| |аналітичні відомості | | мине | |
| |тощо) з узагальнення | |потреба | |
| |нотаріальної практики| | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-08|Документи (акти, | | 3 роки | |
| |звіти, листи, заявки)| | ст.119 | |
| |з обліку, зберігання | | | |
| |та витрачання | | | |
| |спеціальних бланків | | | |
| |нотаріальних | | | |
| |документів та | | | |
| |спеціальних бланків | | | |
| |інформаційної системи| | | |
| |Міністерства юстиції | | | |
| |України | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-09|Документи (запити, | | 3 роки | |
| |вимоги, заяви, | | | |
| |витяги, інформаційні | | | |
| |довідки тощо) щодо | | | |
| |внесення відомостей | | | |
| |до Єдиних та | | | |
| |Державних реєстрів | | | |
| |інформаційної системи| | | |
| |Міністерства юстиції | | | |
| |України та надання | | | |
| |інформації за даними | | | |
| |Єдиних та Державних | | | |
| |реєстрів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-10|Документи з грифом | | ЕК | |
| |"Для службового | | | |
| |користування" | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-11|Плани роботи | |5 років | |
| |державних | |ст. | |
| |нотаріальних контор | |157-б, | |
| |та звіти про їх | |ст. | |
| |виконання | |302-г | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-12|Статистичні звіти про| |До | |
| |вчинені нотаріальні | |ліквіда-| |
| |дії, стягнення | |ції ст. | |
| |державного мита, | |302-б | |
| |плати за вчинення | | | |
| |нотаріальних дій тощо| | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-13|Особові рахунки | |75 років| |
| |працівників | | ст. | |
| | | | 317-а | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-14|Первинні документи і | | 3 |(1)За умови |
| |додатки до них, що | |роки(1) |завершення перевірки |
| |фіксують факт | |ст. 336 |державними |
| |виконання | | |податковими органами |
| |господарських | | |з питань дотримання |
| |операцій і стали | | |податкового |
| |підставою для записів| | |законодавства, а для |
| |у регістрах | | |органів виконавчої |
| |бухгалтерського | | |влади, державних |
| |обліку та податкових | | |фондів, бюджетних |
| |документах (касові, | | |організацій, |
| |банківські документи,| | |суб'єктів |
| |ордери, повідомлення | | |господарювання |
| |банків і переказні | | |державного сектору |
| |вимоги, виписки | | |економіки, |
| |банків, корінці | | |підприємств і |
| |квитанцій, | | |організацій, які |
| |банківських чекових | | |отримували кошти з |
| |книжок, нарядів на | | |бюджетів усіх рівнів |
| |роботу, акти про | | |та державних фондів |
| |приймання, здавання і| | |або використовували |
| |списання майна, | | |державне чи |
| |матеріалів, квитанції| | |комунальне майно, - |
| |і накладні з обліку | | |ревізії, проведеної |
| |товарно-матеріальних | | |органами державної |
| |цінностей, | | |контрольно-ревізійної|
| |рахунки-фактури, | | |служби за сукупними |
| |авансові звіти тощо) | | |показниками |
| | | | |фінансово-господарсь-|
| | | | |кої діяльності. У ра-|
| | | | |зі виникнення спорів |
| | | | |(суперечок), порушень|
| | | | |кримінальних справ, |
| | | | |відкриття судами |
| | | | |провадження у |
| | | | |справах - |
| | | | |зберігаються до |
| | | | |ухвалення остаточного|
| | | | |рішення |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-15|Документи (акти, | | 3 роки | |
| |квитанції) про | | ст. | |
| |знищення печаток і | | 1025, | |
| |штампів | |ст.1026 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-16|Листування з | | 3 роки | |
| |юридичними та | |ст. 24, | |
| |фізичними особами з | | ст.26 | |
| |питань вчинення | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-17|Особові справи осіб, | |75 років| |
| |які перебувають у | | ст. | |
| |трудових відносинах з| | 493-в | |
| |приватним нотаріусом | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-18|Акти | | До | |
| |приймання-передавання| |ліквіда-| |
| |з усіма документами | |ції ст. | |
| |та додатками, | | 45-а | |
| |складені при зміні | | | |
| |завідувача державної | | | |
| |нотаріальної контори,| | | |
| |особи, відповідальної| | | |
| |за ведення | | | |
| |нотаріального | | | |
| |діловодства | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-19|Акти | | До | |
| |приймання-передавання| |ліквіда-| |
| |з усіма документами | |ції ст. | |
| |та додатками, | | 45-а | |
| |складені при | | | |
| |заміщенні приватного | | | |
| |нотаріуса, зупиненні | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |діяльності приватного| | | |
