Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

7.35. Запис до Реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей.

Наприклад: "Засвідчено вірність 3-х копій на 2-х сторінках витягу за N 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі N 2-37 Компанії "Третє тисячоліття", легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за N 543;

Засвідчено вірність копії свідоцтва IVCB N 238451, вид. Печерським від/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М.Д.;

Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської державної нотаріальної контори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень".

7.36. При посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв у цій графі вказується вид правочину чи свідоцтва.

Наприклад: "Договір дарування", "Довіреність", "Заповіт", "Свідоцтво про право на спадщину за законом (за заповітом)" тощо.

7.37. Якщо копія документа викладена на двох і більше сторінках, зазначається кількість сторінок копії. Проте коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися.

7.38. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у Реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників.

Наприклад: "Дві довіреності", "Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна... " (далі - реквізити і зміст документа).

При вчиненні виконавчих написів у графі 5 зазначаються найменування, реквізити боржника, період, за який стягується заборгованість, сума стягнутого боргу, а при вчиненні протесту векселя вказуються його назва, номер, сума за векселем, строк платежу, вид протесту, боржник за векселем.

7.39. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса.

Наприклад: "У зв'язку з похилим віком та станом здоров'я довірителя довіреність посвідчено в лікарні N 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом'янська, 22";

"У зв'язку з особливістю посвідчення договору договір посвідчено у приміщенні "УкрЕксімбанку" за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144".

7.40. Документи, що не належать до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності та дієздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і оформленні банківських карток), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в Реєстрі у графах 3-5.

7.41. У графі 5 записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії, дата та номер витягу та/чи інформаційної довідки про перевірку спеціального бланка нотаріального документа.

7.42. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні нотаріально посвідченого договору чи внесенні змін до нього, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в Реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо. Така відмітка може розміщуватися у графах 1-5 Реєстру та скріплюється підписом і печаткою нотаріуса.

Наприклад: "Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2007 за реєстровим N 1423";

"Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В.Т. 22.02.2007 за реєстровим N 856";

"Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено 01.09.2007 за реєстровим N 7259";

"Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2007".

7.43. У графі 6 зазначається сума стягнутого державного мита (при вчиненні нотаріальної дії державним нотаріусом) чи отриманої плати (при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом).

Ця графа заповнюється нотаріусом після надання особою, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції про сплату державного мита або після внесення оплати за вчинення нотаріальної дії і до проставлення цією особою підпису в графі 7.

У разі якщо оплата вчинюваної нотаріальної дії здійснювалась у безготівковому порядку, а примірник нотаріально оформлюваного документа не залишається у справах нотаріуса, квитанція банківської установи або платіжне доручення після проставлення відмітки про погашення із зазначенням реєстрового номера підклеюється у Реєстр до запису про вчинену нотаріальну дію.

При цьому у Реєстрі вказуються дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію.

Наприклад: "Плат. доручення N 7-687 від 21.08.2007, АППБ "Райффайзенбанк Аваль";

Квит. N 4675/122 від 08.09.2007, АКБ "Морський" у м. Києві".

7.44. Про оплату кількох нотаріальних дій за одним і тим самим платіжним документом нотаріусом зазначається:

"До реєстрів N... від ... та N ... від ... (підпис нотаріуса)".

При цьому у Реєстрі здійснюється відмітка про те, де знаходиться платіжний документ та оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом.

Наприклад (при одночасній сплаті державного мита за копії документів юридичної особи та банківських карток, які оформлювались у різні дні), запис у графі 6 Реєстру може мати такий вигляд:

"Плат. доручення N 11-132 від 13.09.2007, АППБ "Райффайзенбанк Аваль" - див. також реєстр N 1267 від 13.08.2007".

7.45. При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 Реєстру робиться посилання на законодавчі акти чи рішення відповідного органу влади про звільнення від сплати державного мита із зазначенням номера і дати такого акта (рішення) та реквізитів документів, на підставі яких платників звільнено від сплати державного мита.

Наприклад: "Від сплати державного мита звільнено на підставі пункту 14 статті 4 Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито".

Якщо одночасно вчиняється декілька нотаріальних дій за участю одних і тих самих осіб, нотаріус може посилатися на такий запис із зазначенням реєстрового номера та дати вчиненої нотаріальної дії.

