Про затвердження Переліку видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Перелік видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І.І.

1. Цей Перелік визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються під час діяльності Державної пенітенціарної служби України, її територіальних органів, кримінально-виконавчої інспекції, установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, воєнізованих формувань, навчальних закладів, закладів охорони здоров’я, підприємств установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи і установи, що належать до сфери управління ДПтС України).

Строки зберігання документів, визначених цим Переліком, є обов’язковими для апарату ДПтС України, а також органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України.

2. Цей Перелік не містить типової управлінської документації, строки зберігання якої визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

3. Цей Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур справ, розроблення схем класифікації документів, а також під час роботи експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) галузевого державного архіву ДПтС України, експертних комісій органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України (далі - ЕК).

У разі визначення строків зберігання справ у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний Перелік, наприклад:

Постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі переліку типових документів);

3 р., ст. 99 ГП (відмітка "ГП" означає, що строки зберігання визначено на підставі галузевого переліку).

4. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕК.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

5. Цей Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, плівковий, електронний).

1. Цей Перелік побудований за функціональною ознакою і включає 8 розділів, які відображають лише специфічні напрями діяльності ДПтС України, органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України.

2. Документи в розділах цього Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів і питань, що в них відображаються, та в логічній послідовності.

3. Статтям у цьому Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). У цьому Переліку наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об’єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.

4. Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за трьома групами установ, у діяльності яких створюються специфічні документи (графи 3-5).

У графах 3, 4 визначено строки зберігання документів, що створюються у процесі діяльності ДПтС України (перша група), територіальних органів та навчальних закладів ДПтС України (друга група), у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ).

У графі 5 - в установах виконання покарань, закладах охорони здоров’я, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління ДПтС України, у діяльності яких не створюються документи НАФ (третя група).

5. Строк зберігання "Постійно" означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

6. Строк зберігання "До ліквідації установи" означає, що документи безстроково зберігаються в ДПтС України, органах і установах, що належать до сфери управління ДПтС України, а у разі ліквідації цих органів і установ документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються в упорядкованому стані для подальшого зберігання у порядку, визначеному законодавством.

7. Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймає ЕПК.

8. Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається структурними підрозділами ДПтС України, органами і установами, що належать до сфери управління ДПтС України, але не може бути меншим одного року.

9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2013 році, починається з 01 січня 2014 року.

10. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 6), уточнюють строки зберігання документів.

У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від зазначених у графах 3-5 цього Переліку. Примітки "Після заміни новими", "Після проведення ревізії", "Після закінчення книги", "Після звільнення засудженого" тощо вказують, що обчислення строку зберігання здійснюється з настанням певної події.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

11. При визначенні строків зберігання документів слід керуватися відповідною статтею в цьому Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

12. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

13. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності документів та застосуванням Переліку здійснюють ДПтС України та Державна архівна служба України.