Про затвердження Порядку розгляду звернень та особистого прийому громадян у Державній митній службі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях

7.1.2. Публікування не рідше одного разу на рік у засобах масової інформації, в тому числі в мережі Інтернет на веб-сайті митного органу, графіка особистого прийому громадян митного органу. У разі внесення змін до цього графіка інформування про це громадськості через засоби масової інформації та веб-сайти митного органу в мережі Інтернет.

8.1. До завершення розгляду зберігання звернень громадян з матеріалами щодо їх розгляду забезпечується керівниками підрозділів митних органів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в них.

8.2. Після завершення розгляду та прийняття відповідного рішення звернення громадян з матеріалами щодо їх розгляду формуються у справи та зберігаються в Державній митній службі України у відділі листів і організації прийому громадян, у решті митних органів - у відділі організаційного та документального забезпечення або посадової особи митного органу, уповноваженої на ведення діловодства за зверненнями громадян. При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким не прийнято рішення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється. Неправильно оформлені документи повертаються для виправлення виконавцям.

Зберігання справ у виконавців забороняється.

8.3. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду й вирішення порушених у ньому питань становить у справі самостійну групу, вміщується в м'яку обкладинку (додаток 5), аркуші нумеруються, прошиваються та скріплюються засвідчувальним написом такого змісту: "Прошито, пронумеровано _________ (цифрою та літерами) аркушів", посада, П.І.Б. та підпис посадової особи митного органу, що прошивала документи. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

8.4. Самостійні групи документів за зверненнями громадян розміщуються в справі у порядку зростання вхідного реєстраційного номера. Обкладинка справи оформлюється за встановленою формою (додаток 6).

8.5. Після закінчення календарного року складається внутрішній опис документів справи, в якій зберігаються звернення громадян (додаток 7). Справа та реєстраційно-контрольні картки передаються для подальшого зберігання в архів митного органу.

8.6. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами).

8.7. Після закінчення встановлених строків зберігання на підставі рішення експертної комісії митного органу та згідно з актом на знищення, затвердженим керівником митного органу та погодженим відповідним архівним підрозділом, звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду підлягають знищенню.

Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.