Підраховують обсяг справ з кадрових питань (особового складу), внесених до описів справ загального діловодства, у підсумкових записах до описів зазначають їх кількість ("у тому числі справ з кадрових питань (особового складу)").
12. Облік страхового фонду документів та фонду користування ними
12.1. В архіві здійснюють окремо облік страхового фонду документів та фонду користування ними, відзнятих з:
документів різних історичних періодів;
документів з паперовою основою (копії на рулонній плівці або мікрофішах);
кінодокументів;
фотодокументів;
фонодокументів;
відеодокументів;
електронних документів.
12.2. Обсяг страхового фонду визначають в одиницях обліку та одиницях зберігання (для документів з паперовою основою, аудіовізуальних документів), у байтах (для електронних документів).
12.3. Облік здійснюють у книзі обліку надходжень страхового фонду, фонду користування та в описах страхового фонду, фонду користування.
Облікові відомості вносять на підставі замовлень на виготовлення страхових копій фонду користування та актів передавання страхових копій.
12.4. До книги обліку надходжень щорічно складають підсумковий запис із зазначенням кількості страхових копій та копій користування, що надійшли впродовж року.
12.5. У підсумкових записах до описів страхового фонду, описів фонду користування фіксують кількість облікованих в описах одиниць обліку (одиниць зберігання) страхового фонду та фонду користування, а також кількість скопійованих оригіналів. Внесення змін до підсумкових записів або укладання нових підсумкових записів здійснюють по мірі надходження страхових копій до окремого сховища.
12.6. Опис страхового фонду укладають у 3-х примірниках: перший передають разом із страховими копіями до спеціального сховища, два залишають в архіві (один - недоторканий, у структурному підрозділі з обліку, другий - робочий, в архівосховищі).
Опис фонду користування складають у 3-х примірниках: перший передають разом із копіями користування до спеціального сховища, два залишають в архіві (один - недоторканий, у структурному підрозділі з обліку, другий - робочий, в архівосховищі).
12.7. Після проведення страхового копіювання в описах документів у графі "Примітки" описової статті скопійованої облікової одиниці проставляють штамп "СФ". Якщо всі документи опису скопійовано, штамп "СФ" проставляють тільки на титульному аркуші та обкладинці опису.
12.8. За одиницю зберігання і обліку страхового фонду, виготовленого у вигляді рулонного мікрофільму, приймають фізично відокремлений рулон мікрофільму незалежно від кількості відзнятих на ньому фондів, справ, документів.
За одиницю виміру страхового фонду приймають кадр мікрофільму.
12.9. Записи до книги обліку надходжень страхового фонду вносять по мірі надходження рулонів мікрофільмів незалежно від фондової приналежності документів, обсягу включених у копію справ чи документів, кількості страхових копій. За книгою надходжень обліковим одиницям страхового фонду присвоюють порядкові номери.
12.10. Графи опису страхового фонду заповнюють на підставі книги обліку надходжень страхового фонду, а також замовлення на виготовлення копій.
12.11. Описи можуть укладатися на мікрофільми страхового фонду одного чи кількох фондів. Описи нумерують у валовому (для архіву) порядку.
До опису страхову копію вносять лише один раз. Порядковий номер, наданий страховій копії за описом, є її постійним номером. Нумерацію страхових копій в єдиному опису страхових копій в цілому по архіву продовжують до п'ятизначного номера, після чого складають новий опис.
Перенумерування страхових копій чи присвоєння вивільнених номерів іншим копіям не дозволяється.
12.12. Опис страхового фонду повинен мати річні розділи, до яких укладають підсумкові записи. Після закінчення записів в опису, а також у разі розподілу опису на томи (якщо страхові копії до спецсховища передають частково) наприкінці опису (тому) також укладають підсумковий запис.
12.13. Архівним шифром одиниці обліку страхового фонду є назва архіву, номер опису страхового фонду, номер одиниці обліку страхового фонду з індексом "СФ". Шифр проставляють на контрольних кадрах страхової копії, на бланку етикетки на верхній кришці великої кінокоробки і бортах упакування.
12.14. Одиницею зберігання та обліку страхового фонду документів на паперовій основі на мікрофішах є одна або кілька мікрофіш, відзнятих з однієї справи і вкладених до одного конверта.
12.15. За книгою обліку надходжень страхового фонду на мікрофішах кожному надходженню надають порядковий номер. Кількісні показники записують з урахуванням фондової належності відзнятих копій за кожним фондом і описом окремо.
12.16. Описи страхового фонду на мікрофішах укладають окремо на страхові копії документів кожного фонду, один або декілька його описів.
12.17. Обліковим номером одиниці обліку страхового фонду на мікрофішах є обліковий номер відзнятої справи, архівним шифром - відповідно архівний шифр відзнятої справи з індексом "СФ" - для страхового фонду; "П" (позитив), "Д" (діазокопія) - для фонду користування.
12.18. Облік страхових копій здійснюють за книгами обліку надходжень страхового фонду та описами страхового фонду окремо за видами документів (кіно-, фото-, фоно-, відео-).
Обліковим номером страхової копії є її порядковий номер у книзі обліку надходжень.
Архівним шифром одиниці обліку страхового фонду є номер одиниці обліку страхового фонду з індексом "СФ".
