Про затвердження Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з імпорту лікарських засобів

Поверхня устаткування як ззовні, так і всередині, повинна бути гладкою, виготовленою із матеріалів, стійких до дії лікарських засобів, витримувати обробку дезінфекційними розчинами.

Устаткування виробничих приміщень (зон) необхідно розташувати таким чином, щоб не залишалися місця, недоступні для прибирання.

3.3.17. Для зберігання лікарських засобів виробничі приміщення (зони) повинні бути обладнані припливно-витяжною вентиляцією з механічним спонуканням (або змішаною припливно-витяжною вентиляцією з механічно-припливною), яка забезпечує повітряно-тепловий баланс приміщень.

Приміщення (зони) для зберігання вогненебезпечних та вибухонебезпечних речовин повинні бути ізольовані, захищені від прямих сонячних променів, атмосферних опадів та ґрунтових вод. Розміщення таких приміщень у підвалах, напівпідвалах та в цокольних поверхах не допускається.

3.3.18. Приміщення та устаткування повинні підлягати прибиранню, дезінфекції, дератизації згідно з інструкціями, затвердженими ліцензіатом.

3.4. Документація

3.4.1. Документація, що є невід'ємною частиною фармацевтичної системи якості, може існувати у різних формах (зокрема на паперових, електронних або фотографічних носіях).

Для забезпечення точності, цілості, доступності та чіткості документів ліцензіатом має бути запроваджений контроль за їх розробкою, оформленням, погодженням, затвердженням, переглядом, вилученням, архівацією тощо.

3.4.2. У ліцензіата повинні бути два основні види документації - документи та протоколи (записи):

а) до документів (інструкцій, вказівок, вимог) ліцензіата належать:

досьє імпортера, в якому описано діяльність ліцензіата, що має відношення до належної виробничої практики, за формою згідно з додатком 10 до цих Ліцензійних умов;

специфікації або методи контролю якості (МКЯ), які докладно описують вимоги, яким має відповідати лікарський засіб;

інструкції з випробувань, які містять детальну інформацію про використовувані вихідні матеріали, обладнання та комп’ютеризовані системи (за наявності); в них мають бути встановлені всі інструкції щодо відбору зразків та проведення випробувань;

письмові процедури (методики) (стандартні робочі методики або стандартні операційні процедури (СОП), які містять вказівки щодо виконання операцій;

правила, які містять інструкції щодо виконання та протоколювання певних окремих операцій;

договори (контракти), які укладаються між замовниками та виконавцями;

б) до протоколів (записів) належать:

документація, що підтверджує виконання різних дій (наприклад, операцій (заходів), подій, досліджень). Протоколи повинні містити первинні дані, що використовуються для формування інших протоколів;

сертифікати серій, які містять резюме результатів випробувань зразків продукції разом з оцінкою відповідності, встановленою у специфікації;

звіти, в яких документується виконання конкретних завдань, проектів або досліджень разом із результатами, висновками та рекомендаціями.

3.4.3. Необхідно впровадити відповідні заходи контролю щодо електронних документів, таких як шаблони, форми та первинні документи. Мають бути відповідні контрольні заходи для забезпечення цілості протоколів протягом строку зберігання.

3.4.4. Відтворення робочих документів з первинних документів повинно унеможливлювати внесення будь-яких помилок через процес копіювання.

3.4.5. Документи, що містять інструкції, повинні бути затверджені, підписані та датовані уповноваженими на це особами. Зміст документів має бути однозначним. Документ повинен мати відповідний номер.

3.4.6. Документи в межах фармацевтичної системи якості необхідно регулярно переглядати і актуалізувати.

3.4.7. Рукописні записи мають бути зроблені розбірливо та так, щоб запис не можна було стерти.

Протоколи необхідно укладати і комплектувати під час кожної дії, що здійснюється, і таким чином, щоб можна було простежити всю діяльність, яка стосується імпорту лікарських засобів.

Будь-яка зміна, внесена в документ, має бути підтверджена підписом і датована; зміна має давати змогу прочитати початкову інформацію. За необхідності має бути запротокольована причина зміни.

3.4.8. Необхідно мати в наявності відповідним чином санкціоновані й датовані специфікації на продукцію «in bulk», готові лікарські засоби.

Специфікації на продукцію «in bulk», готові лікарські засоби повинні включати (або містити посилання на):

присвоєне найменування продукції та код, якщо такий є;

склад;

опис лікарської форми і докладні відомості про упаковку;

вказівки щодо відбору зразків і проведення випробувань;

вимоги до якісного і кількісного визначення з допустимими межами;

умови зберігання і будь-які особливі застережні заходи при користуванні (за необхідності);

термін придатності.

