структурним підрозділом.

Графи 9-11 заповнюються керівниками самостійних структурних підрозділів.

2. Графи 1-5 заповнюються на основі інформації, зазначеної у Формі 2 "Інформація про структурний підрозділ" Анкети.

3. У графі 6 на основі всіх даних, отриманих під час проведення функціонального аудиту, визначається мінімальна кількість посад, необхідних для якісної та ефективної роботи структурного підрозділу.

4. У графі 7 зазначається максимальна кількість посад щодо яких може бути оголошено простій.

5. У графі 8 зазначаються посади щодо яких існують об’єктивні причини тривалої відсутності на роботі зокрема: мобілізація до Збройних сил України, вступ до територіальної оборони, відпустка по догляду за дитиною віком до 3 років тощо.

6. У графі 9 керівник самостійного структурного підрозділу зазначає мінімальну кількість посад, необхідну для якісної та ефективної роботи структурного підрозділу, з урахуванням кількості неактуальних функцій. Визначена кількість посад може відрізнятись від наданої пропозиції у графі 6. Розбіжності уточнюються під час проведення уточнюючих інтерв’ю з керівниками самостійних структурних підрозділів.

7. У графі 10 зазначається мінімальна кількість посад, які на думку керівника самостійного структурного підрозділу необхідні для якісного та ефективного виконання функцій відповідним структурним підрозділом.

8. У графі 11 зазначається обґрунтування щодо кількості посад, визначеної керівником самостійного структурного підрозділу у графі 10.