ГУ ДФС у м. Києві
Лист
| 28.12.2016 № 27150/10/26-15-13-01-12 |
Відповідно до ст. 121Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII із змінами та доповненнями працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 (далі - Інструкція N 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію N 59 як допоміжний (довідковий) документ.
Так, п. 12 розділу II Інструкції N 59 передбачено, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів,рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
Відповідно до п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – Кодексу) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження.
Згідно з п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати Звіт про використання коштів за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання". Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
Враховуючи викладене вище, сума витрат, яка відшкодована найманому працівнику на підставі наданого Звіту про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт, та оригіналів документів, що підтверджують вартість понесених витрат, не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, незалежно від того, що аванс не видавався, а витрати, під час відрядження, здійснювались за власні кошти.
При цьому витрати, здійснені працівником у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
Але у разі, якщо за рішенням керівника юридичної особи дані витрати будуть відшкодовані працівнику, то сума таких витрат буде вважатися додатковим благом відповідно до п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу, та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.
Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 Кодексу (18 відсотків).
Одночасно повідомляємо, що відповідно до п.п. 14.1.172 п. 14.1 ст. 14 Кодексу податкова консультація - допомога контролюючого органу конкретному платнику податків стосовно практичного використання конкретної норми закону або нормативно-правового акта з питань адміністрування нарахування та сплати податків чи зборів, контроль за справлянням яких покладено на такий контролюючий орган.
Згідно з частиною другою статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Кодексом визначено функції контролюючих органів, зокрема, п. 19-1.1 ст.19-1 Кодексу передбачено, що контролюючі органи здійснюють контроль за своєчасністю, достовірністю, повнотою нарахування та сплати податків, зборів, платежів, установлених Кодексом, а також надають податкові консультації відповідно до норм Кодексу.
При цьому, п. 52.5. ст. 52 Кодексу зазначено, що контролюючі органи мають право надавати консультації виключно з тих питань, що належать до їх повноважень.
Оскільки питання щодо відшкодування витрат, понесених працівником у зв’язку з відрядженням, та оплата його праці не належить до компетенції фіскальних органів, для отримання кваліфікованої відповіді із зазначених питань пропонуємо вам звернутися до Міністерства соціальної політики України – центрального органу виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері трудових відносин.
| Заступник начальника | В.С. Варгіч |