Про затвердження Порядку формування та ведення особових справ поліцейських

Відповідно до статті 79 Закону України "Про Національну поліцію", з метою визначення порядку формування та ведення особових справ поліцейських

1. Затвердити Порядок формування та ведення особових справ поліцейських, що додається.

2. Департаменту формування політики щодо підконтрольних Міністрові органів влади та моніторингу МВС (Боднар В.Є.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Національної поліції України Х. Деканоідзе.

1. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 79 Закону України "Про Національну поліцію" з метою забезпечення належного формування та ведення особових справ поліцейських, а також кандидатів на службу в поліції, що направляються на навчання до закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання, які здійснюють підготовку поліцейських.

2. Особова справа є документом, в якому відображається проходження служби поліцейським.

3. До особової справи вноситься автобіографічна інформація поліцейського та членів його сім’ї, інформація про проходження служби, трудову діяльність та інша інформація, що характеризує професійні, освітні та особисті якості особи, місце її проживання, а також інша необхідна інформація, визначена законом та іншими нормативно-правовими актами.

4. Особові справи поліцейських формуються та ведуться підрозділами кадрового забезпечення органів та підрозділів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України (далі – органи поліції), за встановленою формою (додаток 1).

5. За матеріалами особової справи приймаються рішення щодо подальшого проходження служби поліцейським, готуються подання про присвоєння йому спеціальних звань поліції, нагородження, обчислення вислуги років у поліції для встановлення надбавки за стаж служби, надання додаткової оплачуваної відпустки.

1. Особова справа поліцейського складається з п’яти частин, у яких зберігаються:

1) у першій частині – послужний список (додаток 2);

2) у другій частині:

документи, що підтверджують проходження післядипломної освіти;

подання про присвоєння спеціальних звань поліції, у тому числі в порядку заохочення, нагородні листи;

рапорт поліцейського та подання про призначення на посади, переміщення по службі та звільнення зі служби в поліції;

атестаційні листи і характеристики;

3) у третій частині:

заява про прийняття на службу;

автобіографія (додаток 3);

анкета (додаток 4);

документи про проходження медичного та психофізіологічного обстеження, перевірку рівня фізичної підготовки;

результати проходження професійно-психологічного відбору;

контракт про проходження служби в поліції;

документи, що підтверджують проходження первинної професійної підготовки;

зобов’язання щодо дотримання обмежень, пов’язаних зі службою в поліції;

текст Присяги із власноручним підписом поліцейського, який її склав;

4) у четвертій частині (архівні матеріали) - витяги з наказів, копії рішень поліцейських комісій, висновки дисциплінарних комісій, матеріали службових розслідувань (за потреби), копії наказів про застосування дисциплінарних стягнень з особистим підписом поліцейського про ознайомлення з цим наказом (оригінал акта про відмову особи від ознайомлення з наказом), документи про підтвердження окремих періодів проходження служби, копія розрахунку вислуги років для призначення пенсії, довідки про стан здоров’я, поранення, копії атестата і дипломів про освіту з додатками до них, свідоцтв про народження, укладення (розірвання) шлюбу, документів, що підтверджують статус ветерана війни, учасника бойових дій, учасника ліквідації аварії на ЧАЕС тощо, інші матеріали, визначені законом та іншими нормативно-правовими актами, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби, інформація про отримання особистих документів при звільненні зі служби в поліції;

5) у п’ятій частині (матеріали спеціальної перевірки) – матеріали спеціальної перевірки, перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" та декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру.

2. Військові або скорочені військові особові справи на офіцерів запасу та військовослужбовців долучаються до особової справи поліцейського, про що здійснюється відповідний запис у кінці особової справи унизу обкладинки.

1. На внутрішньому боці титульної сторінки особової справи розміщується фотокартка поліцейського розміром 9х12 см (в анфас) в однострої, що відповідає наявному спеціальному званню поліції.