3.4.9. Кожне постачання серії лікарського засобу повинно бути задокументованим відповідно до письмової процедури, затвердженої ліцензіатом, та містити таку інформацію:

найменування лікарських засобів;

дату одержання лікарських засобів;

найменування постачальника та виробника лікарських засобів;

номер серії лікарського засобу;

загальну кількість і число отриманих пакувальних одиниць лікарських засобів;

будь-яку інформацію, що стосується справи (за наявності).

3.4.10. У ліцензіата повинні бути затверджені письмові процедури з внутрішнього маркування, карантину і зберігання лікарських засобів і, якщо необхідно, інших матеріалів.

3.4.11. Необхідно мати письмові процедури відбору зразків, що містять відомості про використовувані методи й обладнання, кількість, яку необхідно відібрати, і будь-які необхідні запобіжні заходи, щоб уникнути контамінації лікарського засобу або будь-якого погіршення його якості.

3.4.12. Необхідно мати письмові методики щодо випробування лікарських засобів, які описують використовувані методи і обладнання. Проведені випробування мають бути запротокольовані.

3.4.13. Мають бути наявні письмові методики щодо процедур дозволу і відхилення лікарських засобів, зокрема щодо сертифікації Уповноваженою(ими) особою(ами) готових лікарських засобів для продажу. Уповноважена особа повинна мати у розпорядженні всі протоколи. Має бути система для зазначення особливих спостережень та будь-яких змін, внесених у критичні дані.

3.4.14. У ліцензіата повинні бути протоколи реалізації, які необхідно формувати на електронних або паперових носіях і зберігати на кожну серію лікарського засобу з метою полегшення процедури відкликання будь-якої серії.

3.4.15. Необхідно мати письмові настанови, методики/процедури, правила, а також звіти та відповідні протоколи щодо виконаних дій або зроблених висновків стосовно:

валідації та кваліфікації процесів, обладнання та систем;

монтажу і калібрування контрольного обладнання;

технічного обслуговування, очищення і санітарної обробки;

питань персоналу щодо навчання з вимог належної виробничої практики, належної практики дистрибуції та належної практики зберігання та технічних питань, перевдягання і гігієнічних вимог, а також перевірки ефективності навчання;

контролю навколишнього середовища відповідного приміщення;

боротьби з паразитами, шкідливими комахами і тваринами;

розгляду рекламацій;

вилучення з обігу (відкликання) лікарських засобів;

повернення;

контролю змін;

дослідження відхилень та невідповідностей;

внутрішнього аудиту;

зведення протоколів за необхідності (наприклад, огляд якості продукції);

аудитів виробників/постачальників.

3.4.16. Для основних одиниць контрольного обладнання мають бути наявні інструкції з експлуатації.

3.4.17. Для найбільш важливих або критичних аналітичних приладів необхідно вести журнали. У них необхідно протоколювати в хронологічному порядку, якщо необхідно, будь-яке використання зон та обладнання/методів, калібрування, технічне обслуговування, очищення або ремонтні роботи із зазначенням дат та осіб, які виконали ці роботи.

3.4.18. Необхідно вести облік документів.

3.4.19. Документацію на кожну серію лікарського засобу необхідно зберігати протягом одного року після закінчення терміну придатності серії лікарського засобу або щонайменше п’ять років з дати видачі дозволу на випуск (реалізацію) серії лікарських засобів Уповноваженою особою (залежно від того, який термін довше).

3.5. Зберігання лікарських засобів

3.5.1. Імпортовані лікарські засоби до видачі дозволу на їх випуск повинні зберігатися в карантинній зоні в умовах, установлених нормативно-технічними документами. Після видачі дозволу на випуск (реалізацію) лікарських засобів вони повинні зберігатися в умовах, установлених нормативно-технічними документами, та можуть бути реалізовані суб'єктам оптової або роздрібної торгівлі лікарськими засобами, які отримали на це відповідні ліцензії, та безпосередньо закладам охорони здоров’я і виробникам лікарських засобів.

3.5.2. Ліцензіат повинен забезпечити організацію та підтримання умов зберігання лікарських засобів в складських приміщеннях. Ліцензіатом визначається кількість необхідних приміщень/площ/зон для зберігання лікарських засобів. Лікарські засоби у складських приміщеннях (зонах зберігання) повинні зберігатися на стелажах, піддонах, підтоварниках, у шафах, холодильному та іншому спеціальному обладнанні для постійного забезпечення умов зберігання лікарських засобів відповідно до вимог, визначених виробником.