12.19. Облік фонду користування аудіовізуальними документами здійснюють за книгами обліку надходжень фонду користування та описами фонду користування окремо за видами документів (кіно-, фото-, фоно-, відео-).
Архівним шифром одиниці обліку фонду користування є обліковий номер оригіналу з індексом "ФК".
13. Облік музейних предметів
13.1. Музейні предмети, музейні колекції обліковують в архіві в порядку, визначеному законодавством.
13.2. У разі надходження до архіву музейних предметів у складі архівних фондів їх додатково обліковують у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.
Під час укладання опису справ постійного зберігання до нього додають перелік музейних предметів із зазначенням їх ідентифікаційних даних (назви, зовнішнього вигляду, матеріалу, техніки виконання, розміру тощо). До цього переліку укладають підсумковий запис щодо кількості назв і примірників внесених до нього предметів.
У разі вибуття за відповідним актом внесених до переліку музейних предметів у графі "Примітки" проставляють штамп "Вибуло" і укладають новий підсумковий запис.
13.3 Облік музейних предметів, що містять коштовні метали, каміння, здійснюють відповідно до глави 8 цього розділу.
13.4. Акти, що фіксують рух музейних предметів (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання у тимчасове користування за межами архіву), а також матеріали перевіряння наявності зберігають у справі відповідного архівного фонду.
14. Облік бібліотечного фонду архіву та видань у складі архівних фондів
14.1. Бібліотечний фонд архіву обліковують у порядку, встановленому законодавством для бібліотечного фонду України.
14.2. Облік видань, що надійшли до архіву разом з документами у складі архівного фонду, здійснюють за книгою обліку надходжень документів на постійне зберігання; в актах приймання-передавання документів на постійне зберігання у графі "Примітки" зазначають їх інвентарні номери.
На видання, що входять до складу архівного фонду, укладають перелік із зазначенням їх інвентарного номера, автора, назви, вихідних даних та кількісної характеристики. Перелік включають до опису як додаток, із зазначенням у підсумковому запису до переліку загальної кількості назв і примірників внесених до нього видань. У разі вибуття видання у графі "Примітки" проставляють штамп "Вибуло" і укладають новий підсумковий запис.
Видання зі значною кількістю рукописних нотаток фондоутворювача включають до архівних фондів як архівні документи і до бібліотечного фонду не передають.
14.3. Акти, що фіксують рух видань, прийнятих разом з документами (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання в тимчасове користування за межами архіву), а також матеріали перевіряння наявності зберігають у справі відповідного архівного фонду.
V. Забезпечення збереженості документів в архіві
1. Створення оптимальних умов зберігання архівних документів
1.1. Оптимальні умови для зберігання архівних документів створюють шляхом:
будівництва, реконструкції і ремонту будівель та приміщень архіву;
обладнання будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів;
застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).
1.2. Вимоги до будівель і приміщень архівів, сховищ, до засобів та режимів зберігання архівних документів встановлюються відповідно до вимог законодавства.
1.3. Експлуатацію архівних будівель здійснюють відповідно до вимог Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 08 травня 2003 року № 68, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 09 липня 2003 року за № 569/7890.
1.4. Основні вимоги щодо організації та оформлення доступу фізичних осіб та представників юридичних осіб до приміщень і на територію державного архіву визначаються відповідно до чинного законодавства.
1.5. Архівні документи в архівосховищі розміщують пофондово, у разі нефондової організації - у порядку, що забезпечує їхній облік, зберігання, а також оперативний пошук.
1.5.1. Порядок розміщення документів в архіві визначається відповідно до Схеми розміщення, затвердженої керівником архіву, що зберігається у працівника, відповідального за облік документів архіву, та у структурному підрозділі, що здійснює зберігання документів. Відповідні розділи схеми знаходяться у сховищах архіву.
Схема передбачає розподілення документів по сховищах із зазначенням відомостей про місцезнаходження фондів / нефондових комплексів (поверх, відсік, стелаж, полиця).
1.5.2. У різних сховищах розміщують: документи на паперових носіях; документи на дискових носіях з магнітним шаром та документи, матеріальною основою носія яких є магнітна плівка; документи на мікроформах та документи, матеріальною основою носія яких є кіноплівка; граморигінали і грамплатівки.
1.5.3. Фонди залежно від їх кількості можуть розміщуватися як за номерами фондів, так і за галузевою ознакою, з урахуванням ієрархічної підпорядкованості. Окремими групами можуть розміщуватися фонди різних історичних періодів, фонди особового походження тощо.
1.5.4. З метою забезпечення контролю за доступом до документів, станом їх збереженості та переміщенням, а також для забезпечення негайної евакуації за екстремальних умов відокремленому зберіганню підлягають:
секретні документи;
унікальні документи;
документи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності;
документи, що містять конфіденційну інформацію або з умовами доступу, встановленими їх власниками;
документи, що надійшли до архіву в стані розсипу або за описом первинного розбирання;
документи, що перебувають на депонованому зберіганні;
документи, не внесені до НАФ.
Тимчасовому відокремленому зберіганню підлягають документи, уражені біологічними шкідниками.