На звороті фотокартки працівник підрозділу кадрового забезпечення здійснює запис про засвідчення особи, яку на ній зображено, та скріплює його печаткою.

2. Між титульною сторінкою та першою частиною особової справи вкладається біографічна довідка.

3. У кінці особової справи в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи поліцейського (трудова книжка, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, фотокартки тощо). Унизу обкладинки здійснюється опис зазначених документів.

4. Документи, які надалі долучаються до розділів особової справи, нумеруються і заносяться до описів цих розділів із зазначенням їх назв та кількості аркушів.

5. З метою оновлення матеріалів особової справи (анкетних даних) поліцейські у п’ятиденний строк повідомляють безпосереднього начальника та підрозділ кадрового забезпечення про зміни сімейного стану (одруження, розлучення, народження дітей тощо), місця проживання (реєстрації), отримання освіти тощо з наданням підтвердних документів.

6. Інформація про всі заохочення та дисциплінарні стягнення поліцейського вноситься до послужного списку в семиденний строк з дня її надходження до підрозділу кадрового забезпечення органу поліції згідно з цим Порядком.

7. У разі якщо керівник обмежився попередженням поліцейського про необхідність дотримання службової дисципліни або раніше застосованим до поліцейського дисциплінарним стягненням, інформація про це зазначається в пункті 15 послужного списку.

8. Внесення до особових справ змін та доповнень, що не підтверджені відповідними документами, не допускається.

9. Для опрацювання, унесенням змін, підготовки та долучення документів особові справи видаються у короткострокове користування виключно працівникам підрозділів кадрового забезпечення, яким відповідно до їх посадових інструкцій надано право роботи з ними.

10. Особові справи, що видаються працівникам для опрацювання, повертаються за місцем їх зберігання до закінчення робочого дня.

11. У разі видачі особової справи для короткострокового користування у контрольній картці особової справи (далі – контрольна картка) одержувач ставить свій підпис та зазначає прізвище.

12. Вилучення документів із особової справи може здійснюватися відповідно до чинного законодавства.

Замість вилученого документа у відповідну частину особової справи вкладається його копія та акт про його вилучення.

13. Облік особових справ здійснюється в інвентарній книзі обліку особових справ (далі – Інвентарна книга) (додаток 5). Кількість порядкових номерів у ній мають відповідати кількості особових справ, які знаходяться на зберіганні. Номер, за яким особова справа зареєстрована в інвентарній книзі, проставляється на її лицьовому боці та на корінці обкладинки. Особові справи в місцях їх зберігання розташовуються у порядку зростання номерів.

14. У підрозділах, де зберігається більше 500 особових справ, крім інвентарної книги ведеться картотека за алфавітними картками (додаток 6).

15. Особові справи поліцейських, оформлені відповідно до вимог цього Порядку, підлягають реєстрації та передачі на зберігання не пізніше 5 днів після видання наказу про призначення (зарахування на навчання) поліцейських.

16. У разі звільнення або переведення поліцейського до органу поліції, що обслуговується іншим підрозділом кадрового забезпечення, та передачі особової справи до цього органу в інвентарній книзі робиться відповідний запис.

17. Інвентаризація особових справ (звірення наявності особових справ із записами в інвентарній книзі, перевірка наявності трудової книжки, військово-облікового документа) проводиться щороку, а також при їх прийманні-передаванні, про що складається відповідний акт, який затверджується керівником органу поліції.

18. З оригіналів особових справ керівників територіальних (у тому числі міжрегіональних) органів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України, виготовляються їх копії.

Оригінали особових справ керівників територіальних (у тому числі міжрегіональних) органів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України, зберігаються в підрозділі кадрового забезпечення центрального органу управління Національної поліції України, а копії - у керівників підрозділів кадрового забезпечення цих органів (закладів, установ) у спеціально виділених металевих шафах.

19. Право на запит особових справ мають керівник Національної поліції України та його заступники, керівники Департаменту кадрового забезпечення Національної поліції України, територіальних (у тому числі міжрегіональних) органів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України, та їх заступники, а також керівники підрозділів кадрового забезпечення зазначених органів або особи, що виконують їх обов’язки.