3.5.3. Виробничі приміщення (зони) приймання лікарських засобів та відпуску/відвантаження мають бути відокремлені від зон зберігання і забезпечувати належний захист лікарських засобів від несприятливих погодних умов під час вантажних робіт.

Отримані лікарські засоби підлягають вхідному контролю якості. Результати вхідного контролю повинні бути зареєстровані згідно із встановленим ліцензіатом внутрішнім порядком.

Лікарські засоби, які потребують особливих умов зберігання, повинні бути негайно розміщені у відповідних приміщеннях (зонах) зберігання.

3.5.4. Ліцензіат при зберіганні лікарських засобів зобов'язаний забезпечити уникнення їх пошкодження (розливання, розсипання, розбиття), зараження мікроорганізмами і перехресної контамінації.

Лікарські засоби, термін придатності яких минув, не підлягають поставці (продажу) та зберігаються окремо від придатного до реалізації запасу лікарських засобів до їх утилізації або знищення.

Належний рівень якості лікарських засобів повинен підтримуватися в мережі оптової та роздрібної торгівлі без будь-яких змін їх властивостей. Система простежуваності якості лікарських засобів, створена ліцензіатом, повинна гарантувати виявлення будь-якої неякісної та фальсифікованої продукції.

3.5.5. За наявності в складських приміщеннях (зонах зберігання) імунобіологічних препаратів загальний об'єм холодильного обладнання, призначений для зберігання медичних імунобіологічних препаратів, повинен забезпечувати відповідно до діючих вимог зберігання всієї кількості зазначених лікарських засобів, що містяться на складах (базах).

3.5.6. Відбраковані лікарські засоби необхідно чітко маркувати й зберігати окремо в зонах з обмеженим доступом. Їх необхідно або повертати постачальникам, або за можливості переробляти, або знищувати. Будь-яка з виконаних дій має бути дозволена і запротокольована уповноваженим на це персоналом.

3.5.7. Лікарські засоби, повернуті з продажу (обігу), повинні бути знищені або утилізовані. В окремих випадках Уповноважена особа може прийняти рішення щодо повернення в обіг повернутих лікарських засобів після відповідного аналізу ризиків, за результатами якого відсутні сумніви, що якість повернутих лікарських засобів є задовільною. Будь-яка виконана дія повинна бути задокументованою.

3.6. Контроль якості

3.6.1. Контроль якості має відношення до відбору зразків, специфікацій і проведення випробувань. Він також пов'язаний з організацією, документуванням і процедурами видачі дозволів, які гарантують, що проведені всі необхідні випробування і що лікарський засіб не був дозволений для продажу (реалізації) або використання у виробництві до того, як його якість була визнана задовільною.

3.6.2. Кожний ліцензіат повинен мати підрозділ (відділ) контролю якості. Цей підрозділ (відділ) повинен функціонувати незалежно від інших підрозділів (відділів).

3.6.3. У розпорядженні підрозділу (відділу) контролю якості повинна бути одна або декілька контрольних лабораторій, атестованих відповідно до Порядку проведення галузевої атестації лабораторій з контролю якості та безпеки лікарських засобів , затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 14 січня 2004 року № 10, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 січня 2004 року за № 130/8729. У разі відсутності у ліцензіата контрольних лабораторій або окремого випробувального обладнання чи засобів вимірювальної техніки для забезпечення аналізу якості за всіма показниками, передбаченими МКЯ, контроль якості може здійснюватись за договором (контрактом) з лабораторією, яка атестована відповідно до Порядку проведення галузевої атестації лабораторій з контролю якості та безпеки лікарських засобів, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 14 січня 2004 року № 10, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 січня 2004 року за № 130/8729.

3.6.4. Підпункт 3.6.3 цього пункту поширюється виключно на ліцензіатів, які одночасно мають ліцензію на виробництво лікарських засобів та ліцензію на імпорт лікарських засобів.

Для інших ліцензіатів контроль якості лікарських засобів повинен здійснюватись відповідно до Порядку здійснення державного контролю якості лікарських засобів, що ввозяться в Україну , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2005 року № 902.

3.6.5. Необхідно мати в наявності достатні ресурси для гарантування, що всі заходи щодо контролю якості проводяться ефективно і надійно. Приміщення та обладнання контрольних лабораторій повинні відповідати вимогам до випробувань, які проводяться в цих лабораторіях.