7.46. У разі звільнення осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, від сплати державного мита, у графі 7 Реєстру ними зазначається, що документ отримано без сплати державного мита ("Отримано без сплати державного мита (підпис)").

Якщо громадянин у зв'язку з фізичною вадою чи хворобою не здатний заповнити вказану графу, нотаріус має право зазначити особисто, що документ отримано без сплати державного мита. У цьому випадку підпис особа проставляє особисто.

7.47. Усі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 (у тому числі перекладачі), особи, що підписувалися на документі на прохання громадян, які у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не могли підписатися власноруч, підписуються у графі 7 Реєстру із зазначенням прізвищ.

7.48. У кінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії через графи 1-7 проводиться риска та підсумковим записом у Реєстрі зазначаються кількість вчинених нотаріальних дій, сума державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або розмір отриманої приватним нотаріусом плати та кількість використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис може розміщуватися в графах 1-7 і скріплюється підписом нотаріуса.

Наприклад: "Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати) 256 грн. 28 коп. Використано 10 бланків".

7.49. Для роботи над статистичним звітом нотаріус може вести книгу щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати) за вчинення нотаріальної дії. Графи в книзі щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати) доцільно привести у відповідність до форми статистичного звіту.

Якщо нотаріус вважає за потрібне, у зазначену книгу можуть вноситись також інші відомості статистичного характеру (наприклад, облік довіреностей за об'єктами, щодо яких передаються повноваження; здійснення обліку за всіма без винятку нотаріальними діями, які вчиняються нотаріусом; облік використаних для вчинення нотаріальних дій бланків нотаріальних документів).

7.50. У державній нотаріальній конторі, приватним нотаріусом ведеться журнал (книга) обліку викликів нотаріуса за межі нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса (далі - Журнал (книга) обліку викликів).

У Журналі (книзі) обліку викликів передбачаються такі графи:

порядковий номер;

дата і час виклику нотаріуса;

прізвище, ім'я та по батькові особи, яка зробила виклик, її місце проживання;

дата і час виїзду нотаріуса за межі нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);

види та кількість нотаріальних дій, які було вчинено нотаріусом, та їх реєстрові номери;

прізвище, ім'я та по батькові громадянина (повне найменування юридичної особи), для якого (якої) вчинялася нотаріальна дія; адреса, де було вчинено нотаріальну дію;

підстава, з якої нотаріальна дія вчинялася за межами нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);

час повернення нотаріуса до нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);

підпис особи, яка зробила виклик або для якої вчинялася нотаріальна дія;

підпис нотаріуса;

примітка.

Журнал (книга) обліку викликів має бути прошнурований, кількість аркушів у ньому пронумерована і скріплена печаткою та підписом нотаріуса.

Такий Журнал (книга) обліку викликів є перехідним документом, записи в ньому можуть послідовно продовжуватися і в наступному році (роках).

8.1. Реєстрація документів (кореспонденції) є фіксацією факту створення або надходження до контори, архіву, приватного нотаріуса документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах, книгах, реєстрах.

8.2. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників) та документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса.

Не підлягають реєстрації документи оперативного характеру згідно з примірним переліком документів, що не підлягають реєстрації, наведеним у додатку 28.

8.3. Вхідні документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса, приймаються особою, відповідальною за діловодство, і проходять реєстрацію в день надходження.

Внутрішні документи (накази, доповідні записки, заяви працівників тощо) та вихідні документи реєструються в день їх підписання.

8.4. При надходженні кореспонденції перевіряється правильність доставки за адресою на конверті, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та перевіряється наявність документів і додатків до них.

8.5. Неправильно оформлена (документ не підписаний, не засвідчений тощо), пошкоджена або надіслана не за адресою кореспонденція повертається відправнику або пересилається за належністю.

8.6. У разі пошкодження кореспонденції (конверта) і неможливості її використання або відсутності в конверті документа або додатків до нього складається акт про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта) (додаток 29) у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий залишається у конторі, архіві, у приватного нотаріуса.

8.7. Усі конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

8.8. Реєстрація документів здійснюється в:

журналі реєстрації вхідних документів;

журналі реєстрації вихідних документів;

книзі реєстрації наказів з особового складу;

книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.

