Про затвердження Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання

При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

Актовий запис про народження, смерть, складений на підставі рішення суду про встановлення факту народження, смерті, включається до книги поновлених актових записів цивільного стану, якщо з дня народження або дня настання смерті минуло більше одного року.

4.1. Заява про анулювання актового запису цивільного стану за встановленою формою подається заінтересованою особою до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню (додаток 13).

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про анулювання актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Іноземці, особи без громадянства, які на законних підставах перебувають в Україні, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання першого примірника актового запису. У разі анулювання актового запису цивільного стану, складеного на тимчасово окупованій території України, заява подається за межами цієї території на їх вибір.

Поновлений або повторно складений актовий запис цивільного стану може бути також анульований з ініціативи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким виявлено первинний актовий запис за заявою заінтересованої особи.

Реєстрація заяв про анулювання актового запису цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми.

4.2. Разом із заявою про анулювання актового запису цивільного стану подаються:

свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, яке підлягає анулюванню;

інші документи.

У разі анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану заявник додає письмове пояснення стосовно проведення подвійної державної реєстрації актового запису цивільного стану.

4.3. Анулювання поновлених або повторно складених актових записів цивільного стану проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану в разі виявлення первинного актового запису і за відсутності спору між заінтересованими особами.

Поновлені актові записи цивільного стану також підлягають анулюванню, якщо їх складання було проведено всупереч зібраним матеріалам або з порушенням встановленого порядку поновлення актових записів цивільного стану.

При виявленні повторно складеного актового запису цивільного стану анулюванню підлягає актовий запис, який складений пізніше.

За наявності спору між заінтересованими особами питання про анулювання поновлених або повторно складених актових записів вирішується у судовому порядку.

4.4. Актовий запис цивільного стану може бути анульований на підставі:

рішення суду;

висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, складеного у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України, за заявою заінтересованої особи;

висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану;

висновку дипломатичного представництва або консульської установи України про анулювання первинного актового запису цивільного стану.

4.5. Абзац перший пункту 4.5 виключено

Анулювання актових записів цивільного стану на підставі рішення суду проводиться без складання висновку. В інших випадках складання висновку про анулювання або відмову в анулюванні актового запису цивільного стану обов'язкове.

4.6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України анулює первинні актові записи цивільного стану на підставі рішення суду про:

анулювання актового запису цивільного стану;

визнання шлюбу недійсним;

визнання шлюбу неукладеним;

визнання розірвання шлюбу фіктивним;

скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою або оголошення померлою у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України. Актовий запис про розірвання шлюбу анулюється на підставі рішення суду про скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою у разі поновлення шлюбу за спільною заявою подружжя.

4.7. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України розглядає заяву заінтересованої особи про визнання шлюбу недійсним та складає висновок про анулювання актового запису про шлюб, якщо шлюб зареєстрований:

з особою, яка одночасно перебуває в іншому зареєстрованому шлюбі;

між особами, які є родичами прямої лінії споріднення, а також між рідними братом і сестрою;

з особою, яка визнана недієздатною.

У зазначених випадках актовий запис про шлюб анулюється незалежно від смерті осіб, з якими було зареєстровано шлюб.

Якщо шлюб зареєстровано з особою, яка вже перебуває в іншому шлюбі, то в разі припинення попереднього шлюбу до анулювання актового запису щодо повторного шлюбу зазначений повторний шлюб стає дійсним з моменту припинення попереднього шлюбу. Про це робиться відповідна відмітка в першому та другому примірниках актового запису про шлюб.

Наявність одночасного перебування в іншому зареєстрованому шлюбі має бути підтверджена витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян або копіями відповідних актових записів про шлюб. Родинні стосунки також мають бути підтверджені документально.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв'язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав підтверджується відповідними легалізованими у встановленому законодавством порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, без витребування копій актових записів цивільного стану.

У цих випадках складається висновок про анулювання актового запису про шлюб, який є недійсним відповідно до статті 39 Сімейного кодексу України, що разом із зібраними документами не пізніше наступного робочого дня з дня його складання надсилається для виконання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню (додаток 14).

За відсутності документів, які підтверджують зазначений факт, складається висновок про відмову.