3.6.6. Основні обов'язки керівника підрозділу контролю якості наведені в пункті 3.2 цього розділу. Підрозділ контролю якості в цілому може мати також й інші обов'язки, такі як розробка, валідація та забезпечення виконання всіх методик з контролю якості, зберігання контрольних (архівних) зразків лікарських засобів, забезпечення правильного маркування контейнерів (упаковок) із матеріалами і препаратами, спостереження за стабільністю продукції, участь у розслідуванні рекламацій щодо якості продукції тощо. Усі ці операції необхідно здійснювати згідно з письмовими методиками і за необхідності протоколювати.

3.6.7. Оцінка готової продукції має охоплювати всі чинники, які стосуються справи, включаючи умови виробництва, відповідність специфікаціям на готову продукцію і перевірку остаточної готової упаковки.

3.6.8. Приміщення та обладнання контрольних лабораторій у разі їх наявності мають відповідати загальним і специфічним вимогам до зон контролю якості, наведеним у пункті 3.3 цього розділу.

Персонал, приміщення та обладнання в контрольних лабораторіях мають відповідати завданням, обумовленим характером операцій з контролю якості. Використання сторонніх лабораторій відповідно до принципів, докладно викладених у пункті 3.7 цього розділу, може допускатися за наявності особливих причин, але це повинно бути відображено у протоколах контролю якості.

3.6.9. Лабораторна документація має відповідати принципам, викладеним у пункті 3.4 цього розділу. Основна частина цієї документації стосується контролю якості, тому в розпорядженні підрозділу контролю якості має знаходитися документація таких категорій:

специфікації та/або МКЯ;

методики відбору зразків;

методики проведення випробувань і протоколи (включаючи аналітичні робочі протоколи/листки і/або лабораторні журнали);

аналітичні звіти і/або сертифікати;

дані моніторингу навколишнього середовища (параметрів мікроклімату), якщо вони потрібні;

за необхідності протоколи валідації методів випробування;

методики і протоколи калібрування приладів і технічного обслуговування обладнання.

Будь-яку документацію щодо контролю якості серії лікарського засобу необхідно зберігати один рік після закінчення терміну придатності серії або не менше п'яти років після сертифікації серії та видачі дозволу на реалізацію (випуск) Уповноваженою особою ліцензіата (залежно від того, який термін довше).

Для деяких видів даних (наприклад, результатів аналітичних випробувань тощо) необхідно складати протоколи способом, що дає змогу оцінити тенденцію.

Крім аналітичного досьє на серію лікарського засобу, мають зберігатися і бути легко доступні інші первинні дані, зафіксовані в таких документах, як лабораторні журнали та/або протоколи.

3.6.10. Відбір зразків необхідно здійснювати згідно із затвердженими ліцензіатом письмовими методиками.

Передані для випробування відібрані зразки мають бути репрезентативні для серії лікарського засобу, з якої вони відібрані.

Необхідно, щоб контейнери (тара) для зразків мали етикетку із зазначенням вмісту, номера серії, дати відбору зразків і контейнерів, з яких були відібрані зразки.

Дії щодо контрольних та архівних зразків повинні здійснюватися ліцензіатом відповідно до пункту 3.11 цього розділу.

3.6.11. Аналітичні методи мають пройти валідацію. Усі операції щодо проведення випробувань, описаних у відповідній документації реєстраційного досьє, необхідно проводити згідно із затвердженими МКЯ.

Отримані результати необхідно протоколювати і перевіряти, щоб переконатися в їхній відповідності один одному. Усі обчислення необхідно старанно перевіряти.

Виконані випробування необхідно протоколювати; протоколи мають містити принаймні такі дані:

найменування лікарського засобу із зазначенням лікарської форми, виду та розміру пакування;

номер серії та найменування виробника і/або постачальника;

посилання на відповідні специфікації та методики проведення випробувань;

результати випробування, включаючи спостереження та обчислення, посилання на сертифікати аналізів;

дати проведення випробувань;

прізвища осіб, які виконали випробування;

прізвища осіб, які перевірили проведення випробувань і обчислення, за необхідності;

чіткий висновок про видачу дозволу або про відхилення (чи рішення про інший статус), датований і підписаний Уповноваженою особою ліцензіата.

Лабораторні реактиви, мірний посуд і титровані розчини, стандартні зразки і поживні середовища необхідно готувати відповідно до письмових процедур.

Лабораторні реактиви, призначені для тривалого використання, мають бути марковані із зазначенням дати виготовлення та підписом особи, яка їх виготовила. На етикетках мають бути зазначені терміни придатності нестабільних реактивів і поживних середовищ, а також особливі умови зберігання. Для титрованих розчинів необхідно вказувати дату останнього встановлення титру і відповідний останній коефіцієнт поправки.