8.9. У журналі реєстрації вхідних документів підлягають реєстрації: заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або про відмову від спадщини, заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину, заяви спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі), заяви про видачу свідоцтва виконавцю заповіту, заяви виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень, заяви другого з подружжя про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладення заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення суду і слідчих органів про накладення арешту та інші, якщо вони надійшли поштою або подані нотаріусу кур'єром до дня вчинення нотаріальної дії, заяви батьків про надання згоди неповнолітній дитині на відчуження майна, заява одного з подружжя про згоду на розпорядження майном, заява від співвласника про відмову від переважного права купівлі частки в праві спільної часткової власності, заяви про скасування заповіту або довіреності тощо, незалежно від того, чи були вони подані нотаріусу особисто або повіреною особою, кур'єром, чи надійшли поштою.

Подальша реєстрація таких документів здійснюється у встановленому порядку.

8.10. Заяви від осіб, у яких немає чоловіка або дружини (неодружена/неодружений/удова/удівець), викладаються на окремому аркуші і не підлягають реєстрації у журналі реєстрації вхідних документів.

8.11. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток 30).

У штампі вказуються найменування контори, архіву або назва нотаріального округу, прізвище, ініціали приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс (порядковий номер за реєстраційним журналом та номер справи (наряду) за номенклатурою справ).

8.12. На вихідному документі проставляються дата, номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів, і номер справи (наряду), у якій буде зберігатися другий примірник вихідного документа із зазначеними реквізитами.

8.13. Перший примірник вихідного документа надсилається адресатам поштою або передається кур'єром. В останньому випадку він вручається адресату під розписку в розносній книзі для місцевої кореспонденції.

8.14. На виконаних документах проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), у яку (який) повинен бути підшитий виконаний документ. Документ вважається виконаним тоді, коли вирішені всі питання, поставлені в ньому, і, якщо це потрібно, дано відповідь кореспонденту.

9.1. Завідувач контори, архіву, приватний нотаріус особисто контролюють виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції України, управління юстиції, інших державних органів, та зобов'язані своєчасно надавати відомості про їх виконання.

Завідувачем контори, архіву, приватним нотаріусом можуть бути поставлені на контроль також інші документи.

9.2. Для здійснення контролю за виконанням документів використовується контрольна папка. Документи, які перебувають на контролі до повного виконання, вміщуються у контрольну папку.

9.3. При розгляді документів, звернень тощо завідувач контори, архіву, приватний нотаріус зобов'язані дотримуватись установлених чинним законодавством строків виконання таких документів.

10.1. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до номенклатури справ контори, приватного нотаріуса (додаток 31), складеної на підставі Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (далі - Типова номенклатура) (додаток 32).

Формування справ контори здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

Формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

10.2. Справи формуються у такому порядку:

у справи вміщуються тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій;

до справ включаються документи лише одного діловодного року;

групувати у справи одночасно документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється;

не дозволяється підшивати у справи невиконані документи;

не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів;

не допускається підшивати разом накази з адміністративно-господарських питань та з особового складу; накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання;

протоколи засідань виробничих нарад групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання;

листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом;

документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів (розпоряджень) про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи;

нотаріальні документи (за винятком документів, пов'язаних з оформленням спадкових справ) підшиваються у справи в такому порядку: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса, за ним - документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений;

квартальні плани та звіти формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання;

документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопіювання тощо), групуються у справи на загальних підставах;

справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи (частини).

11.1. Заяви про прийняття спадщини; заяви про відмову від спадщини; заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або заяви про відмову від спадщини; заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину; заяви про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя; заяви спадкоємця про одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі); претензії кредиторів, а також заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за яким були вжиті ці заходи; заяви про відкриття спадщини та укладання договору на управління спадщиною; заява виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень; заява відказоодержувача про відмову від заповідального відказування тощо реєструються в книзі обліку і реєстрації спадкових справ і формуються у спадкові справи.

11.2. Формування спадкової справи передбачає групування документів, на підставі яких було відкрито спадкову справу та видано свідоцтво про право на спадщину.

Формування спадкової справи здійснюється особисто державним чи приватним нотаріусом, у провадженні якого знаходиться справа.

У спадкову справу вміщуються тільки оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством, - копії з документів, оформлені та засвідчені в установленому порядку.