20. Особові справи надсилаються супровідним листом із зазначенням кількості частин та аркушів особової справи, наявності матеріалів спеціальної перевірки, архівних матеріалів, трудової книжки та військового квитка із зазначенням їх серії та номера, посвідчення про приписку до призовної дільниці, військової або скороченої військової справи.

Особові справи поліцейських надсилаються виключно до органів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України.

21. Дозвіл на видачу (надсилання) особових справ надається керівником органу, в якому особа проходить службу, та його заступниками.

22. Видача (надсилання) особових справ для тимчасового користування до органів поліції, зазначених у пункту 17 цього Порядку, проводиться з обов’язковою відміткою у контрольній картці особової справи (додаток 7). Відмітка має містити дату, назву органу, куди надіслано особову справу, та вихідний номер, за яким надіслано особову справу.

23. Після повернення особової справи до неї додається контрольна картка із зазначенням дати її повернення. Особові справи видаються (надсилаються) для тимчасового користування на строк не більше 30 календарних днів.

24. Строк користування особовою справою може бути продовжений, але не більше 20 календарних днів, про що письмово повідомляється підрозділ кадрового забезпечення відповідного органу поліції.

25. У зв’язку з відрядженням (прикомандируванням) поліцейського до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, інших органів державної влади (закладів, установ) або органів місцевого самоврядування із залишенням на службі в поліції на їх адресу відповідно до запиту можуть бути надіслані завірені в установленому порядку підписом керівника кадрового підрозділу органу поліції фотокартка (розміром 9х12 см, зображення анфас, в однострої, що відповідає наявному спеціальному званню поліції), копії послужного списку, біографічної довідки, тексту Присяги поліцейського, контракту (за наявності), довідка про результати перевірки, передбаченої Законом України "Про очищення влади", та витяг з наказу органу поліції про відрядження (прикомандирування) поліцейського.

26. Особові справи зберігаються в окремій кімнаті, яка обладнана спеціальними полицями або шафами та відповідає встановленим чинним законодавством вимогам до режимних приміщень.

27. З метою перевірки збереження документів, що знаходяться в особових справах поліцейських, їх своєчасного оновлення (у разі народження дитини, зміни прізвища, місця реєстрації тощо) підрозділом кадрового забезпечення один раз на 3 роки проводиться ревізія особових справ.

28. Відповідальними за облік і зберігання особових справ є працівники підрозділу кадрового забезпечення відповідно до затверджених посадових інструкцій (функціональних обов’язків).

29. Після закінчення робочого дня приміщення з особовими справами здається під охорону та опечатується. Вхід до нього стороннім особам забороняється.

У випадках, коли особа, відповідальна за зберігання особових справ, відсутня протягом тривалого часу (відпустка, лікування), право доступу до цього приміщення має її безпосередній начальник, керівник підрозділу кадрового забезпечення або його заступники.

30. Особові справи звільнених зі служби поліцейських у встановленому порядку здаються до відповідних архівних підрозділів органів поліції.

1. Трудова книжка поліцейського зберігається в особовій справі і повертається йому у разі звільнення зі служби в поліції.

2. Поліцейський має право отримати трудову книжку на строк не більше 30 календарних днів відповідно до поданого рапорту (заяви).

3. Відомості про службу в поліції вносяться до трудової книжки шляхом здійснення записів про прийняття на службу до поліції та звільнення зі служби в поліції з посиланням на дату та номер відповідного наказу органу поліції.

4. Особам, звільненим з поліції, крім трудової книжки, видається військово-обліковий документ, а військова або скорочена військова справа (за наявності) направляється до військового комісаріату за місцем реєстрації.

5. Під час звільнення всі записи про службу й нагороди, внесені в трудову книжку за період служби, засвідчуються керівником підрозділу кадрового забезпечення або його заступниками та скріплюються печаткою.