На контейнері необхідно вказувати дату одержання кожної речовини, що використовується для проведення випробувань (наприклад, реактивів і стандартних зразків), за необхідності. Необхідно додержуватися інструкції з їх використання і зберігання. У певних випадках після одержання або перед використанням реактивів може бути необхідним проведення їхнього випробування на ідентичність і/або інше випробування.

Перед роботою з тваринами, використовуваними для проведення випробувань компонентів, матеріалів або препаратів, їх необхідно за потреби утримувати в карантині. Тварин потрібно утримувати і контролювати таким чином, щоб забезпечити їх придатність для запланованого використання. Тварини мають бути ідентифіковані; необхідно вести відповідні протоколи, що відтворюють історію їх використання.

3.6.12. Виробник, та/або власник реєстраційного посвідчення, та/або імпортер повинні контролювати стабільність лікарського засобу після надходження на ринок. У договорі (контракті) між ними повинно бути встановлено обов’язки щодо проведення подальшого випробування стабільності. Відповідно до договору (контракту) ліцензіату необхідно дотримуватись вимог щодо подальшого випробування стабільності, викладених у настанові з належної виробничої практики.

3.7. Зовнішня діяльність

3.7.1. Відповідно до вимог належної виробничої практики має бути укладений письмовий договір (контракт) між замовником і виконавцем щодо виконання зовнішньої діяльності, а також визначені будь-які пов'язані з ним технічні умови.

Усі заходи щодо зовнішньої діяльності, включаючи будь-які запропоновані зміни технічних або інших умов, необхідно здійснювати відповідно до вимог належної виробничої практики та реєстраційного досьє на відповідний лікарський засіб.

Якщо власник реєстраційного посвідчення та імпортер не є однією особою, між ними, а також виробником лікарського засобу має бути укладений договір (контракт), в якому враховані принципи, описані в цьому пункті.

3.7.2. Обов’язки замовника:

мати в наявності процедури, які забезпечують контроль за зовнішньою діяльністю та враховують принципи управління ризиками для якості;

до початку виконання зовнішньої діяльності оцінювати законність, придатність і компетентність виконавця щодо успішного виконання зовнішніх робіт;

відповідати за умови контракту щодо виконання принципів і правил належної виробничої практики, викладених в цих Ліцензійних умовах;

забезпечувати виконавця всією необхідною інформацією та відомостями, щоб останній мав змогу правильно виконувати замовлені роботи відповідно до вимог належної виробничої практики та реєстраційного досьє на відповідний лікарський засіб;

гарантувати, що виконавець був цілком поінформований про будь-які пов'язані з лікарським засобом або технологічним процесом проблеми, що можуть становити ризик для його приміщень, обладнання, персоналу, інших матеріалів або іншої продукції;

контролювати і перевіряти дії виконавця, а також впровадження ним будь-якого необхідного поліпшення;

розглядати та оцінювати протоколи і результати, пов'язані із зовнішньою діяльністю;

гарантувати самостійно або на підставі підтвердження Уповноваженою особою виконавця, що всі лікарські засоби, поставлені йому виконавцем, виготовлені відповідно до вимог належної виробничої практики і реєстраційного досьє.

3.7.3. Обов’язки виконавця:

повинен мати відповідні приміщення та обладнання, необхідні знання і досвід, а також компетентний персонал для кваліфікованого виконання робіт, доручених замовником;

повинен гарантувати, що всі поставлені йому лікарські засоби, матеріали та відомості відповідають своєму призначенню;

не повинен передавати за субконтрактом третій стороні жодних робіт, що доручені йому за договором (контрактом), без попередньої оцінки і санкціонування домовленостей замовником (договори (контракти) між виконавцем і будь-якою третьою стороною мають гарантувати, що інформація та відомості, включаючи оцінку відповідності третьої сторони, надаються в такому самому порядку, як між початковими замовником і виконавцем);

не повинен здійснювати несанкціонованих змін, що виходять за рамки договору (контракту), які можуть несприятливо вплинути на якість зовнішніх робіт, виконуваних для замовника;

має усвідомлювати, що зовнішні роботи, включаючи аналіз за договором (контрактом), можуть підлягати перевірці з боку Держлікслужби України.

3.7.4. Технічні аспекти договору (контракту) повинні складатися компетентними особами, які мають відповідні знання щодо зовнішньої діяльності та належної виробничої практики. Необхідно, щоб всі домовленості щодо зовнішньої діяльності відповідали чинним регуляторним вимогам та реєстраційному досьє на відповідний лікарський засіб, а також були погоджені сторонами.