Не допускається включення до спадкової справи документів, які не мають відношення до справи, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів.

Під час формування спадкової справи перевіряються правильність оформлення документів, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, а у випадках, передбачених законодавством, копій документів, на підставі яких буде оформлюватись спадщина, наявність на документах печаток, підписів, реквізитів документа тощо. У разі виявлення недоліків у документах при формуванні спадкової справи виконавець зобов'язаний повернути такі документи особам для їх усунення.

11.3. Спадковій справі присвоюється номер, який складається з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб (дефіс) рік, у якому вона заведена.

11.4. При оформленні спадкової справи після її закінчення на обкладинці справи (додаток 33) проставляється індекс, передбачений номенклатурою справ.

На обкладинці додатково вказується, наприклад:

11.5. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним аркушем та прошивається.

Справа вважається закінченою за датою видачі свідоцтва про право на спадщину, якщо на підставі поданих заяв про видачу свідоцтва про право на спадщину було видано відповідні свідоцтва всім спадкоємцям, які закликалися до спадкування, та на все майно, заявлене такими спадкоємцями. Усі інші заяви, що будуть подаватися після закінчення спадкової справи, вважаються такими, що подані додатково.

Якщо спадкоємець помер до видачі свідоцтва про право на спадщину або таке свідоцтво не підлягає видачі з інших причин (наприклад, питання щодо спадкування майна вирішено в судовому порядку), спадкова справа вважається закінченою з дати отримання нотаріусом свідоцтва про смерть, рішення суду тощо.

Оформлення спадкової справи покладається на державного чи приватного нотаріуса, у провадженні (на виконанні) якого знаходиться справа.

11.6. У спадкову справу підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадкових прав. Документи систематизуються у хронологічному порядку за датами їх надходження, виконання, підписання, видачі тощо.

Підшивання документів у спадкову справу повинно здійснюватися не пізніше ніж через 3 місяці після закриття спадкової справи.

11.7. Закінчені спадкові справи за один діловодний місяць вміщуються у картонаж, архівні папки і формуються в справи (наряди). Кількість нарядів (картонажів, архівних папок) за один діловодний місяць визначається конторою чи приватним нотаріусом самостійно з урахуванням кількості закінчених спадкових справ. На обкладинках нарядів (картонажів, архівних папок) вказується порядковий номер тому та зазначаються крайні дати спадкових справ - найранішої справи і найпізнішої справи та кількість спадкових справ, вміщених у картонаж. Число, місяць і рік позначаються арабськими цифрами.

Картонажі, архівні папки нумеруються валовою нумерацією в межах опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

Закінчені спадкові справи не прошиваються між собою. При цьому внутрішній опис (додаток 34) складається окремо до кожного наряду (картонажу, архівної папки) на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери справ, індекс справ за номенклатурою державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, прізвища, імена, по батькові спадкодавців, заголовки документів, де зазначаються кожна спадкова справа та її номер, а також про дату заведення спадкової справи та про дату її закінчення, номери аркушів спадкової справи та примітки.

11.8. У разі зміни складу документів спадкових справ (доповнення спадкової справи новими документами тощо) відповідальний за архів працівник у державній нотаріальній конторі чи приватний нотаріус перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису спадкової справи, внутрішнього опису, складеного до наряду, та наявність складених нових засвідчувальних написів до спадкової справи і документів обліково-довідкового характеру (книги обліку та реєстрації спадкових справ, алфавітної книги спадкових справ).

11.9. До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 35) включаються картонажі, архівні папки із закінченими спадковими справами.

12.1. Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

12.1.1. З метою дотримання порядку розміщення документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Засвідчувальний напис спадкової справи та чисті аркуші не нумеруються.

12.1.2. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або простим олівцем таким чином, щоб не зачепити текст. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

12.1.3. Якщо при нумерації були допущені помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішні описи вносяться виправлення або описи складаються заново.

12.1.4. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів спадкової справи допускається застосування літерних номерів. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом (наприклад: 7а, 11б тощо).

12.1.5. Аркуші кожного тому справи (наряду) нумеруються окремо, починаючи з першого номера.

Аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

12.1.6. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

12.1.7. Якщо при нумерації були допущені помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішні описи вносяться виправлення або описи складаються заново.