Документи відокремленого зберігання підлягають вилученню з фонду (нефондового комплексу). На місце вилученої одиниці зберігання закладають картку-замінник одиниці зберігання за формою, наведеною в додатку 23.
1.6. Місце розташування та площу для розміщення архівних документів відокремленого зберігання архів визначає самостійно, залежно від можливостей та з урахуванням перспектив його комплектування.
1.7. Документи відокремленого зберігання розміщують в окремих сховищах або ж у відокремлених і належним чином обладнаних частинах загальних сховищ, що відповідають умовам та нормам зберігання, встановленим законодавством.
1.8. Розміщення секретних документів здійснюють відповідно до вимог нормативних документів щодо забезпечення режиму секретності в Україні.
Тимчасове спільне зберігання секретних і розсекречених одиниць зберігання допускається в разі відсутності вільної площі для розміщення розсекречених документів.
1.9. Унікальні документи, архівні документи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності, та документи, що містять конфіденційну інформацію або з умовами доступу, встановленими їх власниками, підлягають зберіганню в окремому, спеціально обладнаному архівосховищі.
1.10. Неописані або описані за первинним розбиранням документи підлягають зберіганню в окремих проміжних сховищах. У разі відсутності вільних площ ці категорії документів можуть зберігатися у відокремлених частинах відповідних загальних архівосховищ.
1.11. Аудіовізуальні та електронні документи зберігають в окремих архівосховищах залежно від режимів зберігання для видів носіїв цих документів.
1.12. Розміщення фонду користування здійснюють відповідно до виду носія копій.
Копії фонду користування з паперовою основою (у тому числі й фотокопії) зберігають в архівосховищі разом з оригіналами документів з паперовою основою на окремих стелажах або в шафах у порядку номерів архівних фондів і справ.
Копії фонду користування з іншими основами розміщують в архівосховищах з нормативними для них режимами зберігання.
1.13. Облікові документи архівосховища розміщують в його ізольованій зоні на стелажі або в шафі робочої кімнати працівника архівосховища.
1.14. Усі приміщення архіву (будівлі, поверхи, яруси, архівосховища, кімнати), а також стелажі, шафи і полиці нумерують.
У кожному архівосховищі стелажі й шафи нумерують зліва направо від входу. Полиці на стелажах і шафах нумерують згори донизу, зліва направо.
1.15. З метою закріплення місця зберігання за кожною одиницею зберігання і забезпечення пошуку документів в архівосховищах укладають пофондові і постелажні топографічні покажчики у картковій чи аркушній формі у двох примірниках. Один примірник покажчика зберігається у працівника, відповідального за облік, другий - у відповідному архівосховищі.
Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися також в автоматизованому режимі.
1.16. Пофондові топографічні покажчики укладають на кожний фонд окремо для встановлення місця його зберігання та розміщують у порядку номерів фондів за карткою, наведеною в додатку 24.
Для встановлення місця зберігання документів нефондової організації топографічні покажчики укладають на кожний вид документів за ознакою їх групування при розміщенні.
1.17. Постелажні топографічні покажчики укладають окремо на кожний стелаж для встановлення пошукових даних документів, що зберігаються на ньому, і розміщують у порядку номерів стелажів у межах кожного архівосховища за карткою, наведеною в додатку 25.
1.18. Зміни в розміщенні документів своєчасно відображають у всіх примірниках топографічних покажчиків, а також у схемі розміщення документів архіву.
2. Видавання документів з архівосховища
2.1. Видавання документів з архівосховища в тимчасове користування за межами архіву здійснюється з дозволу керівника архіву:
фондоутворювачам (утворювачам документів), судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам за наявності гарантійного листа від них;
юридичним особам для користування за наявності договору про експонування (копіювання) документів із зазначенням умов, в яких перебуватимуть документи під час експонування (копіювання), а також наказу керівника архіву; акта грошової оцінки документів;
спеціалізованим закладам, юридичним чи фізичним особам для проведення реставраційно-консерваційних робіт, створення страхового фонду документів за наявності договору з ними.
2.2. Видавання документів у тимчасове користування за межами України здійснюють з дозволу Укрдержархіву за поданням архіву за наявності державної гарантії країни, що приймає, письмового підтвердження архівом наявності копій страхового фонду документів, що видаються, та їх задовільного фізичного стану.
У разі видавання документів (у тому числі копій, що підлягають поверненню) за межі України вони підлягають страхуванню відповідно до законодавства.
У разі видавання документів для проведення робіт за межами України обов'язково здійснюється грошова оцінка документів відповідно до пунктів 2.31 - 2.34 глави 2 розділу I цих Правил. Визначену ціну зазначають у переліку документів, що додають до відповідного договору.
Вивезення документів за межі України здійснюють відповідно до законодавства про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей.
Видавання документів за межі України здійснюється лише за наявності в архіві їх страхових копій.
2.3. Видавання документів з архівосховища в межах архіву здійснюється відповідно до порядку, затвердженого наказом керівника архіву.