У контракті має бути чітко описано, хто є відповідальним за кожний етап зовнішньої діяльності, наприклад, за управління знаннями, забезпечення ланцюга поставок, субконтрактну діяльність, якість і закупівлю матеріалів, проведення випробувань та видачу дозволу на випуск (реалізацію), використання у виробництві або транспортування.

Усі протоколи, пов'язані із зовнішньою діяльністю, наприклад, протоколи виробництва, аналізу та дистрибуції, а також контрольні (архівні) зразки мають зберігатися у замовника або бути йому доступні. Будь-які протоколи щодо оцінки якості продукції у разі пред'явлення претензій, або передбачуваного браку, або при розслідуванні у разі передбачуваної фальсифікації продукції мають бути доступні замовнику і визначені в методиках.

У контракті має бути передбачено, що замовник може проводити аудит зовнішньої діяльності, яка здійснюється виконавцем або взаємно узгодженими субпідрядниками.

3.8. Рекламації та відкликання продукції

3.8.1. Усі рекламації та інша інформація щодо потенційно дефектної продукції мають бути розслідувані згідно з письмовими процедурами. Обов'язково має бути створена система, яка в разі необхідності дає змогу швидко й ефективно відкликати з торгової мережі лікарські засоби з відомими або передбачуваними дефектами, якщо:

лікарський засіб є шкідливим за звичайних умов його застосування; або

терапевтична ефективність є недостатньою; або

співвідношення ризик/користь не є прийнятним при застосуванні згідно з умовами реєстрації; або

якісний і кількісний склад не відповідає зазначеному в реєстраційному досьє; або

контроль якості лікарського засобу і/або його інгредієнтів, а також контроль проміжних стадій виробничого процесу не був проведений або не були виконані деякі інші вимоги чи зобов'язання.

3.8.2. Ліцензіат повинен призначити особу, яка є відповідальною за роботу з рекламаціями і за вибір відповідних заходів. У підпорядкуванні цієї особи має за необхідності бути достатня кількість допоміжного персоналу. Якщо ця особа не є Уповноваженою особою, то її необхідно поінформувати про будь-яку рекламацію, дослідження або вилучення з обігу лікарських засобів.

У ліцензіата повинні бути затверджені письмові процедури, що визначають дії, які вживаються у випадках отримання рекламації щодо можливих дефектних лікарських засобів, включаючи необхідність ухвалення рішення про їх вилучення з обігу.

Будь-яка рекламація, що стосується дефекту лікарських засобів, має бути запротокольована і досліджена. Особа, відповідальна за контроль якості лікарських засобів, повинна брати участь у вивченні таких рекламацій.

Якщо дефект лікарського засобу виявлений або передбачається його виявлення в якійсь одній серії, то обов'язково має бути прийняте рішення про перевірку інших серій.

Усі рішення і заходи, вжиті за рекламацією, необхідно запротоколювати.

Записи про рекламації необхідно переглядати для виявлення специфічних або повторюваних проблем і можливого вилучення з обігу реалізованих лікарських засобів.

Ліцензіат особливу увагу має приділяти виявленню того, чи були підстави появи рекламацій наслідком фальсифікації лікарського засобу.

Держлікслужба України та/або компетентні уповноважені органи інших країн мають бути поінформовані, якщо ліцензіат планує дії у випадку псування продукції, або виявлення фальсифікованої продукції, або інших серйозних проблем, пов'язаних із якістю продукції.

3.8.3. Ліцензіат повинен призначити особу, відповідальну за здійснення і координацію вилучення з обігу лікарських засобів, у підпорядкуванні якої має за необхідності бути достатня кількість персоналу для опрацювання, з необхідною терміновістю всіх аспектів вилучення з обігу. Ця відповідальна особа має бути незалежна від організації збуту і маркетингу. Якщо ця особа не є Уповноваженою особою, вона обов'язково має бути поінформована про будь-яку дію щодо вилучення з обігу лікарських засобів.

З метою організації всієї діяльності щодо вилучення з обігу лікарських засобів мають бути розроблені письмові процедури, які регулярно перевіряються і за необхідності актуалізуються.

Ліцензіат, який має намір вилучити з обігу лікарські засоби у зв'язку з наявним або передбачуваним дефектом, невідкладно інформує про це Держлікслужбу України, заявника (власника) реєстраційного посвідчення та/або його офіційного представника.

Протоколи реалізації мають бути доступні для особи (осіб), відповідальної(их) за відкликання, і містити інформацію про ліцензіатів з оптової або роздрібної торгівлі лікарськими засобами та про заклади охорони здоров’я і виробників лікарських засобів, які їх одержали (із зазначенням їх місцезнаходження, номерів телефону та/або факсу, що працюють цілодобово, номерів серії та кількості поставлених лікарських засобів), включаючи тих, що пов'язані з експортом продукції та постачанням зразків лікарських засобів.