12.1.8. За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (4а, 9б тощо).

12.2. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

12.2.1. Внутрішній опис (додатки 36, 37) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, імена, по батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки, номери за Реєстром та номери аркушів справи, на яких розміщений кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи (наряду) вказується також кількість відсутніх документів та відповідних актів (довідок).

12.2.2. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводиться цифрами і словами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем контори, архіву чи приватним нотаріусом.

12.2.3. Якщо справу оправлено в наряд (том, частину), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому, частини), а засвідчувальний напис справи прошивається в кінці наряду (тому, частини).

12.2.4. Зміни у складі документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчого органу тощо).

12.3. З метою обліку кількості аркушів у спадковій справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці спадкової справи робиться засвідчувальний напис на спеціально вшитому аркуші згідно з додатком 38. Доклеювання засвідчувального напису не допускається.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у спадковій справі та окремо через знак + (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису. У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені аркуші, зруйновані, залиті чорнилом), довідки - замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів.

У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) - назва документа, у графі 2 - присвоєні сторінкам номери.

Приклади засвідчувальних написів:

"У спадковій справі прошито та пронумеровано 15 (п'ятнадцять) аркушів";

"У спадковій справі прошито та пронумеровано 23 (двадцять три) аркуші. Крім того, внутрішній опис на 2 аркушах";

"У спадковій справі прошито та пронумеровано 120 (сто двадцять) аркушів, нумерація аркушів 84 і 85 повторюється. Нижній кут 17 аркуша частково відірвано, верхній кут 113 аркуша залито чорнилом. Крім того, внутрішній опис на 3 аркушах".

12.3.1. У разі надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину на нововиявлене спадкове майно по спадковій справі до справи долучаються заяви спадкоємців, документи, що підтверджують належність спадкодавцю спадкового майна, та інші документи, необхідні для видачі свідоцтва про право на спадщину.

12.3.2. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після долучення (вилучення) документа повторно прошивається. Долучений документ нумерується тим самим порядковим номером, що й остання сторінка документа. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Відомості про дату долучення (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі "Примітки".

Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

Засвідчувальний напис підписується державним чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдний документ.

12.4. Підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві.

12.4.1. Підшивання документів у справи (наряди) здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу (наряд) робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.

12.4.2. Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розміщений близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

12.4.3. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.

12.4.4. Обкладинки справ (нарядів) оформляються за встановленою формою ( додаток 39) .

12.4.5. Обкладинки справ (нарядів) з документами, які підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, повинні бути виготовлені з твердого картону.

12.4.6. Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів повинні бути виконані без скорочень, чітко і зрозуміло і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом або пастою.

12.4.7. Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.

На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), указується порядковий номер тому (частини).

12.4.8. На обкладинках справ, книг, журналів обов'язково вказуються:

найменування контори, прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, нотаріальний округ, найменування справи (наряду), строк її зберігання;

якщо справа (наряд) складається з декількох томів (частин), зазначається порядковий номер чергового тому (частини);

число, рік початку і закінчення справи (наряду) вказуються арабськими цифрами, місяць - словами. Дати початку і закінчення справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які до неї підшиті;

номер справи (наряду) за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;

номер опису та номер архівного фонду - простим олівцем.

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справ.

13.1. На справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремі описи.

Описи справ складаються за встановленою формою (додатки 40- 42).

13.2. Опис справ (нарядів) складається особою, відповідальною за організацію діловодства контори, чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:

описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;

заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання справи (тому, частини)";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про передачу справ, знищення справ тощо;

кожна справа (наряд) вноситься до опису за самостійним порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису справ (нарядів) кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю;

у кінці опису справ робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і словами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.

13.3. Опис складається з річних розділів і є переліком назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст. Справи кожного року складають річний розділ опису. Кожен вид опису справ має валову нумерацію. Опис, кількість заголовків справ у якому досягла за порядковим номером числа 9999, вважається закінченим описом (додаток 43), а справи, що створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.

13.4. У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____", а графи 1, 4, 5 опису не заповнюються.

13.5. Опис справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, тобто тих справ, що надалі передаватимуться до державного нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках. Описи справ з особового складу складаються у трьох примірниках.