2.4. З архівосховища не видають:
оригінали документів за наявності копій фонду користування (можуть бути видані у виняткових випадках лише з письмового дозволу керівника архіву за наявності страхових копій і страхової оцінки документів);
оригінали унікальних документів (можуть бути видані лише працівникам архівної установи або представникам спеціалізованих закладів для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак документів);
документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт);
документи, що не пройшли наукового описування і технічного оформлення, для користування і проведення робіт, пов'язаних зі створенням страхового фонду і фонду користування та поліпшенням фізико-хімічного стану;
документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших видів робіт з ними, під час ремонту приміщень сховищ, масового переміщення документів, у разі настання надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;
документи обмеженого доступу, допуск до яких надається у встановленому законодавством порядку.
2.5. Норми видавання документів з архівосховища архів встановлює самостійно з огляду на стан документів, призначених для видавання, наявність необхідної кількості працівників, віддаленість архівосховищ від місць користування документами та з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву.
2.6. Документи з архівосховища видають на такі строки:
для користування в читальному залі архіву оригінали документів - на десять робочих днів, копії документів - на один місяць;
для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак працівникам архівної установи або представникам спеціалізованих закладів оригінали унікальних документів - на п'ять робочих днів;
для виконання запитів працівникам архіву - на десять робочих днів;
для користування за межами архіву, у тому числі для експонування на виставках, юридичним особам - до одного місяця;
для тимчасового користування судово-слідчим органам - до шести місяців;
релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) можуть видаватися в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, а також страхування одержувачем;
для створення страхового фонду та фонду користування і спеціального оброблення на строк, що визначається планами роботи архіву та угодами на проведення відповідних робіт сторонніми організаціями.
2.7. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення (у довільній формі) користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердження працівниками архіву, за дорученням керівництва архіву, їх наявності і дотримання умов зберігання.
2.8. Продовження строків перебування документів у користуванні за межами України здійснюється за погодженням з Укрдержархівом на підставі договору про продовження строку користування за умови письмового підтвердження користувачем наявності виданих документів і дотримання умов їх зберігання, а також пред'явлення страхового поліса та державної гарантії країни, що приймає.
2.9. Підготовка документів до видавання з архівосховища передбачає:
виймання одиниць зберігання із засобів зберігання на стелажах;
звіряння пошукових даних і заголовків (анотацій) із описами справ, документів, для аудіовізуальних документів - звіряння відповідності облікових номерів та інших даних на пакованні;
поаркушне перевіряння справ, документів;
технічне опрацювання документів (за необхідності).
2.10. На місце вилучених документів підкладають картку-замінник одиниці зберігання, що укладають на кожну окрему одиницю зберігання за формою, наведеною в додатку 23. Допускається вести одну картку - замінник на всі документи, що зберігаються в окремому пакованні.
2.11. Усі одиниці зберігання, що видають з архівосховища, повинні мати архівний шифр, аркуш користування, аркуш-засвідчувач.
2.12. Документи з паперовими носіями, що на час видавання не пронумеровані та незброшуровані, нумерують і оправляють (окрім документів особового походження, листівок, фотографій).
2.13. Видавання документів та копій фонду користування з архівосховища здійснюють на підставі належним чином оформлених замовлень чи розпорядження керівника архіву і реєструють у відповідних книгах видавання документів з архівосховища та книгах видавання фонду користування: до сектору користування документами, до робочих кімнат або лабораторії архіву, у тимчасове користування за межами архіву.
Зазначені книги ведуть окремо по кожному архівосховищу та виду видавання.
2.14. Видавання документів до лабораторії архіву для копіювання оформлюють на підставі замовлення на видавання документів до робочих кімнат або лабораторії, укладеного працівником лабораторії в необхідній кількості примірників за формою, наведеною в додатку 26.
Після реєстрації замовлення в лабораторії в книзі обліку замовлень та проставляння його номера на всіх примірниках замовлення контрольний примірник замовлення повертають зберігачу фондів.
Інші примірники залишаються в лабораторії і супроводжують документи на всіх етапах роботи з ними до моменту повернення їх до архівосховища.
2.15. Виконані замовлення на видавання документів для користувачів передають разом з виданими документами до структурного підрозділу, що забезпечує користування, і зберігають в особових справах користувачів.
Усі інші замовлення (у тому числі контрольний примірник на видавання документів до лабораторії) знаходяться в зберігача фондів впродовж строку, визначеного керівником архіву для їх зберігання, але не менше одного календарного року.
2.16. Видавання документів у тимчасове користування за межами архіву оформлюють актом про видавання справ у тимчасове користування, що укладають за наявності усіх інших необхідних документів. У графі "Примітки" акта зазначають особливості оформлення і фізичного стану документів.
2.17. Щоквартально за книгами видавання документів перевіряють дотримання строків, на які документи були видані. У разі виявлення неповернутих вчасно документів завідувач архівосховища вживає заходів щодо їх повернення.
У випадку необхідності продовження строку користування документами замовлення на видавання документів переоформляють завчасно.
Неповернуті вчасно без поважних причин документи негайно повертають до архівосховища.
2.18. Для контролю за збереженістю документів профільний структурний підрозділ у плановому порядку або за розпорядженням керівника архіву здійснює перевіряння наявності і стану збереженості виданих документів під час користування ними.
2.19. Архів попереджає користувачів щодо відповідальності за збереженість виданих їм для користування документів згідно з чинним законодавством.
2.20. Повернення документів, виданих у тимчасове користування за межами архіву, фіксується у книгах видавання відповідною поміткою в присутності працівників архіву та представників юридичних осіб, які повернули документи після користування.