| |нотаріуса тощо | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-20|Журнал реєстрації | |75 років| |
| |фактів заміщення | | | |
| |нотаріуса | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-21|Книга реєстрації | |75 років|Перехідна |
| |наказів з кадрових | | ст. | |
| |питань | | 121-б | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-22|Книга реєстрації | |5 років |Перехідна |
| |наказів з | | ст. | |
| |адміністративно- | | 121-в | |
| |господарських питань | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-23|Журнал реєстрації | | 3 роки | |
| |вхідних документів | | ст.122 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-24|Журнал реєстрації | | 3 роки | |
| |вихідних документів | |ст. 122 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-25|Книга обліку | |75 років|Перехідна |
| |оприбуткування | | | |
| |спеціальних бланків | | | |
| |документів | | | |
| |інформаційної системи| | | |
| |Міністерства юстиції | | | |
| |України | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-26|Журнал обліку | | 3 роки |Перехідний |
| |викликів нотаріуса | | | |
| |для вчинення | | | |
| |нотаріальних дій поза| | | |
| |приміщенням державної| | | |
| |нотаріальної контори,| | | |
| |державного | | | |
| |нотаріального архіву,| | | |
| |приміщенням, яке є | | | |
| |робочим місцем | | | |
| |приватного нотаріуса | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-27|Журнал обліку | | До |Перехідний |
| |відбитків печаток та | |ліквіда-| |
| |штампів | |ції ст. | |
| | | | 1033 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-28|Розносна книга для | |1 рік(1)|(1)Після закінчення |
| |місцевої | |ст. 128 |книги |
| |кореспонденції | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-29|Книга обліку | | До |Перехідна |
| |літератури | |ліквіда-| |
| | | |ції ст. | |
| | | | 805 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-30|Документи (запити, | | 3 роки | |
| |вимоги, заяви, | | | |
| |витяги, інформаційні | | | |
| |довідки тощо) щодо | | | |
| |державної реєстрації | | | |
| |речових прав на | | | |
| |нерухоме майно та їх | | | |
| |обтяжень та надання | | | |
| |інформації за даними | | | |
| |Державного реєстру | | | |
| |речових прав на | | | |
| |нерухоме майно | | | |
|----------------------------------------------------------------|
| 02 - Вчинення нотаріальних дій |
|----------------------------------------------------------------|
|02-01|Договори відчуження | |75 років| |
| |житлових будинків та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-02|Договори відчуження | |75 років| |
| |земельних ділянок та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-03|Договори відчуження | |75 років| |
| |квартир та документи,| | ЕПК | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-04|Договори відчуження | |75 років| |
| |іншого нерухомого | | ЕПК | |
| |майна та документи, | | | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-05|Договори довічного | |75 років| |
| |утримання (догляду) | | ЕПК | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-06|Договори про | |75 років| |
| |приватизацію | | ЕПК | |
| |державного чи | | | |
| |комунального майна та| | | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-07|Договори про заставу | |75 років| |
| |(іпотеку) майна та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-08|Договори відчуження | |25 років| |
| |транспортних засобів | | | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-09|Договори оренди | |75 років| |
| |земельних ділянок та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-10|Інші договори | |75 років| |
| |(засновницькі | | ЕПК | |
| |договори, установчі | | | |
| |акти, договори | | | |
| |відчуження рухомого | | | |
| |майна, оренди, | | | |
| |позики, управління | | | |
| |майном тощо) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-11|Шлюбні договори | |75 років| |
| | | | ЕПК | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-12|Заповіти (у тому | |75 років| |
| |числі секретні | | ЕПК | |
| |заповіти) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-13|Спадкові договори та | |75 років| |
| |документи, на | | ЕПК | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувалися | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-14|Спадкові справи | |75 років| |
| | | | ЕПК | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-15|Заяви про вжиття | |75 років| |
| |заходів до охорони | | ЕПК | |
| |спадкового майна, за | | | |
| |якими припинено | | | |