Вилучені з обігу лікарські засоби слід ідентифікувати і зберігати окремо в карантинній зоні до прийняття рішення про подальші дії з ними.

Увесь процес відкликання лікарських засобів має бути відображений у протоколі і виданий остаточний звіт, що містить співвідношення (баланс) між поставленою і повернутою кількістю лікарських засобів.

Регулярно слід оцінювати ефективність заходів щодо відкликань.

3.9. Самоінспекція (внутрішній аудит)

3.9.1. З метою контролю відповідності принципам і виконання правил належної виробничої практики, належної практики дистрибуції та належної практики зберігання, а також пропозицій необхідних запобіжних та коригувальних дій необхідно проводити самоінспекцію.

Приміщення, обладнання, документацію, процес зберігання, контроль якості, дистрибуцію лікарських засобів, питання, що стосуються персоналу, заходи щодо роботи з рекламаціями та щодо відкликань, а також самоінспекції (внутрішні аудити) необхідно регулярно досліджувати відповідно до заздалегідь визначеної програми для перевірки їх відповідності принципам управління якістю.

3.9.2. Самоінспекцію необхідно проводити незалежно й докладно; її повинна(і) здійснювати компетентна(і) особа(и), призначена(і) із числа персоналу ліцензіата. За необхідності може бути проведений незалежний аудит експертами інших підприємств, установ, організацій.

3.9.3. Проведення всіх самоінспекцій необхідно протоколювати. Звіти повинні містити всі спостереження, зроблені під час самоінспекцій, і за необхідності пропозиції щодо запобіжних та коригувальних дій. Також повинні бути складені звіти про дії, проведені за результатами самоінспекцій.

3.10. Видача Уповноваженою особою дозволу на випуск (реалізацію) або дозволу на використання у виробництві

3.10.1. Уповноважена особа повинна перевірити відповідність одержаних лікарських засобів супровідним документам щодо найменування, лікарської форми, виду та розміру упаковки, кількості, дозування, номерів серії, термінів придатності, реєстраційного статусу, виробника.

Перед видачею дозволу на випуск (реалізацію) серії лікарського засобу або дозволу на використання у виробництві Уповноважена особа зобов'язана переконатися в дотриманні таких вимог:

імпортований лікарський засіб зазначено в додатку до ліцензії;

серія лікарського засобу і її виробництво відповідають положенням реєстраційних документів на цей лікарський засіб (реєстраційного досьє та/або специфікацій та МКЯ, затверджених МОЗ України) та ліцензії на імпорт лікарських засобів;

серія лікарського засобу пройшла контроль якості відповідно до специфікації МКЯ, затверджених МОЗ України, що підтверджується сертифікатом якості серії лікарського засобу, виданим виробником, Уповноважена особа якого надає дозвіл на випуск серій;

виробництво здійснюється відповідно до вимог належної виробничої практики;

про будь-які зміни, що вимагають внесення змін до ліцензії на імпорт лікарських засобів, повідомлений відповідний компетентний уповноважений орган і одержано його дозвіл на внесення таких змін;

наявний висновок про якість ввезених лікарських засобів відповідно до Порядку здійснення державного контролю якості лікарських засобів, що ввозяться в Україну , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2005 року № 902;

іншу інформацію, що стосується якості серії лікарського засобу, враховано.

3.10.2. Дозвіл на випуск (реалізацію) серії готового лікарського засобу видається Уповноваженою особою ліцензіата на підставі підтвердження сертифіката якості серії лікарського засобу, виданого виробником, Уповноважена особа якого надає дозвіл на випуск серій, та висновку про якість ввезених лікарських засобів, виданого згідно з Порядком здійснення державного контролю якості лікарських засобів, що ввозяться в Україну , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2005 року № 902.

3.11. Контрольні та архівні зразки

3.11.1. Зразки зберігають з метою: по-перше, щоб забезпечити зразок для аналітичних випробувань, і, по-друге, щоб забезпечити зразок повністю готової продукції. Зразки поділяються на дві категорії:

1) контрольний зразок (Reference sample) - зразок із серії готової продукції, який зберігають з метою аналізу за необхідності, що виникає протягом терміну зберігання серії, якої це стосується;

2) архівний зразок (Retention sample) - зразок повністю упакованої одиниці із серії готової продукції. Його зберігають з метою ідентифікації (наприклад, протягом терміну зберігання серії, якої це стосується, може знадобитися аналіз зразка або упаковки, маркування, листка-вкладиша (інструкції для медичного застосування), номера серії, дати закінчення терміну придатності. Можуть бути виняткові обставини, коли ця вимога може бути дотримана без зберігання дублікатів зразків, наприклад, якщо невеликі серії упаковують для різних ринків або при виробництві дороговартісних лікарських засобів).

