| Керівник архівної установи | ______________________
(підпис) | ___________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Відбиток печатки архівної установи
із зазначенням ідентифікаційного коду.
Прізвище укладача паспорта, номер службового телефону.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 18
до Правил роботи архівних установ України
ВІДОМОСТІ
ПРО ЗМІНИ У СКЛАДІ ТА ОБСЯЗІ ФОНДІВ АБО ДОКУМЕНТІВ НЕФОНДОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ СТАНОМ НА 01 січня ____ року
Розділ 1.*
ВІДОМОСТІ
ПРО ЗМІНИ У СКЛАДІ ТА ОБСЯЗІ ФОНДІВ СТАНОМ НА 01 січня ____ року
| N з/п | N фонду | Категорія фонду | Назва фонду | Надійшло | Вибуло | Загальна кількість на 01 січня _____ року | Примітки.
Підстава і кількісні показники щодо кожного надходження та вибуття документів |
| анотація документів | роки | анотація документів | роки | описано | скопійовано для страхового фонду | не описано справ (доку-
ментів, аркушів, архівних елект-
ронних документів) |
| справ | архівних елект-
ронних справ | архівних елект-
ронних доку-
ментів | уніка-
льних доку-
ментів | справ | уніка-
льних доку-
ментів |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
На 01 січня _____ року було ______ фондів, _____ справ, ______ документів, ______ аркушів; _____ архівних електронних справ, _____ архівних електронних документів.
За ____ рік надійшло __________ фондів, ______ справ, ______ документів, _____ аркушів; _____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів;
вибуло ___ фондів, ____ справ, ____ документів, _____ аркушів; ____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів.
На 01 січня ____ року є _____ фондів, _____ справ, _____ документів, _____ аркушів; ___ архівних електронних справ, ______ архівних електронних документів.
За списком фондів з № 1 по № ___ дорадянського періоду є в наявності ___ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ___, втрачених _____, пропущених ____).
За списком фондів з № 1 по № ___ радянського періоду та періоду незалежності є в наявності ____ фондів (номерів переданих ____, приєднаних _____, втрачених _____, пропущених _______).
За списком партійних фондів з № 1 по № __ є в наявності ____ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ____, втрачених ____, пропущених ______).
____________
* Заповнюється архівними установами з фондовою організацією документів. |
Розділ 2.*
ВІДОМОСТІ ПРО ЗМІНИ У СКЛАДІ ТА ОБСЯЗІ ДОКУМЕНТІВ НЕФОНДОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ
СТАНОМ НА 01 січня ______ року
| NN з/п | Вид доку-
ментів | Надійшло | Вибуло | Загальна кількість на 01 січня _____ року | Примітки.
Підстава і кількісні показники щодо кожного надходжен-
ня і вибуття документів |
анотація доку-
ментів | роки | анотація доку-
ментів | роки | описано | скопійовано для страхового фонду | неописано |
| од. зб. | од. обл. | архів-
них елект-
рон-
них справ | уніка-
льних доку-
ментів | архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів | од. зб. | од. обл. | уніка-
льних доку-
ментів | од. зб. | од. обл. | архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
На 01 січня _____ року було _____________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
За __________ рік:
надійшло ___________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів;
вибуло _____________ од. зб., ______________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
На 01 січня _____ року є в наявності _____________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів. |
| Керівник архівної установи | ______________________
(підпис) | ___________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Відповідальний за облік
документів в архівній установі |
______________________
(підпис) |
___________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____________
* Заповнюється архівними установами з нефондовою організацією документів.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 19
до Правил роботи архівних установ України
КАРТКА ФОНДУ
| Дата першого надходження фонду | Дата внесення картки фонду до Центрального каталогу фондів та документів нефондової організації | Центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства | Найменування та місцезнаходження архівної установи, іншої юридичної особи чи призвіще та місце проживання фізичної особи - власника документів | Місцезнаходження фонду - фактична адреса (будівлі/корпусу архівної установи, іншої юридичної особи, фізичної особи) | Номер фонду |
| | | | | | |
| Крайні дати кожної назви фонду | Назва фонду |
| | |
| | |
| | |
| Роки | | | | |
| Обсяг фонду на 01 січня | Описано | справ | | | | |
| архівних електронних справ | | | | |
| архівних електронних документів | | | | |
| унікальних документів | | | | |
| Скопійовано для страхового фонду | справ | | | | |
| унікальних документів | | | | |
| Неописано | справ | | | | |
| документів | | | | |
| архівних електронних документів | | | | |
| аркушів | | | | |
(лицьовий бік картки фонду)
| Короткий зміст документів | Крайні дати документів |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
Попередній № фонду ______________________________________________________________________________________________________
Примітки ________________________________________________________________________________________________________________ |
______________________________________________________________
(найменування посади) | _________________
(підпис) | _______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
(зворотний бік картки фонду)
Формат А5 (148 х 210). |
Додаток 20
до Правил роботи архівних установ України
КАРТКА ДОКУМЕНТІВ НЕФОНДОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ
Дата першого надход-
