Про затвердження Типового положення про комісію з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду

Відповідно до частини першої статті 12, частини другої статті 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 5 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 870, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Типове положення про комісію з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду, що додається.

2. Начальнику відділу архівної справи Рудю В. подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. Комісія з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду (далі - Комісія) утворюється центральними та галузевими державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя (далі - державні архіви), Інститутом архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського (далі - ІА НБУВ) як постійно діючий консультативно-дорадчий орган державного архіву, архівної системи Національної академії наук України (далі - НАН України).

2. У своїй діяльності Комісія керується Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Мін'юсту, іншими нормативно-правовими актами, наказами Укрдержархіву, а також положенням про Комісію, затвердженим на підставі цього Типового положення.

3. Основними завданнями Комісії є:

1) підготовка пропозицій щодо науково-методичного та організаційного забезпечення державного обліку документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) в державному архіві, ІА НБУВ, в архівних відділах районної, районної у місті Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівних відділах міських рад (далі - архівні відділи), а також в архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв, бібліотек, архівних підрозділах установ НАН України, архівних підрозділах державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, ІА НБУВ (далі - установи - джерела формування НАФ);

2) розгляд та підготовка пропозицій щодо зняття з розшуку і обліку документів НАФ;

3) сприяння забезпеченню координації роботи державного архіву, ІА НБУВ, архівних відділів, установ - джерел формування НАФ у справі контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ;

4) проведення моніторингу виконання державним архівом Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки, затвердженої наказом Укрдержархіву від 13 листопада 2019 року № 103 (далі - Програма), архівними відділами відповідних галузевих та регіональних програм.

4. Комісія відповідно до покладених на неї завдань:

1) розглядає питання щодо стану державного обліку документів НАФ у державному архіві, ІА НБУВ, архівних відділах, установах - джерелах формування НАФ та приймає рекомендації з метою його удосконалення;

2) розглядає питання щодо виконання державним архівом Програми, архівними відділами відповідних галузевих та регіональних програм; виявляє проблемні питання, що виникають у ході виконання цієї роботи, готує пропозиції щодо шляхів та способів їх вирішення;

3) розглядає результати діяльності державного архіву, ІА НБУВ, архівних відділів, установ - джерел формування НАФ з перевіряння наявності та розшуку невиявлених документів НАФ;

4) розглядає питання, що стосуються фізико-хімічного та технічного стану документів НАФ, що зберігаються в державному архіві, ІА НБУВ, архівних відділах, установах - джерелах формування НАФ, готує пропозиції щодо заходів з поліпшення стану документів;

5) розглядає питання стосовно зміни строків перевіряння наявності документів НАФ у державному архіві, ІА НБУВ та погоджує його з Центральною комісією Державної архівної служби з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду (далі - Центральна комісія);

6) схвалює і подає на погодження Центральній комісії:

акти про невиявлення документів НАФ, причини відсутності яких документально підтверджено, державного архіву, ІА НБУВ;

акти про невиявлення документів НАФ, шляхи розшуку яких вичерпано, державного архіву, ІА НБУВ;

7) погоджує:

акти про невиявлення документів НАФ, причини відсутності яких документально підтверджено, архівних відділів, установ - джерел формування НАФ;

акти про невиявлення документів НАФ, шляхи розшуку яких вичерпано, архівних відділів, установ - джерел формування НАФ.

5. Комісія має право:

1) повертати на доопрацювання документи, що надійшли у неповному обсязі, а також документи, оформлення яких не відповідає вимогам нормативно-правових актів;

2) отримувати в установленому порядку від державних архівів, ІА НБУВ, архівних відділів, установ - джерел формування НАФ, питання яких розглядається, уточнення інформації або надання додаткових відомостей, копій облікових документів, необхідних для прийняття рішення;

3) встановлювати строки усунення недоліків та повторного подання документів на її розгляд;

4) повертати документи, подані на її розгляд, для продовження розшуку документів НАФ;

5) здійснювати моніторинг дотримання установленого порядку ведення державного обліку документів НАФ у державних архівах, ІА НБУВ, архівних відділах, установах - джерелах формування НАФ.