Для готової продукції у багатьох випадках контрольні та архівні зразки будуть представлені однаково, тобто, як повністю упаковані одиниці. У таких випадках контрольні та архівні зразки необхідно розглядати як взаємозамінні.

У виробника та імпортера повинні зберігатися контрольні та/або архівні зразки від кожної серії готової продукції.

Контрольні та/або архівні зразки є частиною протоколу серії готової продукції і можуть бути оцінені у випадку, наприклад, рекламацій щодо якості лікарського засобу, запитів щодо відповідності реєстраційному досьє, запитів з приводу маркування/упаковки або звіту з фармаконагляду.

Ліцензіат повинен зберігати протоколи простежуваності зразків; вони повинні бути доступні для ознайомлення компетентними уповноваженими органами.

3.11.2. Контрольні та архівні зразки від кожної серії готового лікарського засобу необхідно зберігати щонайменше один рік після закінчення терміну придатності. Контрольний зразок має бути упакований в його первинну упаковку або в упаковку з того самого матеріалу, що й первинний контейнер, у якому лікарський засіб знаходиться на ринку.

3.11.3. Контрольний зразок має бути достатнього розміру для проведення щонайменше двох повних аналітичних досліджень серії відповідно до документів реєстраційного досьє, оцінених і затверджених МОЗ України. Якщо необхідний такий аналіз, то кожний раз при проведенні аналітичних випробувань необхідно використовувати нерозкриті упаковки. Будь-яке запропоноване виключення цієї умови має бути обґрунтовано і узгоджено з Держлікслужбою України.

Необхідно виконувати чинні вимоги щодо кількості контрольних зразків і за необхідності архівних зразків.

Контрольні зразки мають бути репрезентативними для серії готової продукції, з якої вони відібрані. Необхідно забезпечити, щоб всі необхідні аналітичні матеріали і обладнання були в наявності (або доступні) для проведення всіх наведених в специфікації випробувань ще один рік після закінчення терміну придатності останньої виробленої серії.

3.11.4. Зберігати контрольні зразки готової продукції необхідно відповідно до чинної версії настанови СТ-Н МОЗУ 42-5.1:2011 "Лікарські засоби. Належна практика зберігання" (додаток 1 "Декларування умов зберігання").

Умови зберігання мають відповідати реєстраційному досьє (наприклад, зберігання при низькій температурі, за необхідності).

3.11.5. Якщо власник реєстраційного посвідчення не є одночасно імпортером цього лікарського засобу, обов'язок щодо відбору і зберігання контрольних/архівних зразків має бути визначений в договорі (контракті) між сторонами відповідно до пункту 3.7 цього розділу. У договорі (контракті) мають бути визначені домовленості між імпортерами щодо відбору і зберігання контрольних та архівних зразків.

Уповноважена особа імпортера, яка сертифікує серію для продажу, повинна забезпечувати, щоб всі відповідні контрольні та архівні зразки були доступні протягом відповідного часу. За необхідності всі обов’язки щодо такого доступу мають бути визначені в договорі (контракті).

3.11.6. Контрольні зразки мають бути доступні для лабораторії з валідованою методологією.

Для готової продукції, виробленої в інших країнах:

якщо є угода про взаємне визнання (MRA) або про оцінку відповідності та прийнятності промислових товарів (ACAA), контрольні зразки можуть бути відібрані і зберігатися на дільниці виробника, що визначається в договорі (контракті) (підпункт 3.11.5 цього пункту) між імпортером та виробником (виробничою дільницею з випуску серії);

якщо не існує угоди про взаємне визнання (MRA) або про оцінку відповідності та прийнятності промислових товарів (ACAA), контрольні зразки готових лікарських засобів необхідно відбирати і зберігати у імпортера, розташованого в Україні. Ці зразки відбираються відповідно до договору(ів) (контракту(ів) між всіма сторонами.

3.11.7. Архівні зразки повинні представляти серію готових лікарських засобів у тому вигляді, в якому вони ввозяться на територію України і використовуються для аналізу з метою підтвердження відповідності реєстраційному досьє.

Архівні зразки повинні зберігатися в приміщеннях ліцензіата з метою забезпечення швидкого доступу компетентного уповноваженого органу.".