Посилання скопійовано

Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження Правил роботи архівних установ України

Міністерство юстиції України | Наказ, Замовлення, Журнал, Паспорт, Реєстр, Картка, Список, Акт, Опис, Форма типового документа, Правила від 08.04.2013 № 656/5

Облік неописаних документів

Дата запи-
су

Надходження

Вибуття

Наявність (залишок)

підстава

кількість

підстава

кількість

справ

доку-
ментів

арку-
шів

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

назва доку-*
мента

N доку-
мента

дата

справ

доку-
ментів

арку-
шів

архів-
них елект-
рон-
них доку-
ментів

назва доку-
мента

N доку-
мента

дата

справ

доку-
ментів

арку-
шів

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

Облік описаних документів

Дата запи- су	Надходження							Вибуття									Наявність (залишок) справ			Наявність (залишок) архівних електронних справ			Наявність (залишок) архівних електронних документів
	N опи- су	N то- му опи- су	роки	назва опису або ано- тація доку- ментів	Кількість			N опи- су	N то- му опи- су	роки	Підстава			Кількість			за да- ним опи- сом	за да- ним то- мом опи- су	по фон- ду в ціло- му	за да- ним опи- сом	за да- ним то- мом опи- су	по фон- ду в ціло- му	за да- ним опи- сом	за да- ним то- мом опи- су	по фон- ду в ціло- му
					справ	архів- них елек- трон- них справ	архів- них елек- трон- них доку- ментів				назва доку- мента	N доку- мента	дата доку- мента	справ	архів- них елек- трон- них справ	архів- них елек- трон- них доку- ментів
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 12

до Правил роботи архівних установ України

___________________________________________________________________________

(найменування архіву)

КНИГА ОБЛІКУ

НАДХОДЖЕНЬ ДОКУМЕНТІВ НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ

Том № _____________
Почато ____________
Закінчено __________

Формат А4 (210 х 297).

N з/п	Дата запису	Назва, № і дата документа, за яким прийнято надходження	Назва фонду	Крайні дати документів	Кількість				Короткий зміст і характе- ристика стану документів	Найменування юридичної особи або прізвище фізичної особи, від якої надійшли документи, та її місцезнаходження / місце проживання	Прізвище працівника архівної установи, який здійснив приймання	N фонду	Примітки
					спр.	док.	арк.	аед*
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Разом надійшло за ______ рік ____________ справ + __________ документів + ___________ аркушів, у тому числі:
від юридичних осіб __________ справ, документів особового походження __________________ справ + _____________ документів + ________________ аркушів;
______________________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + __________ архівних електронних документів*, у тому числі:
від юридичних осіб __________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*), документів особового походження __________________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + _____________ архівних електронних документів*.

___________________________________________________________ (найменування посади)	__________________ (підпис)	______________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____________ * Заповнюється за наявності архівних електронних документів. Формат А4 (210 х 297).

Додаток 13

до Правил роботи архівних установ України

_____________________________________________________________________________

(найменування архіву)

КНИГА

ОБЛІКУ НАДХОДЖЕНЬ СТРАХОВОГО ФОНДУ

Том № _____________
Почато ____________
Закінчено __________

Формат А4 (210 х 297).

NN з/п	Дата надходження	Документ, за яким прийнято копії	Дата копіювання	NN фондів	NN описів	Кількість справ УД, внесених до од. зб. СФ	СФ (кільк. од. зб.)	Примітки
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Разом надійшло за ______ рік ______________________________________ од. зб. страхового фонду,
                                                                   (цифрами і словами)
скопійовано ____________________________________________________ од. зб., у тому числі
                                                       (цифрами і словами)
________________________________________________________________ архівних електронних,
                                                (цифрами і словами)
________________________________________________________________ унікальних.
                                                (цифрами і словами)

____________________________________________________________ (найменування посади)	__________________ (підпис)	___________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Формат А3 (297 х 420).

Додаток 14

до Правил роботи архівних установ України

_________________________________________________________

(найменування архіву)

ОПИС № ________

СТРАХОВОГО ФОНДУ

Формат А4 (210 х 297).

NN од. зб. страхового фонду	Дата копіювання	Кількість кадрів в од. зб.	Кількість справ, внесених до од. зб.		Відомості про справи, які входять в одиницю зберігання СФ			Примітки
			Кількість справ, внесених до од. зб.		NN фондів	NN описів	NN справ унікальних
			разом	унікальних
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Разом до опису внесено _______________________________ од. зб. страхового фонду
                                                    (цифрами і словами)
                                на _______________________________________ справ,
                                                                          (цифрами і словами)
у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:
                                     _________________________________________
                                                                             (цифрами і словами)

_______________________________ (найменування посади)	_______________ (підпис)	__________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Формат А4 (210 х 297).