4.8. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України за місцем подання заяви про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану збирає та надсилає для остаточного розгляду всі зібрані матеріали до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню, для складання висновку про його анулювання або про відмову в цьому. У разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України висновок про його анулювання або відмову в цьому складає відповідний відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано заяву про анулювання; Центральний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у випадку подання заяви до дипломатичного представництва чи консульської установи України. Висновок про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану або відмову в цьому за формою, наведеною в додатку 15, складається у двох примірниках у строк, що не перевищує п'ятнадцяти робочих днів з дня отримання матеріалів справи.

Абзац другий пункту 4.8 виключено

4.9. Другий примірник висновку про анулювання актового запису або про відмову в цьому видається заявнику.

Висновок та відповідні документи надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню.

Висновок та відповідні документи не надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України.

4.10. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який анулював актовий запис цивільного стану, не пізніше наступного робочого дня з дня його анулювання письмово повідомляє про це заінтересовану особу за формою, наведеною в додатку 16.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню, у передбачений цим пунктом строк повідомляє про анулювання запису та про надсилання повідомлення заінтересованій особі відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво або консульську установу України, якими надіслано документи про анулювання, за формою, наведеною в додатку 17.

Висновок про анулювання актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його складання надсилається до відповідних відділів державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, а в разі зберігання такого актового запису на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя - до відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у строк, передбачений пунктом 1.11 розділу I, вносить відповідну відмітку до Державного реєстру актів цивільного стану громадян та повідомляє про це заінтересовану особу.

4.11. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України, рішення суду в актовому записі цивільного стану, що підлягає анулюванню, у строк, що не перевищує семи робочих днів з дня його складання або отримання, робиться відмітка або проставляється такий штамп:

4.12. Одночасно із прийняттям рішення щодо анулювання актового запису цивільного стану відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво або консульська установа України, на підставі висновку яких проводиться анулювання актового запису цивільного стану, приймає рішення щодо вилучення і повернення відповідного свідоцтва відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню.

У разі вилучення свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану анулюється і знищується відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, який анулюється у встановленому законодавством порядку. Анулювання та знищення вилученого свідоцтва здійснюють відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України, на підставі висновку яких проводиться анулювання актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України.

У разі неповернення відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, який підлягає анулюванню, не пізніше наступного робочого дня з дня його анулювання повідомляє про це відповідний відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації, який отримав таке повідомлення, у триденний строк повідомляє Міністерство юстиції України про неповернення свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану для оприлюднення інформації про його анулювання на офіційному веб-сайті Міністерства юстиції України.

Відповідний відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації направляє Міністерству юстиції України аналогічне повідомлення у разі анулювання актового запису цивільного стану на підставі рішення суду, яким не було вилучено свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану при постановленні цього рішення.

4.13. Про анулювання актового запису цивільного стану та проставлення відмітки в актовому записі, який анульовано, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який анулював актовий запис, не пізніше наступного робочого дня з дня його анулювання надсилає повідомлення про анулювання актового запису цивільного стану (додаток 18) до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації, який робить відповідну відмітку в другому примірнику актового запису цивільного стану.

4.14. Якщо анулювання актового запису про шлюб або розірвання шлюбу було проведено не за місцем проживання колишнього подружжя, відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем їх проживання на підставі отриманого повідомлення про анулювання актового запису робить відповідні відмітки в паспорті у формі книжечки, якщо вони звертаються із зазначеного питання.

4.15. Якщо актовий запис цивільного стану, який підлягає анулюванню, уже зберігається у державному архіві, відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації у строк, що не перевищує семи робочих днів з дня складання висновку, надсилає повідомлення про це до відповідного державного архіву, у якому міститься цей актовий запис, для проставлення в ньому відмітки про анулювання.

4.16. У разі анулювання актового запису про розірвання шлюбу у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, в актовому записі про шлюб цього самого дня робиться відмітка або проставляється штамп про анулювання актового запису про розірвання шлюбу:

Якщо актовий запис про шлюб зберігається не за місцем складання актового запису про розірвання шлюбу, який анульовано, для проставлення аналогічної відмітки не пізніше наступного робочого дня з дня його анулювання надсилається повідомлення про анулювання актового запису цивільного стану (додаток 19).