Поаркушне перевіряння документів під час повернення їх користувачами здійснює працівник структурного підрозділу користування, в інших випадках - зберігач фондів.
2.21. Під час повернення документів до архівосховища працівником архіву здійснюється перевіряння їх фізичного стану. У випадку виявлення пошкоджень документів (у тому числі внесення виправлень до тексту) під час користування ними складається акт у довільній формі, який підписується працівником архіву, що прийняв документи, та особою, що їх повернула, і подається на розгляд керівника архіву.
3. Переміщення та транспортування документів
3.1. Переміщення документів в архіві з метою раціонального використання наявної площі та з інших причин здійснюють лише на підставі наказу керівника архіву.
Для переміщення документів у сховищах і робочих приміщеннях архіву використовують пересувні возики та інші засоби транспортування. Аудіовізуальні, графічні з паперовими носіями та великоформатні документи переміщують тільки в тих засобах зберігання, в яких вони зберігалися на стелажах.
3.2. Під час транспортування архівних документів за межами архіву необхідно вжити заходів щодо їх охорони та захисту від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища, а також від механічних пошкоджень шляхом застосування спеціальних видів пакувань.
З метою запобігання пошкодженню документи на паперових носіях, що підлягають перевезенню, щільно укладають у картонні коробки, пакунки чи інші засоби зберігання; фотодокументи - у коробки жорсткої конструкції відповідного розміру у вертикальному положенні; кінодокументи, попередньо упаковані в поліетиленові пакети, - у металеві коробки; фонодокументи - у коробки жорсткої конструкції, обгорнуті водозахисним матеріалом.
3.3. Перевезення документів у межах міста (населеного пункту) здійснюють у супроводі працівника архіву.
Транспортування документів на далекі відстані здійснюють згідно з правилами перевезення цінних вантажів, встановлених для відповідних видів транспорту.
4. Контроль наявності, стану і руху архівних документів
4.1. Контроль наявності, стану і руху архівних документів спрямований на отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів, їх руху, як в окремому архівосховищі, так і по архіву в цілому, та запобігання пошкодженню та втраті архівних документів.
Контроль наявності, стану та руху документів в архіві здійснюють під час проведення робіт з ними, а також як самостійний вид роботи.
4.2. Складовою контролю наявності і стану архівних документів у процесі їх зберігання є перевіряння наявності та стану документів з метою:
встановлення фактичної наявності документів, що зберігаються, і відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;
виявлення відсутніх документів та їх розшуку;
виявлення та усунення недоліків в обліку документів, внесення змін до облікових документів архіву;
оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення.
4.3. Перевіряння наявності та стану документів є плановою роботою архіву, яку проводить комісія (робоча група), до складу якої включають 2 - 3 працівники профільного структурного підрозділу архіву. Для виконання допоміжних робіт (знепилювання коробок, заміни ярликів тощо) до складу комісії (робочої групи) додатково включають інших працівників.
На підставі наказу керівника архіву перевіряння наявності дозволяють проводити одному працівнику.
4.4. Перевіряння наявності та стану документів планують і обліковують у такі строки:
унікальних і документів, що мають у своєму зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, - щорічно;
архівних електронних, кіно-відео-фотодокументів та фонодокументів на магнітних носіях - один раз на 5 років;
грамофонних оригіналів і грамплатівок - один раз на 7 років;
документів на паперових носіях - один раз на 20 років.
Строки перевіряння наявності документів змінюються за наказом керівника архіву, виданого на підставі рішення комісії архіву з контролю за наявністю, станом та розшуком документів, погодженого з Центральною комісією Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів НАФ.
4.5. Систематичні контрольні перевірки наявності та стану документів, виданих впродовж року з архівосховищ, проводяться архівом самостійно у визначені ним строки.
4.6. Позачергова перевірка наявності та стану усіх документів архіву або окремих документаційних комплексів проводиться після масових переміщень, ліквідації надзвичайних ситуацій та за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.
4.7. Не проводять перевіряння наявності та стану документів, що за останні 5 років:
надійшли до архіву;
пройшли науково-технічне опрацювання або описи яких було перероблено з одночасним переформуванням одиниць зберігання;
описи яких було удосконалено з частковим редагуванням заголовків, переглядом документів і перевірянням їх наявності;
в яких проводилася цільова експертиза цінності з одночасним перевірянням наявності документів.
4.8. Перевірянню наявності та стану документів може передувати уточнення облікових документів.
4.9. У разі виявлення під час уточнення облікових документів технічних помилок архівом складається акт про технічні помилки в облікових документах, який передається до структурного підрозділу архіву, що здійснює облік, у порядку, визначеному Інструкцією з обліку.
Уточнення облікової документації може проводитися як самостійний вид роботи.
4.10. Перед початком роботи в архівосховищі доцільно укласти уточнений за обліковими документами список одиниць зберігання, які повинні бути в наявності, а також список виданих з архівосховища документів (їх номери встановлюють за картами-замінниками одиниці зберігання та книгами видавання документів з архівосховища).
4.11. Документи, видані для користування, перед початком перевіряння наявності повертаються до архівосховища та перевіряються на загальних підставах.
Під час проведення перевіряння наявності документи з архівосховища не видають.