Додаток 15

до Правил роботи архівних установ України

_________________________________________________

(найменування архіву)

РЕЄСТР ОПИСІВ

Почато ______________
Закінчено ____________

Формат А4 (210 х 297).

N з/п	Надходження										Вибуття
	дата запису	фонд		опис N	том N	назва опису (тому)	крайні дати документів	кількість			дата запису	підстава	куди вибув
		N	назва					справ	аркушів в опису	примірників опису (тому)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Формат А3 (297 х 420).

Додаток 16

до Правил роботи архівних установ України

_________________________________________________

(найменування архіву)

СПИСОК ФОНДІВ

Том № _______________
Почато ______________
Закінчено ___________

Формат А4 (210 х 297).

N фонду	Дата першого надходження	Назва фонду	Попередній номер фонду	Відмітка про вибуття	Примітки
1	2	3	4	5	6

За ________ рік надійшло: __________ фондів, у тому числі ___________________ фондів юридичних осіб та ____________________ фондів особового походження
За _________ рік вибуло: _____________ фондів, у тому числі _________________ фондів юридичних осіб та __________ фондів особового походження
Разом на 01 січня ____________________ фондів: з № __________ по № _________________________________________________________________________,
                                                            (цифрами і словами)
у т. ч. номерів             переданих _____________,
                                   вибулих _______________,
                                   об'єднаних ____________,
                                     вільних _______________.

_________________________________ (найменування посади)	_______________ (підпис)	__________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Формат А4 (210 х 297).

Додаток 17

до Правил роботи архівних установ України

Коди
форми документа	установи-укладача
202

Найменування
архівної установи
________________ № ________________
___________________________________
(місце складання)

Паспорт архівної установи
на 01 січня 20__ року

Індекси	Назви розділів і показників	Одиниці виміру	Всього по області/ місту/ АРК/ НАН України (Україні)	Цент- ральні державні архівні установи	Державні архіви областей, міст Києва та Севасто- поля, АРК	Галузеві державні архіви	Архівні відділи рай- держадмі- ністрацій	Архівні відділи міських рад	Інститут архіво- знавства НБУВ НАН України	Архівні підроз- діли наукових установ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	Будівлі та приміщення
1.1	Кількість будівель: спеціально збудованих пристосованих	будівля будівля
1.2	Кількість будівель, які забезпечено позавідомчою охороною	будівля
1.3	Кількість будівель, які обладнано охоронною сигналізацією: всього у т. ч. в робочому стані підключено до ЦП	будівля будівля будівля
1.4	Кількість будівель, які обладнано пожежною сигналізацією: всього у т. ч. в робочому стані підключено до ЦП	будівля будівля будівля
1.5	Об'єм архівосховищ: спеціально збудованих пристосованих	куб. м куб. м
1.6	Площа архівосховищ: спеціально збудованих пристосованих	кв. м кв. м
1.7	Площа відокремлених сховищ страхового фонду	кв. м
1.8	Місткість приміщень: спеціально збудованих пристосованих	од. зб. од. зб.
1.9	Кількість сховищ у будівлях: спеціально збудованих пристосованих	сховища сховища
1.10	Кількість сховищ, які обладнано: охоронною сигналізацією у т. ч. в робочому стані пожежною сигналізацією у т. ч. в робочому стані	сховища сховища сховища сховища
1.11	Кількість сховищ, в яких встановлено: автоматичні системи пожежогасіння у т. ч. в робочому стані	сховища сховища
1.12	Кількість сховищ, в яких встановлено: систему кондиціонування та вентиляції повітря у т. ч. в робочому стані	сховища сховища
1.13	Загальна протяжність стелажного обладнання у т. ч. дерев'яних полиць	пог. м пог. м
1.13.1	Ступінь заповнення стелажного обладнання	відсоток
1.14	Приміщення для зберігання облікових документів: кількість приміщень (сховищ) площа	сховища кв. м
1.15	Робочі приміщення кількість приміщень площа	кімната кв. м
1.16	Кількість первинних засобів пожежогасіння (вогнегасників), якими обладнано приміщення: архівосховища сховища для зберігання облікових документів робочі приміщення лабораторія мікрофільмування та реставрації документів допоміжні приміщення	вогнегасник вогнегасник вогнегасник вогнегасник вогнегасник
1.17	Читальний зал: кількість кімнат площа кількість місць	кімната кв. м місце
1.18	Лабораторія мікрофільмування та реставрації документів: кількість кімнат площа наявність системи кондиціонування та вентиляції повітря	кімната кв. м кімната
1.19	Форма власності на приміщення: державна комунальна приватна	будівля будівля будівля
1.20	Наявність системи зовнішнього відеоспостереження: у т. ч. в робочому стані кількість камер	будівля будівля камера
1.21	Наявність системи внутрішнього відеоспостереження: - читальний зал: кількість камер у т. ч. в робочому стані - інші приміщення: кількість камер у т. ч. в робочому стані	камера камера камера камера
1.22	Орендовано приміщень: кількість будівель у них сховищ кімнат	будівля сховища кімната
1.22.1	Площа приміщень в орендованих будівлях архівосховищ кімнат	кв. м кв. м
2	Види й обсяг документів НАФ
2.1	Документи на паперовій основі всього:	фонд од. зб.
2.1.1	Управлінські документи
2.1.1.1	Фондів усього у т. ч. фондів періоду незалежності	фонд фонд
2.1.1.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. періоду незалежності унікальних	од. зб. од. зб. од. зб. документ
2.1.1.3	Одиниць зберігання, внесених до описів всього у т. ч. періоду незалежності	од. зб. од. зб.
2.1.1.4	Закартоновано одиниць зберігання	од. зб.
2.1.1.5	Створено страховий фонд на: одиниць зберігання всього у т. ч. періоду незалежності на унікальні документи	од. зб. од. зб. документ
2.1.1.6	Мікрофотокопій страхового фонду	од. обл. кадр
2.1.1.7	Мікрофіш страхового фонду	од. обл. кадр
2.1.1.8	Мікрофотокопій і мікрофіш, що надійшли з інших архівів	кадр
2.1.2	Документи особового походження
2.1.2.1	Фондів всього у т. ч. періоду незалежності	фонд фонд
2.1.2.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. періоду незалежності унікальних	од. зб. од. зб. од. зб. документ