13.6. Усі описи справ підлягають обов'язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню ЕК, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві. Для погодження до державного нотаріального архіву надаються усі примірники опису.

13.7. До кожного річного розділу опису справ постійного зберігання з особового складу складається передмова, у якій наводяться відомості про напрями діяльності та структуру контори, нотаріуса та період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і опису справ, їх систематизація в описах.

13.8. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 44) (далі - акт) та які не підлягають зберіганню, здійснюється після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за цей самий період.

13.9. Описи справ та акт розглядаються ЕК управління юстиції одночасно.

13.10. Справи (документи) включаються до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 року, з урахуванням приміток, зазначених у Типовій номенклатурі.

13.11. Акт складається у трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Акти мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

13.12. Схвалені ЕК управління юстиції описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, описи справ з особового складу (приватного нотаріуса) та акти затверджуються завідувачем контори, приватним нотаріусом.

13.13. Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, в архіві, у приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що зазначається в акті.

13.14. Акт вміщується до справи архівного фонду та зберігається у конторі, архіві, приватного нотаріуса.

14.1. Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.

Приватний нотаріус зобов'язаний забезпечити надійне зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.

14.2. Архів приватного нотаріуса складають документи, створювані приватним нотаріусом у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності, та сформовані у справи (наряди) із зазначенням строків їх зберігання, за винятком документів поточного діловодства.

14.3. Підготовка й оформлення нотаріальних документів та групування їх у справи (наряди) для архівного зберігання приватного нотаріуса включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у передбачених законодавством випадках - копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ (нарядів) та відповідність їх номенклатурі.

14.4. На зберігання до архіву приватного нотаріуса переходять справи (наряди) нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру відповідно до затверджених номенклатурою справ.

14.5. При підготовці документів для архівного зберігання приватний нотаріус проводить звірку наявності нотаріальних документів згідно з Реєстром для реєстрації нотаріальних дій та відповідної номенклатури справ.

Відмітка щодо проведеної нотаріусом звірки вказується наприкінці внутрішнього опису справ та ним підписується (наприклад: "Наявність документів звірено з Реєстром для реєстрації нотаріальних дій", дата, підпис).

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ (нарядів) приватний нотаріус зобов'язаний їх усунути.

14.6. Відповідно до затверджених описів приватний нотаріус зобов'язаний провести звірку наявності кожної справи (наряду).

14.7. У кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться відмітки про наявність тієї або іншої справи (наряду). Наприкінці кожного примірника опису справ (нарядів) цифрами та словами робляться позначки про фактичну кількість справ (нарядів), що надійшли до архіву нотаріуса, проставляються номери відсутніх справ (нарядів), дата надходження до архіву нотаріуса та підпис приватного нотаріуса.

15.1. На зберігання до державного нотаріального архіву передаються справи (наряди) нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ.

15.2. Контора передає справи (наряди) нотаріальних документів через два роки після закінчення десятирічного строку їх зберігання у відповідній державній нотаріальній конторі згідно з графіком, затвердженим завідувачем державного нотаріального архіву.

Справи (наряди) нотаріальних документів та архів приватного нотаріуса передаються до державного нотаріального архіву тільки у разі припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса (у тому числі у зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю).

15.3. При підготовці документів нотаріального діловодства для передачі на зберігання до державного нотаріального архіву перевіряється правильність формування документів у справи (наряди), оформлення справ (нарядів) та відповідність їх типовій номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні документів у справи контора, приватний архів зобов'язані їх усунути.

15.4. При підготовці документів для передавання їх на зберігання в державний нотаріальний архів контора, приватний нотаріус (їх відповідальні представники) спільно з членами ЕК управління юстиції та працівниками державного нотаріального архіву проводять звірку наявності нотаріальних документів згідно з Реєстром (та відповідної номенклатури справ). Відмітка щодо проведеної звірки вказується у кінці внутрішнього опису справ та підписується особами, що проводили звірку.

15.5. Контора, нотаріус зобов'язані передати справи (наряди) на зберігання до державного нотаріального архіву згідно із затвердженими описами справ. При цьому в кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери відсутніх справ, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

15.6. Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.

15.7. При передаванні конторою, нотаріусом документів нотаріального діловодства на зберігання до державного нотаріального архіву складається акт приймання-передавання (додаток 45).