6. До складу Комісії входять працівники державного архіву, ІА НБУВ, а також керівники (працівники) архівних відділів, установ - джерел формування НАФ.

7. Комісію державного архіву очолює заступник директора згідно з розподілом функціональних обов'язків, Комісію ІА НБУВ - завідувач відділу, що здійснює централізований державний облік документів НАФ в установах НАН України.

8. У разі потреби за рішенням голови на засідання Комісії можуть запрошуватися представники архівних відділів, установ - джерел формування НАФ, питання яких розглядає Комісія, а також провідні спеціалісти у сфері архівної справи.

9. Голова Комісії керує діяльністю Комісії і відповідає за виконання покладених на неї завдань. У разі відсутності голови Комісії засідання має право проводити заступник голови Комісії.

10. Склад Комісії затверджується наказом директора державного архіву, розпорядженням Президії НАН України.

11. Секретар Комісії забезпечує скликання засідань, завчасно ознайомлює членів Комісії з порядком денним засідання та з поданими на розгляд документами, складає протоколи, доводить до відома зацікавлених осіб рішення Комісії.

12. Засідання Комісії скликаються за потреби і проводяться за наявності більш ніж половини її складу.

13. З метою підготовки пропозицій щодо зняття з обліку та розшуку документів НАФ, які ухвалюються у формі рішень, державний архів, ІА НБУВ, архівні відділи, установи - джерела формування НАФ подають на розгляд Комісії належним чином оформлені у двох примірниках такі документи:

акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено/ акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;

довідку про проведення розшуку запропонованих до зняття з розшуку та обліку документів, у якій детально описується перебіг розшуку документів та остаточні його результати, а також зазначається можливість та ступінь можливого відтворення змісту документів;

копію останнього акта перевіряння наявності та стану документів;

за потреби завірені копії документів, які підтверджують відсутність документів, запропонованих до зняття з обліку (інших актів, аркушів із облікових документів архіву тощо).

14. Документи, що надійшли у неповному складі, а також документи, оформлення яких не відповідає вимогам нормативно-правових актів, повертаються для доопрацювання та повторного подання.

15. Член Комісії, який не може з поважних причин взяти участь на засіданні, має право подати секретареві Комісії у письмовому вигляді свої зауваження і пропозиції з цього питання. Подані пропозиції і зауваження озвучуються на засіданні Комісії секретарем та долучаються до протоколу засідання.

16. Член Комісії, присутній на її засіданні те не згодний з рішенням, ухваленим Комісією, може у письмовій формі не пізніше трьох робочих днів з дня прийняття такого рішення викласти свою окрему думку, яка приєднується до протоколу.

17. Рішення Комісії ухвалюються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів Комісії.

18. За однакової кількості голосів голос головуючого на засіданні Комісії є вирішальним.

19. Рішення Комісії оформлюється протоколом, який підписує головуючий на засіданні і секретар Комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання Комісії директором державного архіву, Головним ученим секретарем НАН України.

20. У разі схвалення актів державного архіву, ІА НБУВ про невиявлення документів НАФ, причини відсутності яких документально підтверджено / актів про невиявлення документів НАФ, шляхи розшуку яких вичерпано, два примірники документів, що розглядалися на засіданні Комісії, із копією затвердженого протоколу засідання не пізніше ніж за тридцять календарних днів із дня проведення засідання Комісії надсилається на розгляд Центральної комісії для ухвалення остаточного рішення та погодження цих актів.

21. У разі погодження актів про невиявлення документів НАФ, причини відсутності яких документально підтверджено / актів про невиявлення документів НАФ, шляхи розшуку яких вичерпано, архівних відділів, установ-джерел формування НАФ рішення Комісії у вигляді витягу з протоколу та один примірник документів, що розглядалися на засіданні Комісії, надсилається відповідному архівному відділу, установі - джерелу формування НАФ.

22. Акти про невиявлення документів НАФ, причини відсутності яких документально підтверджено / акти про невиявлення документів НАФ, шляхи розшуку яких вичерпано, схвалені Комісією та погоджені Центральною комісією або погоджені Комісією, є підставою для зняття з обліку та розшуку документів НАФ, облікованих у державному архіві, ІА НБУВ, архівних відділах, установах - джерелах формування НАФ.