ження документів | Дата внесення картки до Центрального каталогу фондів та документів нефондової організації | Центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства | Найменування та місцезнаходження архівної установи, іншої юридичної особи чи прізвище та місце проживання фізичної особи - власника документів | Місцезнаходження документів - фактична адреса (будівлі/корпусу архівної установи, іншої юридичної особи, фізичної особи) | Вид документів* |
| | | | | | |
| |
| Роки | | | | | | | | | | |
| Обсяг документів на 01 січня | описано | одиниць зберігання | | | | | | | | | | |
| одиниць обліку | | | | | | | | | | |
| унікальних документів | | | | | | | | | | |
| архівних електронних документів | | | | | | | | | | |
| скопійовано для страхового фонду | одиниць зберігання | | | | | | | | | | |
| одиниць обліку | | | | | | | | | | |
| унікальних документів | | | | | | | | | | |
| не описано | одиниць зберігання | | | | | | | | | | |
| одиниць обліку | | | | | | | | | | |
| архівних електронних документів | | | | | | | | | | |
(лицьовий бік картки документів нефондової організації)
____________
* Зазначається вид аудіовізуального документа або іншого спеціального документа. |
| Короткий зміст документів | Крайні дати документів |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
Примітки
________________________________________________________________________________________________________________ |
__________________________________________________________________________
(найменування посади) | _____________
(підпис) | ________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
(зворотний бік картки фонду)
Формат А5 (148 х 210). |
Додаток 21
до Правил роботи архівних установ України
| АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ СПРАВИ № ____ |
У справі підшито і пронумеровано ____________________________________ аркушів;
у т. ч.: літерні аркуші ___________;
пропущені номери________________
+ аркушів внутрішнього опису __________ |
| Особливості фізичного стану та формування справи | NN аркушів |
| 1 | 2 |
__________________________________
(найменування посади працівника архіву) | _______________
(підпис) | _________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 22
до Правил роботи архівних установ України
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _________ |
| NN з/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | NN аркушів | Ім'я файла архівного електронного документа* | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом:
______________________________________________________ документів,
(цифрами і словами)
______________________________________________________ аркушів документів,
(цифрами і словами)
______________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.
(цифрами і словами) |
_________________________________
(найменування посади укладача опису) | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
____________
* За відсутності архівних електронних справ графа 6 випускається.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 23
до Правил роботи архівних установ України
Найменування архіву
КАРТКА-ЗАМІННИК ОДИНИЦІ ЗБЕРІГАННЯ
Фонд
N _____ | Опис
N _____ | Од. зб.
N ______ | Куди або кому видано | Дата видавання і підпис працівника | Позначка про повернення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 24
до Правил роботи архівних установ України
______________________________________________________________________________
(найменування архіву)
КАРТКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА
Фонд N
Корпус- _______________________
Поверх (ярус) __________________
Архівосховище _________________
Кімната _______________________
Фонд № ____ назва _____________________________________________________________
| Опис N | Справи
з № ___ до № ___ | Стелаж N | Шафа N | Полиця N | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(лицьовий бік)
(зворотний бік)
Формат А6 (148 х 105).
Додаток 25
до Правил роботи архівних установ України
_________________________________________________________________
(найменування архіву)
КАРТКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА
Корпус- _______________________
Поверх (ярус) __________________
Архівосховище _________________
Кімната _______________________
СТЕЛАЖ № __________
| Шафа N | Полиця N | Фонд N | Опис N | Справи (од. зб.)
з № ___ до № __ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(лицьовий бік)
(зворотний бік)
Формат А5 (148 х 210).
Додаток 26
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ДОЗВОЛЯЮ
видавання документів
Найменування посади керівника архіву |
ЗАМОВЛЕННЯ
НА ВИДАВАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ДО РОБОЧИХ
КІМНАТ АБО ЛАБОРАТОРІЇ | ________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата |
Прошу видати
___________________________________
(найменування посади) |
_______________
(підпис) |
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
для _________________________________________________________________________________
(мета роботи з документами)
такі документи: |
| N фонду | N опису | N справи (документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати документів | Кількість аркушів | Підпис працівника, який отримав документи |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
(лицьовий бік)
Працівник, що отримав документи
___________________________________
(найменування посади) |
______________
(підпис) |
_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
(зворотний бік)
Формат А5 (148 х 210). |
Додаток 27
до Правил роботи архівних установ України
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № __________
НАЯВНОСТІ ТА СТАНУ ДОКУМЕНТІВ
| Фонд № ________ назва _________________________________________________________ |
| | Перевіряння проводили ____________
(дата) | ______________________________________________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
______________________________________________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
______________________________________________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище) |
| N описів | Кіль-
кість справ
(од. зб.)