У разі передавання конторою документів нотаріального діловодства акт приймання-передавання складається у двох примірниках, один з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий залишається у справі фонду контори.

У разі передавання нотаріусом документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса акт приймання - передавання складається у трьох примірниках, один з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, другий залишається у справі приватного нотаріуса, третій передається до відповідного управління юстиції і долучається до реєстраційної справи приватного нотаріуса.

15.8. Передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акта про вилучення справ приватного нотаріуса (додаток 46) проводить комісія відповідного управління юстиції у випадках, визначених у пункті 4.11 цих Правил.

15.9. На зберігання до державного нотаріального архіву приймаються нотаріально посвідчені договори відчуження рухомого та нерухомого майна, договори довічного утримання (догляду), застави (іпотеки), інші договори, заповіти (у тому числі секретні заповіти) тощо, відповідно до номенклатури справ та документи, на підставі яких вони посвідчувалися, оформлені і згруповані в справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання.

15.10. У справи вміщуються тільки оригінали нотаріально посвідчених документів, викладені на чистому аркуші паперу формату А4 з відміткою про використаний спеціальний бланк нотаріального документа, із зазначенням номера, за яким нотаріальна дія зареєстрована в Реєстрі, та оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством, копії документів, на підставі яких вони посвідчувалися. Не допускається включення до справ чернеток, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій.

До справ включаються документи лише одного діловодного року.

15.11. При необхідності приєднання до відповідного нотаріально посвідченого документа особистих документів (свідоцтва про народження, свідоцтва про реєстрацію шлюбу тощо), а також документів, що підлягають поверненню, до справи включаються засвідчені в установленому порядку копії цих документів.

15.12. До державного нотаріального архіву приймаються на зберігання закінчені спадкові справи, вміщені в картонаж, архівні папки, оправлені в наряди.

15.13. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд, якому присвоюється номер, що складається з порядкового номера, за яким спадкова справа зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб (дефіс) рік, у якому вона заведена, має внутрішній опис, нумерується, оформлюється в обкладинку з твердого картону та прошивається.

15.14. Спадкові справи вміщуються в картонаж, архівні папки за першою видачею свідоцтва про право на спадщину і не прошиваються між собою.

До кожного наряду (картонажу, архівної папки) входять усі закінчені спадкові справи за один діловодний місяць.

На нарядах (картонажах, архівній папці) вказуються індекс справи, назва справи, крайні дати (за певний період) та кількість спадкових справ. Ця величина постійна.

У разі видачі свідоцтва про право на спадщину на доповнення до раніше поданої заяви змінюється лише кількість сторінок однієї (конкретної) спадкової справи. У такому разі вносяться зміни до внутрішнього опису та складаються нові підсумкові записи до такої спадкової справи.

16.1. Видача і вилучення (виїмка) будь-яких справ (нарядів) і нотаріальних документів, що знаходяться на зберіганні архіву, можливі лише у випадках, передбачених чинним законодавством.

16.2. Реєстри нотаріуса можуть бути надані суду за мотивованою постановою суду тільки для огляду і повинні бути повернуті судом негайно після огляду.

У виняткових випадках за наявності передбаченого та належним чином оформленого процесуального документа суду, органу прокуратури чи досудового слідства вилучення (виїмка) оригіналів документа проводиться з відома завідувача архіву з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, і процесуального документа, на підставі якого здійснено вилучення.

Про вилучення оригіналів документів (справ) складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідно суду, прокуратурі, органу дізнання або досудового слідства.

16.3. При зверненні фізичної чи юридичної особи до нотаріуса щодо видачі свідоцтва про право на спадщину у тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну спадкову справу разом із відповідними документами обліково-довідкового характеру (книгою обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітною книгою спадкових справ).

16.4. Спадкові справи та відповідні документи обліково-довідкового характеру видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.

16.5. Видача спадкових справ з державного нотаріального архіву у тимчасове користування оформлюється замовленням на видання спадкової справи і реєструється у книзі видавання справ із фондів державного нотаріального архіву.

На місце виданої спадкової справи вміщується карта - замінник спадкової справи.

16.6. Передача витребовуваної спадкової справи та необхідних документів обліково-довідкового характеру оформляється актом про видавання справ у тимчасове користування.