2.1.2.3	Одиниць зберігання, внесених до описів усього у т. ч. періоду незалежності	од. зб. од. зб.
2.1.2.4	Закартоновано одиниць зберігання	од. зб.
2.1.2.5	Створено страховий фонд на одиниць зберігання у т. ч. на унікальні документи	од. зб. документ
2.1.2.6	Мікрофотокопій страхового фонду	од. обл. кадр
2.1.2.7	Мікрофіш страхового фонду	од. обл. кадр
2.1.3	Наукова-технічна документація
2.1.3.1	Комплексів документів	комплекс
2.1.3.2	Фондів	фонд
2.1.3.3	Одиниць зберігання всього у т. ч. внесених до описів унікальних	од. зб. од. зб. од. зб. документ
2.1.3.4	Закартоновано одиниць зберігання	од. зб.
2.1.3.5	Створено страховий фонд на одиниць зберігання у т. ч. на унікальні документи	од. зб. документ
2.1.3.6	Мікрофотокопій страхового фонду	од. обл. кадр
2.1.3.7	Мікрофіш страхового фонду	од. обл. кадр
2.2	Кінодокументи
2.2.1	Одиниць обліку всього у т. ч. внесених до описів	од. обл. од. обл.
2.2.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. внесених до описів унікальних	од. зб. од. зб. од. обл. документ
2.2.3	Створено страховий фонд всього у т. ч. на унікальні документи	од. зб. / од. обл. документ
2.3	Фотодокументи
2.3.1	Одиниць обліку всього у т. ч. внесених до описів унікальних фотоальбомів	од. обл. од. обл. од. обл. документ од. обл.
2.3.2	Створено страховий фонд всього у т. ч. на унікальні документи	од. зб. / од. обл. документ
2.4	Фонодокументи
2.4.1	Одиниць обліку всього у т. ч. внесених до описів	од. обл. од. обл.
2.4.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. внесених до описів унікальних грамофонних звукозаписів у т. ч. внесених до описів	од. зб. од. зб. од. зб. документ од. зб. од. зб.
2.4.3	Створено страховий фонд всього у т. ч. на унікальні документи	од. зб. / од. обл. документ
2.5	Відеодокументи
2.5.1	Одиниць обліку всього у т. ч. внесених до описів	од. обл. од. обл.
2.5.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. внесених до описів унікальних	од. зб. од. зб. од. обл. документ
2.5.3	Створено страховий фонд всього у т. ч. на унікальні документи	од. зб./ од. обл. документ
2.6	Архівні електронні документи
2.6.1	Одиниць обліку всього у т. ч. внесених до описів	аед./справа аед./справа
2.6.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. внесених до описів унікальних	од. зб. од. зб. аед.
2.6.3	Створено страховий фонд всього у т. ч. на унікальні документи	аед./справа аед.
3	Електронні інформаційні ресурси
3.1.1	Одиниць обліку всього у т. ч. внесених описів	од. обл. од. обл.
3.1.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. внесених до описів унікальних	од. зб. од. зб. од. обл.
3.1.3	Створено страховий фонд всього у т. ч. на унікальні документи	од. обл. од. обл.	.
4	Документи з кадрових питань (особового складу)
4.1.1	Фондів всього у т. ч. фондів періоду незалежності	фонд фонд
4.1.2	Одиниць зберігання всього у т. ч. періоду незалежності	од. зб. од. зб.
4.1.3	Одиниць зберігання, внесених до описів усього у т. ч. періоду незалежності	од. зб. од. зб.
4.1.4	Закартоновано одиниць зберігання	од. зб.
5	Кількість і стан довідкового апарату
5.1	Описів на документи всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
	в тому числі на:
5.1.1	Управлінські документи всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.1.1	Управлінські архівні електронні документи всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.2	Документи особового походження всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.2.1	Архівні електронні документи особового походження всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.3	Науково-технічну документацію всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.4	Кінодокументи всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.5	Фотодокументи всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.6	Фонодокументи всього в т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.7	Відеодокументи всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.1.8	Документи з кадрових питань (особового складу) всього у т. ч. у друкованому вигляді	опис опис