4.12. Документи, видані у тимчасове користування за межами архіву, перевіряються за книгами обліку видавання документів у тимчасове користування та актами видавання документів у тимчасове користування і вважають наявними.
4.13. Під час перевіряння наявності архівних документів виконавцям заборонено:
робити будь-які позначки, виправлення, вносити записи до облікових документів;
вносити до опису необліковані документи.
4.14. Хід роботи з перевіряння наявності та стану документів відображають в аркуші перевіряння наявності та стану документів, який заповнюють безпосередньо під час проведення перевіряння та фіксують у ньому виявлені недоліки за формою, наведеною в додатку 27.
4.15. Аркуш перевіряння складається на кожний опис окремо. До аркуша перевіряння укладають сторінки-доповнення. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів (документальних комплексів) припустимо укладання одного аркуша на всі описи фонду.
4.16. Акт перевіряння наявності і стану документів складається після завершення перевіряння наявності і стану документів за формою, наведеною в додатку 28. До акта додають аркуш перевіряння наявності та стану документів.
4.17. У разі виявлення недоліків після перевіряння наявності укладають:
акт про технічні помилки в облікових документах за формою, наведеною в додатку 29;
акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву за формою, наведеною в додатку 4;
акт про виявлення необлікованих документів за формою, наведеною в додатку 30.
4.18. Після закінчення перевіряння в кінці опису проставляється штамп "перевірено", дату, назву посади і підпис укладача запису.
У разі виявлення в описах необлікованих літерних, вільних, пропущених номерів та вибулих одиниць зберігання підсумкові записи переукладають.
4.19. На всі невиявлені в ході перевіряння документи складається картка обліку невиявлених документів за формою, наведеною в додатку 31.
Облік невиявлених документів може здійснюватися у картковій формі або в електронній формі відповідно до реквізитів картки.
4.20. Перевіряння вважається завершеним після внесення всіх змін до облікових документів.
4.21. Акт і аркуші перевіряння підкладають до справи фонду (у разі нефондової організації - у справу документів нефондової організації) або формують окремий том і зберігають разом із справою фонду як додаток до неї.
5. Організація розшуку документів, не виявлених під час перевіряння наявності
5.1. З дати встановлення факту відсутності архівних документів роботу з їх розшуку проводить завідувач архівосховища або працівник профільного структурного підрозділу архіву.
5.2. Хід розшуку фіксують у картці обліку невиявлених документів.
5.3. Під час розшуку документи можуть бути виявлені, причини їх відсутності можуть бути документально підтверджені або залишитися нез'ясованими.
5.4. Розшук документів, причини відсутності яких документально не підтверджено, за умови завершення суцільного перевіряння наявності та стану документів в архіві максимально триває впродовж таких строків:
для документів на паперовій основі - 30 років;
для аудіовізуальних та електронних документів - 15 років.
Унікальні документи, причини відсутності яких документально не підтверджено, з обліку не знімають, а їх розшук не припиняється.
5.5. Якщо причиною відсутності документів є протиправні дії або обставини зникнення унікальних документів не з'ясовано, про це письмово повідомляється Укрдержархів та органи внутрішніх справ.
5.6. На виявлені в ході розшуку документи складається акт про виявлення документів (у довільній формі), якщо розшукувані документи було враховано в аркуші та акті перевіряння наявності і стану документів як невиявлені.
5.7. Якщо в ході розшуку виявлено документи, що пояснюють причини відсутності невиявлених документів, складається акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (за формою, наведеною у додатку 32), на підставі якого документи знімають з обліку.
Документальним підтвердженням причин відсутності документів є:
довідки фондоутворювачів про те, що невиявлені документи не були передані до архіву;
акт про вилучення документів для знищення (або відбіркові списки);
письмового дозволу державної архівної установи вищого рівня про зняття документів з обліку;
акт про передавання документів до іншого архіву;
акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду;
попередній акт перевіряння наявності і стану документів з фіксацією відсутності цих документів;
інші документи (акти, довідки тощо), відповідно до яких документи було вилучено, але своєчасно не знято з обліку.
5.8. Якщо після закінчення строку розшуку документів причини їх відсутності не встановлено, складається акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (за формою, наведеною в додатку 33), та довідка про проведення розшуку в довільній формі, із детальною характеристикою усіх напрямків розшуку (у двох примірниках), які разом з актом перевіряння наявності і стану документів надаються Укрдержархіву для прийняття рішення щодо зняття з обліку документів. На підставі письмового дозволу Укрдержархіву керівник архіву видає наказ про зняття документів з обліку.
5.9. Після завершення розшуку невиявлених документів складається акт про завершення розшуку документів за формою, наведеною в додатку 34.
Картки (записи) на зняті з обліку документи з картотеки (бази даних) обліку невиявлених документів вилучають та передають до картотеки (бази даних) обліку виявлених документів.
Розшук невиявлених архівних документів вважають повністю завершеним після внесення змін до облікових документів архіву та архівосховища.
6. Контроль фізико-хімічного та технічного стану архівних документів
6.1. Контроль фізико-хімічного та технічного стану документів, що зберігаються в архіві, проводять:
у цільовому порядку як планову роботу архіву;
під час перевіряння наявності та стану документів;
під час користування документами;
під час проведення інших видів робіт, пов'язаних з перегляданням документів.