| |провадження | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-16|Заяви від батьків про| |5 років | |
| |їх згоду на | | | |
| |тимчасовий виїзд за | | | |
| |кордон їх дітей та | | | |
| |заяви від | | | |
| |неповнолітніх осіб | | | |
| |віком від 14-ти до | | | |
| |18-ти років про їх | | | |
| |згоду на виїзд на | | | |
| |постійне місце | | | |
| |проживання за кордон | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-17|Звернення фізичних та| | 5 |(1)У разі |
| |юридичних осіб та | |років(1)|неодноразового |
| |результати їх | |ст.82-б |звернення - 5 років |
| |розгляду | | |після останнього |
| | | | |розгляду |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-18|Довіреності із | | 3 |(1)У разі |
| |зазначенням строку їх| |роки(1) |скасування - після |
| |дії (у тому числі | | |закінчення |
| |довіреності, видані в| | |строку їх дії |
| |порядку | | | |
| |передоручення) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-19|Довіреності без | |Постій- |(1)У разі |
| |зазначення строку їх | | но(1) |скасування - 3 роки |
| |дії | | |після їх скасування |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-20|Копії виконавчих | | 3 роки | |
| |написів та документи,| | | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |вчинені | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-21|Заяви про видачу | | 3 роки | |
| |дублікатів | | | |
| |документів, які | | | |
| |зберігаються у | | | |
| |державній | | | |
| |нотаріальній конторі,| | | |
| |у приватного | | | |
| |нотаріуса | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-22|Документи (у тому | |75 років| |
| |числі заяви, описи, | | ЕПК | |
| |свідоцтва), прийняті | | | |
| |на зберігання | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-23|Документи (заяви, | | 10 |(1)Після повернення з|
| |повідомлення тощо) | |років(1)|депозиту |
| |про прийняття в | | | |
| |депозит або | | | |
| |повернення з депозиту| | | |
| |грошових сум і цінних| | | |
| |паперів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-24|Документи (заяви, | | 3 роки | |
| |свідоцтва) про | | | |
| |передачу заяв | | | |
| |фізичних і юридичних | | | |
| |осіб іншим фізичним | | | |
| |та юридичним особам | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-25|Свідоцтва про | | 3 роки | |
| |посвідчення фактів, | | | |
| |що громадянин є | | | |
| |живим, перебуває у | | | |
| |певному місці, | | | |
| |свідоцтва про час | | | |
| |пред'явлення | | | |
| |документа | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-26|Свідоцтва виконавцю | |75 років| |
| |заповіту, протоколи | | | |
| |про оголошення | | | |
| |секретних заповітів | | | |
| |та документи до них | | | |
| |тощо | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-27|Свідоцтва про | |75 років| |
| |придбання майна з | | | |
| |прилюдних торгів | | | |
| |(аукціонів) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-28|Опис майна фізичної | |75 років| |
| |особи, яка визнана | | ЕПК | |
| |безвісно відсутньою | | | |
| |або місцеперебування | | | |
| |якої невідомо, та | | | |
| |договори на | | | |
| |управління спадщиною | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-29|Протести векселів та | |5 років | |
| |документи (заяви, | | | |
| |повідомлення тощо), | | | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |вчинені | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-30|Акти про морські | | 3 роки | |
| |протести та документи| | | |
| |до них | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-31|Постанови про відмову| |5 років | |
| |у вчиненні | | | |
| |нотаріальних дій та | | | |
| |листування з питань | | | |
| |відмови у вчиненні | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-32|Документи (постанови,| |75 років| |
| |ухвали, повідомлення | | | |
| |тощо) по накладенню і| | | |
| |зняттю заборон та | | | |
| |арештів відчуження | | | |
| |нерухомого та | | | |
| |рухомого майна | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-33|Реєстри для | |Постійно| |
| |реєстрації | | ст.27 | |
| |нотаріальних дій | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-34|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна |
| |обліку договорів | | | |
| |відчуження нерухомого| | | |
| |майна | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-35|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна |
| |обліку інших | | | |
| |договорів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-36|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна |
| |обліку заповітів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-37|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна |
| |обліку договорів | | | |
| |довічного утримання | | | |
| |(догляду) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-38|Книга обліку і | |75 років|Перехідна |
| |реєстрації спадкових | | | |
| |справ | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-39|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна |
| |обліку спадкових | | | |
| |справ | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-40|Реєстри для | |75 років|Перехідні |
| |реєстрації заборон | | | |
| |відчуження нерухомого| | | |
| |та рухомого майна, а | | | |
| |також арештів, | | | |
| |накладених на таке | | | |
| |майно судами, | | | |
| |слідчими органами, і | | | |
| |реєстрації зняття | | | |
| |таких заборон та | | | |
| |арештів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-41|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна |
| |обліку реєстрації | | | |
| |заборон відчуження | | | |
| |нерухомого та | | | |
| |рухомого майна, а | | | |
| |також арештів, | | | |
| |накладених на таке | | | |
| |майно судами, | | | |
| |слідчими органами, і | | | |
| |реєстрації зняття | | | |
| |таких заборон та | | | |
| |арештів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-42|Книга обліку заяв про| |75 років|Перехідна |
| |вжиття заходів щодо | | | |
| |охорони спадкового | | | |
| |майна та встановлення| | | |
| |опіки над майном | | | |
| |фізичної особи, яка | | | |
| |визнана безвісно | | | |
| |відсутньою, або над | | | |
| |майном фізичної | | | |
| |особи, | | | |
| |місцеперебування якої| | | |
| |невідоме | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-43|Книга обліку | |75 років|Перехідна |
| |цінностей при вжитті | | | |
| |заходів щодо охорони | | | |
| |спадкового майна | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-44|Книга обліку | |10 років| |
| |депозитних операцій | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-45|Книга обліку | |75 років|Перехідна |
| |договорів на | | ЕПК | |
| |управління спадщиною | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-46|Книга обліку особових| |10 років| |
| |рахунків депонентів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-47|Журнал реєстрації | |5 років | |
| |звернень, що надійшли| | ст.124 | |
| |під час прийому | | | |
| |фізичних та юридичних| | | |
| |осіб | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-48|Документи (картки, | | 5 |(1)Після завершення |
| |повідомлення, | |років(1)|ділових відносин, |
| |відомості) щодо | | ст.336 |завершення операції |
| |ідентифікації осіб, | | |строк зберігання може|
| |які провели фінансову| | |бути продовжений |
| |операцію, що підлягає| | | |
| |фінансовому | | | |
| |моніторингу, та | | | |
| |документи, що | | | |
| |стосуються ділових | | | |
| |відносин з клієнтом | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-49|Квитанційні книжки | |10 років| |
| |про прийняття в | | | |
| |депозит грошових сум | | | |
| |і цінних паперів | | | |
|----------------------------------------------------------------|
| 03-Архів |
|----------------------------------------------------------------|
|03-01|Паспорт архіву | | 3 |(1)Після заміни новим|
| | | |роки(1) | |
| | | |ст. 131 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|03-02|Справа фонду | | До | |
| |(історична довідка, | |ліквіда-| |
| |акти | |ції ст. | |
| |приймання-передавання| | 130 | |
| |документів, акти, | | | |
| |довідки про | | | |
| |результати | | | |
| |перевіряння наявності| | | |
| |й стану документів, | | | |
| |акти про вилучення | | | |
| |документів для | | | |
| |знищення, акти про | | | |
| |нестачу й невиправні | | | |
| |пошкодження | | | |
| |документів, акти про | | | |
| |видачу справ у | | | |
| |тимчасове | | | |
| |користування, огляди | | | |
| |фондів, списки, | | | |
| |аркуші, картки | | | |
| |фондів) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|03-03|Описи справ | |Постійно| |
| |постійного зберігання| | ст. | |
| | | | 137-а | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|03-04|Описи справ тривалого| | 3 |(1)Після знищення |
| |(понад 10 років) | |роки(1) |справ |
| |зберігання | | ст. | |
| | | | 137-б | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|03-05|Описи спадкових справ| | 3 |(1)Після знищення |
| |тривалого (понад 10 | |роки(1) |справ |
| |років) зберігання | | ст. | |
| | | | 137-б | |