5.2	Карток усього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
	у тому числі:
5.2.1	Тематичних карток всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
	у тому числі на:
5.2.1.1	Управлінську документацію всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.1.1	Управлінську архівну електронну документацію всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.2	Документи особового походження всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.2.1	Архівні електронні документи особового походження всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.3	Науково-технічну документацію всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.4	Кінодокументи всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.5	Фотодокументи всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.6	Фонодокументи всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.1.7	Відеодокументи всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.2.2	Карток на документи з кадрових питань (особового складу) всього у т. ч. включених до каталогів	картка картка
5.3	Пройшли тематичне розроблення фондів всього одиниць зберігання	фонд од. зб.
	у тому числі:
5.3.1	Управлінської документації фондів одиниць зберігання у т. ч. архівних електронних справ документів	фонд од. зб. од. обл. од. обл.
5.3.2	Документації особового походження фондів одиниць зберігання	фонд од. зб.
5.3.3	Науково-технічної документації фондів одиниць зберігання	фонд од. зб.
5.4	Закаталогізованих одиниць обліку кінодокументів	од. обл.
5.5	Закаталогізованих одиниць обліку фотодокументів	од. обл.
5.6	Закаталогізованих одиниць обліку фонодокументів	од. обл.
5.7	Закаталогізованих одиниць обліку відеодокументів	од. обл.
5.8	Підготовлено оглядів всього у т. ч. виданих друком	огляд огляд
	у тому числі:
5.8.1	Тематичних оглядів всього у т. ч. виданих друком	огляд огляд
5.8.2	Оглядів фонду всього у т. ч. виданих друком	огляд огляд
5.9	Підготовлено путівників, буклетів та інших довідників, за документами архіву всього у т. ч. виданих друком	довідник довідник
5.10	Обсяг інформації, введеної до електронних баз даних
5.10.1	Аркушів фондів	аркуш
5.10.2	Карток фондів	картка
5.11	Кількість карток каталогу складених карток введених до банку даних	картка картка
5.11.1	Кількість карток фільмового каталогу (укладених для банку даних)	картка
5.12	Кількість баз даних об'єм баз даних	од. байт
5.13	Кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), на які створено фонд користування:
	в тому числі на:
5.13.1	Управлінських документів всього у т. ч. унікальних	од. зб. документ
5.13.2	Документів особового походження всього у т. ч. унікальних	од. зб. документ
5.13.3	Науково-технічної документації всього у т. ч. унікальних	од. зб. документ
5.13.4	Кінодокументів всього у т. ч. унікальних	од. зб. / од. обл. документ
5.13.5	Фотодокументів всього у т. ч. унікальних	од. зб. / од. обл. документ
5.13.6	Фонодокументів всього у т. ч. унікальних	од. зб. / од. обл. документ
5.13.7	Відеодокументів всього у т. ч. унікальних	од. зб. / од. обл. документ
6	Кількість видань у довідково-інформаційному фонді архіву
6.1	Книг і брошур усього у т. ч. заінвентаризовано	од. од.
6.2	Журналів:
6.2.1	Річних комплектів журналів	комп.
6.2.2	Номерів журналів у т. ч. заінвентаризовано	од. од.
6.3	Газет:
6.3.1	Річних підшивок всього у т. ч. заінвентаризовано	підшивка підшивка
6.4	Спеціальних видань (карти, креслення, листівки, плакати тощо) всього у т. ч. заінвентаризовано	од. од.
6.5	Дублетного й обмінного фонду	од.
7	Кадри:
7.1	Штатна чисельність бюджетних працівників усього у т. ч. кількість вакантних посад	од. од.
7.1.1	Держслужбовців	особа
7.2	Чисельність працівників госпрозрахункових підрозділів	од.

Про затвердження Правил роботи архівних установ України

Усі документи

Головні новини

Головне за тиждень

Перевір свого контрагента:

Зараз коментують