6.2. Планове перевіряння фізико-хімічного та технічного стану документів проводять поетапно з урахуванням цінності архівних документів.
Цільовому перевірянню фізико-хімічного та технічного стану підлягають документи, що постраждали під час надзвичайних ситуацій.
За результатами контролю готуються висновки щодо необхідності проведення спеціального оброблення документів та, залежно від їх стану, встановлюють строки проведення наступного контролю.
6.3. Періодичність контролю фізико-хімічного та технічного стану документів на плівковій основі становить:
для кіно-відео-фонодокументів та фонодокументів з магнітною плівкою - один раз на 5 років;
грамофонних оригіналів і грамплатівок - один раз на 7 років.
Обсяг документів, які підлягають контролю, визначають з урахуванням можливостей архіву.
6.4. Контроль фізико-хімічного та технічного стану архівних документів під час перевіряння їх наявності здійснюється шляхом візуального перегляду.
6.4.1. Кіно- і фотодокументи (негативи) підлягають візуальному перегляду у відбитому й прямому світлі на фільмоперевірочному (монтажному) столі.
У разі неможливості визначити дефекти візуально документи переглядають під збільшувальним склом із шкалою або мікроскопом, виконуються необхідні геометричні заміри за допомогою спеціальних приладів.
Копії кінодокументів - проміжні позитиви і позитиви - переглядають візуально на монтажному столі з метою визначення видимих дефектів, а також на екрані в умовах оптичної проекції з метою визначення якості зображення, рівності планів по густині і кольору, синхронності фонограми із зображенням, стійкості кадру, різкості зображення й відсутності дефектів зображення.
6.4.2. Відеодокументи переглядаються та прослуховуються на відповідній апаратурі.
6.4.3. Фонодокументи на магнітній плівці, грамофонні оригінали, грамплатівки, компакт-диски перевіряються шляхом прослуховування на професійній звуковідтворювальній апаратурі, а також шляхом перегляду у відбитому світлі.
Під час прослуховування перевіряються фізико-хімічні й електроакустичні властивості носія запису, якість звучання. У ході візуального перегляду перевіряється наявність на поверхні механічних пошкоджень і слідів забруднень, дефектів хімічного та біологічного походження (ураження пліснявою, корозія металу, інші наслідки окислення), наявність початкових і кінцевих ракордів, якість виконання склейок для документів на магнітній плівці.
6.4.4. Контроль стану електронних документів здійснюється відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації.
6.5. Результати контролю фізико-хімічного та технічного стану документів під час перевіряння наявності відображаються в аркушах та актах перевіряння наявності та стану документів.
6.6. Під час приймання документів до архіву контроль їх фізико-хімічного та технічного стану проводиться з метою виявлення документів, уражених біологічними шкідниками (плісеневі гриби, комахи); з підвищеною вологістю; з пошкодженнями паперу і тексту; запилених.
6.7. Документи на паперових носіях, уражені біологічними шкідниками, ізолюють та направляються на санітарно-гігієнічне оброблення.
У разі виявлення вологих документів проводиться обов'язкова акліматизація до їх повного висушування. Акліматизація розгорнутих на столах, стелажах документів проводиться у приміщенні приймання і тимчасового зберігання впродовж 7 - 14 діб шляхом інтенсивної вентиляції повітря.
6.8. Під час оцінки технічного стану аудіовізуальних документів та їх страхових копій встановлюється відповідність технічних характеристик документів відомостям, що містяться в актах технічного стану, виявляються документи з вогненебезпечною основою носія. Результати оцінки вносяться до акта технічного стану і визначається комплекс необхідних реставраційних робіт.
Оцінка стану документів, а також їх страхових копій проводиться не пізніше 3-х місяців з дати приймання на зберігання.
У разі виявлення дефектів складають акт у довільній формі, де відображається характер дефектів та зазначаються необхідні заходи щодо їх усунення.
Усунення дефектів, виявлених під час приймання документів до архіву, здійснюється власником, що передає документи на зберігання, або архівом на платній основі.
6.9. Результати контролю фізико-хімічного та технічного стану документів відображаються в аркушах і актах перевіряння наявності та стану документів; актах технічного стану (для електронних та кінодокументів), картках (книзі) обліку фізичного стану та аркуші-засвідчувачі (для документів з паперовими носіями), картках обліку технічного стану (для електронних та фото-фоно-відеодокументів).
6.10. На документи, документну інформацію яких втрачено, виявлені під час перевіряння наявності та стану справ, складають:
висновок реставраторів та відповідного структурного підрозділу архіву щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової та зображувальної інформації;
акт про невиправні пошкодження документів, схвалений ЕПК (ЕК) архіву за формою, наведеною в додатку 35.
Акт разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ подають на погодження ЦЕПК Укрдержархіву за формою, наведеною в додатку 5.
Після погодження ЦЕПК акта про вилучення документів з НАФ згідно з наказом керівника архіву документи знімають з обліку, вносять зміни до облікових документів архіву та знищують.
6.11. Облік контролю фізико-хімічного та технічного стану архівних документів дозволяється вести у вигляді бази даних.