опису за обліко-
вими доку-
ментами | N невияв-
лених справ | Літерні N | Пропущені номери | Шифри справ, непра-
вильно підкла-
дених до даного фонду | NN справ, вида-
них у тимча-
сове корис-
тування | Кіль-
кість справ (описа-
них), що є в наяв-
ності | Тимча-
сові шифри неопраць-
ованих справ | NN справ (од. зб.), що потребують | N справ, доку-
менти яких мають неви-
правні пошкод-
ження | При-
мітки |
внесені до опису, але не врахо-
вані у підсум-
ковому запису | не внесені до опису, але врахо-
вані у підсум-
ковому запису | врахо-
вані у підсум-
ковому запису | не врахо-
вані підсум-
ковому запису | дезін-
фекції | дезін-
секції | рес-
тав-
рації | оправ-
лення або під-
шивки | віднов-
лення згаса-
ючих або слабо-
контраст-
них текстів |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | |
Разом: ____________________________________________________________________________________________________________справ.*
(цифрами і словами)
Аркуш склали |
______________________________________________________________
(найменування посади) | __________________
(підпис) | _______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
______________________________________________________________
(найменування посади) | __________________
(підпис) | _______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
____________
* Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (NN 2 - 18).
Формат А3 (297 х 420). |
Додаток 28
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення)
ПЕРЕВІРЯННЯ НАЯВНОСТІ І СТАНУ
ДОКУМЕНТІВ | |
Фонд № _________
Назва фонду ________________________________________________________________________
Перевіряння проводилося з ______________ до __________________________________________
(дата) (дата)
Перевірянням встановлено:
1. Внесено до описів _________________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами)
2. Не виявлено в наявності ____________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами)
3. Мають літерні номери ________________________________________________ справ,
(цифрами і словами)
з них: |
| а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому запису | _________ справ (документів);
(цифрами) |
| б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому запису | _________ справ (документів).
(цифрами) |
4. Пропущено номерів:
а) врахованих у підсумковому запису |
_________ справ (документів);
(цифрами) |
| б) не врахованих у підсумковому запису | _________ справ (документів).
(цифрами) |
| 5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів | _________ справ (документів).
(цифрами) |
| 6. Разом з числа внесених до описів у наявності є | _________ справ (документів),
(цифрами) |
з них:
а) потребують дезінфекції і дезінсекції |
_________ справ (документів);
(цифрами) |
| б) невиправно пошкоджені | _________ справ (документів);
(цифрами) |
| в) потребують ремонту | _________ справ (документів);
(цифрами) |
| г) потребують оправлення або підшивки | _________ справ (документів);
(цифрами) |
| ґ) потребують відновлення згасаючих і слабоконтрастних текстів | _________ справ (документів);
(цифрами) |
| д) мають у зовнішньому оформленні коштовності | _________ справ (документів).
(цифрами) |
7. Не внесених до описів
____________________________________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами) |
8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є
____________________________________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами) |
9. Характеристика умов зберігання документів
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
Перевіряння проводили
______________________________
(найменування посади) |
_______________
(підпис) |
__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
______________________________
(найменування посади) | _______________
(підпис) | __________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
______________________________
(найменування посади) | _______________
(підпис) | __________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Погоджено: | | |
| Завідувач відділу | _______________
(підпис) | __________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Завідувач архівосховища | _______________
(підпис) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 29
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення) | |
ПРО ТЕХНІЧНІ ПОМИЛКИ В ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТАХ
Фонд № _____________
Назва фонду _________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
У ході виконання _____________________________________________________________ виявлено
(вид роботи)
такі технічні помилки в записах: |
| Назва облікового документа | Наявний напис | Слід написати |
| 1 | 2 | 3 |
Акт укладено
__________________________________
(найменування посади) |
____________
(підпис) |
________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ року | | |
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________
(найменування посади) |
____________
(підпис) |
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ року
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 30
до Правил роботи архівних установ України
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ _______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № _____________
_______________________________
(місце складення) | |
ПРО ВИЯВЛЕННЯ НЕОБЛІКОВАНИХ ДОКУМЕНТІВ
У ході ______________________________________________________________________________
(вид роботи)
було виявлено _______________________________________________________________________
(у сховищі, робочому приміщенні)
____________________________________________________________________________________
такі документи: |
| N з/п | Заголовок (назва) документа (документів) | Шифри (за наявності) | До якого фонду мають бути фондовані |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Разом виявлено _____________________________________________________ документів (справ).
(цифрами і словами) |
Акт укладено
______________________________________
(найменування посади) |
___________
(підпис) |
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________
(найменування посади) |
___________
(підпис) |
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210 х 297). |
Додаток 31
до Правил роботи архівних установ України
КАРТКА ОБЛІКУ
НЕВИЯВЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ
Назва архіву ___________
Архівосховище № _________________
Фонд № ____, назва фонду ____________________________________________________________