7. Спеціальне фізико-хімічне та технічне оброблення документів
7.1. Спеціальне фізико-хімічне і технічне оброблення документів (далі - спеціальне оброблення) здійснюється для усунення причин прискореного старіння та руйнування документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості; заміни копіями оригіналів з нетривкими або пошкодженими носіями.
7.2. В архівах проводяться такі основні види спеціального оброблення:
для документів на паперовій основі:
дезінфекція, дезінсекція, дератизація як види спеціального оброблення біопрофілактичного, біозахисного характеру та знищення біологічних шкідників у сховищах і на документах;
знепилювання як допоміжний вид спеціального оброблення, що здійснюють під час надходження, зберігання документів, користування ними, а також під час проведення консерваційно-реставраційних, санітарно-гігієнічних, технічних операцій різного призначення;
реставрація (реставраційно-консерваційне оброблення) як вид спеціального оброблення для відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак пошкоджених чи зруйнованих документів, основними методами якої є відновлення механічної цілісності, ламінування, аероформування, нейтралізація і стабілізація кислотності паперу;
відновлення згасаючих та слабоконтрастних текстів (метод відновлення тексту обирають з урахуванням характеру барвника штрихів тексту та фізичного стану основи документа).
7.3. Види консерваційно-профілактичного оброблення аудіовізуальних документів визначає матеріальна основа їх носія.
Для документів на магнітній плівці здійснюють:
очищення та знепилювання поверхні - ручне або на спеціальному очисному обладнанні;
заміну пересохлих або покороблених склейок;
перемотування з метою зняття внутрішньої напруги в рулонах, електростатичних зарядів на спеціальному обладнанні з пристроями для механічного очищення поверхні або на відрегульованому магнітофоні;
оформлення рулонів захисною магнітною стрічкою.
7.4. Документи на дискових носіях підлягають знепилюванню та протиранню антистатиком.
Для кіно- і фотодокументів здійснюють:
ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових та воскових забруднень;
машинне реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення.
Для граморигіналів та грамплатівок:
очищення від пилу обдуванням струменем стислого повітря за допомогою спеціальної пневматичної системи чи побутовим пилососом зі спеціальним наконечником та електростатичними щитками;
протирання неворсистою тканиною, насиченою спеціальною речовиною, що знімає електростатичні заряди, масляні плями, усуває притягнення пилу.
7.5. Роботи зі спеціального оброблення документів в архіві проводять як планово, так і позапланово.
Планове оброблення документів здійснюють за результатами перевіряння наявності та стану документів у порядку, встановленому архівом, з урахуванням видових особливостей, цінності, фізичного стану документів і можливостей архіву. Першочерговому обробленню підлягають унікальні документи з низькою потенційною довговічністю.
До позапланових належать роботи, що виконуються під час надзвичайних ситуацій, пов'язаних з локальним або масовим ураженням документів вогнем, водою, хімічними або радіоактивними речовинами.
Позачергові, негайні заходи щодо вилучення, ізоляції, санітарного оброблення документів і місця їх зберігання вживають також у випадках ураження документів біологічними шкідниками.
Залежно від масштабів ураження позаплановому обробленню підлягають окремі фонди, сховища або всі приміщення архіву.
Порядок проведення і технологія робіт щодо дезінфекції, дезінсекції та дератизації сховищ, засобів зберігання і документів, знепилювання, реставрації, відновлення текстів документів визначають галузеві нормативно-методичні акти.
8. Створення та організація зберігання страхового фонду документів
8.1. Страховий фонд документів створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження чи втрати оригіналів документів, він є недоторканим і зберігається територіально відокремлено від оригіналів.
Страхові копії унікальних документів створюються незалежно від форми власності на ці документи.
8.2. Страховою копією документа на паперовому носії є негативна мікроформа (мікрофільм або мікрофіша) 1-го покоління, виготовлена на фотографічній галогенідосрібній плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.
Страховою копією кінодокумента є перша суміщена копія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу методом контактного друку.
Страховою копією фотодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку.
Страховою копією фонодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена методом магнітного звукозапису на магнітній плівці відповідного типу. Страхові копії унікальних фонодокументів можуть виготовлятися шляхом магнітного звукозапису (граморигінал 1, граморигінал 2).
Страховою копією відеодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена у форматі оригіналу шляхом відеозвукозапису на магнітній плівці.
8.3. Черговість страхового копіювання визначається з урахуванням інформаційної значущості документів, їх фізичного стану та інтенсивності користування ними.
Першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний стан або якими інтенсивно користуються.
8.4. Під час підготовки документів для страхового копіювання проводиться перевіряння їх фізичного стану, виявлення документів із слабоконтрастними або згасаючими текстами, а також документів, що потребують реставрації чи консерваційно-профілактичного оброблення.
8.5. Страхове копіювання здійснюється відповідно до систематизації одиниць зберігання в опису справ (документів). Страхові копії створюються на всі документи справи (одиниці зберігання).
8.6. У ході страхового копіювання справи не розшивають. У разі неможливості копіювання оправленої справи за погодженням із керівником архіву її розшивають. Після закінчення копіювання справу оправляють.
8.7. За збереженість документів, що копіюються, упродовж їх перебування в лабораторії відповідає виконавець.